С появлением формы 6-НДФЛ у бухгалтеров компаний стали возникать многочисленные вопросы по заполнению. А у организаций, которые не платят зарплату по каким-либо причинам, возник закономерный вопрос: сдавать или нет нулевой 6-НДФЛ? Ответ на этот вопрос неоднозначный. Ниже рассмотрим, обязаны ли налоговые агенты представлять нулевой 6-НДФЛ.
В стандартном отчете 6-НДФЛ отражаются доходы и налог с них. Но бывают ситуации, когда сотрудники не получают доходов. Например, находятся в отпуске без сохранения содержания. Бухгалтеры знают, что ряд деклараций нужно сдавать даже при отсутствии показателей. В случае с формой 6-НДФЛ дело обстоит несколько иначе.
В общем случае направлять нулевой 6-НДФЛ не требуется. Об этом сообщила ФНС в своем письме от 23.03.2016 № БС-4-11/4901@.
Когда нужно сдавать нулевую 6-НДФЛ
Как уже отмечалось выше, обязанности сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ законом не предусмотрено. Однако есть ситуации, когда безопаснее направить в ФНС данную форму. Нужно ли сдавать нулевую 6-НДФЛ в 2018 году, разберемся далее.
Допустим, компания ООО «Легион» на протяжении 2017 года отражала в 6-НДФЛ доходы двух сотрудников — Станкова И. В. и Лотыпова Р. Р. В первые три месяца 2018 года доходы никому не выплачивались. Даже несмотря на этот факт, лучше сдать нулевой 6-НДФЛ за I квартал 2018 года. Объяснение этому простое: ФНС по отчетности 2017 года знает, что компания является налоговым агентом. Если в 2018 году 6-НДФЛ перестанет поступать, инспекторы могут предположить, что компания просто забыла направить отчет. В результате может произойти блокировка счета до выяснения обстоятельств.
Чтобы неприятности обошли фирму стороной, при отсутствии доходов действуйте по одному из предложенных вариантов:
- Отправьте нулевой отчет.
- Напишите в ФНС письмо в произвольном формате о том, что 6-НДФЛ не представляется ввиду отсутствия выплат.
Нужно ли сдавать нулевую 6-НДФЛ, если доход был лишь в одном из кварталов? Ответ однозначный — нужно. Этому утверждению есть вполне логичное объяснение: все доходы в форме показываются нарастающим итогом. И отразив доход в одном отчетном периоде, его придется показывать и в последующих периодах в рамках календарного года.
Подводя итог, можно сказать, что нулевой 6-НДФЛ надо сдавать на усмотрение организации. Важно помнить о возможных последствиях.
Если у вас нет сотрудников, то как быть с новой формой 6 НДФЛ – нужно ли ее сдавать? Ведь если не предоставить отчет в налоговую, могут быть штрафы. Давайте разбираться, кто освобожден от подачи данного бланка, а кому отправлять его в налоговое ведомство обязательно.
Обязанность сдать отчет закреплена за:
- адвокатами и нотариусами
- российскими организациями
- подразделениями российских фирм
- иностранными представительствами в РФ
ВАЖНО: обязанность подать новую форму о доходах сотрудников возникает только:
- если у вас есть сотрудники
- работникам начислялись доходы
В противном случае заполнять и отправлять форму нет необходимости.
Подробнее о правилах сдачи отчета читайте в статье 230 налогового кодекса в пункте 2 абзац 3. Дополнительная информация есть в статье 226 пункте 2.
ИП без работников: сдавать ли отчет
Если у частного предпринимателя, действующего на территории России, есть физлица, которым он регулярно производит выплаты, необходимо подать 6 НДФЛ. Но, если доходы не начислялись, а именно так и будет у предпринимателя без наемных сотрудников, то никакой обязанности, как у налогового агента у данного конкретного ИП не возникает.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: если в единственном месяце в году фирма или ИП признавались налоговым агентом на основании норм НК РФ, то требуется сдать форму по всем отчетным периодам года, начиная с даты признания.
Почему некоторые налоговые требуют всегда сдавать 6 НДФЛ
Некоторые налогоплательщики при обращении к инспекторам ИФНС за консультацией получают ответ, что нужна форма 6 ндфл если нет работников нулевая. Как быть в этом случае, если существуют такие разночтения, ведь платить штрафы совсем не хочется, но и оформлять ненужный бланк не всегда есть время. Мы советуем поступить одним из следующих проверенных на практике способов:
- Сформировать, так называемое, информационное письмо в налоговую, сообщив тем самым проверяющим, что в организации (у предпринимателя) не было выплат заработной платы и других облагаемых доходов, из чего следует, что она не признается налоговым агентом и не обязана подавать сведения по указанному регламенту.
- Все-таки не рисковать лишний раз и сдать «нулевой» отчет на бланке 6 ндфл, указав в разделе 2 данной формы в графе с названием Дата удержания возможную дату выплаты зарплаты в фирме в точном соответствии с Приказом по предприятию, а в графе о сроке перечислений – следующий за регламентированной датой начисления срок, сумма = 0.
Но, если следовать разъяснениям Письма БС 4 – 11/4958 ФНС, который ведомство выпустило 23 03 16 г., то получается, что все предосторожности излишни, так как:
- обязанность представлять отчет 6 ндфл возникает в случае, если предприятие/предприниматель – налоговые агенты на основании критериев ст. 226 и 226.1 НК РФ
- в случае выплат физлицам от лица фирмы дивидендов, к примеру, исключительно во 2 кв. года, сдать 6 ндфл необходимо за полугодие, 9 мес. и по году, так как она формируется нарастающим итогом
Нет сотрудников – нет 6 ндфл
В заключении хочется еще раз подчеркнуть, что не надо ломать голову и искать отчет нужна ли форма 6 ндфл если нет работников, так как уже даны официальные разъяснения на этот счет: если ни в одном месяце года ваша фирма или вы как предприниматель не признаны налоговым агентом, подавать пустой 6 ндфл не требуется.
Многие предприниматели задаются вопросом о том, как оформляется форма 6 НДФЛ, если нет начислений. Сопутствующей проблемой всегда выступает отсутствие персонала и нулевая экономическая активность. Для начала разберемся, кто на предприятии отвечает за оформление и подачу соответствующих форм.
Ответственность по созданию налоговой документации возлагается на налоговых агентов, которыми могут выступать:
- индивидуальные предприниматели;
- владельцы организаций;
- директора компаний.
Основанием для оформления налога для физических лиц выступает факт выдачи заработной платы сотрудникам. Следовательно, создавать форму 6 НДФЛ , если нет работников, не нужно. Необходимость ведения отчетности, своевременной подачи бумаг и совершения отчетов существует только во время трудовой деятельности сотрудника, который официально оформлен на предприятии. Отсутствие доходов у работников освобождает индивидуального предпринимателя от налоговых обязательств.
Однако стоит учитывать, что необходимость оформлять форму 6 НДФЛ без работников отпадает только в том случае, если сотрудники не получали заработную плату на протяжении всего отчетного периода (года). Если в какой-либо период года предприятие действовало, а официально оформленные сотрудники вели трудовую деятельность, тогда налоговую отчетность необходимо подать, основываясь на данных этого времени.
Сдавать 6 НДФЛ, если нет заработной платы, не придется только в случае нулевой деятельности предприятия на протяжении всего учетного периода. Если хотя бы один месяц в году был активным для работников, тогда документацию придется оформить в соответствии со всеми требованиями и правилами. Расчет необходимо начать с месяца, в котором совершилось первое начисление доходов сотрудникам.
Необходимость ведения отчетности возникает и в том случае, если индивидуальный предприниматель выступает налоговым агентом на протяжении активной деятельности предприятия. Подавать 6 ндфл, если нет сотрудников, не нужно только в случае полного отсутствия начислений на протяжении года. Данные правила связаны с тем, что в бухгалтерском учете отчисления по налогу для физических лиц отображаются в качестве нарастающего итога с момента наступления нового отчетного периода.
Многие предприниматели убеждены в том, что оформлять отчет 6 НДФЛ при отсутствии деятельности не нужно. Однако на сегодняшний день со стороны Министерства финансов и ФНС не было зафиксировано никаких комментарием по этому поводу. Следовательно, форма 6 НДФЛ без начислений имеет определенное место в бухгалтерском учете предприятия.
Государственным законодательством предусмотрено наказание за уклонение от налоговой ответственности или несвоевременную подачу отчетности. Законопроекты действуют таким образом, что даже отсутствие нулевого отчета предприятия может указывать на факт уклонения от ответственности. Законодательство регламентирует следующие виды наказаний:
отказ от обязанностей по перечислениям удержаний с заработных плат работников наказывается в форме наложения штрафа в размере 20% от общей суммы налоговой базы;
несвоевременная подача справок по форме 2-НДФЛ — 200 рублей за каждую бумагу, которая была предоставлена в неположенный срок;
подача неверных данных в официальных бумагах — 500 рублей (за каждую справку);
несвоевременная подача отчетности формы 6-НДФЛ — 1000 рублей за каждый просроченный месяц (полный или неполный);
освещение недостоверных данных в официальном отчете 6-НДФЛ – 500 рублей за каждый неверно поданный бланк.
Предприниматели, которые отказались оформлять форму 6 НДФЛ при отсутствии начислений, рискуют нажить проблем с государственным законодательством. Даже отсутствие нулевого отчета в органах налоговой инспекции может значительно ухудшить репутацию предприятия. Распространенным видом наказания является также заморозка банковского счета. Безответственный индивидуальный предприниматель может испортить отношения и с банковскими структурами после уклонения от обязательств по сдаче отчетности (даже нулевой).
Как оформить нулевой отчет?
Налоговая инспекция без проблем примет нулевой отчет, который был правильно оформлен и своевременно подан к рассмотрению. Нулевые суммы по выплатам указываются в первом разделе документа. Второй раздел содержит следующую информацию:
запись нулевой суммы;
произвольные даты получения доходов;
условия удержания;
сроки перечисления.
Проставлять произвольные даты необходимо в рамках того квартала, за которым закрепляется определенный налоговый отчет.
Как поступить в том случае, если субъект хозяйствования деятельность в текущем году не производил начислений. Соответственно заработная плата не начислялась ни в одном периоде и, соответственно, удержаний НДФЛ также не было. Нужно ли сдавать 6 НДФЛ если в течение года нет начислений, или достаточно уведомления. Рассмотрим подробно данную ситуацию.
Форма 6 НДФЛ принята в качестве обязательной с 2016 года. Все субъекты хозяйствования, которые выступали в отчетном периоде в качестве налоговых агентов, обязаны подавать ее в органы ФНС в утвержденные законодательством сроки. В частности, в 6 НДФЛ должны найти отражение все суммы начисленных доходов работникам и удержанных с них налогов. В случае, когда никакие начисления не проводились, нужно ли сдавать нулевой расчет НДФЛ?
Когда можно 6 НДФЛ не представлять
Согласно статье 230 пункт 2 НК все субъекты хозяйствования, в том числе и индивидуальные предприниматели, обязаны при начислении заработка физ. лицам представить декларацию 6 НДФЛ. Соответственно, если в течение отчетного года начислений доходов, выплат работникам или подрядным организациям не производились, формировать и представлять нулевой расчет не нужно.
В законодательстве есть ответ на данный вопрос. ФНС ситуацию по представлению нулевой формы разъяснила в письме 3Н-19-17/97 от 8 июня 2016 г. Там указывается на освобождение субъектов хозяйствования от представления отчета в случае отсутствия деятельности, подлежащей налогообложению.
Этим следует руководствоваться и субъектам хозяйствования, и индивидуальным предпринимателям, если они в отчетном периоде не выступали в роли налоговых агентов и начисление доходов не проводили.
Кто признается налоговым агентом
В налоговом кодексе в статье 226 четко определено данное понятие – это субъекты, которые являются источниками доходов для физических лиц. Они выступают посредниками между государством и физ. лицами, осуществляют удержание НДФЛ и перечисляют его в казну. К ним относятся все юридические лица РФ, в том числе и филиалы иностранных компаний в России, и индивидуальные предприниматели.
Это важно! Доходы могут быть выплачены в натуральной или денежной форме. Правовые отношения с физ. лицами оформляются трудовыми договорами или договорами подряда. При выплате дивидендов субъект хозяйствования также выступает в качестве налогового агента.
Нужно ли представлять 6 НДФЛ, если не было начислений
НДФЛ, если в течение года нет начислений и организация не выступала в роли налогового агента, подавать не нужно. Контролирующие организации придерживаются данной позиции. Об этом разъяснено в письмах Министерства Финансов и Федеральной налоговой службы:
- 02.11.2015 03-04-06/63268;
- 08.06.2016 3Н-19-17/97;
- 04.05.2016 БС-4-11/7928@.
В этих же письмах есть разъяснение, что если компания представила 6 НДФЛ с нулевыми показателями, инспекторы обязаны его принять в общем порядке. Они поймут, что в компании в отчетном периоде начислений не было.
Это следует сделать не только для своевременного уведомления налоговиков о причинах непредставления 6 НДФЛ, но и чтобы исключить вероятность ошибочной блокировки расчетного счета.
Право, по которому контролирующие организации могут блокировать счет, возникло вместе с принятием отчета 6 НДФЛ. Если в течение 10 рабочих дней налоговики не увидят отчет, по истечению этого срока может быть применена данная мера согласно НК ст. 6.1 п. 6.ист. 76 п. 3.2.
Кроме блокировки счета в банке, к субъекту хозяйствования могут быть применены и административные взыскания в размере 1000 рублей за каждый месяц непредставления декларации по НДФЛ (НК ст. 126 п. 1.2)
Особые ситуации
А как поступить организациям, если деятельность прекращена не с самого начала отчетного года? В течение нескольких месяцев доходы выплачивались, и НДФЛ удерживался и перечислялся.
В данной ситуации следует руководствоваться документом ММВ-7-11/450@ от 14.10.2015.Отчетность следует подавать в сроки, предусмотренные законодательством. При этом, заполнение первого раздела следует производить нарастающим итогом. Второй раздел необходимо заполнять только в том периоде, когда были произведены операции по удержанию и перечислению налога.
После прекращения деятельности и начислении заработка, цифры будут только в 1 разделе во всех отчетах за год. Нулевым будет второй раздел.
Например:
Руководитель организации принял решение приостановить деятельность на два квартала. Во 2-м и 3-м квартале все работники были отправлены в отпуск без сохранения зарплаты. Выплата работникам доходов, начисленных за март, была произведена в апреле вместе с перечислением НДФЛ.
- В данном случае в 6 НДФЛ заполнить следует и 1, и 2 разделы в отчете за 1 квартал и 1 полугодие;
- В отчете за 1-3квартал налоговый резидент России повторит данные только 1 раздела. Во втором разделе необходимо проставить нули.
В 4-м квартале деятельность предприятия возобновилась, доходы также выплачивались своевременно по графику. Значит, в 6 НДФЛ за год будет заполнен 1-й раздел с нарастающим итогом, во втором следует указать данные о перечислении, которые были произведены только за последние 3 месяца.
Что делать, если налоговая инспекция предъявляет требования
Инспектор может и не знать о причинах непредставления отчета. Чтобы исключить ошибочные действия со стороны налоговиков, необходимо написать уведомление в произвольной форме на адрес руководителя налоговой службы. В нем следует указать причины непредставления декларации 6 со ссылкой на законодательные акты.
В письме БС-4-11/4901 описаны ситуации, в которых субъект хозяйствования освобождается от представления отчета:
- При отсутствии у физ. лиц НДФЛ и начисленных доходов;
- штат укомплектован, но начисления в течение года не производились;
- в случае прекращения деятельности с начала года, следовательно, не было начислений доходов.
Как оформить нулевой НДФЛ
В письме ФНС от 4 мая 2016 года есть небольшая оговорка, если сдается нулевой расчет, налоговики обязаны его принять. Значит, по решению руководителя организации декларация может быть представлена. Это поможет избежать ошибочной блокировки счета и предъявления административного штрафа к организации.
Сроки представления нулевого расчета утверждены законодательно. После получения отчета инспектором, информация будет принята к сведению.
На образце можно посмотреть заполнение нулевого расчета.
Заключение
Ошибка возможна как со стороны работников субъекта хозяйствования, так и со стороны сотрудников налоговой. Поэтому, если заработная плата не начислялась, во избежание неприятных последствий, рекомендуется уведомить налоговиков в произвольной форме или путем представления отчета с нулевыми показателями.
В статье - сложные вопросы по составлению и сдаче формы
6-НДФЛ с ссылками на разъяснения налоговиков и мнениями эксперта Школы бухгалтера Татьяны Новиковой.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Нужно ли сдавать нулевой отчет по форме 6-НДФЛ, если в отчетном периоде не начислялась зарплата?
6-НДФЛ должны представлять только налоговые агенты по НДФЛ, т.е. те организации, которые должны исчислять НДФЛ с доходов, выплачиваемых ими физлицам (п. п. 1, 2 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 1.1 Порядка заполнения расчета, утв. приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).
Нулевая 6-НДФЛ означает, что нет ни одного человека, получившего от организации доход, с которого должен быть исчислен НДФЛ. Но в этом случае организация не является налоговым агентом и не должна представлять расчет 6-НДФЛ (вопрос 1 из письма ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@). Хотя при желании это можно сделать и ИФНС обязана такой расчет принять (Письмо ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).
Налоговый агент исчисляет НДФЛ на дату фактического получения дохода, которая может не совпадать с датой его выплаты. Поэтому тот факт, что вы не выплачивали физлицам доходы в каком-то периоде, не всегда означает, что вы не являетесь налоговым агентом и не должны подавать 6-НДФЛ. Так, дата фактического получения дохода в виде зарплаты — это последнее число месяца, за который она начислена. И если у вас трудится хотя бы один работник, то даже в случае, когда зарплату по каким-то причинам ему не выплачивали, вы все равно должны подать расчет 6-НДФЛ. В разделе 1 этого расчета вы отразите начисленные, но не выплаченные суммы.
Раздел 1 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом с начала года (Письмо ФНС от 16.01.2017 № БС-4-11/499). Поэтому, даже если физлица получали от вас доходы в прошлых кварталах этого года, 6-НДФЛ надо сдать и за текущий квартал (Письмо ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4958@). Например, в I квартале 2016 г. организация начисляла и выплачивала зарплату работникам. А начиная с марта 2016 г. в ней числится только директор, оформивший отпуск за свой счет. В этой ситуации 6-НДФЛ надо подать не только за I квартал. Также следует сдать 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев 2016 г. и за 2016 г., в которых будут заполнены лишь разделы 1, а разделы 2 заполнять не надо.
Рекомендация: Даже если вы не должны подавать 6-НДФЛ, направьте в ИФНС письмо в произвольной форме об отсутствии у вас обязанности его представлять. В противном случае ИФНС может решить, что организация неправомерно не представила расчет, и заблокировать ее счет в банке.
Как в 6-НДФЛ отразить зарплату, начисленную в одном квартале, а выплаченную в другом?
Дата фактического получения дохода в виде зарплаты и за первую, и за вторую половину месяца — это последнее число месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Зарплата, начисленная за месяц одного квартала, а выплаченная в следующем квартале, отражается — в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за период, в котором она начислена и в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за квартал, в котором НДФЛ с зарплаты должен быть перечислен в бюджет (Письмо ФНС от 02.11.2016 № БС-4-11/20829@). Обычно это квартал, в котором зарплата выплачена.
- в разделе 1 6-НДФЛ за год;
- в разделе 2 6-НДФЛ за I квартал следующего года.
В разделе 1 расчета 6-НДФЛ за квартал, в котором начислена зарплата, исчисленный с нее НДФЛ укажите только по строке 040. По строкам 070 и 080 его указывать не надо. Этот НДФЛ вы включите в показатель строки 070 6-НДФЛ за тот период, в котором выплатите зарплату.
Обоснование: Письма ФНС , от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507 , от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ (Вопрос 6).
В разделе 2 6-НДФЛ за квартал, в котором НДФЛ с зарплаты должен быть перечислен в бюджет, укажите:
- по строке 100 — последнее число месяца, за который начислена зарплата;
- по строке 110 — дату выплаты зарплаты;
- по строке 120 — первый рабочий день, следующий за датой из строки 110, т.е. срок, не позднее которого НДФЛ с зарплаты надо перечислить в бюджет.
Обоснование: Письма ФНС от 15.12.2016 № БС-4-11/24063@ , от 05.12.2016 № БС-4-11/23138@ , от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507 .
В 6-НДФЛ сумму удержанного за год налога с данными 2-НДФЛ сверять не стоит (Письмо ФНС России от 01.07.2016 № БС-4-11/11886@).
И в форме 6-НДФЛ, и в справках 2-НДФЛ есть графа «Сумма удержанного налога». Однако это не значит, что этот показатель в годовом расчете 6-НДФЛ и в справках 2-НДФЛ за аналогичный период всегда будет одинаковым.
В случае, когда зарплата начислена в одном налоговом периоде (например, в декабре 2016 г.), а фактически выплачена в другом (в январе 2017 г.), в годовой 6-НДФЛ сумма налога, удержанного с начисленной в декабре зарплаты, не попадет. Ведь удержать НДФЛ с зарплатного дохода нужно при его фактической выплате (в нашем случае — в январе).
В расчете за 2016 г. эту сумму нужно будет указать только в строке 040 «Сумма исчисленного налога» раздела 1.
А по строке 070 «Сумма удержанного налога» годового расчета НДФЛ с декабрьской зарплаты показывать не нужно.
В 2-НДФЛ суммы удержанного налога отражаются за тот налоговый период, к которому относится начисленный доход и за который исчислен этот НДФЛ. Причем, если налог был удержан уже после окончания отчетного года и после того, как справки 2-НДФЛ были представлены в ИФНС, придется сдать в инспекцию корректировки.
ООО, которые выплачивают дивиденды физлицам, Приложение № 2 к декларации по налогу на прибыль не заполняют никогда. Сведения об НДФЛ с дивидендов они указывают в справках 2-НДФЛ (п. 4 ст. 230 НК РФ, Письмо Минфина от 19.10.2015 № 03-03-06/1/59890).
Куда сдавать отчет обособленному подразделению без выделенного баланса?
Налоговые агенты — российские организации, имеющие обособленные подразделения, представляют расчет по форме 6-НДФЛ в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений (Письмо ФНС России от 26.02.2016 № БС-4-11/3168@).
Как отражать доходы, для которых не предусмотрен конкретный срок выплаты, например, гонорары?
Нельзя объединять суммы дохода, выплаченные в разные сроки, в одну сумму. Каждую дату выплаты дохода и налога по нему следует отразить отдельно. Для этого нужно повторить строки 100-140 раздела 2 столько раз, сколько было выплат (п. 1.2 Общих требований к порядку заполнения формы расчета Приложения № 2 к Приказу ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).
В какой строке расчета 6-НДФЛ нужно отразить выданные суммы пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет?
В расчете 6-НДФЛ отражаются только те доходы, которые подлежат налогообложению. Пособия по уходу за ребенком не облагаются НДФЛ, поэтому их не нужно указывать в форме 6-НДФЛ.
