Домой Сбербанк Заполнение справки о доходах 2 ндфл. Как отчитываются сейчас

Сбербанк

Заполнение справки о доходах 2 ндфл. Как отчитываются сейчас

Налоговые агенты обязаны рассчитать и перечислить НДФЛ со всех выплат физлицам. По итогам прошедшего года в ИФНС представляются справки 2-НДФЛ о выплаченных вознаграждениях и прочих доходах, а также об удержанном налоге. О том, какой стала новая форма справки 2-НДФЛ в 2018 году, и как ее заполнить, расскажем в этой статье.

Новая форма 2-НДФЛ в 2018 году

Справка 2-НДФЛ была утверждена приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Но уже утвержден новый приказ ФНС о внесении изменений в ее форму (приказ ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19). Причиной обновлений стало предоставление возможности подавать сведения 2-НДФЛ правопреемникам налогового агента.

Насколько новая форма 2-НДФЛ 2018 отличается от прежней?

В раздел 1 «Данные о налоговом агенте» добавлены новые поля о форме реорганизации (ликвидации) и ИНН/КПП реорганизованной фирмы. Заполнять их нужно правопреемникам, подающим сведения за фирму-предшественника.
Из «Данных о физлице – получателе дохода» раздела 2 в новой форме 2-НДФЛ за 2018 год удалены все поля, связанные с местом проживания физлица: адрес, код страны, код субъекта.
Исключено отражение инвестиционных вычетов по налогу в разделе 4.
Уточнен порядок отражения документа, подтверждающего полномочия представителя агента (правопреемника): нужно будет указывать его наименование и реквизиты.
Меняется штрих-код справки 2-НДФЛ.

Образец справки 2-НДФЛ (новая форма-2018) можно найти ниже. Применяться новая форма будет с отчетности за 2017 год, после вступления ее в силу 10.02.2018 г.

Напомним, что справки по доходам 2017 г. с признаком «1» и «3» подаются в ИФНС не позднее 02.04.2018 г., а с признаком «2» и «4» – 01.03.2018 г.

Как заполнять новую форму 2-НДФЛ

Очевидно, что вместе с формой 2-НДФЛ обновился порядок ее заполнения и электронные форматы.

Бланк Справки – это по-прежнему заголовок и 5 разделов (см. образец заполнения новой формы 2-НДФЛ). Далее рассмотрим, как их заполнить с учетом принятых новшеств.

Заполняйте Справку отдельно по каждой ставке НДФЛ . Если все показатели на одной странице не поместились, заполняется необходимое их количество, а заголовок, данные об агенте и его подпись ставятся на каждой странице.

Заголовок

В заголовок новой формы 2-НДФЛ за 2018 год вносится год, за который составляется Справка, ее номер и дата составления. Составляя аннулирующую или корректирующую форму, номер справки указывайте тот же, а дату составления – новую.

Поле «Признак» – ставим «1» для обычной Справки («3» для правопреемников), и «2», если 2-НДФЛ представляется из-за невозможности удержать налог («4» для правопреемников). Если справка составляется для выдачи физлицу по его запросу, поле не заполняется (подробнее об этом читайте ).

«Номер корректировки»: «00» для первичной Справки, «01», «02» и т.д. для корректирующих. В аннулирующей форме ставится «99».

Код ИФНС указывается по месту учета агента.

Раздел 1

При заполнении новой формы 2-НДФЛ сюда вносятся следующие данные о налоговом агенте:

«Код по ОКТМО», соответствующий территории места нахождения агента (реорганизованной фирмы), он может состоять из 8 или 11 знаков;
контактный телефон;
ИНН и КПП агента (правопреемника), а если справка подается по обособленному подразделению, КПП - по местонахождению «обособки»;
сокращенное наименование фирмы/полное Ф.И.О. предпринимателя; правопреемники агента указывают наименование реорганизованной фирмы;
код в поле «Форма реорганизации (ликвидации)» справки 2-НДФЛ за 2018 год (новая форма) указывается правопреемником согласно Приложения № 2 к приказу;
преемник также указывает «ИНН/КПП реорганизованной организации».

Раздел 2

Обновленный раздел 2 Справки теперь отражает следующие данные о получившем доход физлице (скачать новую форму 2-НДФЛ 2018 можно в конце этой статьи):

ИНН, присвоенный в РФ и в стране гражданства (для иностранцев). При отсутствии ИНН, поля не заполняются (подробнее об ИНН в 2-НДФЛ читайте );
фамилию, имя, отчество (при наличии) физлица указывают полностью, как в его удостоверении личности. Для Ф.И.О. иностранцев можно использовать латиницу;
«Статус налогоплательщика» - обозначается цифрой от «1» до «6». Так, налоговые резиденты РФ – это «1», нерезиденты – «2» и т.д.;
дата рождения физлица;
код гражданства указывается по классификатору ОКСМ; код России – 643. Если гражданства у физлица нет, указывается код выдавшей ему удостоверение личности страны;
код удостоверяющего документа выбирается из списка приложения № 1 к «Порядку заполнения»; далее пишем его серию и номер.

Как видим, раздел 2 Справки 2-НДФЛ новой формы-2018, образец которой здесь представлен, значительно уменьшился в объеме.

Раздел 3

В эту часть Справки 2-НДФЛ новой формы-2018 (бланк, образец опубликованы ниже) вносятся доходы физлица за год.

Если подается Справка с признаком «2» или «4», в раздел включают доходы, удержать налог с которых невозможно (в конце этой статьи можно скачать новую форму справки 2-НДФЛ).

В таблице раздела 3 отражают:

порядковый месяц, за который начислен и получен доход (в порядке хронологии);
коды доходов и вычетов, перечисленные в приложении 1 и 2 к приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 в ред. от 24.10.2017. С 2018 г. перечень кодов обновился, подробнее можно узнать об этом ;
суммы доходов и вычетов соответственно коду, (кроме стандартных, социальных, имущественных), причем вычет не может превышать доход. Если одному «доходному» коду соответствует несколько кодов вычетов, первый код вычета и его сумма указывается напротив кода и суммы дохода, а остальные в строках ниже, при этом «доходные» строки напротив них не заполняются.

В поле «Сумма дохода» по соответствующему коду нужно отражать всю сумму фактически полученного дохода, независимо от применявшейся налоговой ставки при каждой выплате (письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 03-04-06/46690).

Раздел 4

Этот раздел Справки 2-НДФЛ (новая форма-2018), бланк которой мы рассматриваем, содержит вычеты: стандартные, социальные и имущественные.

Поле «Код вычета» заполняется, согласно перечню кодов (приложение № 2 к приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/387);
сумма вычета указывается соответственно его коду;
по социальным/имущественным вычетам дополнительно заполняются реквизиты уведомления ИФНС.

Раздел 5

В этом разделе бланка 2-НДФЛ новой формы (бланк скачать можно по ссылке в конце статьи) обобщаются суммы доходов и НДФЛ:

«Общая сумма дохода» – суммируем все доходы из раздела 3, а для справки с признаком «2» и «4» здесь отражают сумму дохода, с которого не удержан налог;
«Налоговая база» – из «Общей суммы дохода» минусуем налоговые вычеты разделов 3 и 4;
«Сумма налога исчисленная» – «Налоговая база» умножается на ставку НДФЛ; для справки с признаком «2» и «4» - указывается неудержанная сумма налога;
«Сумма фиксированных авансовых платежей», принимаемая в уменьшение налога, отражается теми, у кого есть иностранные работники по патенту; также следует указать в специальном поле реквизиты уведомления, подтверждающего право уменьшения налога, и код выдавшей его ИФНС;
«Сумма налога удержанная» – НДФЛ, удержанный в налоговом периоде;
«Сумма налога перечисленная» – НДФЛ, уплаченный в бюджет; в справках 2-НДФЛ новой формы (образец см. далее) с признаком «2» и «4» в этом поле указываются нули;
«Сумма налога, излишне удержанная» включает суммы НДФЛ, не возвращенные физлицу агентом, и переплату по налогу, возникшую при изменении налогового статуса физлица;
«Сумма налога удержанная» – общая сумма удержаний с физлица в отчетном году;
«Сумма налога не удержанная» – налог, который удержать не удалось (отражается в справках с любым признаком);
в поле «Налоговый агент» выбираем соответствующую цифру: «1», если Справку 2-НДФЛ новой формы-2018 заполнит и представит сам агент, и «2», если Справка подается его представителем (правопреемником). Для представителя (правопреемника) необходимо указать реквизиты документа, подтверждающего полномочия;
указывается полное Ф.И.О. лица, представившего Справку, ставится его подпись.

Если суммовые показатели отсутствуют, в соответствующих графах проставьте нули.

Если делаете перерасчет налоговых обязательств сотрудника за предшествующий год, составьте корректирующую справку.

Если нужно аннулировать показатели в ранее представленной справке, составьте аннулирующую справку. При заполнении аннулирующей справки в разделах 1 и 2 продублируйте сведения из первоначальной справки. А разделы 3-5 не заполняйте.

Если в налоговом периоде сотруднику начисляли доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 3-5 заполните для каждой налоговой ставки.

Заголовок

В заголовке справки в поле «признак» укажите 1, если справка предоставляется в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если сообщаете в инспекцию о том, что невозможно удержать налог (например, при выдаче подарка), укажите «2» (п. 5 ст. 226 НК РФ).

В поле «Номер корректировки» укажите:

00 - при составлении первичной справки;

значение на единицу большее, чем в предыдущей справке, - при составлении корректирующей справки. Например, при первоначальной корректировке - 01, при повторной - 02 и т. д.;

99 - при составлении аннулирующей справки.

В поле «в ИФНС» проставьте четырехзначный код налоговой инспекции, где стоит на учете налоговый агент. Например: 7743, где 77 - код региона, 43 - номер инспекции.

Раздел 1

В разделе 1 укажите основную информацию о налоговом агенте: наименование, ИНН, КПП, контактный телефон. Организации берут ИНН и КПП из уведомления о постановке на учет организации.

Предприниматели указывают только ИНН. Посмотреть его можно в уведомлении о постановке на учет. В графе КПП поставьте прочерк.

В поле «Код по ОКТМО» укажите код территории, на которой зарегистрирован налоговый агент. Этот код определяйте по Общероссийскому классификатору, утвержденному приказом Росстандарта от 14 июня 2013 г. № 159-ст или с помощью сопоставительной таблицы по кодам ОКАТО и ОКТМО. Предприниматели (кроме плательщиков ЕНВД и работающих по патенту), нотариусы, адвокаты указывают ОКТМО по своему местожительству. Предприниматели на ЕНВД или патенте указывают ОКТМО по месту ведения деятельности на соответствующем спецрежиме.

Если доходы человеку выплатило головное отделение организации, то в справке по форме 2-НДФЛ укажите ИНН, КПП и ОКТМО по местонахождению именно этого отделения. Если организация является крупнейшим налогоплательщиком, укажите КПП, присвоенный межрегиональной (межрайонной) инспекцией ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам.

Если же доходы выплатило обособленное подразделение организации, то в справке укажите КПП и ОКТМО по местонахождению этого подразделения.

Об этом сказано в письмах ФНС России от 8 августа 2012 г. № ЕД-4-3/13214 и от 7 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1838.

Если в течение календарного года гражданин получал доходы в различных обособленных подразделениях с разными кодами ОКТМО, по каждому из них придется составить отдельную справку. Правомерность такого требования подтверждена решением ВАС РФ от 30 марта 2011 г. № ВАС-1782/11.

В поле «Налоговый агент» укажите сокращенное наименование организации согласно учредительным документам. Если сокращенного наименования нет - укажите полное наименование. Если налоговый агент - физлицо, в данном поле укажите фамилию, имя, отчество (при наличии), которые указаны в документе, удостоверяющем личность. Двойные фамилии указывайте через дефис (например, Иванов-Юрьев).

Раздел 2

В разделе 2 укажите персональные данные сотрудника.

В поле «ИНН в Российской Федерации» проставьте ИНН сотрудника. Посмотрите его в свидетельстве о постановке на учет физического лица. Такой документ можно попросить при приеме на работу, хотя сотрудник не обязан его представлять.

Ситуация: должна ли налоговая инспекция принять справку 2-НДФЛ, в которой не указан ИНН сотрудника - гражданина России ?

Да, должна.

Если у сотрудника нет ИНН или если этот реквизит не известен налоговому агенту, поле «ИНН в Российской Федерации» раздела 2 формы 2-НДФЛ можно не заполнять. Ни в справках, которые организация подает на бумажных носителях, ни в электронных файлах. Это следует из положений раздела IV приложения 2 и таблицы 4.11 приложения 3 к приказу ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485.

Поводом для сомнений послужило письмо ФНС России от 23 ноября 2015 г. № 11-2-06/0733. В нем говорилось о доработке программного обеспечения, с помощью которого налоговые инспекции будут принимать справки 2-НДФЛ. Из этого письма следовало, что при приеме справок программа будет контролировать:

обязательное наличие реквизита «ИНН в Российской Федерации» в электронных справках на сотрудников - граждан России (если в поле «Гражданство» сотрудника указан код 643);

достоверность самого ИНН. Справку не примут, если в этом поле указано неверное количество цифр, нарушено контрольное число ИНН или если поле заполнили произвольными цифрами: 0000000000, 1234567890 и т. п.

Сначала такие доработки действительно были внесены. Однако в конце января налоговая служба вновь скорректировала программное обеспечение и привела его в соответствие с положениями приказа ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485. Теперь программа «пропускает» электронные файлы, в которых нет ИНН сотрудников - получателей доходов. То есть справка, в которой не указан ИНН сотрудника, пройдет форматно-логический контроль. Но на всякий случай инспекция направит налоговому агенту протокол приема сведений с предупреждением «Не заполнен ИНН для гражданина России» (письмо ФНС России от 27 января 2016 г. № БС-4-11/1068).

А что будет, если поле с ИНН заполнено неправильно? Тут возможны два варианта:

указан вымышленный ИНН;

указан реальный ИНН, присвоенный другому физлицу.

В первом случае справка не пройдет (письмо ФНС России от 23 ноября 2015 г. № 11-2-06/0733).

Во втором случае инспекция примет сведения, но, обнаружив ошибку, оштрафует налогового агента. Штраф в размере 500 руб. за каждую недостоверную справку предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 Налогового кодекса РФ. Такая ответственность применяется в отношении сведений, представленных после 31 декабря 2015 года.

Аналогичные разъяснения содержит письмо ФНС России от 11 февраля 2016 г. № БС-4-11/2224.

Штрафа не будет только в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения. Об этом сказано в пункте 2 статьи 126.1 Налогового кодекса РФ.

В поле «ИНН в стране проживания» укажите (при наличии такой информации) ИНН или его аналог в стране гражданства иностранного сотрудника.

Фамилию, имя, отчество укажите полностью, без сокращений, как в паспорте. Писать латинскими буквами допускается только для иностранцев. Отчество не заполняйте, только если его нет в паспорте.

В поле «Статус налогоплательщика» укажите:

1 - для налоговых резидентов . Цифру 1 также укажите по сотрудникам из стран Евразийского экономического союза (Республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии), которые платят НДФЛ по ставке 13 процентов с первого дня их пребывания в России. При этом не важно, будут ли они признаны налоговыми резидентами по итогам года или нет;

2 - для нерезидентов;

3 - для нерезидентов - высококвалифицированных специалистов;

4 - для сотрудников, которые являются участниками государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом;

5 - для сотрудников-иностранцев, которые имеют статус беженца или получили временное убежище в России;

6 - для сотрудников-иностранцев, которые работают на основании патента.

Налоговый статус иностранцев определяйте по общим правилам по состоянию на конец года. Страна гражданства при этом значения не имеет (письмо ФНС России от 16 марта 2016 г. № БС-3-11/1099).

В поле «Гражданство (код страны)» укажите код страны, постоянного проживания сотрудника. Например, код России - 643, Украины - 804. При заполнении справки для нерезидента используйте Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. № 529-ст. Если гражданство отсутствует, в поле «Код страны» укажите код страны, которая выдала документ, удостоверяющий личность.

При заполнении поля «Код документа, удостоверяющего личность» используйте справочник «Коды документов», который является приложением 1 к приказу ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485. Серию и номер паспорта укажите без знака «№».

В поле «Адрес места жительства в Российской Федерации» укажите полный адрес постоянного местожительства сотрудника. Возьмите его из паспорта или из другого документа, подтверждающего такой адрес. Для иностранных сотрудников укажите адреса, по которым они зарегистрированы в местах проживания или пребывания. При заполнении поля «Код субъекта» используйте справочник «Коды субъектов Российской Федерации и иных территорий», который является приложением 2 к приказу ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485.

Если какой-либо элемент адреса отсутствует, например район, то отведенное для этого элемента поле не заполняйте.

В отношении нерезидентов и иностранных граждан можно не указывать адрес местожительства в России. В таком случае необходимо заполнить поля «Код страны проживания» и «Адрес». Об этом сказано в письме ФНС России от 6 апреля 2016 г. № БС-4-11/5909.

Ситуация: можно ли заполнить поле «Код документа, удостоверяющего личность» справки 2-НДФЛ на основании документа, удостоверяющего тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии, заверенного нотариусом? Сотрудник отказывается использовать паспорт .

Нет, нельзя.

Перечень документов, которые подтверждают личность человека в целях заполнения справки по форме 2-НДФЛ, приведен в приложении 1 к форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485. Документ, удостоверяющий тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии, в этот перечень не входит. Поэтому заполнить поле «Код документа, удостоверяющего личность» раздела 2 справки по форме 2-НДФЛ на основании этого документа нельзя.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 5 июня 2007 г. № 04-1-02/000611. Несмотря на то что данное письмо разъясняло порядок заполнения старой формы справки, его можно применить и в отношении новой формы.

Ежегодно налоговые агенты подают сведения о полученных физическими лицами прибыли и исчисленных и удержанных с нее сумм налога на доходы (НДФЛ) за прошедший период. Так за 2015 год данные необходимо предоставить до 1 апреля 2016 года по тем сотрудникам, с дохода которых можно удержать налог и до 1 марта по тем лицам, по которым нельзя удержать налог. Также обращаем ваше внимание, то с 2016 года необходимо применять новую справку 2-НДФЛ, которая была утверждена Приказом ФНС РФ N ММВ-7-11/485@ от 30 октября 2015 года.

Заголовок – добавлено поле корректировки:

00 – в случает заполнения справки первично.
01, 02… – номер корректировки.
99 – код указывается при необходимости предоставить аннулирующую справку.

Раздел 2, появилась возможность указывать ИНН сотрудников-иностранцев, так введены дополнительные коды к ранее действующим:

4 – Если сотрудник является участником гос. программы добровольного переселения соотечественников, которые проживают за рубежом.
5 – Если сотрудник-иностранец получил временное убежище в РФ или является беженцем.
6 – для иностранных сотрудников, работающих на основе патента.

Внесли дополнение для иностранных работников – теперь в поле Адреса места его жительства в РФ указывается адрес места регистрации или его местопребывания.

Раздел 4 по вычетам внесены следующие изменения:

Предусмотрели поле для указания реквизитов уведомления на получение социальных вычетов.
В разделе теперь отражаются и инвестиционные вычеты, а не только социальные и имущественные удержания.

Раздел 5 теперь может отражать информацию о фиксированных авансовых платежах, а также присутствует поле для указания реквизитов уведомления, которое подтверждает право уменьшить налог на сумму фиксированных платежей.

В справочнике коды документов вместо кода 18 будет указываться код 19 для свидетельства о предоставлении временного убежища.

В кодах регионов теперь внесен Севастополь (92) и Крым (91).

При исчислении и выплате доходов физическому лицу, которые облагаются по разным ставкам, по каждому из них необходимо заполнять разделы 3-5. Т.е. все виды доходов должны быть в одной справке и разделы 3-5 заполняются по разным ставкам.

С 1 января 2016 год в соответствии с НК РФ ст. 226 п.6 НДФЛ, который был удержан с отпускных и больничных перечисляется в бюджет не позже дня месяца их выплаты.

Примечание: Допускается указываться латинскими буквами ФИО иностранных граждан.

Обращаем ваше внимание, что с 2016 года вводятся новая , которая сдается поквартально в отличие от 2-НДФЛ. С порядком ее заполнения можно ознакомиться по ссылке, а также скачать необходимый бланк.

Срок сдачи 2-НДФЛ и порядок предоставления формы. Скачать бланк.

Налоговый агент по прошествии года должен отдать сведения о полученных доходах и произведенных по ним выплат, предоставив справку 2-НДФЛ в следующие сроки:

Если справка заполняется с признаком “1”, в случае исчисления общей суммы дохода, указанием налоговой базы и исчисленным подоходным налогом по физическому лицу, срок подачи справки – не позже 1 апреля.
При заполнении справки с признаком “2”, если налог удержать с физического лица не возможно (например, гражданам, которые не являются сотрудниками были вручены подарки стоимостью более 4 тыс. рублей, в соответствии с НК РФ ст.226, п.5) – срок подачи – не позже 1 марта.

Если численность сотрудников в организации не превышает 25 человек, то отчетность можно предоставить в соответствующую ФНС на бумажном носителе, если более, то ее необходимо отправить только в электронном виде (НК РФ ст. 230, п.2, абз.2).

Что означает признак “1”и “2” в справке

Признак 1 в справке 2 НДФЛ необходимо ставить во всех справках, в случае предоставления отчета по полученному и исчисленному налогу по сотруднику за прошедший год.
Признак 2 в справке 2 НДФЛ ставится лишь в тех случаях, когда налоговый агент не может удержать подоходный налог. И главное не перепутать при составлении формы.

Обращаем внимание, что если вы ошибочно укажите признак “2”, хотя должен быть указан признак “1”, в таком случае инспекция может посчитать, то вы не предоставили справки в установленные сроки, поскольку при “1” срок предоставления до 1 апреля, а при “2”-ке – до 1 марта.

Инструкция заполнения справки 2-НДФЛ в 2017 году, требования

Заголовок

Для каждой справки необходимо указать период, за который предоставляются сведения в графе “За___” год, и ее порядковый номер, исчисляемый в хронологическом порядке в текущем году. Далее необходимо указать дату формирования справки, в формате число, месяц и год.

Если вы предоставляете аннулирующую справку (код 99) или корректирующую (код 01,02,03 и т.д.), то в графе номера ставится номер ранее предоставленной справки, а в графе даты ставится дата составления нового документа.

В графе признака чаще в большинстве случаев ставится “1”, при подаче сведений о полученных доходах и исчисленном подоходном налоге (согласно НК РФ ст. 230, п.2), “2”, если налоговый агент не может удержать НДФЛ (в соответствии с НК РФ ст. 226 п.5). При подаче первичного отчет необходимо проставить “00” в поле номера корректировки или указать соответственно ее номер, если предоставляется корректирующий отчет или “99” при аннулировании справки.

Раздел №1 (данные о налоговом агенте)

В соответствующем поле необходимо указать по классификатору, если вы забыли его или не знаете, в статье по ссылке описано, как его узнать. Далее указывается контактный номер телефона налогового агента (или бухгалтерии), ИНН организации. Если отчет оформляется организацией, то необходимо далее в графе написать КПП, в соответствии с документами о регистрации, в случае заполнения формы индивидуальным предпринимателем поле остается пустым, так как КПП у него отсутствует.

Далее указывается сокращенное наименование налогового агента, если таковое отсутствует, то полное наименование в соответствии с учредительными документами, например, ООО “Информатика”. Для индивидуального предпринимателя его данные указываются полностью, например, ИП Васильев Николай Иванович.

Раздел №2 (Данные о получателе дохода)

В поле ИНН для РФ заполняется идентификационный номер плательщика для граждан РФ, если номер у него отсутствует, то поле не заполняется. Для иностранного гражданина при наличии информации указывается ИНН в стране гражданство в соответствующем поле, если он неизвестен, то поле не заполняется.

Важно! Ранее в письме №11-2-06/0733@, которое вышло 23.11.15 работники налогового органа сделали предупреждение, что при отсутствии ИНН сотрудника справка будет считаться не достоверной и на организацию будет наложен штраф в размере 500 рублей за каждую справку без данных об ИНН. В данный момент налоговики подправили программу, которая не позволяла сдать сведения без указания ИНН, поэтому это поле может быть не заполнено.

Далее в соответствующих полях указывается полностью без сокращений фамилия, имя и отчество налогоплательщика (физического лица) по удостоверяющими его личность документами, как правило, таковым является паспорт гражданина РФ. Если отчества нет, то графа остается пустой. Для иностранцев допускается заполнение данных полей буквами латинского алфавита.

“1”, если гражданин является резидентом РФ (указывается в большинстве случаев).
“2” – гражданин не является резидентом РФ.
“3”, если налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ, при этом он высококвалифицированный специалист.
“4” – не является налоговым резидентом, при этом он участвует в Гос. программы добровольного переселения соотечественников в РФ, которые проживают за рубежом.
“5” для иностранных лиц, не являющихся налоговыми резидентами, при этом получивших статус беженца и временное убежище в РФ.
“6”, для иностранных граждан, которые осуществляют свою трудовую деятельность на основании патента.

Далее указывается число, месяц и год рождения налогоплательщика, после код страны гражданства, для граждан РФ – это “643”, для остальных можно или по общероссийскому классификатору ОКСМ. Далее необходимо указать код документа, который удостоверяет личность, в соответствии со справочником, указанном в Приложении №1, посмотреть его можно в конце статьи.

После заполняется данные документа – серия и номер, при этом знак номера “№” не проставляется. После указывается адрес его места жительства, как записано в документе удостоверяющем личность. Для иностранцев указывается адрес по месту пребывания или жительства. Допускается, если отсутствует какой-либо элемент адреса.

В полях указывается почтовый индекс – номер почтового отделения которое относится к указанному адресу в справке. Далее вносится код субъекта в соответствии с приложением №2, посмотреть его можно в конце статьи. При указании дома могут применяться знак “/” или буквы, например, 5/3 или 5А. В поле “Корпус” указывается номер строение, если есть такие данные.

Допускается отсутствие в полях показатели “Адрес” и “Код страны проживания”, которые следуют после адреса. Его необходимо заполнять в отношении нерезидентов и иностранцев – указываются адрес и коды страны по его постоянному месту проживания. Допускается применение букв латинского алфавита.

Раздел №3 (Данные о доходах)

В этом разделе указываются данные о ежемесячном доходе налогоплательщика. В начале необходимо указать данные о налоговой ставке:

Для резидентов РФ указывается 13%.
Для не резидентов РФ – 30%.

Если в течение года доход был получен по разным ставкам у одного и того же гражданина, то раздел 3 необходимо заполнять по каждой ставке в отдельности.

Сумма дохода по каждому месяцу должна отображаться в соответствии с Кодом доходов, указанных в , а вычеты в соответствии с Приложением №2 к приказу ФНС № ММВ-7-11/387 от 10 сентября 2015 года, ознакомиться с ними можно перейдя по указанным ссылкам.

Наиболее часто применяются следующие коды:

2000 – доход полученный в виде зарплаты.
2010 – доход полученный по договору гражданско-правового характера.
2012 – отпускные.
2400 – доход от сдачи в аренду транспортных средств, для другого имущества 1400.
2300 – пособия по временной нетрудоспособности.

Также в данном разделе напротив доходов необходимо отразить профессиональные налоговые вычеты (в соответствии с НК РФ ст. 221), в размерах в соответствии со ст. 217 НК РФ, а также суммы, которые уменьшают налоговую базу на основании статей НК РФ – 213, 214.1, 214.

Примечание: Имущественные налоговые вычеты, социальные, стандартные и инвестиционные отражаются в следующем разделе данной справки.

Не зарплатные доходы и отпускные

Если сотрудник уехал в отпуск в декабре, вернулся уже 2016 году в январе, то в состав доходов за декабрь необходимо включить расчет отпускных, так как фактически доход от них возник в день их получения. При этом данная сумма не распределяется между январем и декабрем, как и сам отпуск. Любой другой доход будет считаться полученным в день его выдачи. Если сотрудник был отозван из отпуска, а его отпускные пересчитали и удержали, то эти суммы в справку не включаются.

Код доходов

Как уже сказали, каждому доходу сотрудника должен соответствовать свой код, например отпускные учитываются по коду 2012, а зарплата, по коду 2000 и т.п. Причем некоторые доходы не имеют своего отдельного кода, например, к ним относится компенсация за неиспользованный отпуск, которая может быть начислена как при увольнении, так и без него. Ее указывают по коду 4800, однако написав код 2000 серьезной ошибки не возникнет.

Премии к юбилеям и праздникам необходимо отражать в качестве иных доходов. Порой довольно сложно указать принадлежность из к какому-то определенному коду. Руководствоваться необходимо следующим принципом: если премия полагается по результатам труда, то ее приписывать следует к коду 2000, а если это юбилей, то к коду 4800.

Раздел №4 (Имущественные, социальные, стандартные и инвестиционные вычеты)

В разделе необходимо заполнять лишь те вычеты, которые были фактически предоставлены сотруднику налоговым агентом. Указываются следующие вычеты:

Социальные (НК РФ ст. 219).
Стандартные (НК РФ ст. 218).
Имущественные вычеты (НК РФ ст. 220 п.1, п.п. 2).

При отражении данных вычетов в разделе 3 произойдет раздвоение и итоговые суммы будут рассчитаны не верно. . Для стандартных вычетов необходимо применять следующие коды Приложения – 104,105, 114-125. Если коды в приложении не указаны, то следует писать код 620, применяемый для иных сумм, которые уменьшаю налоговую базу. В графе сведений об уведомлении необходимо указать его дату, номер и код инспекции.

Раздел №5 (Итоговые суммы доходов и исчисленного налога)

Данный раздел отражает общую сумму начисленного дохода и фактически полученного, а также величину удержанного подоходного налога и перечисленного в бюджет РФ по указанной в заголовке 3-го Раздела ставке. В случае выплаты физическому лицу доходов облагаемых по разным ставкам, то раздела 3-5 заполняются для каждой из этих ставок.

Необходимо учитывать особенности, которые могут возникнуть при уплате налога в последнем месяце года. Если начисление заработной платы было в декабре, а выплата в январе, то эти суммы необходимо включить в перечисленную сумму налога справки 2-НДФЛ. При начислении и выплате зарплаты после того, как сведения были уже отданы в ФНС, необходимо предоставить корректирующие справки.

Заключительные моменты

Суммы показателей в справке отражаются в рублях и копейках (кроме суммы НДФЛ). Сумму налога необходимо показывать в полных рублях, при этом суммы в 50 копеек и больше округляются в большую сторону, а меньше 50 копеек отбрасываются.

При наличии печати на заполненную справку необходимо поставить печать организации, документ подписывает руководитель.

Если справка не помещается на 1-й странице, то следует заполнять требуемое количество страниц, при этом вверху на последующей странице указывается ее порядковый номер, а также дублирующий заголовок: “Справка о доходах… за___год,” с указанием номера и даты составления. Поле налоговый агент заполняется на каждой странице справки.

Справочники, необходимые при заполнении

Штраф за просрочку и не сдачу справки 2-НДФЛ

За не предоставления справки по форме 2-НДФЛ в соответствии с НК РФ ст. 126 налоговый агент может быть оштрафован в сумме 200 рублей за каждый вовремя не сданный документ.

Кроме того, по решению суда может применяться и административная ответственность:

Для должностных лиц в размере 300-500 рублей.
Для граждан сумма составляет от 100 до 300 рублей.

Обращаем ваше внимание, что налоговые агенты начиная с 1 января 2016 года могут привлекаться к новому виду ответственности – в случае предоставления недостоверных сведений. Такой штраф может составлять 500 рублей в отношении каждого недостоверно заполненного документа (НК РФ ст. 126.1). Тем не менее в случае, если налоговый агент самостоятельно найдет ошибку в документе и предоставят корректирую справку, то данный штраф применяться не будет.

Эта статья посвящена новой 2-НДФЛ с 2018 года, о чём должны знать все налоговые агенты – организации, ИП и их бухгалтеры. Поможем скачать изменённую справку о доходах физических лиц за 2017 год, а также грамотно её заполнить с учётом требований закона и предписаний Налоговой службы России.

Утверждён новый бланк 2-НДФЛ с 2018 года

ФНС обновила справку о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ. Так, 30 января 2018 года Минюст России зарегистрировал приказ Налоговой службы от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19 с изменениями в прежний бланк (далее – Приказ № ММВ-7-11/19).

Сама новая форма 2-НДФЛ с 2018 года, как и раньше, закреплена приказом ФНС России от 30 октября 2015 года № ММВ-7-11/485, но в новой редакции – от 17.01.2018.

В итоге, новые справки 2-НДФЛ с 2018 года выглядят следующим образом:

За какой период актуальна новая справка о доходах

В Приказе № ММВ-7-11/19 особо отмечено, что он начинает действовать с представления сведений о доходах физических лиц за налоговый период 2017 года.

Поэтому уже сейчас есть смысл скачать новую форму 2-НДФЛ 2018 года. Сделать это можно бесплатно с нашего сайта по прямой ссылке .

Пример заполнения

Теперь расскажем и покажем, как заполнить новую форму справки 2-НДФЛ в 2018 году на конкретном примере.

Ситуация

Широкова Елена Алексеевна работает по трудовому договору в ООО «Гуру». Она – российский налоговый резидент. Ежемесячный оклад составляет 40 000 рублей.

В феврале 2017 года она подала заявление на «детский» вычет на первого ребенка (1400 р. в месяц).

С 1 по 30 апреля Широкова была в отпуске. Отпускные в сумме 37 600 рублей выплачены ей 26.03.2017.

В августе Широкова болела, пособие по больничному выдано в размере 4500 рублей.

В сентябре ей перечислена материальная помощь в сумме 6000 рублей, а в декабре – премия по итогам работы за 2017 год – 20 500 рублей.

Подоходный налог со всех доходов ООО «Гуру» удержало и перечислило полностью.

Образец заполнения

С учётом приведённых условий итог заполнения новой формы 2-НДФЛ в 2018 году на Е.А. Широкову бухгалтерией ООО «Гуру» будет выглядеть следующим образом:

Пояснения к образцу

Для целей заполнения раздела 4 справки о доходах детский вычет положен, пока годовой доход не превысит 350 000 рублей (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ). У Широковой это произошло с сентября 2017 года, поэтому есть право на вычет только за первые 8 месяцев 2017 года (1400 руб. × 8 = 11 200 руб.).

В разделе 5 справки 2-НДФЛ налоговая база – это все доходы за минусом вычетов. То есть в нашем случае:

503 700 руб. – (4000 руб. + 11 200 руб.) = 492 100 руб.

Что изменилось

На первый взгляд, изменения в новую форму бланка 2-НДФЛ 2018 года не сразу бросаются в глаза, однако они есть.

Реорганизация (ликвидация) и сдача правопреемником

Во-первых, в новой форме справки 2-НДФЛ с 2018 года появились поля на случай сдачи её правопреемником реорганизованного лица:

Новый п. 5 ст. 230 НК РФ уточняет: невзирая на вид реорганизации (ликвидации) – присоединение/разделение/преобразование/слияние/разделение – правопреемник обязан сдать за реорганизованную структуру в ИФНС по месту своего учёта формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. При условии, что реорганизованная компания этого не сделала. Аналогичная обязанность и в отношении сдачи уточнённых сведений.

Согласно новой версии Приложения № 2 «Коды форм реорганизации и ликвидации организации (обособленного подразделения)» к правилам заполнения формы 2-НДФЛ, установлены следующие коды:

«0» – ликвидация;
«1» – преобразование;
«2» – слияние;
«3» – разделение;
«5» – присоединение;
«6» – разделение с одновременным присоединением.

По новым правилам правопреемник указывает код ОКТМО именно по месту нахождения реорганизованной структуры или её обособки. В строке «Налоговый агент» правопреемник тоже указывает название реорганизованной компании.