Справка о просроченной кредиторской задолженности. Она бывает двух разновидностей

Справка об отсутствии задолженности по кредиту – это документ, подтверждающий отсутствие долга по уже закрытому кредиту. Такие справки выдаются только банками, в которых у вас были обязательства.

Некоторые банки выдают их автоматически, сразу или в течение пару дней после закрытия задолженности, но абсолютная масса банков по своей инициативе вообще такие справки не выдает. Их нужно запрашивать!

Правовые действия со справками об отсутствии задолженности по кредиту регулирует статья 408 ГК РФ , которая обязывает кредитные учреждения выдавать такие справки по любому требованию заемщика и в течение любого времени после закрытия кредитных обязательств.

РЕКОМЕНДАЦИЯ! Мы советует в обязательном порядке, просто в обязательном, запрашивать справку об отсутствии задолженности по кредиту сразу же после полного закрытия кредита. Это будет 100% доказательством исполнения ваших обязательств при любом разборе полетов, любому учреждению и всем третьим лицам.

Зачем получать

Справка об отсутствии задолженности по кредиту прежде всего нужна для других кредитных организаций, чтобы получить очередной займ, чтобы доказать им, что на данный момент у вас нет никаких задолженностей и нет никакой кредитной нагрузки.

А так же для проведения отдельных операций с недвижимостью, чтобы доказать, что у вас нет никакого обременения на недвижимость и прочее.

То есть справка об отсутствии задолженности по кредиту нужна для того, чтобы доказать третьим лицам, что у вас нет этой задолженности .

В российской действительности часто бывает, что информация от одного учреждения очень медленно и со скрипом доходит до другого учреждения, а по дороге она еще и теряется. Ну, все же прекрасно знают нашу бюрократию?!

То же самое и в банках: банки не вовремя подают или вообще не подают информацию о закрытых кредитах в , а БКИ не делают нужных отметок. Вот и получается, что на вас так и висит кредит, хотя вы его уже давно погасили.

А как доказать обратное?

Читайте также

Образец заявления на досрочное погашение кредита

Только предоставить справку об отсутствии задолженности по кредиту тому, кому это нужно доказать.

А как ее получить?

Как получить

Чтобы получить справку об отсутствии задолженности по кредиту, для начала нужно донести свое требование до банка либо в форме заявления, либо в устной форме.

Но поскольку слова в деловом обществе ничего не значат, поэтому лучше подавать письменное заявление. Его можно написать в произвольной форме или по форме банка, если банк к этому относится с принципиальной позицией.

Обязательно попросите у сотрудника банка поставить отметку о принятие вашего заявления. Это будет лишним доказательством в любом споре о факте подачи заявления.

Если банк отказывается выдать вам такую справку, то ссылайтесь на статью 408 ГК РФ. Если и это не помогает – пишите жалобу в ЦБ на этот банк.

Справка об отсутствии задолженности по кредиту может выдаваться как по форме банка, так и в виде выписки по счету. То есть, жестких нормативов касательно этого вопроса нет.

Но все же чаще всего ее выдают в виде типовой формы №10-040 «Подтверждение отсутствия просроченной задолженности по кредиту заемщика».

ВНИМАНИЕ! По какой бы форме не выдавалась справка, но она должна в обязательном порядке содержать данные по закрытому кредиту, ваши персональные данные, данные банка, подпись должностного лица и печать банка. Если ее содержание будет некорректным, то такой справкой можно, так сказать, «подтереться»!

Что она должна содержать:

• дату выдачи
• исходящий номер
• ФИО заемщика
• паспортные данные заемщика
• юридические данные банка
• номер кредитного договора
• дату заключения кредитного договора
• номер расчетного счета
• сумму кредита
• дату погашения
• подпись должностного лица, расшифровку
• печать банка

Стоимость услуг

Как не удивительно, но справка об отсутствии задолженности по кредиту не является полностью бесплатной . Касательно этого вопроса нет жестких законодательных нормативов – банки, исходя из своего разумения и алчности, назначают свою цену, и очень редко предоставляют ее бесплатно. Хотя такие банки есть, например, Альфа Банк или Райффайзенбанк .

Практически все предприятия в своей непосредственной хозяйственной деятельности постоянно сталкиваются с таким понятием, как «задолженность».

Она бывает двух разновидностей:

• кредиторской;
• дебиторской.

В первом случае, организация имеет долги перед другими компаниями, учреждениями, например:

• перед контрагентами по заключенным договорам, по которым не истек срок исковой давности;
• по неуплаченным налогам и сборам в различные государственные органы;
• по исполнительным производствам, возбужденным по решению суда и т.д.

Если ее не погасить в установленный документально срок, то она переходит в разряд , что влечет, порой, достаточно неприятные последствия: штрафы, пени, неустойки и т.д.

Если по обычным договорным обязательствам об их размере можно договориться в переписке или переговорах, снизить в судебном порядке на основании статей гражданского кодекса, то штрафные санкции, присуждаемые государственными органами, имеют больший размер и редко подвергаются снижению.

Если же, наоборот, в пользу компании кто-то должен уплатить денежные средства, то в бухгалтерии такая задолженность числиться, как дебиторская. Юридические лица, индивидуальные предприниматели, граждане могут взыскать ее в судебном порядке или же добиться добровольного погашения, путем переговоров, направления писем, претензий, предарбитражных напоминаний и иным, не противоречащим закону способом и методом.

Фирмы, в независимости от своей организационно-правовой формы, должны достоверно знать о дебиторской и кредиторской задолженности, чтобы нормально функционировать и вести свою хозяйственную деятельностью. Такая важность проявляется в том, что можно по неосмотрительности пропустить срок исковой давности в отношении крупных денежных сумм и потерять право на их взыскание. Это может привести к значительным убыткам для компании. Однако суд может восстановить пропущенный срок, но, если причины будут признаны вполне уважительными.

Для чего нужен этот документ

Для начала, стоит пояснить, что документы подобного рода составляются самим хозяйствующим субъектом. Обычно они необходимы для суда, чтобы можно было легко подтвердить или опровергнуть наличие или отсутствие долговых обязательств. Многим судьям нравится такой подход кредиторов к делу.

Так, например, истец (кредитор по обязательствам), если у него есть бухгалтерская справка о наличии перед ним дебиторской задолженности, может приложить ее к исковому заявлению в качестве подтверждения своих исковых требований . Для судьи такой документ может стать очень важным и неоспоримым доказательством при вынесении справедливого и мотивированного решения.

Конечно, ответчик может его оспорить, заявив, например, что справка подписана неуполномоченными гражданами. Именно поэтому, очень важно, чтобы она была оформлена надлежащим образом и подписана теми лицами, которые имеют на это полное право.

Таковыми могут выступать, в частности:

• лицо, которое указано в сведениях из выписок из Единого государственного реестра юридических лиц, как то, что действует без доверенности от имени юридического лица;
• сотрудник, которому компания выдала доверенность на право подписи таких документов. Желательно, чтобы доверитель конкретно прописал суть полномочий, чтобы избежать конфликтных ситуаций. Такими лицами обычно выступают главные бухгалтера, финансовые директора, исполнительные директора и т.п.

Это правило следует соблюдать, так как ситуация с необходимостью предъявления справок может возникнуть внезапно, а переделывать их не будет времени или же подписантов не будет на своем месте по причине, например, увольнения, ежегодного оплачиваемого отдыха, отгулов и по другим причинам.

Нужен ли специальный бланк?

Как отмечают специалисты, такая справка не является чем-то обязательным для организаций любой формы собственности. И налоговые органы не вправе отказывать в принятии бухгалтерской отчетности, если не будет приложена справка о дебиторской задолженности.

Если же сотрудники налоговой службы все же отказали в принятии бухгалтерской документации по причине отсутствия справки, то такое решение может быть обжаловано в вышестоящие органы или в судебном порядке . Если у вас есть сомнения, что действия государственного органа будут направлены на отказ, то можно попробовать отправить бухгалтерскую отчетность почтой.

На практике обычно применятся унифицированная форма, которая имеет реквизиты «ИНВ-17» . Многих интересует вопрос, где можно взять такой бланк. Его в любое время можно скачать на ресурсах в сети Интернет. Она не сложна в заполнении и понятна для всех работников бухгалтерии. Такая форма утверждена Госкомстатом еще в 1998 году и используется по сегодняшний день.

Образец справки о дебиторской задолженности

Для суда, например, можно использовать и другой образец справки.

По своей сути, она содержит те же сведения, что и ранее указанная унифицированная форма:

• наименование организации с указание организационно-правовой формы (ООО, ЗАО, ПАО, АО и т.д.);
• указание места, в которое направляется такой документ, например, Арбитражный суд соответствующего региона РФ, вышестоящая или головная организация, собирающая сведения о долгах;
• дата составления такой справки;
• наименование той организации, которая имеет долг перед предприятием, составляющим справку;
• основание возникновения задолженности (договоры, акты, накладные и т.п. документы);
• дата образования дебиторской задолженности;
• подписи членов комиссии, которая проводила соответствующую инвентаризацию.

В такую комиссию, основываясь на практике, могут входить:

• генеральный директор компании;
• главный бухгалтер;
• иные сотрудники бухгалтерии;
• финансовый директор предприятия;
• служащие финансового отдела и другие компетентные в этом вопросе лица.

Справка о дебиторской задолженности может быть составлена не только для судебных и налоговых органов. Ее может также запросить вышестоящая структура предприятия, чтобы иметь представление о деятельности своего подразделения. Так обычно происходит во многих холдинговых организациях, подчиненных одной головной управляющей компании.

Справка может содержать и другие сведения, более сложные, но очень важные. Таковой может являться информация о движении векселей. Для этого нужно заполнить соответствующий раздел документа или графы в программе.

Если есть необходимость списание дебиторской задолженности на финансовый результат, то это также должно содержаться в справке . Чем больше сведений имеется в бухгалтерском документе, тем лучше. Такая справка может пригодиться, таким образом, для многочисленных целей, а не только для суда.

Что такое инвентаризация задолженности и как ее проводят

Такая процедура, как инвентаризация долгов, представляет собой сбор и анализ финансовой информации в целях четкого понимания того, какая задолженность числится за предприятием, а также какие юридические лица и граждане являются ее кредиторами.

Она проводится в отношении:

• расчетов с контрагентами по различным договорным обязательствам;
• долгов в налоговую инспекцию, а также в пенсионный фонд и другие внебюджетные фонды нашего государства по обязательным платежам;
• расчетов с трудящимися в компании сотрудниками по заработной плате, отпускным и другим выплатам;
• иных денежных обязательствах, например, с подотчетными лицами.

Перед тем, как запустить процесс инвентаризации, руководитель компании должен совершить заранее определенные действия:

• оформить соответствующий приказ о начале такого процесса;
• назначить по этому вопросу компетентную комиссию, которая будет проверять достоверность бухгалтерских сведений.

По итогам работы комиссии составляется справка, в которой могут быть так же учтены и те задолженности, по которым истек установленный законом срок исковой давности, неподтвержденный документально долг. Очень полезно проводить инвентаризацию и составлять соответствующую справку перед сдачей бухгалтерской отчетности в налоговую службу.

Акты сверок

Очень часто между компаниями подписываются акты сверок взаимных расчетов. Они имеют определенную форму и должны быть заверены установленными лицами сторон. Это важно, так как гражданское законодательство в кодексах и подзаконных актах устанавливает, что такой документ может быть признан в качестве признания сторонами своих долгов, если на нем стоят подписи тех, кто имеет право их ставить. Таким обычно является руководитель юридического лица, потому что такое право ему предоставлено законодателем.

На счет подписи главного бухгалтера мнения неоднозначны. Однако суды сводят свою позицию в большей степени к тому, что полномочие такого сотрудника должно быть прописано в доверенности или официально оформленной должностной инструкции.

Акты сверок хороши тем, что в них содержатся сведения о задолженности и основания ее возникновения . Комиссии при проведении инвентаризации не нужно долго искать договоры и первичные документы бухгалтерского учета. Сведения из актов можно просто перенести в справку.

Подтверждающие документы

Чтобы взыскать долг, одной справки недостаточно. Очень важно, чтобы у компании имелись подтверждающие долг документы.

Обычно, их прикладывают к справке в виде заверенных надлежащим образом копий:

• договоры на поставку, подряд, выполнение работ и др.;
• подписанные между контрагентами акты сдачи-приемки выполненных работ или качественно оказанных услуг;
• о приеме товаров;
• товарно-транспортные накладные;
• акты выверок взаимных расчетов;
• документы о взаимозачетах сумм;
• соглашения о реструктуризации задолженности;
• договоры уступки права требования (цессии) и др.

Без таковой документации суд может не принять справку о дебиторской задолженности в качестве достоверного и допустимого доказательства. Или же, может указанные выше документы, запросить дополнительно. Но по этой причине судебный процесс может затянуться на более долгий срок. А это не очень удачно для компаний, которые хотят быстро получить причитающиеся им деньги.

Как видно, справка о дебиторской задолженности очень полезный документ в хозяйственной деятельности компаний. Стоит потратить время на ее составление и предварительные процедуры, чтобы в дальнейшем иметь на руках неоспоримые факты, свидетельствующие о наличии дебиторской задолженности, которую можно взыскать в добровольном или принудительном порядке.

Задолженность всегда является достаточно спорным моментом, который бывает нужно подтвердить. Для этого существует справка о наличии или отсутствии задолженности. Причём сколько бывает ситуаций возникновения задолженности юридических и физических лиц друг перед другом, столько и существует видов таких справок. Далее разберём обобщенное понятие справки об отсутствии задолженности, а также приведём примеры самых распространённых её видов.

Что такое справка о наличии (отсутствии) задолженности

Справки о наличии (отсутствии) задолженности представляет собой документ, в котором зафиксирован факт исполнения (или неисполнения) обязательств одного лица перед другим. В качестве таких лиц могут выступать по иерархии:

• государство и его бюджет;
• государственные структуры и учреждения;
• муниципальный бюджет;
• между собой (контрагенты, поставщики, заказчики);
• работодатели;
• физические лица – рабочие, клиенты, покупатели.

В общем, в любой сфере деятельности, где имеется финансовая сторона вопроса, и возникают обязательства, может образоваться задолженность, которую бывает нужно подтвердить такой справкой.

Более подробно об особенностях справки об отсутсвии или наличии задолженности расскажет это видео:

Виды документа

Существует множество видов справок о наличии или отсутствии задолженности. В зависимости от того, какая именно организация её выдаёт, куда такая справка может потребоваться, различаются формы и реквизиты документа. Остановимся на самых популярных из них.

По заработной плате

Несмотря на то, что в трудовом законодательстве закреплена обязанность работодателя вовремя оплачивать труд работников, задержки зарплаты и образование задолженности по ней явление достаточно распространённое. Чаще всего такие задержки носят нерегулярный и кратковременный характер, и сотрудники вскоре получаю причитающуюся им плату.

Но бывает и так, что рабочие ждут своих денег по несколько месяцев и даже полгода и год. В такой ситуации они могут принять решение уволиться из организации, а чтобы получить заработанные средства, должны подать жалобу в трудовую инспекцию, прокуратуру или в суд. Тогда им потребуется справка о задолженности по заработной плате, которую им должны выдать бесплатно по первому требованию, отказывать в её выдаче работодатель не имеет права.

Документ составляется в произвольной форме, ответственность за правильность и полноту сведений в ней несёт главный бухгалтер и руководитель предприятия. Именно их две подписи должны быть на справке. Кроме этого в ней должна быть такая информация:

• данные об организации ( , реквизиты, );
• данные о сотруднике (ФИО, должность, оклад, общий период работы на предприятии и период, когда );
• сумма фактической задолженности.

Справка о задолженности по заработной плате перед работниками

Взыскать невыплаченную людям зарплату должны даже тогда, когда и находится в стадии . В этом случае пакет документов вместе со справкой о задолженности нужно направить конкурсному арбитражному управляющему, который внесёт сотрудников в реестр кредиторов.

По налогам

В налоговых органах заявитель может получить один из двух видов справок:

• об исполнении обязанности по уплате налогов;
• о состоянии расчётов по налогам.

Первый вид справки можно считать документом, подтверждающим наличие или отсутствие налоговой задолженности, однако в нём не будет информации об её величине. Состояние расчётов на текущую дату по всем видам налогов, сборов, штрафов и пеней будет отражаться во второй справке.

Справка о наличии (отсутствии) задолженности, выданная налоговой инспекцией, будет содержать запись: «имеет неисполненную обязанность…» или «не имеет неисполненную обязанность». Форма справки установлена приказом ФНС. По регламенту документ выдаётся в десятидневный срок после регистрации запроса налогоплательщика бесплатно. Отказать в выдаче справке могут:

• если заявление, направленное по телекоммуникационным каналам связи, не подписано электронной подписью, или она не подтверждается;
• если у заявителя отсутствует доверенность от организации;
• если текст заявления невозможно прочитать.

Справку из налоговой об уплате налогов

Такая справка может понадобиться для проверки контрагентов, при участии в тендерах или .

Документы для получения справки об отсутствии задолженности по уплате налогов описаны в этом видеоролике:

По дебиторской задолженности

У предприятия часто возникает дебиторская задолженность, когда ему должны деньги покупатели, заказчики и прочие лица – дебиторы. Размер этой задолженности определяется в результате работы инвентаризационной комиссии. Процедура инвентаризации оформляется актом инвентаризации по форме № ИНВ-17 и справкой к акту, которая, по сути, и будет являться справкой о наличии (отсутствии) дебиторской задолженности.

Составленная в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учёта, справка о расчётах с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами делается в двух экземплярах, один хранится в бухгалтерии организации, другой – у инвентаризационной комиссии.

Образец справки о дебиторской и кредиторской задолженности

Документ является обязательным документом в бухгалтерском учете, и оформляется ежегодно для списания . Может служить доказательством в суде, если кредитор подаст иск о взыскании средств с должника.

По просроченной задолженности

Явление тоже достаточно распространённое среди клиентов банков. Если заёмщик в связи с ухудшением своего материального положения длительное время не платит по кредиту, у него образуется просроченная задолженность, которая портит его кредитную историю. Все банки сейчас подают данные о кредитовании в общую базу, на основе которой действует НБКИ (Национальное бюро кредитных историй).

Данные НКБИ находятся в открытом доступе. Если заёмщик решит взять ещё один кредит, банк может проверить его платежеспособность, посмотрев его кредитную историю. Увидев там наличие просроченной задолженности, кредитное учреждение откажет такому клиенту, даже если по факту старый кредит уже является закрытым. Базы данных НКБИ часто бывают неактуальны. Поэтому заёмщику после погашения просроченной задолженности лучше взять такую справку.

Документ выдаётся в банке, оформившем кредит. Справка называется «Подтверждением отсутствия просроченной задолженности по кредиту заёмщика» и составляется по типовой форме № 10-040.

Для суда

Практически любая правильно оформленная справка о наличии или отсутствии задолженности может служить доказательством в суде. Например, при судебном разбирательстве дела о взыскании долгов, ответчик может доказать отсутствие у себя каких-либо задолженностей с помощью такой справки.

По ссудной задолженности

Ссудная задолженность по кредиту это сумма остатка долга. Бывают случаи, когда её нужно подтвердить. Например, гражданин взял в банке долгосрочный ипотечный кредит на покупку жилья.

В связи с тем, что он является официально работающим гражданином, уплачивающим , он имеет право получить . В пакет документов для его получения может входить справка об отсутствии ссудной задолженности, чтобы подтвердить факт совершения выплат.

Справка об отсутствии ссудной задолженности

По кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность тесно связана с дебиторской задолженностью, когда дело касается обязательств одних и тех же лиц друг перед другом. Из дебиторской задолженности вычитают кредиторскую, если контрагенты имеют встречные долги.

Поэтому ранее описанный акт инвентаризации по форме № ИНВ-17 и приложенная к нему справка о расчётах с кредиторами и дебиторами отражают оба вида этих задолженностей. Документы могут потребоваться, например, при реорганизации предприятия, слияния или смене владельцев.

Перед бюджетом

В налоговой инспекции можно получить справку о состоянии расчётов с бюджетом. В ней будет отражаться информация по всем видам налогов, сборов, штрафов, пени, взносов, по которым у налогоплательщика может быть задолженность перед бюджетом, а также по суммам. Этим данная справка отличается от другой налоговой справки, в которой присутствует только запись о наличии или об отсутствии задолженности по налогам и сборам.

Как и в предыдущем примере, справка часто требуется при участии в тендерах, для проверки контрагентов, заключении договоров и взятии кредитов. Форма обеих таких справок, которые можно получить в налоговой инспекции, утверждена приказом ФНС от 28.12.2016 № ММВ-7-17/722@. Срок подготовки документа составляет 5 рабочих дней.

По коммунальным платежам

Оплату коммунальных услуг не все производят добросовестно, для некоторых это больная тема. Однако подтвердить отсутствие задолженности по коммунальным часто бывает нужно в различных ситуациях. Чаще всего это необходимо при совершении сделок с недвижимостью. Потенциальные покупатели или квартиросъёмщики хотят получить доказательства отсутствия задолженности по коммунальным, чтобы потом не пришлось выплачивать чужие долги.

Данная справка не носит обязательный характер при продаже или приватизации жилья, делается по желанию приобретателя, поэтому её форма строго не регламентирована. Рекомендательной её формой можно назвать форму ЕИРЦ-22. Получить документ можно в Едином расчётном центре, где чаще всего люди оплачивают услуги ЖКХ.

Задолженность по квартплате (справка)

О том, что такое и как делается справка об отсутствии задолженности за ЖКУ, расскажет видео ниже:

В банке

Справка о наличии (отсутствии) задолженности в банке часто бывает нужна для другого банка. Поэтому любой закрытый кредит лучше всего сразу подтверждать такой справкой.

Так, на руках у клиента будут все доказательства отсутствия просроченной или ссудной задолженности по кредитам. Порядок выдачи данных справок не установлен законодательно, поэтому различные банки сами устанавливают размер платы за неё и сроки получения.

Форма справки и её внешний вид

Справка об отсутствии задолженности в зависимости от того, кто её составляет, и кому она требуется, может быть оформлена в произвольном виде или по регламентированной форме. В качестве примера можно привести справку из налоговой инспекции об исполнении обязанности по уплате налогов, уже размещенную выше.

Таким образом, лучше не допускать образование задолженности. Если она всё же образовалась, нужно её быстрее погасить, и взять подтверждение этого в виде справки.

В рамках ведения хозяйственной деятельности каждое юридическое лицо имеет кредиторскую, дебиторскую задолженности. Обязательства формируются в результате взаиморасчетов с контрагентами, персоналом, государственными органами и др. Информация о величине, состоянии долгов может быть полезна внутренним, внешним пользователям для оценки финансового положения, ликвидности, платежеспособности лица. Рассмотрим подробнее назначение, содержание, виды справки о сумме задолженности.

Область применения

Дебиторская задолженность (ДЗ) – стоимостное измерение обязательств сторонних лиц перед организацией, гражданином, подтверждающее объем неисполненных требований. К таким долгам можно отнести отсутствие поставки по осуществленной предоплате, неизрасходованный аванс по подотчету, излишне перечисленные суммы налога или подлежащие возмещению из бюджета и др.

Кредиторская задолженность (КЗ) – величина долгов юридического или физического лица по действующим контрактам, обязательным платежам. Например, кредиторкой являются непогашенные обязательства по заработной плате, перед бюджетом, внебюджетными фондами, приобретение ТМЦ, пользование услугами без последующей оплаты и др.

Важно, что по каждому обязательству есть утвержденный срок исполнения, нарушение которого может повлечь претензии со стороны кредитора, начисление штрафных санкций, возбуждение судебного разбирательства, другие негативные последствия. По отношению дебиторской задолженности организации должны вести непрерывный контроль, чтобы не пропустить период взыскания. Окончание срока исковой давности становится препятствием для удовлетворения требований сторон в судебном порядке.

Справка о КЗ и ДЗ – документ, аккумулирующий сведения о наличии обязательств, перечне должников, взыскателей, сроке существования долга и пр. Действующее законодательство в 2018 г. не регламентирует определенной формы документа для отражения информации. Наиболее распространенным бланком является приложение к инвентаризационной описи ИНВ №17. При необходимости можно использовать образец справки по результатам инвентаризации расчетов о сумме дебиторской задолженности и кредиторской.

Типы документации

Выделим два типа справок по кредиторке и дебиторке:

• Для внутреннего пользования.
• По запросу внешних получателей.

В справке о КЗ и ДЗ должна содержаться вся необходимая информация, связанная с долгами

К первой разновидности относятся любые виды шаблонов, составляемых бухгалтерской и аналитической службой предприятия с целью дальнейшего использования внутри организации. Например, для составления финансового бюджета аналитику требуется информация об исковых сроках по существующим долгам. Сведения необходимы для планирования потенциально возможных доходов и расходов.

Дополнительно такой формуляр может быть полезен для руководителя организации при проведении общей оценки ликвидности производства, доходности предпринимательской деятельности. Справка используется при проведении инвентаризации расчетов для составления периодической отчетности, проверки достоверности данных бухгалтерских счетов. Менеджеры, финансисты, экономисты, в чьи служебные обязанности входит контроль взаиморасчетов, проверяют полноту, корректность учета, вносят необходимые исправления. Бланк по первому типу составляется, обрабатывается исключительно внутри структурного подразделения юрлица, его непосредственных сотрудников.

Ко второй категории относятся формы, составленные бухгалтером, экономистом или другим специалистом компании по запросу сторонних лиц, государственных органов. Информация из справки необходима получателю для оценки платежеспособности, надежности организации, величины активов, обязательств. Например, документ может быть истребован в рамках судебного разбирательства, в том числе банкротства, а также по запросу финансово-кредитных учреждений, страховых компаний, ИФНС и других указаний проверяющих органов.

Проведение проверки долгов

Анализ, оценка, обработка задолженностей учреждения является основополагающим действием при формировании периодической бухгалтерской, налоговой отчетности. Информация дополнительно необходима для проведения текущих контрольных мероприятий по выявлению размера обязательств, оценки финансово-имущественного положения, рентабельности, наличию свободных денежных средств в обороте, динамики роста, снижения долгов и др.

Уменьшение величины кредиторки является показателем своевременного исполнения договорных обязательств сторонами сделок. Рост дебиторки наоборот может свидетельствовать о не добропорядочности контрагентов, нецелесообразном расходовании бюджета компании руководителем.

Проведение проверки требуется при составлении различных отчетов организации

Внешние и внутренние пользователи оценивают информацию о КЗ и ДЗ по следующим показателям:

• Полнота и достоверность документации по отражению хозяйственной операции в учете.
• Анализ организации обработки, систематизации сведений о взаиморасчетах.
• Корректность операций по авансовым платежам.
• Правильность ведения бухгалтерских журналов, регистров и пр.

Проверяющие лица осуществляют сопоставление информации счетов бухучета с данными первичной документации, анализируют акты сверки взаиморасчетов по обязательствам. Важно знать, что формы двусторонней проверки обязательств не являются обязательными для учреждений, носят рекомендательный характер по составлению. Исключение составляют акты сверки по обязательствам перед бюджетом и внебюджетными фондами, расчетными банками (РБ).

В проверке участвуют все регистры БУ с задолженностями. Наиболее часто анализу на соответствие подвергаются сч. 60, 62, 63, 67, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76. Дополнительно пользователю информации потребуются сведения по действующим контрактам, первичным документам на поставку ТМЦ, оказание услуг, платежным поручениям и квитанциям к каждому обязательству, так как они позволят с максимальной точностью определить срок исковой давности (ст.196 ГК РФ), выявить просроченные долги.

При осуществлении мероприятий контроля могут быть истребованы сведения по забалансовому счету учета списанной дебиторки, чтобы оценить вероятность улучшения финансового положения объекта проверки.

Назначение и форма акта сверки

Документ представляет собой систематизированную информацию о состоянии взаиморасчетов участников сделки по итогам определенного периода с расшифровкой по оборотам. На бланке отражаются все существующие хозяйственные операции в рамках контракта: реализация, оплата, взаимозачеты, списания и пр. Чаще всего форма выглядит как табличный документ с обособленной частью для внесения данных для каждой из сторон. Далеко не всегда информация полностью соответствует, возможны расхождения.

Периодическое проведение сверки позволяет сторонам оптимизировать учет, своевременно устранять вероятные ошибки, неточности. К бланку может прилагаться пояснительная записка бухгалтерской службы, если выявлены существенные недочеты. Стоит учесть, несмотря на то, что составление документа носит информационный характер, подписанная с двух сторон форма будет подтверждением задолженности и исковый срок начинает исчисление заново.

Потребоваться акт сверки может при обращении в суд

Акт сверки желательно составлять в следующих случаях:

• По систематическим, регулярным поставкам товаров и услуг, выполнению работ.
• Если между контрагентами действует несколько договоров.
• При заключении соглашений о предоставлении отсрочки, рассрочки, реструктуризации, прощении долгов.
• Контролирование поступления значительных сумм денежных средств.
• По сделкам с дорогостоящими ТМЦ, особенно при оценке поставки в валюте.
• Когда осуществляются многономенклатурные покупки, продажи, оформленные несколькими первичными документами.
• Для подтверждения существования задолженности.
• При предъявлении исковых требований в суд.
• Если дебитор решит истребовать излишне перечисленные денежные средства, непокрытый аванс.
• С целью отслеживания исковой давности долгов и др.

Приведем примерные графы документа:

• Наименование.
• Реквизиты сторон сверки.
• Период контроля взаиморасчетов.
• Сведения о контракте.
• Нумерация строк по порядку.
• Сальдо по задолженности на начало, конец установленного промежутка.
• Обороты по дебету и кредиту, итоговая сумма.
• Документ-основание (дата, номер).
• Итог сверки.
• Подписи сторон.

Акт сверки позволяет отслеживать сроки исковой давности

Если условиями сделки не прописана обязанность регулярной сверки обязательств, стороны не должны осуществлять рассылку документа, требовать от контрагента беспрекословного проведения процедуры. На практике некоторые недобросовестные должники намеренно избегают любых возможных действий по подтверждению существования неисполненного обязательства, рассчитывая на быстрое истечение срока давности и беспрепятственное списание долга.

Проведение регулярных сверок будет дополнительным доказательством для суда о прозрачности и корректности информации о задолженности. Контролирующие органы не сделают замечание кредитору, дебитору об отсутствии мероприятий по истребованию долгов, если в материалах проверки будет присутствовать данный документ.

Форма справки

Документ имеет определенную структуру и содержание в зависимости от назначения использования. Рассмотрим подробнее, какие реквизиты рекомендуется заполнять на бланке:

1. Контактная информация об организации, выдающей формуляр (наименование, ИНН, КПП, юридический адрес или другие идентификационные сведения).
2. Название формы.
3. Дата составления.
4. Отчетный период.
5. Наименование кредитора, дебитора.
6. Документ по сделке (договор, счет и т. п.).
7. Сумма обязательств.
8. Период возникновения долга.
9. Информация о состоянии задолженности.
10. Дополнительный столбец может быть предназначен для особых отметок, комментариев.
11. Подпись уполномоченного лица по составлению формы.
12. Печать организации.

Справка составляется по установленной форме

Форма может содержать информацию о выпущенных облигациях, векселях, адресате предоставления данных и др. Например, для банка, предоставляющего кредит или обеспечение контракта, важно получить максимум достоверной информации о финансовом положении заявителя, его платежеспособности. В основном, кредитное учреждение предоставляет свою форму справки для заполнения. Суду также потребуется полнота, достоверность сведений бланка, документальное подтверждение обязательств.

Стоит обратить особое внимание на подписанта, так как внешние пользователи обязательно истребуют документ наделения сотрудника данными полномочиями. Наиболее весомой и юридически сильной будет справка за подписью исполнительного органа, главного бухгалтера, финансового директора.

Существует несколько примеров заполнения форм о состоянии дебиторки и кредиторки:

1. Форма со сведениями о дебиторской и кредиторской задолженности для участия в тендере Российской биржи (РБ).
2. Образец справки со сведениями о наличии, размере и характере кредиторской задолженности.
3. Образец бухгалтерской справки организации о задолженности для суда.
4. Образец справки об отсутствии у юрлица просроченной кредиторской задолженности.

Справка о сумме задолженностей имеет большое значение в хозяйственной деятельности предприятия. Форма позволяет оценить потенциальные риски, финансовое положение, рентабельность расходования денежных средств, общую ликвидность организации. Периодические проверки правильности, полноты ведения учета кредиторки и дебиторки способствуют своевременному внесению необходимых исправлений, доведению регистров до достоверности.