Любая предпринимательская деятельность связана с заключением контрактов, поставкой товаров, оказанием услуг и внесением оплаты за них. Время от времени каждому бизнесмену приходится сталкиваться с нарушением бизнес-партнёрами регламента платежей. Независимо от того, произошёл ли сбой в оплате по вине контрагента или по причине неких форс-мажорных обстоятельств, у компании поставщика образуется просроченная дебиторская задолженность. Несмотря на то, что действующее законодательство не устанавливает никаких рамок относительно размера дебиторской задолженности, каждая компания предпринимает действия по работе с ней.
Висящие мёртвым грузом безнадёжные долги подлежат списанию, а те, что реально вернуть – взысканию. Ведь зависание средств в дебиторских долгах приводит к проблемам с оборотными средствами, и, в итоге – к возникновению финансовых проблем предприятия. Чтобы избежать подобных неприятностей, компания должна иметь эффективный регламент по работе с дебиторской задолженностью.
Под бухгалтерским термином «дебиторская задолженность» подразумеваются все долги, возникшие вследствие неплатежей клиентов за поставленный товар или услуги. Должниками, или говоря языком бухгалтеров, — дебиторами, — могут являться как частные граждане, так и различные субъекты бизнес-структур: организации и частные предприятия. При этом дебиторская задолженность в бухгалтерском учёте относится к активу предприятия. Актив – это совокупность всей собственности данной организации.
То есть, вся задолженность, образовавшаяся перед организацией со стороны клиентов и партнёров по бизнесу, формально относится к её имуществу. При этом подразумевается, что через некоторое время «дебиторка» из чисто виртуального имущества преобразуется в совершенно конкретные денежные средства. Однако, так бывает далеко не всегда. В соответствии со статьёй №266 налогового законодательства, вся дебиторская задолженность подразделяется на две категории:
- Текущая . Является нормальной формой деловых взаимоотношений, когда оплата задерживается в допустимых взаимным соглашением рамках. Например, согласно контракту, клиент должен произвести расчет за поставленную продукцию в срок одного месяца. В течение этого времени дебиторская задолженность будет считаться текущей.
- Сомнительная . К такой категории относятся просроченные долги – контрагент задерживает оплату сверх оговорённого в контракте срока. Подобная задолженность может возвращаться в добровольном порядке, если у должника возникли лишь временные затруднения с оборотными средствами. Либо через судебный арбитраж, если контрагент уклоняется от произведения выплат по договору.
- Безнадёжная . К этому разряду относят задолженность, востребовать которую невозможно даже при посредстве судебного иска. Это происходит, когда упущено время, отведённое законодательством для взыскания просрочки (3 года). Также безнадёжными автоматически признаются долги, оставшиеся за организацией после её ликвидации или окончания процесса банкротства.
Текущая задолженность не представляет для фирмы какой-либо проблемы. А вот для уменьшения размера невыплаченных долгов, относящихся к категориям сомнительных и безнадёжных, понадобиться произвести ряд действий. Прежде всего, руководством предприятия создаётся регламент по работе с дебиторской задолженностью. Он представляет собой документ, определяющий стратегию работы с просроченными дебиторскими долгами. Регламент необходим в следующих ситуациях:
- Если у компании имеется большое количество различных должников-дебиторов. Данный вопрос актуален для предприятий банковского сектора, управляющих коммунальных организаций, а также для компаний, которые оказывают свои услуги на основе пост оплаты.
- У крупной компании или корпорации имеется большое количество филиалов, отделений и подразделений. При этом каждое такое отделение имеет своих дебиторов. В подобной ситуации у фирмы должен иметься единый для всех филиалов регламент по работе с дебиторской задолженностью.
Таким образом, главным предназначением регламента является упорядочивание работы с дебиторами, и составление единых норм по учёту и управлению имеющейся задолженностью.
Законодательные нормативы не предусматривают специальную форму документального оформления процедуры по взысканию дебиторской задолженности. Но, согласно устоявшимся неофициальным стандартам, в регламенте следует предусмотреть и отобразить действия специалистов, ответственных за работу с контрагентами, на различных этапах процесса истребования «дебиторки». В этом смысле регламент является локальным актом организации, целью которого является борьба с ростом дебиторской задолженности. С примерным образцом регламента по работе с дебиторской задолженностью можно ознакомиться на нашем сайте.
Условно регламент можно разделить на несколько частей:
- Общие положения. Здесь содержится перечень лиц, ответственных за работу с неплательщиками, прописываются задачи, которыми руководствовались составители данного документа.
- Содержит перечень конкретных действий, направленных на работу с текущей задолженностью.
- Прописывает порядок действий уменьшение размера дебиторской задолженности – востребования или списания её. Сюда относятся: регламентация процедуры досудебного решения вопроса; подготовка необходимой документации для подачи иска в арбитраж; порядок списания безнадёжных долгов.
К составленному регламенту по работе с дебиторской задолженностью прилагаются дополнительные документы. Это различные счета-фактуры, официальные письменные претензии, уведомления, которые потребуются для составления подтверждающей базы при обращении в судебный арбитраж. При этом приведённый выше план не является чем-либо стандартным. У каждой организации внутренняя структура регламента может быть индивидуальной, и зависеть от конкретных особенностей работы с клиентами, а также от финансового состояния компании.
Рассмотрим более пристально все аспекты составления регламента. Документ должен прописывать все возможные аспекты работы с «дебиторкой», начиная с самого начала её возникновения, и заканчивая её полной ликвидацией – выплатой или списанием. В регламенте по работе с дебиторской задолженностью следует создать подразделы, которые:
- Классифицируют и устанавливают порядок учёта долгов. Здесь рассматриваются: общий порядок учёта и документального отражения «дебиторки» с момента её образования; распределение всей задолженности на три группы – текущей, сомнительной и безнадёжной.
- Устанавливают порядок проведения процедуры инвентаризации имеющихся проблемных долгов. Здесь прописывается порядок создания инвентаризационной комиссии, определяется методика анализа дебиторской задолженности с целью установления её проблемности. Сюда же могут включаться другие положения, с помощью которых можно создать наиболее полное представление о состоянии задолженности перед организацией.
- Определяют порядок действий и перечень мероприятий по досудебному решению вопроса, связанного с погашением просрочек по выплатам. Здесь же указываются служащие, ответственные за проведение данной работы.
- Устанавливают действия уполномоченных сотрудников в случае судебных тяжб по востребованию дебиторских долгов. Данный подраздел может заменяться отдельным регламентом, прописывающим порядок действий при подаче иска в арбитражный суд. Положения, регулирующие порядок действий работников фирмы, должны опираться на соответствующие статьи действующего процессуального законодательства и подзаконные нормативные акты.
- Определяют принципы причисления «дебиторки» к безнадёжным долгам, и порядок списания её со счетов предприятия. Данный процесс происходит в полном соответствии с регламентом налогового законодательства. Факт списания должен быть отражён в бухгалтерском и налоговом учёте компании.
Помимо перечисленных аспектов, регламент по работе с дебиторской задолженностью может включать и прочие положения и разделы, которые посчитает необходимым включить в него служба менеджмента фирмы.
Если структура регламента для каждого предприятия является индивидуальной, то методика работы по уменьшению размеров и предотвращению роста клиентской задолженности примерно одинаковы для всех компаний. Связано это с едиными для всех методами востребования неоплаченных вовремя поставок, установленными в законодательном порядке. Существует два основных направления действий по регулирования размера «дебиторки»:
- Профилактические меры.
- Меры по возврату оборотных средств.
К мерам профилактики относят работу по проверке благонадёжности контрагента. Например, следует ознакомиться с историей его коммерческой деятельности, взаимоотношений с прочими бизнес-партнёрами. Сделать это можно на официальном сайте высшего судебного арбитража – здесь отображается история судебных тяжб и исковых претензий к каждому физическому лицу. На сайте госреестра необходимо узнать о состоянии дела потенциального партнёра: не открыто ли в отношении его процедура банкротства или ликвидации предприятия.
Также далеко не лишним будет проверить подлинность предоставленной документации – доверенностей, уставных документов, лицензий и так далее. Если же задолженность уже перешла в разряд просроченной, то остаётся два выхода – решить проблему при помощи переговоров с неплательщиком, либо при посредстве арбитражного судопроизводства.
Работа с дебиторской задолжностью
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО УК «Домовладение 17»
А.Ю. Подкопаев
ПО РАБОТЕ С ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ
ООО УК «ДОМОВЛАДЕНИЕ 17»
Общие положения
Назначение данного документа – регламентирование работы ООО УК «Домовладение 17» в части дебиторской задолженности. Регламент направлен на максимально гарантированное погашение или взыскание долгов в соответствии с законодательной базой, а также на эффективное управление объемом и качеством дебиторской задолженности, числящейся на балансе ООО.
Документ состоит из нескольких разделов, в каждом из которых установлены регламенты работы с каждым возможным состоянием дебиторского долга:
возникновение и течение долга;
отнесение долга к категории просроченных;
процесс ведения просроченного долга;
реализация долга третьим лицам (коллекторам);
списание просроченного долга.
эффективному взысканию дебиторских долгов денежными средствами;
предотвращению роста объема просроченных долгов;
проведению мероприятий, направленных на повышение качества дебиторской задолженности;
предупреждению перехода дебиторской задолженности из категории возможной к получению в категорию безнадежной.
Определения и классификации
Д
е
биторская задолженность
- задолженность потребителей (собственников жилья и нежилых помещений в подведомственных домах) за жилищно-коммунальные услуги, за обеспечение которыми отвечает УК.
Своевременный и полный учет задолженности потребителей обеспечивается финансовым отделом ООО УК «Домовладение 17».
Дебиторская задолженность, сформировавшаяся на отчетную дату, подразделяется на текущую и просроченную.
Текущая задолженность - задолженность потребителей, сформировавшаяся на отчетную дату, срок оплаты которой еще не наступил в соответствии с условиями договоров и нормами законодательства.
Просроченная задолженность - задолженность потребителей на отчетную дату, возникшая вследствие неоплаты предъявленных им платежных документов в установленные сроки, предусмотренные заключенными договорами или нормами законодательства.
Просроченная дебиторская задолженность подразделяется на:
а) рабочую, в том числе на:
просроченные долги со сроком образования от 1-го до 2-х месяцев;
реструктуризированные долги;
прочие долги без реструктуризации (исковая задолженность, задолженность по исполнительным листам и проч.).
в) нереальную к взысканию (безнадежную).
Реструктуризированный долг – просроченный долг, порядок и сроки оплаты которого определены отдельным соглашением о реструктуризации, заключенным с потребителем - должником и являющимся неотъемлемой частью договора с потребителем.
Прочий долг – просроченный долг с периодом просрочки 2 и более месяцев.
Прочие долги подразделяются на:
а) исковую задолженность - по которой предъявлены требования в судебном порядке, но решение суда не вступило в законную силу (в судебном производстве) и задолженность, в отношении которой уже оформлены исполнительные листы или судебные приказы (в исполнительном производстве);
б) неотработанную задолженность - задолженность, в отношении которой требуется принять соответствующие меры по взысканию.
Мораторная задолженность - задолженность, учтенная в реестре требований в случае, если в отношении должника начата процедура банкротства (на основании ст. 95 Федерального закона от 26 октября 2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».
Нереальная к взысканию - задолженность следующих категорий потребителей:
задолженность, в отношении которой судебным приставом-исполнителем составлен акт о невозможности взыскания и акт обжалованию не подлежит;
задолженность предприятий-дебиторов, фактически прекративших свою деятельность;
задолженность, в отношении которой истек срок исковой давности;
умерших физических лиц, не имеющих имущества, которое может быть передано в порядке наследования (наследникам по закону либо завещанию, либо на основании закона - государству);
задолженность, для взыскания которой отсутствуют первичные документы, требуемые для предъявления требований в судебном порядке;
Перевод дебиторской задолженности в категорию безнадежной и ее списание на убытки возможно только после принятия всех мер, направленных на ее взыскание.
Нереальная к взысканию дебиторская задолженность подлежит списанию на убытки в порядке, предусмотренном законодательством РФ.
Одна и та же задолженность не может одновременно относиться к нескольким классификационным категориям.
Порядок работы с дебиторской задолженностью
В соответствии с нормативами, регулирующими отношения поставщиков и потребителей коммунальных услуг, а также условиями договоров, заключенных УК с потребителями, имеющиеся группы потребителей
имеют базовые условия по оплате:
население - оплачивает услуги в следующем за их оказанием (потреблением) месяце;
юридические лица (кроме бюджетных организаций) - оплачивают услуги в месяце их оказания (потребления);
бюджетные организации - оплачивают услуги в следующем месяце за их оказанием (потреблением).
Для юридических лиц, за исключением бюджетных организаций, месяцем в котором предъявленная задолженность должна быть оплачена, считается месяц, в котором оказана услуга. Для населения и бюджетных организаций месяцем, в котором задолженность должна быть оплачена считается месяц, следующий за месяцем оказания услуги.
Под началом периода образования просрочки следует понимать 1-й месяц, в котором задолженность стала просроченной.
Если описанные ниже мероприятия по работе с дебиторской задолженностью по каким-либо причинам не были проведены в период, когда они должны быть проведены, то они проводятся по факту выявления «старого» долга, в неотложном и безусловном порядке.
Порядок работы с задолженностью в месяце ее оплаты
По всем группам потребителей в месяце оплаты задолженности работа специалистов ООО УК «Домовладение 17», ответственных за работу с потребителями, носит уведомительно-предупредительный характер:
рассылка счетов;
предупредительные звонки;
отправка уведомлений о необходимости своевременной оплаты.
Порядок работы с задолженностью с 1-го по 2-й месяц просрочки по юридическим лицам и с 1-го по 3-й месяц просрочки по физическим лицам
По потребителям - юридическим лицам
Специалистами по работе с собственниками-потребителями проводятся следующие мероприятия:
переговоры с должником о добровольном погашении долга, включая уведомление о возможности принудительного взыскания долга, с указанием негативных для должника последствий такого взыскания, а также письменные обращения к должнику с требованием погасить задолженность (претензии);
формирование заявок на ограничение режима потребления коммунальных услуг по потребителям с просрочками по оплате;
уведомление потребителей-должников (вручение предупреждений, уведомлений) о прекращении оказания коммунальных услуг в случае неоплаты долгов;
прекращение оказания коммунальных услуг (оказание услуг возобновляется только после полного погашения потребителем долга, либо заключения с потребителем соглашения о реструктуризации долга, а также после полной оплаты потребителем счетов за обратное подключение);
выявление фактов самовольного подключения и производство прекращения оказания услуг.
направление претензий к юридическим лицам и предпринимателям без образования юридического лица с требованием об оплате задолженности. В претензии должны в обязательном порядке указываться негативные последствия для должника, вызванные предъявлением иска и принудительным исполнением судебного акта (взыскание штрафных санкций, государственной пошлины, исполнительского сбора, расходов по совершению исполнительных действий, арест имущества и т. д.). Все претензии к должникам должны быть предъявлены в течение 10 дней с момента просрочки. Срок погашения задолженности, предоставляемый должнику в заявленном требовании не должен превышать 10 дней, за исключением случаев, когда должник сам обратился с просьбой о заключении соглашения о реструктуризации задолженности (ее признания и предоставления рассрочки в погашении). В претензии обязательно указываются размер и требование о погашении всей задолженности, срок погашения которой наступил на дату обращения.
предъявление заявления о выявленных фактах самовольного подключения организаций для привлечения к ответственности по ст. 7.19. КоАП (в случае выявления первичного незаконного подключения) и по ст. 158 УК РФ (в случае выявления неоднократного незаконного получения оказываемых услуг) осуществляется на основании актов о незаконном подключении.
По потребителям - физическим лицам
Специалистами ООО УК «Домовладение 17» по работе с населением осуществляются следующие мероприятия:
распечатка и вручение (рассылка) потребителям напоминаний о наличии задолженности в форме претензий, уведомлений о введении ограничений по подаче коммунальных услуг и т.д.;
составление и подписание актов сверки с потребителями по задолженности за потребленные коммунальные услуги для дальнейшей передачи юридической и финансовой службе;
размещение на информационных стендах и подъездах домов объявлений о наличии в доме/подъезде жителей с просроченной задолженностью по оплате коммунальных услуг и требованиями в кратчайшие сроки погасить долг;
звонки потребителям-должникам или автодозвон с системой автоинформирования. Звонки производятся с применением текста следующего примерного содержания: «в случае неоплаты задолженности по исполнительному листу судебным приставом будут произведены: арест имущества, обращение взыскания на заработную плату, пенсию, иной доход; ограничение выезда за пределы РФ; принудительное вскрытие жилого помещения в случае недопуска в квартиру; применение мер административной ответственности за невыполнение законных требований судебного пристава-исполнителя за неявку по вызову в Службу судебных приставов»;
заключение соглашений о реструктуризации задолженности потребителей физических лиц на срок не более 6 месяцев при условии 100% оплаты текущих начислений (все соглашения со стороны ООО УК «Домовладение 17» должны быть подписаны генеральным директором);
проведение обходов территории и сбор подробных данных о неплательщиках (место работы, контактные телефоны, наличие оснований для получения госсубсидий, семейный доход, наличие имущества, на которое можно обратить взыскание), фиксирование полученных данных в листах обхода;
проведение разъяснительной работы по вопросам получения гражданами субсидий на оплату жилищно-коммунальных услуг для погашения задолженности малообеспеченных потребителей.
Порядок работы с задолженностью после 2-го месяца просрочки по юридическим лицам и 3-го месяца просрочки по физическим лицам
Юридическая служба ООО УК «Домовладение 17», в соответствии с утвержденными планами претензионно-исковой работы, готовит и направляет в суды исковые заявления и заявления о выдаче судебных приказов о взыскании.
Одновременно проводятся мероприятия по розыску имущества должников, персональных данных должников, а также персональных данных о руководителях и учредителях предприятий-неплательщиков.
Мероприятия по ограничению оказания коммунальных услуг либо по приостановлению коммунальных услуг производятся в соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ № 354 от 06.05.2011г.
Ограничение коммунальных услуг вводится с предварительным (за 3-е суток) письменным извещением потребителя.
Для организации мероприятий по ограничению оказания услуг, исходя из информации о наличии просрочек по оплате, специалистами по работе с населением формируются ежемесячные и ежедневные (оперативные) планы по введению ограничений по потребителям-неплательщикам.
Специалистами по работе с населением в срок до 5-го числа каждого месяца формируются реестры должников, по которым в результате недопуска не было произведено прекращение оказания услуг, производится передача реестров в юридическую службу для предъявления в суд требований об ограничении услуги в судебном порядке.
Юристами УК обеспечивается своевременное получение судебных решений и исполнительных листов о принудительном прекращении оказания услуг потребителям - должникам и предъявление исполнительных листов в Службы судебных приставов. Ведется особый контроль вынесения приставом-исполнителем постановления о возбуждении исполнительного производства.
Юристами УК в срок до 5-го числа каждого месяца формируется реестр должников, в отношении которых возбуждено исполнительное производство по решению о принудительном прекращении подачи ресурсов, не допустивших представителей ССП для принудительного исполнения решения об отключении/ограничении услуг.
Порядок проведения правовой работы
Порядок правовой работы по взысканию дебиторской задолженности делится на следующие этапы:
исковое производство - предъявление исковых заявлений и заявлений о выдаче судебных приказов в суды общей юрисдикции и в арбитражные суды с представлением интересов УК по соответствующим делам;
исполнительное производство - предъявление в Службу судебных приставов и в иные органы (финансовые учреждения, места работы должников) исполнительных документов, выданных на основании судебных решений, вступивших в законную силу; контроль за ходом исполнительного производства и представление интересов УК в целях взыскания задолженности. Данные мероприятия осуществляются в рамках Федерального закона «Об исполнительном производстве» от 01.10.2007 г. № 229-ФЗ;
предъявление требований о выселении злостных должников либо передача дальнейшей работы с долгом таких дебиторов в коллекторское агентство.
Порядок передачи задолженности в коллекторские агентства
Передача задолженности потребителей коллекторскому агентству представляет собой уступку права требования долга за вознаграждение и осуществляется при наличии полученного согласования от собственников УК.
В коллекторское агентство можно передавать только задолженность:
потребителей - физических лиц, в отношении которых получены и предъявлены для взыскания исполнительные листы, не оплаченные (в том числе и частично) в течении 6-ти календарных месяцев с момента предъявления (при условии проведения судебным приставом-исполнителем всех установленных мероприятий совместно с представителями юридической службы);
потребителей - физических лиц, не имеющих имущества, на которое можно обратить взыскание (денежных средств и иного ценного имущества, в том числе квартиры, находящейся у должника на праве собственности).
Организация комплекса мероприятий по работе с дебиторской задолженностью
В целях организации комплексного подхода и координации деятельности подразделений УК создана комиссия по дебиторской задолженности
Основными функциями комиссии являются:
Принятие решений о проведении инвентаризации дебиторской задолженности;
Инвентаризация дебиторской задолженности производится в соответствии с порядком инвентаризации задолженности (с приложением форм применяемых документов), утвержденным генеральным директором ООО УК «Домовладение 17» 25 декабря 2015 года.
организация и координация работы подразделений в части снижения дебиторской задолженности;
принятие решений о проведении и утверждение актов инвентаризации задолженности потребителей;
принятие решений о списании нереальных к взысканию долгов в соответствии с действующим законодательством РФ, а также учетной политикой УК;
Мотивация работников УК, участвующих в работе по оптимизации дебиторской задолженности, определяется отдельными Положениями о премировании.
Продажа – это достаточно изученный механизм, требующий возникновения момента оплаты. При этом каждое движение в данном поле фиксируется бухгалтерскими документами и специфической записью – проводками.
Возникновение задолженности при операциях купли-продажи
Приобретённые товары, услуги, работы должны быть оплачены. Компенсация в виде денежных или иных ценных активов может производиться следующим образом:
- Одновременно . При этом дата погашения обязательств и дата продажи товара или работы совпадают. Задолженность не возникает, как это происходит в рознице.
- Отсрочено . При отсрочке оплаты бухгалтерский учёт предлагает отразить отгруженные товары, выполненные работы или услуги. Ведение учёта и расчёт в подобной ситуации называется дебиторской задолженностью.
Последняя категория отражается на активной стороне баланса. В ней необходим точный расчёт периода возникновения, соблюдение лимита, определённый регламент проведения операций, предполагающих письма, претензии и другие методы управления действительной и . При этом лимит, особенности ведения, определение просроченной и фактической ДЗ устанавливается на каждом предприятии индивидуально, в зависимости от особенностей стабильности бизнеса.
Важно проводить анализ состояния дебиторской задолженности, фиксировать её динамику, производить
расчёт убытков в зависимости от различных факторов.
Дата возникновения, структура, индивидуальный регламент финансового управления, возможности частичной оплаты и погашение уже просроченной и ещё активной дебиторской задолженности – наиболее важные аспекты, по которым производится анализ и ведение дальнейшей работы.
Основные цели Положения: регламент работы, взыскания и погашения
На сегодня государственный нормативный акт — Положение о дебиторских долгах регулирует основные моменты работы с дебиторами и их долгами.
Это достаточно революционный акт в современной бухгалтерии, который отличается следующим:
- Целевое назначение данного документа – чёткий регламент работы и управления в отношении дебиторских долгов, направленный на гарантированное, законодательно обусловленное погашение и взыскание , фиксированный лимит сумм возникновения дебиторского запаса в балансе предприятия.
- Своевременный возврат денег и материальных ценностей за приобретённый товар, расчёт оптимальных сроков, которые позволяют образовавшимся долгам не влиять на финансово-экономическое положение предприятий-участников отношений, необходимость работы в судах, претензии и долговые письма. Это и многое другое предписывает регламент, который подразумевает данное Положение.
- Этот документ состоит из нескольких разделов, точно определяющих объёмы работы по каждой позиции управления долгами. От первого шага, которым является дата первичного возникновения и полный процесс ведения, вплоть до последнего, полного взыскания, точно прописаны в нормах этого акта.
Условия перехода долгов в категорию просроченных оговариваются в договоре.
В данном контексте Положение рассматривает пути выявления долгов, условия назначения ответственных лиц, в общих ситуациях, при проведении бартерных и смешанных операций, возврат уплаты путём взаимозачётов. А также проведение юридической экспертизы с целью выяснить:
- направлены ли были дебиторам претензионные письма. Вот ,
- допустимо ли ведение судебного иска и получение долгов в совокупности с финансовыми санкциями, предусмотренными законодательством.
- оправдана ли подача искового заявления (образец предлагается в судах, адвокатских бюро и юридических консультациях).
Решение проблем просроченных сумм дебиторского долга на совещаниях по поводу ведения тактики и стратегии внутренней экономики фирмы, методология свертывания дебиторской и кредиторской части балансового долга также прописаны положениями этого документа.
Анализ и расчёт дебиторской задолженности
Условия перехода долгов в категорию просроченных оговорены в договоре или контракте. Если таковые отсутствуют, то просрочка начинает считаться на тридцать первый день после передачи товара дебитору. При этом величина дебиторской задолженности фиксируется по каждой поставке отдельно, а её лимит устанавливается отдельно для каждого дебитора. Приказом по предприятию устанавливается дата формирования реестра просроченных долгов.
Руководителем подразделения проводится сверка данных, готовятся служебные письма с целью оформления претензии в дальнейшем. Проводится окончательная проверка данных, устраняются неточности, допустимый лимит времени.
Проводится анализ финансового состояния дебиторов и оформляется досрочный расчёт и взыскание просрочки. В данном случае рассматривается возврат частей долга и замещение предметов оплаты – бартер. Подвергшийся корректировке реестр предлагается для рассмотрения на совещании по проблемам управления внутренней экономики.
Если за истёкший месяц произошли изменения, полный или частичный возврат денег или товара, проводится новый расчёт, пересматриваются сроки или должник исключается из реестра.
Условия назначения ответственных лиц по ведению и возврату «дебиторки»
Назначаются ответственные лица за каждую рассмотренную на заседании операцию.
При возникновении необходимости замены одного сотрудника другим осуществляется передача дел и документов, где зафиксирована величина дебиторской задолженности в различных разрезах новому ответственному лицу. В ряде случаев эту функцию берёт на себя руководитель.
Ликвидация ответственного подразделения в обязательном порядке влечёт создание нового для проведения работы в данном направлении. При этом устанавливается лимит времени, которое требуется для проведения операции. Процесс управления долгами, в данном случае, расчётная часть и учёт имеют свой регламент и строго определённую специфику.
Осуществление поставки или ведение процедур на основании письма-требования влечёт переход ответственности за возврат долга в пределах фиксированного лимита на подразделения покупателя.
На основании официального письма, где содержится необходимый объём информации относительно дебитора, поставщик передаёт экономический расчёт и условия возникновения долгов. Посмотрите пример и законодательно установленный данного документа.
Образцы писем и претензий о просроченной ДЗ
Это один из наиболее важных документов, предшествующий оформлению претензии. В нём обязательно должны содержаться следующие позиции, которые фиксирует образец.
- Указание полного наименования предприятия-должника , юридический адрес и его организационно-правовая форма.
- Суммовое выражение и сроки возникновения задолженностей . Договорные условия погашения долгов.
- Признание предприятием-дебитором суммы долга , возможность встречной претензии, наличие актов сверки.
- Предпринятые меры в отношении управления и ликвидации долгов (как списать дебиторскую задолженность, ) . Пример переписки, деловые письма, необходимый расчёт убытков, образовавшихся при превышении лимита или максимальных объёмов.
Величина дебиторской задолженности фиксируется по каждой сделке отдельно.
Вопросы управления состоянием просроченных задолженностей дебиторов
Повестка дня совещаний обязательно входит в лимит рассматриваемых вопросов внутренне экономического порядка. Имея подобные проблемы, фирма осуществляет ведение собраний ответственных сотрудников согласно следующему алгоритму.
- Отражение дебиторской задолженности, погашенной по факту, но отражённой неправильно из-за недостатка первичной документации или нарушения сроков предоставления пакета документов.
- Инициирование вопросов о ликвидации конкретных дебиторских долгов до истечения сроков возмещения или исковой давности как образец ведения финансовых процедур данного порядка.
- Рассматривается следующий ряд аспектов управления дебиторкой:
- причины появления и удельный вес дебиторской задолженности в валюте баланса на отчётные даты и на текущей момент,
- предложения в сфере традиционных и творческих подходов по уменьшению, по возможности, пример полной ликвидации по отдельным пунктам.
- юридической службы и отдела внутренней безопасности о проделанной работе с судебными инстанциями.
Свёртывание задолженности производит финотдел, на основании акта, подписанного двумя сторонами-участниками.
Регламент по работе с дебиторской задолженностью необходим каждой компании, чтобы свести к минимуму просрочку платежей со стороны контрагентов, сохранить сроки оборачиваемости дебиторки на нормативном уровне, обеспечить платежеспособность компании. Предлагаем образец, который поможет регламентировать работу с дебиторской задолженностью.
В статье образец регламента по работе с дебиторской задолженностью от компании North Logistic. Основное направление деятельности компании – грузовые перевозки. Предприятию также принадлежит собственный автопарк, станция технического обслуживания, автостоянки, ремонтные боксы и мойка. Все они выделены в филиалы. Обслуживающие подразделения (финансовый департамент, коммерческий отдел, бухгалтерия) входят в управляющую компанию. Она оказывает услуги филиалам по ведению бухгалтерского и налогового учета, устанавливает порядок кредитования клиентов и правила работы с дебиторской задолженностью. В частности, чтобы держать долги подразделений под контролем и свести к минимуму риск возникновения кассовых разрывов, руководитель департамента финансов разработал положение по работе с дебиторской задолженностью.
Скачайте и возьмите в работу :
Основные фунции регламента по работе с дебиторской задолженностью
Согласно регламенту ответственность за выявление нарушений сроков платежей и контроль над поступлением денежных средств четко распределена между сотрудниками финансового департамента, коммерческим отделом и руководителями филиалов. Их вознаграждение зависит не только от полученной предприятием прибыли, но и удельного веса просроченной дебиторки в общей сумме задолженности.
Основная задача финансового директора – повседневный контроль над состоянием дебиторки. Ему также предоставлено право при необходимости приостанавливать поставки или оказание услуг должникам, нарушающим платежную дисциплину.
В конце каждого месяца в компании проводится инвентаризация дебиторской задолженности , по итогам которой для работы с проблемными должниками привлекаются юристы. В некоторых случаях долги контрагентов могут быть реструктурированы. При этом учитываются такие характеристики, как финансовое состояние, средневзвешенный период просрочки, объемы заказов.
Долги клиентов, от которых невозможно добиться перечисления денежных средств и судиться с которыми экономически нецелесообразно, по возможности списываются до истечения срока давности.
Внедрение такой системы работы с дебиторской задолженностью позволяет North Logistic контролировать рост дебиторской задолженность и следить за тем, чтобы сроки ее оборачиваемости в среднем не превышали 30 дней.
Регламент по работе с дебиторской задолженностью (извлечение)
Комментирует Наталья Кульбицкая, руководитель департамента финансов компании North Logistic
1. Общие положения
1.1. Целью настоящего положения является установление порядка организации работы с дебиторской задолженностью в компании North Logistic (далее – компания), направленного на своевременное выявление просроченной дебиторской задолженности и ее погашение.
1.2. Основной задачей работы с дебиторской задолженностью является эффективное правовое взаимодействие с предприятием-должником (далее – дебитором), не исполнившим или исполнившим ненадлежащим образом принятые на себя обязательства по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров, с целью возмещения суммы долга.
1.3. В настоящем положении приняты следующие термины с соответствующими определениями.
Дебитор – предприятие, которому была отпущена продукция или оказаны услуги с отсрочкой платежа (см., верить ли покупателю, который просит отсрочку платежа ).
Дебиторская задолженность – задолженность перед компанией других предприятий по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров.
Дата исчисления срока погашения дебиторской задолженности – это дата с момента выставления компанией счета-фактуры.
Срок погашения дебиторской задолженности – срок, установленный договором об оказании услуг и работ или поставке товаров, соглашением, служебной запиской, приказом.
Просроченная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, который не был погашен в предусмотренные договором об оказании услуг и работ или поставке товаров сроки.
Комментарий
К просроченной дебиторке относится также задолженность компании, с которой у North Logistic нет документально оформленного договора, если она не погашена в течение месяца с момента выставления счета-фактуры.
Безнадежная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, по которому истек установленный срок давности.
2. Формирование реестра дебиторской задолженности
2.1. В целях контроля над дебиторской задолженностью ответственный сотрудник организует ведение единого реестра дебиторской задолженности по филиалам в разрезе контрагентов, в котором указываются: полное наименование и реквизиты предприятия-должника; сумма задолженности; дата и основание возникновения задолженности; меры, предпринятые для погашения дебиторской задолженности, а также примечания.
Комментарий
В примечаниях, как правило, указываются ожидаемая дата поступления платежа, количество дней просрочки, на какой стадии переговоры по возврату долга, возможности взыскания долга (см., как противодействовать манипуляциям в переговорах ).
2.2. Ежемесячно ответственный сотрудник вносит в реестр дебиторской задолженности сведения в следующей последовательности.
В течение трех рабочих дней месяца, следующего за отчетным, финансовая служба на основании данных бухгалтерской отчетности вносит следующие сведения: полное наименование предприятия-должника, сумму задолженности, дату и основание возникновения задолженности. Основанием для включения в реестр является выставленная счет-фактура.
После заполнения указанных разделов реестр направляется по электронной почте на рассмотрение коммерческому директору для дальнейшего заполнения разделов реестра и служебной записки.
Комментарий
Служебная записка составляется в тех случаях, когда дебиторская задолженность фактически погашена, но из-за отсутствия первичных документов отражается в реестре. В ней также указывается дата, к которой все необходимые документы будут переданы в бухгалтерию.
В срок до трех рабочих дней с момента получения реестра дебиторской задолженности по филиалам дополненный документ передается на рассмотрение руководителю департамента финансов. Коммерческий директор либо менеджер по работе с клиентами обязан обосновывать реальность погашения дебиторской задолженности, сроки и указать, какие меры уже были предприняты для погашения дебиторской задолженности.
3. Контроль исполнения сроков погашения дебиторской задолженности и распределение ответственности.
3.1. Контроль за соблюдением сроков погашения дебиторской задолженности осуществляется в текущем режиме. Ответственность за него возложена на руководителя департамента финансов.
3.2. Руководитель департамента финансов информирует в письменной форме руководителя филиала, а также коммерческого директора компании о каждом случае нарушения сроков погашения дебиторской задолженности.
3.3. Ежемесячно на каждом филиале по состоянию на 30-е число составляется опись всех дебиторов, просрочивших платежи.
3.4. После получения реестра дебиторской задолженности по филиалам руководитель департамента финансов должен рассмотреть все случаи просроченной дебиторской задолженности и принять решение по каждому случаю, а также разработать мероприятия, направленные на погашение дебиторской задолженности.
3.5. При осуществлении мер, направленных на погашение просроченной дебиторской задолженности, используются следующие формы:
- подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;
Комментарий
К письменному обращению также прикрепляется акт сверки, в котором указываются основание возникновения долга, сумма и дата его возникновения.
- проведение переговоров с представителями дебитора с целью получения причитающегося по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров вознаграждения во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения и инвентаризации дебиторской задолженности);
- подготовка и направление заказчику претензий и исковых заявлений в арбитражный суд о взыскании с заказчика вознаграждения за оказанные ему услуги, выполненные работы (см. пошаговую инструкцию по взысканию дебиторской задолженности ).
3.6. При непоступлении вознаграждения от заказчика по истечении:
- 30 дней с момента выставления счета-фактуры ответственный сотрудник звонит дебитору и напоминает о необходимости оплатить оказанные услуги и работы или отгруженную продукцию, либо руководитель филиала проводит переговоры с представителями дебитора так как должен быть составлен акт инвентаризации дебиторской задолженности с последующим погашением; См.
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы структурных подразделений [наименование организации] (далее - Организация) по взысканию дебиторской задолженности.
1.2. Под дебиторской задолженностью в настоящем Положении понимается не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу Организации в соответствии с законодательством РФ или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору.
1.3. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств перед Организацией, полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет [наименование структурного подразделения] (далее - Исполнитель).
1.4. [Наименование бухгалтерского подразделения] (далее - Бухгалтерия) ведет учет и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.
1.5. [Наименование юридического подразделения] (далее - Юридическое подразделение) несет ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление интересов Организации в судах, органах прокуратуры, юстиции, внутренних дел и иных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.
1.6. При наличии у контрагента неисполненного обязательства по выплате денежных средств в пользу Организации в соответствии с законодательством РФ или договором, срок образования задолженности по которому превышает [значение] календарных дней, структурные подразделения Организации обязаны отказывать в заключении (продлении) договоров с этим контрагентом, за исключением случаев, когда неисполнение обязательства связано с обстоятельствами непреодолимой силы либо когда обязанность Организации заключить договор предусмотрена законодательством РФ.
1.7. Для контроля за состоянием дебиторской задолженности Исполнитель ведет реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность.
2. Инвентаризация дебиторской задолженности
2.1. [Срок, например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности] проводится инвентаризация имущества и обязательств Организации, в том числе инвентаризация дебиторской задолженности.
2.2. Перед началом инвентаризации расчетов с дебиторами Бухгалтерия должна составить акт сверки взаиморасчетов c контрагентами.
2.3. Инвентаризацию дебиторской задолженности проводит инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом [должность руководителя организации].
2.4. Члены комиссии сверяют данные первичных документов, подтверждающих [отгрузку товаров/продукции/работ/услуг/имущественных прав] и поступления денежных средств, с информацией, отраженной в регистрах бухгалтерского учета.
2.5. Члены комиссии, получив документы, подтверждающие состояние расчетов с контрагентами, проверяют: [вписать нужное, например, счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по товарам, оплаченным, но находящимся в пути; обоснованность сумм дебиторской задолженности, включая суммы с истекшим сроком исковой давности].
2.6. По результатам инвентаризации составляется справка-приложение к акту инвентаризации, в которой указываются:
Наименование, адрес организации-должника;
Сумма задолженности;
Основание, по которому образовалась дебиторская задолженность;
Дата образования задолженности;
Первичные документы, подтверждающие факт возникновения задолженности, их реквизиты;
Документы, свидетельствующие об истребовании задолженности, их реквизиты.
2.7. На основании справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
2.8. Акт содержит следующие сведения:
Наименование Организации;
Подразделение, в котором проводится инвентаризация;
Дата, на которую проверяется состояние дебиторской и кредиторской задолженности;
Наименования организаций-дебиторов;
Номер счета бухгалтерского учета, на котором ведется учет дебиторских задолженностей;
Полная сумма задолженности по каждому контрагенту;
Сумма задолженности, которую не подтвердил дебитор и по которой истек срок исковой давности;
Итоговая сумма по каждому виду задолженности.
2.9. Результаты инвентаризации утверждаются [должность руководителя организации].
3. Первоочередные мероприятия по взысканию дебиторской задолженности
3.1. В случае образования дебиторской задолженности контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением.
3.2. Не позднее [значение] рабочих дней с даты образования дебиторской задолженности Исполнитель направляет в Юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления претензии, к которому прилагаются следующие документы:
3.3. Юридическое подразделение в течение [значение] рабочих дней с даты получения письменного обращения, указанного в пункте 3.2 настоящего Положения, определяет правовые основания для предъявления претензии и при их наличии предъявляет контрагенту претензию.
3.4. Претензия должна содержать следующие данные:
Наименование контрагента;
Обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора и нормативных правовых актов;
Указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;
Расчет суммы требований по претензии и номер счета, на который должны быть перечислены денежные средства;
Срок исполнения обязательств контрагентом и/или срок ответа на претензию;
Информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка исполнения обязательств Организации, обращение в суд и т. д.);
Дата и регистрационный номер претензии;
Подпись уполномоченного лица.
3.5. Претензия направляется контрагенту [способ связи, например, заказным письмом].
3.6. О факте предъявления контрагенту претензии Юридическое подразделение не позднее [срок] информирует Исполнителя, а также направляет ему копию претензии.
3.7. Исполнитель контролирует исполнение контрагентом требований, содержащихся в претензии, а именно:
Проверяет полноту и соблюдение сроков исполнения требований, содержащихся в претензии;
Информирует Юридическое подразделение в случае полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок.
3.8. Если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.
3.9. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.
3.10. Если по каким-либо причинам претензия не была предъявлена контрагенту и ее предъявление не является обязательным, то по истечении [значение] дней с даты образования дебиторской задолженности она подлежит взысканию в судебном порядке.
3.11. Наряду с предъявлением претензии Исполнитель принимает иные меры, направленные на погашение дебиторской задолженности, например, направляет письма, телеграммы, составляет акты сверок и т. д.
4. Организация работы по взысканию дебиторской задолженности в судебном порядке
4.1. Не позднее [значение] дней с даты получения полного (частичного) отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок, а также в случае, предусмотренном пунктом 3.10 настоящего Положения, Исполнитель направляет в Юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления судебного иска.
4.2. К обращению прилагаются следующие документы:
Копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т. д.);
Информация о результатах рассмотрения контрагентом претензии, включая копию претензии, или информация о том, что претензия не направлялась;
Реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т. д.);
Расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);
Копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;
- [иные документы, имеющие отношение к неисполнению контрагентом обязательства].
4.3. В течение [значение] дней с даты получения письменного обращения Юридическое подразделение предъявляет исковое заявление в суд.
4.4. При расчете суммы иска в нее в обязательном порядке включаются суммы штрафов, предусмотренных договором и законодательством Российской Федерации.
4.5. Исполнитель обязан контролировать поступление от контрагентов платежей в счет погашения дебиторской задолженности, а также незамедлительно представлять в Юридическое подразделение документы, имеющие отношение к взысканию дебиторской задолженности (переписка, акты сверки расчетов и т. д.).
4.6. В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга Исполнитель незамедлительно направляет в Юридическое подразделение письменное сообщение об этом с целью дальнейшей корректировки способов защиты интересов Организации.
4.7. Исполнитель обязан оказывать Юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.
4.8. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании с контрагента просроченной дебиторской задолженности Юридическое подразделение:
Направляет исполнительный лист в банки, обслуживающие счета контрагента;
Организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности;
Обращается в суд с заявлением о признании должника несостоятельным (банкротом).
4.9. Юридическое подразделение по запросу Исполнителя предоставляет следующие данные:
Наименование контрагента;
Предмет спора и реквизиты договора, по которому образовалась дебиторская задолженность;
Размер дебиторской задолженности и сумма иска, включающая суммы штрафов;
Текущее состояние рассмотрения судебного дела: краткое содержание вынесенных по делу судебных актов, информация о получении исполнительных листов и т. д.;
Информация о ходе взыскания по исполнительным листам.
