Инвентаризация в магазине – трудоемкая и ответственная процедура пересчета товара. Чтобы получить верные данные по ее итогам, необходимо четко следовать требованиям регламента. Придерживаясь наших советов, каждый предприниматель сможет правильно провести ревизию товаров, и на основе полученных данных, усовершенствовать работу магазина в дальнейшем.
Инвентаризация в магазине
Начнем с того, что правила проведения инвентаризации регламентированы Министерством финансов РФ и утверждены Методические указания.
Ивентаризация поможет вам узнать реальное количество товара в вашем магазине и сверить его с данными товарного учета. Опытные владельцы магазинов знают, что проведение инвентаризации в магазине не только необходимость, а хорошая возможность контролировать сохранность товарно-материальных ценностей.
По итогам инвентаризации, руководитель сможет провести анализ и сделать выводы о том, спрос на какие товары высок, а какие «залеживаются» надолго, существуют ли факты недостачи или наличие излишек, не исключена ли вероятность хищения продукции или поставки бракованных товаров. Учитывая все эти факторы, вы сможете усовершенствовать работу вашего магазина.
Как правило, полная инвентаризация проводится ежемесячно или раз в полгода – так как это действительно длительный процесс, но также существует необходимость проведения внеплановых инвентаризаций или выборочных ревизий по группам товаров.
В продуктовых магазинах такой учет может проходить еженедельно. Даты проведения инвентаризаций, сроки и их количество устанавливает руководитель организации.
Для того, чтобы провести инвентаризацию быстро и незатратно автоматизируйте работу магазина с помощью программы Бизнес.Ру Розница. Вы сможете быстро выгружать необходимые документы и выполнять операции по списанию/оприходованию товара в "пару кликов"!
Шаг 1. Готовим документацию к инвентаризации магазина
В первую очередь, проведение инвентаризации в магазине требует подготовки определенной документации. И первый документ в этой череде – это приказ по предприятию по форме ИНВ-22 за подписью руководителя.
С правилами заполнения данного документа вы можете ознакомиться в нашем материале. В нем указываются такие аспекты, как дата начала процедуры, ее сроки, предмет и причины инвентаризации, ответственные лица, должности членов инвентаризационной комиссии магазина.
Далее необходимо создать инвентаризационную комиссию. Как правило руководителем комиссии является директор магазина, а в ее составе должны числиться бухгалтер и материально-ответственные лица – продавцы, работники администрации, если таковые имеются – всего не менее трех человек. Документ о составе комиссии необходимо довести до сведения и согласовать с каждым из ее членов.
Второй обязательный документ – инвентаризационная опись товароматериальных ценностей по форме ИНВ-3 . В данный документ в графу «Фактическое наличие» будут заноситься все данные о товарах, а после окончания учета опись должна быть подписана каждым из членов комиссии.
Также в обязательном порядке подготовьте сличительную ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19 . Данный документ необходим, если будут выявлены расхождения. В ведомость заносится информация о разнице между фактическим наличием товара в магазине и данными бухгалтерского учета. Сверку проводят, как правило, бухгалтеры на основе данных документ описи ТМЦ по форме ИНВ-3 .
Также вам понадобятся акты инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути (форма ИНВ-6), инвентаризационная опись товароматериальных ценностей, которые были приняты на ответственное хранение (форма ИНВ-5) и акт о списании товаров по форме ТОРГ-16 .
После того, как все документы будут заполнены и процедура учета будет окончена, необходимо издать приказ о результатах проведения инвентаризации. Параллельно с этим в специальной ведомости учета результатов инвентаризации по форме ИНВ-26 должны быть отражены все данные, о проведенных инвентаризациях за отчетный год.
По итогам проведения инвентаризации руководитель может принять решение о взыскании ущерба с ответственных лиц.
Подготовьте приходно-расходные документы, на основе которых вы будете знать об операциях, которые были совершены с данными товарами. Это облегчит процедуру проведения инвентаризации магазина.
Шаг 2. Подготовка к проведению инвентаризации в магазине
Чем лучше вы подготовитесь в данному процессу, тем быстрее и успешнее пройдет инвентаризация в вашем магазине. При выборе даты и сроков ее проведения, необходимо учитывать, в какое время ваш магазин минимально загружен (ночью, если он круглосуточный, или, к примеру, рано утром) или назначить день, когда магазин (или отдел) можно будет закрыть на некоторое время с минимальными потерями.
Важно! Продажа или перемещение товара в ходе инвентаризации запрещены
Вообще, инвентаризация, особенно внеплановая, должна быть организована с эффектом «внезапности» для продавцов. Это поможет исключить факты «подтасовок» результатов или неправильного подсчета.
Также за несколько дней до инвентаризации исключите перемещение товаров из одной точки продаж в другую, нахождение покупателей и осуществление торговли во время проведения процедуры также не желательно.
Хорошим вариантом для упрощения проведения вашей инвентаризации будет составление товарной схемы магазина, где необходимо указать расположение продукции и её полный перечень. Разные группы товаров могут проверяться в разное время и с разной периодичностью.
Сейчас практически все товары, за редким исключением, имеют штрих-коды, что значительно экономит время при проведении инвентаризации. Работники просто считывают информацию при помощи сканеров штрих-кода в ходе приемки товара, его продажи или списания, а, следовательно, и процедуру инвентаризации проводить будет куда легче – снижается вероятность ошибок.
Инвентаризация в магазине: правильный контроль товарных остатков
Шаг 3. Ход инвентаризации в магазине
Необходимо помнить о том, что в рамках проведения плановой инвентаризации члены комиссии должны проверять количество, качество товара, его срок годности, отсутствие бракованной продукции, соответствие нормам хранения. Все результаты в обязательном порядке заносятся в опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3.
Ее необходимо будет составить в двух экземплярах. Первая будет направлена для дальнейшей подготовки сличительной ведомости бухгалтеру, а вторая – для ознакомления материально ответственному лицу.
В описи фиксируются наименования ТМЦ, их характеристика, номенклатурный номер товаров, единицы измерений, код по Общероссийскому классификатору единиц измерения , инвентарный номер; в графе «Фактическое наличие» учитывается количество товара в магазине и общая стоимость за все его единицы, а в графу «По данным бухгалтерского учета» вносится соответствующее количество и общая сумма стоимости «по документам».
Проведение инвентаризации займет меньше времени, если при заполнении документов вы будете группировать товары по видам. При необходимости должно осуществляться его взвешивание, измерение, пересчет.
Удобство от автоматизации проведения плановой инвентаризации с программой Бизнес.ру очевидно: проверка пройдет быстрее, так как описи формируются за короткое время. Вы просто распечатаете документы о фактическом наличии товаров и можете быстро сверять по ним список продукции, которая осталась на складе или в наличии на витринах магазина.
При проведении инвентаризации «остатки» весового товара, все излишки продукции, расфасованные или неотраженные в документах товары также необходимо вносить в опись. По возможности лучше организовать «двойной» пересчёт товаров разными людьми – это исключит вероятность ошибок и обеспечит более высокую точность при подсчете в ходе инвентаризации.
После окончания инвентаризации удостоверьтесь:
- что количество товарных единиц равно количеству артикулов (например, при сканировании штрих-кодов);
- что подсчет проведен правильно и каждый из видов товара был учтен в документации только один раз.
После этого акт инвентаризации должен быть заверен всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Далее за дело берутся бухгалтеры и начинают сверку фактических данных, полученных в рамках проведения ревизии, с учетными.
Проведение инвентаризации – это сравнение фактического наличия материальных ценностей на складах с данными, отраженными в документах. Случаи, когда инвентаризация является обязательной, предусмотрены нормами бухгалтерского учета. Сроки, в которые должна пройти сверка, а также порядок ее выполнения определяется руководителем организации.
Все предприятия, фиксирующие информацию о своей деятельности с помощью отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, должны проводить инвентаризацию товаров не реже 1 раза в год.
Оформление инвентаризации
Программный продукт 1С «Бухгалтерия Предприятия» редакции 3.0 открывает возможность пользователю составить 4 документа, необходимых для проведения процедуры инвентаризации:
- Инвентаризационн ая опись – форма ИНВ-3;
- Инвентаризация товаров на складе – опись произвольной формы;
- Приказ о проведении инвентаризации – форма ИНВ-22;
- Сличительная ведомость – форма ИНВ-9.
Для того чтобы сделать инвентаризацию в 1С, необходимо перейти в раздел меню «Склад». В открывшемся списке выбрать пункт «Инвентаризация товаров».
В этом журнале имеется возможность создания нового документа путем нажатия кнопки «Создать».
В открывшемся поле, надо указать основные параметры:
- Номер;
- Время и дату;
- Реквизит «ответственное лицо».
Причем время, дату и номер программа заполнит автоматически, изменить эти параметры можно в случае расхождения программных данных с учетными, например, бухгалтерский учет ведется в отдельных программах по каждому подразделению, а номера вводятся в общем порядке для всей организации. ФИО ответственного необходимо выбрать из открытого программой справочника сотрудников.
Заполнить информацию из бухгалтерского учета об остатках на складе по всем номенклатурным позициям можно автоматически через кнопку «Заполнить». Она имеет подменю с параметром заполнения документа по умолчанию и корректировки уже созданного. Программа заполняет документ по всем материальным запасам, если их количество велико, то можно создать несколько инвентаризаций по разным группам товаров, через кнопку «Подбор».
Важно: информация переносится по состоянию на дату, которой составлен документ, а не на текущий момент.
После переноса в инвентаризационн ую ведомость всех остатков товара на складе по учету, идет сравнение с фактическим остатком. Документ – это таблица, где можно корректировать фактическое количество, а программа сама посчитает разницу и выведет отдельной колонкой отклонение.
Для того чтобы в приказе по форме ИНВ-22 были указаны все необходимые сведения, придется заполнить поля на закладке «Проведение инвентаризации». Здесь указываются:
- Период проведения;
- Документ-основан ие;
- Номер и дату документа-основа ния;
- Причина проведения инвентаризации.
На закладке «Инвентаризацион ная комиссия» указывается ее состав. Есть возможность подбора членов из справочника сотрудников предприятия. Любого из них можно отметить галочкой, которой определяется председатель.
Кнопка «Печать» открывает список документов, которые можно распечатать.
Кнопка «Провести и закрыть» не создает никаких бухгалтерских записей, поэтому их надо создать с помощью кнопки «Создать на основании».
Важно: В случае необходимости следует заполнять дополнительные документы по результатам сделанных инвентаризаций в 1С, например, ведомость по форме ИНВ-26.
Оприходование товарно-материал ьных ценностей
Если среди товаров, которые необходимо было инвентаризироват ь, обнаружены излишки, то согласно нормам бухгалтерского учета их приходуют. В программе 1С Предприятие для этих целей имеется документ, который вводится на основании инвентаризации товаров с положительным отклонением, имеющихся фактических остатков от учетных данных.
Создать документ можно, нажав кнопку «Ввести на основании» и выбрать из списка «Оприходование товаров».
Начать заполнение документа нужно с ввода номера, даты и подбора статьи доходов. По общей практике излишки относятся к прочим доходам.
Созданный документ заполняется двумя способами:
- В ручном режиме через кнопку «Добавить»;
- Автоматически через нажатие кнопок «Заполнить», «Заполнить по инвентаризации».
Автоматический перенос заполняет все колонки таблицы. При ручной корректировке сделать работу поможет установка типа цены (цена покупки, цена продажи, средняя учетная цена и т. д.).
Печатная форма документа выводится при нажатии кнопки «Накладная на оприходование товаров». Табличную часть накладной можно изменить в справочнике форм документов с помощью администратора.
Для проверки корректности хозяйственной операции используется кнопка «Дт/Кт», с помощью которой выводится новая закладка с проводками по этой операции.
Важно: Налогом облагаются все выявленные излишки по товарно-материал ьным ценностям, поэтому не забудьте учитывать положительный результат проведения инвентаризации в составе доходов при заполнении отчета по налогу на прибыль.
Списание материалов
Если при проведении инвентаризации выявлена недостача, то отрицательную разницу придется списать. Налоговый учет не всегда позволяет включить выявленное отклонение в расходы. На затраты можно списать материальный недостаток только в пределах норм естественной убыли. В остальных случаях необходимо найти виновное лицо и списать потери ТМЦ на его счет либо отнести недостачу на финансовый результат.
Для отражения факта недостачи создается документ списания, который заполняется из документа инвентаризация материалов в 1С аналогично оприходованию. Необходимо: нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать из списка пункт «Списание товаров».
Документ списания заполняется автоматически из позиций, по которым было отрицательное отклонение количества фактических товаров через автоматическое заполнение. Вручную заполнить документ можно через кнопку «Добавить», при заполнении одной номенклатурной позиции или кнопкой «Подбор», если заполнение имеет большой масштаб.
Корректировать введенные данные можно кнопкой «Изменить», которой выводится окно с позициями, открытыми для исправления документа вручную. Перенос измененных данных производится кнопкой «Перенести в документ».
Кнопкой «Печать» на печать выводятся две формы из списка:
- Унифицированная форма акта на списание ТОРГ-16;
- Произвольная форма-реестр накладной на списание.
При проведении документа программа формирует проводки, которыми списываются все недостающие товары. Сформированные записи можно посмотреть через кнопку «Дт/Кт».
Документом недостача переносится в дебет 94 счета. По окончании процесса инвентаризации надо создать приказ о причинах недостачи, и на основании этого приказа списать отрицательное отклонение на:
- 20 счет в случае отрицательного результата в размерах, установленных нормами;
- 73 счет, если есть виновные лица;
- 91 счет при наличии причин, на которые предприятие повлиять не может;
- 99 в остальных случаях.
Важно: На расходы не следует относить недостачи по товарам с количеством в штуках либо по товарам, отраженным на счетах учета в фасованном виде.
Как правильно сделать инвентаризацию в 1С?
- Перед проведением инвентаризации в 1С необходимо проверить в журналах корректность ввода всех первичных документов по движению ТМЦ. К ним относятся все виды накладных: на поступление, на списание, на возврат.
- Сформировать оборотно-сальдов ые ведомости по счетам учета, чтоб определить сумму остатков товаров на складе, в общем, по предприятию. Результат инвентаризации, заполненной автоматически, по данным учета, должен совпадать с полученной суммой. Если есть отклонение, то какие-то номенклатурные позиции в документ инвентаризации не вошли и следует все проверить, чтобы найти товары, которых нет в инвентаризационн ой ведомости.
- Инвентаризацию в 1С лучше проводить отдельно по каждому складу и по каждому материально ответственному лицу, так как в этом случае при наличии отклонений выявить их причину будет проще.
- Зачет излишков при пересортице товаров возможен в редких случаях. Корректировка проводится при условии выявления недостачи и излишка за один и тот же период, по одному и тому же ответственному лицу и по аналогичным товарам в равном количестве.
До начала проведения инвентаризации имущества и обязательств организации инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "_" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, выбывшие – списаны в расход. Лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества, также дают аналогичные расписки.
Бухгалтер обязан представить инвентаризационной комиссии данные бухгалтерского учета, где зафиксированы перечень и стоимость имущества. В регистрах учета должны быть данные: дата и наименование той или иной хозяйственной операции; ее сумма; остатки по счетам бухгалтерского учета на начало и конец года.
Инвентаризационная комиссия, на основании этих документов, определяет стоимость имущества и обязательств организации к началу инвентаризации. Данные заносят в инвентаризационные описи и акты. Инвентаризационная опись (акт) – это документ, в котором отражаются результаты инвентаризации. Для каждого вида имущества оформляют свою форму, например, форма № ИНВ-15 – при инвентаризации наличных денег, форма № ИНВ-3 – опись товаров или материалов, форма № ИНВ-1 – опись основных средств и т.д.
Опись подписывается всеми членами комиссии и работниками, ответственными за сохранность имущества организации. Опись хранится в архиве организации не менее пяти лет.
Инвентаризационная комиссия записывает сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. В приложениях № 6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств приведены примерные формы описей и актов.
Комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяется путем обязательного обмера, подсчета, взвешивания. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. В случае смены материально ответственных лиц, принявший имущество, расписывается в описи о получении, сдавший расписывается в описи о сдаче этого имущества.
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей определяется на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение объема или веса навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При большом количестве весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. По окончании перевески или в конце рабочего дня данные этих ведомостей сличают, а выверенный итог вносят в опись. Ведомости отвесов, акты обмеров, технические расчеты прилагают к описи.
Инвентаризационные описи могут заполняться с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, и также ручным способом. При использовании ручного способа описи заполняются шариковой ручкой или чернилами четко, ясно, без помарок и подчисток.
Наименования ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны (штуки, килограммы, метры и т.д.).
В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки, подсчета итогов за подписями лиц, которые производили эту проверку.
В ходе инвентаризации для подтверждения фактического наличия имущества на складах сторонних организаций необходимо получить подтверждение от этих организаций в виде расписок, оформленных датой близкой к дате проведения инвентаризации.
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
При проведении инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.
При выявлении объектов, не принятых на учет, объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. По зданиям – указывается их назначение; основные материалы, из которых они построены; объем по наружному или внутреннему обмеру; площадь (общая полезная площадь); число этажей; год постройки и т.д. По мостам – местонахождение, род материалов, основные размеры. По дорогам – тип дороги, протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.
Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергался восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, может измениться его основное назначение. Такой объект вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не были отражены в бухгалтерском учете, комиссии необходимо определить по соответствующим документам сумму увеличения или сумму снижения балансовой стоимости такого объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.
Результаты инвентаризации рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационная комиссия должна выявить причины, которыми обусловлена необходимость внесения уточняющих записей в регистры бухгалтерского учета, и предложить способы отражения в учете результатов инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия устанавливает:
1) имеются ли в организации лица, несущие материальную ответственность за сохранность ценностей, определяет размер этой ответственности;
2) анализирует возможные способы истребования сомнительной дебиторской задолженности путем перевода долга, бартерных операций и тому подобное;
3) составляется специальная опись для объектов, не пригодных к дальнейшей эксплуатации и не подлежащих восстановлению, с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин непригодности (порча, полный износ), а также предложений источников списания этих объектов;
4) инвентаризационная комиссия выявляет причины недостач и излишков;
5) по фактам образования излишков или недостач комиссия должна получить подробные объяснения от материально-ответственных лиц.
Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей.
Кроме того, в протоколе приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц.
На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в порядке, предусмотренном действующими нормативными документами.
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.
С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался любой человек в роли покупателя. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин с табличкой «Учет». Ее цель — сопоставление и выявление расхождений по фактическому наличию товара с теми данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью.
Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе ревизии вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально-ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.
Сроки проведения инвентаризации
Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации.
Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявлять бракованный товар, убирать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.
Порядок проведения инвентаризации
В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — качество или отсутствие на складе — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги, издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации, вносятся изменения в учет, принимается решение о взыскании ущерба с материально-ответственных лиц.
Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .
| Этап | Действия | Документ (форма) |
|---|---|---|
Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии | Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально-ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях. |
Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисовВыше мы уже говорили, что система автоматизации учета значительно упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть сходимость показателей, недостачи и излишки, как в штуках, так и в деньгах. С помощью облачного сервиса для управления торговлей МойСклад инвентаризация товаров станет простой и быстровыполнимой задачей. Вручную или при помощи сканера штрих-кодов вы сможете заполнить форму ИНВ-3 по фактическому наличию и распечатать эту опись для передачи в бухгалтерию. Помимо этого в нашем сервисе вы можете совершенно бесплатно вести складской учет, фиксировать приход и расход товара, а также печатать необходимые для ведения торговли документы. Если вы решили автоматизировать учет в вашей торговой организации, МойСклад будет идеальным решением и неважно, какой у вас бизнес: опт, розница или интернет-магазин. |
В конце года начинается подготовка данных годовой отчетности, важной составной частью которой является инвентаризация имущества строительной компании. В связи с этим напомним, как проводить инвентаризацию и отражать ее результаты в бухгалтерском и налоговом учете.Основные правила
Необходимость проведения инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета установлена в пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Однако это не значит, что все имущество нужно пересчитывать и переписывать именно 31 декабря 2008 года. Начать годовую инвентаризацию можно и раньше (после 1 октября).
А инвентаризировать основные средства допускается вообще раз в три года.
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МОМЕНТЫ
Для проведения инвентаризации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Кроме того, при необходимости (если одновременно в сжатые сроки нужно провести перепись имущества в разных местах, например на разных складах, площадках и т. д.) создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии.
Приказ о назначении комиссии (с указанием ее персонального состава и сроков инвентаризации) утверждается руководителем организации и регистрируется в книге контроля.
Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88:
Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22);
- журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).
В состав инвентаризационной комиссии нужно включить представителей администрации, бухгалтеров, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т. д.). Возможно привлечение представителей службы внутреннего аудита (при ее наличии) и независимых аудиторских фирм.
Учтите, что отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому не стоит привлекать работников, которые постоянно находятся в разъездах и командировках.
Приказ о проведении инвентаризации вручается председателю комиссии.
ЛЬГОТЫ ДЛЯ СЕВЕРЯН
В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться не в IV квартале, а в период наименьших остатков ценностей (например, летом). Это предусмотрено нормами пункта 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, и пункта 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
Итак, в установленный срок комиссия пришла на склад или приехала на объект. Прежде чем приступить к работе, необходимо получить от материально ответственных лиц (например, прораба, кладовщика и т. д.):
Последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей или денежных средств (визируются председателем комиссии с указанием «до инвентаризации, на такую-то дату»);
Расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности оприходованы, а выбывшие - списаны. В некоторых унифицированных формах такая расписка уже предусмотрена, например, в акте инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) или в инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3).
И только после этого в соответствии с пунктом 2.7 Методических указаний по инвентаризации необходимо в обязательном порядке проверить фактическое наличие имущества путем его подсчета, взвешивания и обмера.
Комиссия и материально ответственные лица должны работать вместе и одновременно. Нельзя, чтобы комиссия работала в их отсутствие и, наоборот, чтобы ответственный работник имел доступ на проверяемый объект без членов комиссии. Поэтому, если инвентаризацию за один день провести невозможно, необходимо в конце рабочего дня опломбировывать помещение.
Для строительных организаций особо актуальными являются положения, в соответствии с которыми:
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей;
- определяют вес (или объем) навалочных материалов исключительно на основании обмеров и технических расчетов;
- при инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов комиссии и материально ответственное лицо, а в конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. При этом акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
«Строительные» особенности
Компаниям нужно учитывать следующие специфические особенности отрасли.
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НЕЗАВЕРШЕННОГО СТРОИТЕЛЬСТВА...
Проводится в соответствии с правилами, определенными в пунктах 3.32-3.34 Методических указаний по инвентаризации.
При этом составляются отдельные описи:
На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами;
- на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты, с указанием причин задержки оформления их сдачи в эксплуатацию;
- на объекты незавершенного капитального строительства;
- на прекращенные строительством объекты;
- на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству.
В двух последних случаях в описи приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства. При их заполнении используются соответствующие технические документы (планы, чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация.
При проведении инвентаризации незавершенного капитального строительства в описях нужно указывать наименование объекта и объем выполненных по нему работ (по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т. п.) При этом следует проверить:
Наличие в составе незавершенного капитального строительства оборудования, переданного в монтаж, но фактически не начатого монтажом;
Состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов с выявлением причин и оснований для их консервации.
БЕЗ ПОМОЩИ РУКОВОДСТВА НЕ ОБОЙТИСЬ
Руководитель строительной организации должен позаботиться о создании необходимых условий, чтобы комиссия могла произвести полную и точную проверку наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, предоставить технически исправное весовое хозяйство, измерительные и контрольные приборы, мерную тару и другие необходимые инструменты.
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ
Проверка проводится материально ответственными лицами в местах хранения ценностей, в том числе на отдельных строительных объектах, участках, подсобно-вспомогательных производствах и обслуживающих хозяйствах. При этом также нужно учитывать ряд особенностей.
Во-первых, в строительстве широко используются материалы открытого хранения - песок, гравий, щебень и т. д.
Их инвентаризацию проводят путем геодезического обмера, то есть перед проведением инвентаризации таким материалам придают правильную геометрическую форму (обычно это конус, параллелепипед или куб), после чего замеряют высоту, а также длину, ширину (или диаметр основания) и производят подсчет объема материала по геометрическим формулам.
Металл различного профиля, используемый при строительстве (арматурную и угловую сталь, швеллер и т. д.), тоже инвентаризируют «математически»: подсчитывают суммарную длину каждого профиля и умножают ее на теоретический вес единицы длины в килограммах (по специальным справочным таблицам).
Фактическое наличие бетонных и железобетонных конструкций и изделий (например, стеновые панели, плиты перекрытий, фундаментные блоки и т. д.) определяют перемножением количества каждого вида изделий (по данным фактического пересчета) на проектный объем каждого изделия в кубических метрах. Не следует забывать про спецодежду, спецобувь и защитные приспособления, а также специальные инструменты и приспособления.
Во-вторых, согласно пункту 1.3 Методических указаний по инвентаризации, строительная компания должна проводить инвентаризацию не только своих материально-производственных запасов, но и запасов, которые числятся в ее учете на балансовых или забалансовых счетах. К ним относятся:
Арендованное имущество;
- ценности, находящиеся на ответственном хранении (например, когда полученные от поставщика материалы не соответствуют заказанному ассортименту);
- материалы, полученные для переработки (оборудование, принятое в монтаж, давальческое сырье).
По ним составляются отдельные инвентаризационные описи.
Документальное оформление
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности обязательств заносятся в инвентаризационные описи или акты. Для большинства видов имущества и обязательств существуют унифицированные формы (формы № ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-17 и т. д.)
ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫЕ ОПИСИ И АКТЫ...
Составляются не менее чем в двух экземплярах. Заполнять их можно как вручную, так и на компьютере.
Подчистки и помарки в описях не допускаются. Исправление делается корректурным способом во всех экземплярах: неправильную запись зачеркивают, над ней ставят правильную запись, заверенную подписями всех членов инвентаризационной комиссии, а также материально ответственного лица.
При заполнении инвентаризационных описей наименования ценностей и их количество надо указывать по той номенклатуре и в тех единицах измерения, которые приняты в бухгалтерском учете. В конце каждой страницы описи обязательно указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, а также общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице (независимо от единиц измерения). Когда инвентаризация закончена, на последней странице описи оставшиеся незаполненные строки прочеркиваются.
Заполненные инвентаризационные описи должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.
В унифицированных формах описей предусмотрена расписка материально ответственного лица, которая подтверждает следующие факты. Во-первых, что проверка имущества проведена комиссией в его присутствии. И, во-вторых, что у него нет каких-либо претензий к членам комиссии и перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение.
Если уже после инвентаризации материально ответственное лицо обнаружит ошибку в описи, ему необходимо немедленно заявить об этом председателю комиссии для проведения проверки данного факта. В случае его подтверждения в опись вносятся соответствующие исправления.
По окончании инвентаризации могут быть назначены контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся с участием членов комиссий и материально ответственных лиц и обязательно до открытия проверенного объекта (того склада, площадки и т. п., где проводилась инвентаризация).
Один экземпляр инвентаризационных описей передается в бухгалтерию строительной компании, второй остается у материально ответственных лиц.
СЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ВЕДОМОСТИ
Бухгалтер, получив инвентаризационные описи, производит их таксировку и сравнивает фактическое наличие имущества по данным инвентаризации с учетными данными.
Сверив данные инвентаризации с данными бухучета, в случае если выявлены расхождения, бухгалтер должен составить сличительные ведомости (формы № ИНВ-18 или № ИНВ-19). Причем отдельными позициями в сличительную ведомость вносятся только те ценности, по которым обнаружены отклонения, а прочие заносятся одной строкой, общей суммой. Суммы излишков и недостач указываются исходя из «бухгалтерской» оценки соответствующих ценностей. По ценностям, не принадлежащим организации, составляются отдельные сличительные ведомости.
УПРОЩЕНИЕ РАБОТЫ ПОЛЬЗЫ НЕ ПРИНЕСЕТ
Обратите внимание: заполнять инвентаризационную ведомость по данным бухучета нельзя. Ведь тогда нарушится контрольная функция инвентаризации, которая может привести к искажению результатов и злоупотреблениям.
Формальный подход (составление инвентаризационных описей, не выходя из бухгалтерии, без проведения фактических проверок) также недопустим. В спешке при оформлении результатов фиктивной инвентаризации нередко все описи датируются одним числом (при наличии большого количества проверяемых объектов и всего одной инвентаризационной комиссии).
Это ставит под сомнение не только результаты инвентаризации, но и всю отчетность строительной компании.
ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ
Все расхождения должны быть так или иначе объяснены.
Например, при обнаружении излишков и недостач следует получить письменные объяснения материально ответственных лиц.
Если виновник недостачи не установлен, к итоговым документам нужно приложить соответствующие решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц. Если обнаружен факт порчи ценностей, необходимо заключение отдела технического контроля или специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Инвентаризационная комиссия должна подготовить предложения об урегулировании выявленных расхождений, которые представляются на рассмотрение руководителю строительной компании. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.
Учет результатов инвентаризации
Порядок учета выявленных при инвентаризации отклонений следующий (он определен в пункте 3 статьи 12 Закона № 129-ФЗ).
Излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации.
Недостача имущества и его порча списываются:
В пределах норм естественной убыли - на издержки производства или обращения;
- сверх норм - за счет виновных лиц;
- при отсутствии виновных (если они не установлены или суд отказал во взыскании) убытки списываются на финансовые результаты организации.
Результаты должны быть отражены в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.
ЕСЛИ ОБНАРУЖЕНЫ ИЗЛИШКИ
Излишки денег и ценностей учитываются по дебету соответствующих счетов - 50 «Касса», 10 «Материалы» и т. д. и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Причем имущество приходуется по рыночной стоимости.
В налоговом учете рыночная стоимость «лишних» ценностей включается в состав внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 Налогового кодекса РФ).
ЕСЛИ ВЫЯВЛЕНА НЕДОСТАЧА
Подчеркнем, чтобы правильно списать недостачу, необходим ряд документов. К ним относятся:
Сличительная ведомость (форма № ИНВ-18 или № ИНВ-19);
- ведомость учета результатов (форма № ИНВ-26);
- письменные объяснения материально ответственного лица (или иного работника, виновного в недостаче);
- распоряжение руководителя о взыскании ущерба с виновного лица;
- решение суда о взыскании (или об отказе во взыскании) с работника ущерба;
- постановление об отказе в возбуждении дела (если стоимость недостающих или похищенных ценностей составляет менее 1000 руб., что признается мелким хищением, являющимся административным правонарушением согласно статье 7.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях);
- постановление о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого.
Сначала недостающее имущество списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита соответствующих счетов (например, со счета 10). Сюда же списываются и отклонения в стоимости ценностей, если организация использует счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
Дальнейшие действия будут такими.
Прежде всего рассчитывают и списывают недостачу в пределах норм естественной убыли в дебет счетов учета затрат (20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы»).
Нормы естественной убыли нерудных строительных материалов (песка, щебня, гравия) при хранении приведены в Приложении № 1 к постановлению Госснаба СССР от 15 июня 1984 г. № 72.
Если же виновные не обнаружены, недостача списывается с кредита счета 94 в дебет счета 91.
ПРИМЕР
При инвентаризации товарно-материальных ценностей в ООО «Монолит» обнаружена недостача строительного песка на общую сумму 36 000 руб. Виновные лица не установлены. Недостача в пределах норм естественной убыли по расчету составляет 7250 руб. Руководителем принято решение о списании суммы недостачи на финансовые результаты. Бухгалтер запишет:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10
- 36 000 руб. - списан недостающий песок на основании сличительной ведомости;
ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 94
- 7250 руб. - списана недостача песка в пределах норм естественной убыли;
ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94
- 28 750 руб. (36 000 - 7250) - списана недостача песка сверх норм естественной убыли.
В налоговом учете расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, включаются в состав внереализационных расходов. Но для этого факт отсутствия виновных должен быть подтвержден уполномоченным органом государственной власти документально (подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). В противном случае убытки в целях исчисления прибыли не учитываются.
ЗАЧЕТ ПО ПЕРЕСОРТИЦЕ
В соответствии с пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации строительная компания может производить взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.
Однако сделать это можно только в виде исключения в случае, если одновременно обнаружены излишек и недостача товарно-материальных ценностей одного и того же наименования:
За один и тот же проверяемый период;
- у одного и того же проверяемого лица;
- в тождественных количествах.
Поэтому, например, если имеется излишек песка и недостаток щебня, провести зачет по пересортице нельзя. Нельзя произвести зачет и в том случае, если обнаружен излишек песка на одной стройплощадке и недостача - на другой.
