Многие предприниматели задаются вопросом о том, как оформляется форма 6 НДФЛ, если нет начислений. Сопутствующей проблемой всегда выступает отсутствие персонала и нулевая экономическая активность. Для начала разберемся, кто на предприятии отвечает за оформление и подачу соответствующих форм.
Ответственность по созданию налоговой документации возлагается на налоговых агентов, которыми могут выступать:
- индивидуальные предприниматели;
- владельцы организаций;
- директора компаний.
Основанием для оформления налога для физических лиц выступает факт выдачи заработной платы сотрудникам. Следовательно, создавать форму 6 НДФЛ , если нет работников, не нужно. Необходимость ведения отчетности, своевременной подачи бумаг и совершения отчетов существует только во время трудовой деятельности сотрудника, который официально оформлен на предприятии. Отсутствие доходов у работников освобождает индивидуального предпринимателя от налоговых обязательств.
Однако стоит учитывать, что необходимость оформлять форму 6 НДФЛ без работников отпадает только в том случае, если сотрудники не получали заработную плату на протяжении всего отчетного периода (года). Если в какой-либо период года предприятие действовало, а официально оформленные сотрудники вели трудовую деятельность, тогда налоговую отчетность необходимо подать, основываясь на данных этого времени.
Сдавать 6 НДФЛ, если нет заработной платы, не придется только в случае нулевой деятельности предприятия на протяжении всего учетного периода. Если хотя бы один месяц в году был активным для работников, тогда документацию придется оформить в соответствии со всеми требованиями и правилами. Расчет необходимо начать с месяца, в котором совершилось первое начисление доходов сотрудникам.
Необходимость ведения отчетности возникает и в том случае, если индивидуальный предприниматель выступает налоговым агентом на протяжении активной деятельности предприятия. Подавать 6 ндфл, если нет сотрудников, не нужно только в случае полного отсутствия начислений на протяжении года. Данные правила связаны с тем, что в бухгалтерском учете отчисления по налогу для физических лиц отображаются в качестве нарастающего итога с момента наступления нового отчетного периода.
Многие предприниматели убеждены в том, что оформлять отчет 6 НДФЛ при отсутствии деятельности не нужно. Однако на сегодняшний день со стороны Министерства финансов и ФНС не было зафиксировано никаких комментарием по этому поводу. Следовательно, форма 6 НДФЛ без начислений имеет определенное место в бухгалтерском учете предприятия.
Государственным законодательством предусмотрено наказание за уклонение от налоговой ответственности или несвоевременную подачу отчетности. Законопроекты действуют таким образом, что даже отсутствие нулевого отчета предприятия может указывать на факт уклонения от ответственности. Законодательство регламентирует следующие виды наказаний:
отказ от обязанностей по перечислениям удержаний с заработных плат работников наказывается в форме наложения штрафа в размере 20% от общей суммы налоговой базы;
несвоевременная подача справок по форме 2-НДФЛ — 200 рублей за каждую бумагу, которая была предоставлена в неположенный срок;
подача неверных данных в официальных бумагах — 500 рублей (за каждую справку);
несвоевременная подача отчетности формы 6-НДФЛ — 1000 рублей за каждый просроченный месяц (полный или неполный);
освещение недостоверных данных в официальном отчете 6-НДФЛ – 500 рублей за каждый неверно поданный бланк.
Предприниматели, которые отказались оформлять форму 6 НДФЛ при отсутствии начислений, рискуют нажить проблем с государственным законодательством. Даже отсутствие нулевого отчета в органах налоговой инспекции может значительно ухудшить репутацию предприятия. Распространенным видом наказания является также заморозка банковского счета. Безответственный индивидуальный предприниматель может испортить отношения и с банковскими структурами после уклонения от обязательств по сдаче отчетности (даже нулевой).
Как оформить нулевой отчет?
Налоговая инспекция без проблем примет нулевой отчет, который был правильно оформлен и своевременно подан к рассмотрению. Нулевые суммы по выплатам указываются в первом разделе документа. Второй раздел содержит следующую информацию:
запись нулевой суммы;
произвольные даты получения доходов;
условия удержания;
сроки перечисления.
Проставлять произвольные даты необходимо в рамках того квартала, за которым закрепляется определенный налоговый отчет.
Нужно ли налоговым агентам сдавать нулевую 6-НДФЛ, если никакие выплаты работникам не производятся и деятельность не ведется? Как заполнить нулевой расчет? Можно ли нулевку заменить пояснительным письмом? Подробности – в нашей статье.
Вводная информация
В 2016 года организации и ИП начали передавать в ИФНС ежеквартальную отчетность по форме 6-НДФЛ. В ней, в частности, приводятся данные о том, сколько дохода была начислено в пользу физических лиц и в каких объемах был удержан НДФЛ. Но зачастую организации или ИП не производят выплат и физическим лицам или не ведут деятельности. Обязательно ли тогда сдавать в инспекцию нулевую форму 6-НДФЛ? Давайте разбираться.
Когда можно вообще не сдавать 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ обязаны сдавать налоговые агенты. Ими являются организации и ИП, выплачивающие доход физическим лицам (п. 2 ст. 230 НК РФ). Следовательно, если организация или ИП если в течение календарного года ни начисления, ни выплаты в пользу работников или подрядчиков не производили, то расчет 6-НДФЛ можно вообще не сдавать. Нулевой 6-НДФЛ формировать также не обязательно.
Подтверждение этому можно встретить, например, в Письме ФНС от 08.06.2016 № ЗН-19-17/97. Из него следует, что если компания или ИП не осуществляет финансовую деятельность и не выплачивает доходы, 6-НДФЛ не сдается. Приведем цитату:
Сказанное в полной мере можно распространить и на индивидуальных предпринимателей. Если он они не начисляют и не выплачивают доходы физлицам, то 6-НДФЛ они не сдают.
Что тогда такое «нулевой 6-НДФЛ»?
Обратим внимание и ещё на одно разъяснительное письмо ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928. В нем также говорится, что если выплаты не производятся, то 6-НДФЛ не сдается. Однако делается оговорка, что если представить «нулевой» 6-НДФЛ, то его обязаны принять.
Чтобы избежать недоразумений со штрафами, блокировками и другими неприятными моментами, бухгалтеры прибегают к двум вариантам действий:
- Передаютв ИФНС письмо о том, что фирма или ИП не обязаны сдавать расчет 6-НДФЛ. См. « ».
- Сдают нулевой расчет 6-НДФЛ.
Если подать нулевой 6-НДФЛ, то налоговики и расчет получат и будут знать, что компания или ИП не являются налоговыми агентами. Поясним, как составить нулевую отчетность.
Как выглядит нулевой 6-НДФЛ
Если посчитаете необходимым сдать нулевой расчет 6-НДФЛ, то заполнить его очень просто. Итак, титульный лист заполните в обычном порядке: проставьте реквизиты, подпись, даты и прочее. А в разделах 1 и 2 проставьте прочерки и подпишите. Вот пример:
Если вы выберете вариант с представлением нулевого расчета, то сдавать его потребуется по итогам каждого отчетного периода. Но если же посчитаете целесообразным написать в ИФНС письмо, о котором мы говорили выше, то его можно подать лишь один раз.
На что обратить внимание
Если хотя бы в одном месяце года фирма или ИП являлись налоговыми агентами, то 6-НДФЛ следует сдавать в течение всего года. Дело в том, что форма 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом. Поэтому даже если единственный раз организация или ИП начислили зарплату, допустим, в феврале 2016 года, то НДФЛ потребуется передавать в ИНФС за полугодие 2016 года, 9 месяцев и год. Отделаться пояснительным письмо или расчетом с нулевыми показателями уже не получится. Как минимум, в разделе 1 потребуется весь год по строке 020 показывать единожды начисленный доход.
Такова, что появление единственной выплаты в одном из месяцев отчетного периода требует обязательного предоставления 6-НДФЛ регулярно до окончания года. Это связано с тем, что в 6-НДФЛ раздел 1 заполняется нарастающим итогом.
Пример 1
По планам учредителей ООО «Торнадо» компания меняет профиль деятельности. Еще в прошлом году уволили всех работников, оставив управлять делами исполнительного директора Алехина Ю. Н.
В начале года Алехину Ю. Н. выплатили премию за прошлые периоды. Больше не было никаких выплат. Открытие нового направления деятельности откладывалось из-за финансовых трудностей, но с компании обязанности по предоставлению отчетности никто не снимал.
По окончании полугодия в налоговый орган наряду с другими отчетами был представлен 6-НДФЛ. Данные его раздела 1 полностью копировали раздел 1 из 6-НДФЛ за 1-й квартал. А раздел 2 не заполнялся, так как во 2-м квартале в ООО «Торнадо» никому ничего не выплачивали.
В итоге если не выплачивалась зарплата, 6-НДФЛ не сдается.
Перерасчет и увольнение: определяем дату удержания налога
При отражении зарплаты в 6-НДФЛ нужно учесть следующее.
То есть при отражении информации в 6-НДФЛ дата удержания налога с зарплаты совпадает с моментом ее выплаты.
Подобная схема заполнения 6-НДФЛ применяется при обычной регулярной процедуре выплаты зарплаты. Но в практической деятельности возникают разнообразные ситуации, требующие особого подхода.
Пример 2
Ивашкин Е. Г. трудится в ООО «Мечта» менеджером. В мае 2018 года ему произвели перерасчет апрельской зарплаты . Бухгалтер поздно обнаружил ошибку в табеле. В результате перерасчета Ивашкину Е. Г. доплатили за апрель 4087 руб. 33 коп. — деньги выдали из кассы 16 мая.
Перерасчет зарплаты в 6-НДФЛ будет по датам отражен так.
Пример 3
Богданов К. Ф. 28.05.2018 уволился из акционерного общества «Зеленый сад», получив полный расчет. Для отражения зарплаты при увольнении в 6-НДФЛ нужно ориентироваться на день увольнения — эта дата признается датой фактического получения дохода.
Специфика переходящей зарплаты
Переходящей зарплата становится при выдаче июньской зарплаты в июле. Тогда дата получения «зарплатного» дохода приходится на 2-й квартал, а налог с него будет удержан в момент ее выдачи, то есть в следующем квартале.
Пример 4
В ПАО «Салют» зарплату за июнь выдали 2 июля. Датой фактического получения дохода признается 30 июня. Налог удержан в июле при выдаче зарплаты.
Следуя разъяснениям налоговиков, ПАО «Салют» в 6-НДФЛ переходящую зарплату покажет так.
В итоге, если начисленная в определенном квартале зарплата не выплачивалась - в 6-НДФЛ ее нужно отражать дважды (в квартале начисления и в квартале выплаты). Но с заполнением разных строк.
Острые моменты выдачи зарплаты в последний день месяца
В законодательстве прямого запрета на выдачу зарплаты в последний день месяца нет. Поэтому такая ситуация возможна у любого работодателя. Однако здесь для нас будет неожиданность.
Пример 5
У ИП Губарева П. О. в штате 4 специалиста-компьютерщика. За отработанные в апреле часы они получили зарплату 30 мая. Никто из них не возражал против такой системы оплаты.
Однако ИП Губарев П. О., выбрав подобный режим расчетов, нарушает ст. 136 ТК РФ. В ней написано, что зарплату нужно выдать не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. И выплата зарплаты за апрель 30 мая является нарушением, так как указанный ограничительный срок превышен в 2 раза.
Выходит, что без нарушения законодательства выдача зарплаты в последний день месяца возможна только месяц в месяц.
Пример 6
Выплата зарплаты в ООО «Сигналист» происходит непосредственно в последний рабочий день месяца: 30 апреля за апрель, 31 мая за май и т. д.
Руководство ООО «Сигналист» установило такую систему недавно. В рамки действующего законодательства она укладывается, люди довольны.
Однако такой способ выдачи заработка доставляет определенные сложности бухгалтерам ООО «Сигналист». В компании большой штат (более 100 чел.), и провести достоверное исчисление заработанных физлицами сумм крайне затруднительно. И не только из-за отсутствия полной информации об отработанном времени (нужно получить все заполненные табели из всех подразделений) — банально не хватает времени, чтобы провести начисления и удержания в полном объеме.
Отражение в 6-НДФЛ выданной зарплаты - пример
При выплате зарплаты в последний день месяца с 6-НДФЛ тоже возможны сложности.
Они связаны со спецификой 6-НДФЛ, так как в нем доходы разделяются по срокам. Если последний день месяца (в который выплачена зарплата) находится внутри квартала — зарплатные данные попадут в 6-НДФЛ за отчетный квартал в обычном порядке. Здесь сложностей не возникает, потому что все даты и сроки, связанные с НДФЛ, находятся внутри квартала.
Если же доход выплачен в последний месяц отчетного квартала — здесь ситуация другая. В раздел 2 расчета 6-НДФЛ по отчетному кварталу эти суммы не попадут.
Пример отражения зарплаты в 6-НДФЛ (при ее выдаче в последний день месяца).
Пример 7
В ООО «Кондор» шестидневная рабочая неделя. Сотрудникам выплатили зарплату в последний рабочий день июня (30.06.2018). Строки раздела 2 с датами и сроками в 6-НДФЛ заполняются в следующем порядке.
В разделе 2 в 6-НДФЛ за 3-й квартал (9 месяцев) бухгалтер ООО «Кондор» заполнил отдельный блок стр. 100-140. В том числе по датам.
Но, внимание! Так будет заполнен блок стр. 100-140 не по итогам 2-го квартала (полугодия), а в расчете за 3-й квартал (9 месяцев).
Дело в том, что в разделе 2 выплаты показываются в том периоде, когда соответствующая операция согласно НК РФ завершена (письмо ФНС России от 15.12.2016 № БС-4-11/24063@). В результате информация о выплаченной в ООО «Кондор» в последний день месяца зарплате в 6-НДФЛ (в раздел 2) попадет в следующем квартале, так как обязанность по перечислению НДФЛ в бюджет у компании возникнет только в июле — в первом месяце 3-го квартала.
Как и когда в такой ситуации заполняется раздел 1 расчета 6-НДФЛ, описано в письме ФНС России от 24.10.2016 № БС-4-11/20126@.
Выплаченная зарплата всегда отражается в 6-НДФЛ. Если в отчетном периоде никаких выплат в пользу физлиц не было, 6-НДФЛ можно не представлять, но при условии что в предыдущие кварталы календарного года они тоже отсутствовали. Если выплаты в предыдущих кварталах были, без подачи 6-НДФЛ не обойтись, потому что его первый раздел заполняется нарастающим итогом.
Датой фактического получения зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена. Если зарплата, начисленная в последнем месяце квартала, выплачивается в первом месяце следующего квартала, в 6-НДФЛ она отражается в особом порядке. Особый порядок отражения зарплаты в 6-НДФЛ может применяться и в других ситуациях (при увольнении, перерасчете и т. д.).
6-НДФЛ нулевая - нужно ли сдавать ее? Ответим на этот вопрос, а также рассмотрим возможные варианты составления и представления этого отчета для ситуаций отсутствия выплаты доходов наемным работникам.
Сдавать или нет 6-НДФЛ нулевую, если нет работников?
Вы захотели узнать, как заполнить нулевой 6-НДФЛ, и запрос «6-НДФЛ нулевая образец заполнения» в поисковике привел вас в этот материал. Так давайте разберемся, сдается ли нулевая 6-НДФЛ, образец которой вы ищете, или в данной ситуации можно обойтись без сдачи отчета.
6-НДФЛ является отчетностью налогового агента, которая:
- Составляется ежеквартально с включением в нее данных нарастающим итогом . Причем раздел 1 в 6-НДФЛ формируют данные за период с начала года, а раздел 2 — только данные последнего квартала отчетного периода (письмо ФНС России от 18.02.2016 № БС-3-11/650).
- Содержит обобщенные цифры начислений в отношении доходов работников и относящегося к ним НДФЛ.
Подробнее о форме читайте в этой рубрике .
Сдавать ее, так же как и отчетность 2-НДФЛ, должны работодатели, имеющие наемных работников, которым они выплачивают доходы (п. 2 ст. 230 НК РФ). Таким образом, обязанность представления 6-НДФЛ при отсутствии выплаты доходов физлицам (и соответственно, при неначислении на них налога) в течение отчетного периода у работодателя не возникает.
Поэтому форму 6-НДФЛ с нулевыми показателями представлять в ИФНС не нужно. Хотя, если такой отчет будет отправлен, инспекция обязана будет принять его (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928). Во избежание вопросов от налоговиков целесообразно направление им письма, поясняющего причины непредставления этого отчета. Составить его можно по аналогии с письмом такого же характера, которое обычно работодатели, не осуществлявшие в течение года хоздеятельности и не выплачивавшие работникам доходов, направляют в ИФНС взамен отчетности по 2-НДФЛ.
Наши рекомендации по составлению такого письма и его образец вы найдете в материале «Заполняем пояснение в налоговую по 6-НДФЛ - образец» .
Ситуации, когда надо делать отчет, если нет зарплаты
Вместе с тем вопрос о том, нужно ли сдавать 6-НДФЛ нулевую, отнюдь не праздный, поскольку 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за год, а ситуация по выплате работникам доходов в течение этого года может меняться. Например, могут возникать такие варианты:
- выплат нет в течение всего года — тогда ни один отчет 6-НДФЛ по этому году не сдается;
- выплаты появились только в 4-м квартале отчетного года — квартальные отчеты сдавать не надо, но подача годового будет обязательной;
- выплаты возникли в 3-м квартале года — не сдают отчеты за 1-й квартал и полугодие, но представить их за 9 месяцев и год необходимо, причем даже в том случае, если в 4-м квартале выплат доходов уже не будет;
- выплаты появились во 2-м квартале — не нужен отчет за 1-й квартал, но все последующие являются обязательными, даже если доход в 3-м и 4-м кварталах уже не выплачивался;
- выплаты имели место в 1-м квартале, но отсутствуют в последующих — отчеты нужно подавать за весь год.
Нужен ли образец заполнения нулевого отчета?
Как мы уже выяснили, нулевую отчетность 6-НДФЛ сдавать не надо, поэтому и образец заполнения ее вам не потребуется. Образец нужен для заполнения отчета с цифрами. Найти свежий вы можете . А мы хотим напомнить вам правила заполнения 6-НДФЛ.
Итак, в разделе 2 показывают данные последнего квартала отчетного периода:
- в конкретных цифрах, если выплаты и начисленный на них налог имеют место;
- проставляя вместо цифрового значения ноль, если сведения о выплатах и начислениях налога по этим выплатам отсутствуют (п. 1.8 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).
Как правильно заполнить раздел 2 в расчете 6-НДФЛ, читайте
Если у компании в течение календарного года нет выплат и начислений физлицам, то нет данных для заполнения 6-НДФЛ. Нужно ли сдавать в таком случае нулевой расчет? Ответ в статье.
Когда придется подать нулевой 6-НДФЛ
Сдают расчет 6-НДФЛ налоговые агенты. Если у компании в течение календарного года нет выплат и начислений физлицам, то она не является налоговым агентом. А значит, не сдает расчет.
Если хотя бы в одном месяце было начисление или выплата, то придется подать 6-НДФЛ. Ведь форму составляют с нарастающим итогом. В таблице ситуации, когда нужно подать нулевой расчет.
|
Ситуация |
Как сдавать 6-НДФЛ |
|---|---|
|
Компания зарегистрировалась, начислила и выплатила доходы в 1 квартале, а затем выплат не было в течение всего года |
Подайте форму за 1 квартал, а также за все последующие кварталы и год. При этом в разделе 2 информация будет только в отчете за 1 квартал, в последующих отчетах в разделе 2 ставятся прочерки |
|
Компания зарегистрировалась и произвела первую выплату во 2 квартале, в остальных кварталах выплат не было |
Подайте 6-НДФЛ нулевую за 2 квартал, а также за 3 квартал и год. При этом в разделе 2 информация будет только в отчете за 2 квартал 2017 года, в последующих отчетах в разделе 2 ставятся прочерки |
|
Компания зарегистрировалась и произвела первую выплату в 3 квартале, в 4 квартале выплат не было |
Подайте форму за 3 квартал 2017, а также за год. При этом в разделе 2 информация будет только в отчете за 3 квартал, в отчете за год в разделе 2 ставятся прочерки |
|
Компания выплатила аванс в июле. Больше никаких выплат в течение года не было |
Подайте нулевую форму за 3 квартал и за год. При этом в разделе 2 информация будет только в отчете за 3 квартал, в отчете за год в разделе 2 ставятся прочерки |
|
Компания начала деятельность в сентябре года, начислила зарплату сотрудникам за сентябрь, но выплатит ее в октябре |
Подайте полный расчет за 3 квартал 2017 года. Вы заполняете Титульный лист и раздел 1. А в разделе 2 за 3 квартал ставите прочерки. Информация о зарплате за сентябрь будет отражена в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за год |
Сдавать ли нулевой 6-НДФЛ, если не было выплат
При отсутствии выплат в пользу физических лиц и соответственно информации для заполнения 6-НДФЛ у бухгалтера есть 2 варианта:
- Подать в налоговую инспекцию письмо с указанием причин, почему компания не сдает 6-НДФЛ (например, не выплачивается заработная плата или нет сотрудников);
- Подать нулевой расчет 6-НДФЛ за соответствующий квартал.
Нулевой 6-НДФЛ заполнить не сложно, посмотрите ниже образец. Лучше сдать расчет чтобы избежать возможной блокировки счета. Ведь налоговая может его заблокировать, если не получит расчет в течение 10 рабочих дней со дня окончания срока его подачи. А нулевой 6-НДФЛ налоговая обязана принять в любом случае (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928).
Как заполнить нулевой 6-НДФЛ
Заполнение нулевого 6-НДФЛ не должно вызвать вопросов, поскольку выплат доходов не было.
На титульном листе указываются данные компании и сведения об отчетном периоде. Например, по строке «отчетный период (код)» за 3 квартал укажите код 33.
В разделе 1 укажите ИНН и КПП, а в остальных строках поставьте ноль и далее прочерки. В разделе 2 во всех строках поставьте прочерки.
Посмотрите пример заполнения нулевого 6-НДФЛ за 3 квартал 2017 года ниже.
Образец нулевого 6-НДФЛ
