Недостача при инвентаризации – далеко не редкий случай. Это неприятное явление как для работников, так и для руководства компании. Существует множество аспектов оформления взыскания недостачи, а также составления самого документа.
Очень важно знать абсолютно все тонкости данного вопроса, чтобы избежать существенных претензий к . Чем быстрее будут обнаружены недочеты, тем быстрее удастся их устранить.
Проведение инвентаризации ТМЦ – неотъемлемая часть работы любой организации. Ошибочно бытует мнение, что это нужно только в тех компаниях, которые связаны с торговлей. Это абсолютно неверно. На самом деле даже в государственных учреждениях инвентаризационная процедура должна проводиться точно также. Мебель, техника, даже документация () являются материальными ценностями, которые подлежат оценки и пересчету.
Инвентаризационные проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При этом необходимо соблюдать процедуру проведения, сроки. Все излишки и недостачи при инвентаризации должно быть четко отображены в документации, оформлены надлежащим образом.
Плановая инвентаризация должна быть проведена в соответствии с планами, утвержденными ранее. Для каждой организации они будут разными. Периодичность зависит от объемов организации и видов деятельности.
Можно провести внеплановую проверку. Основаниями могут стать такие события:
- пожар, стихийное бедствие;
- смена материально ответственного лица;
- перепродажа предприятия;
- (или его подозрение).
Для этого необходимо обязательно издать внутри предприятия приказ с указанием даты инвентаризации, ответственных лиц, а также основания для данной проверки.
Что это такое недостача?
Для многих бухгалтеров термин «недостача» является страшным. Это понятно, так как подобное влечет за собой ряд негативных последствий, взысканий и наказаний. На самом же деле практически всегда пусть незначительная недостача, но она будет выявлена в процессе проведения инвентаризации.
Можно ли ее списать?
Не всегда любая недостача является негативным явлением, требующим поиска виновного лица. Иногда она является просто одним из рабочих моментов и ее можно попросту списать, как расходы на ведение деятельности. Списание недостачи необходимо проводить строго в установленном порядке, чтобы избежать ответственности за растрату.
Далеко не всегда недостача является прямой виной кого-либо. К примеру, товар мог быть травмирован случайно в процессе передвижения. Также на законодательном уровне четко закреплено: если в пределах магазина покупатель что-либо поломал или разбил, то он может не компенсировать стоимость товара. То же самое касается вещей нательных: ее могут порвать или просто наряд утрачивает товарный вид из-за слишком частых длительных примерок. Серьезные бренды отказываются от продажи подобной продукции, списывая ее вовсе или устанавливая стоимость в разы ниже заявленной изначально.
Именно поэтому для каждой категории товаров предусмотрены определенные нормы – издержки обращения. Это те объемы продукции, денежных средств, которые могут быть списаны просто так. Сумма или объемы продукции сверх данной нормы на усмотрение руководства будут взысканы с виновного. Если же недостача не превышает указанные объемы, то тогда вполне допустимо просто списать указанную сумму. Это не будет считаться нарушением.
Особенно важно придерживаться этих норм в государственных учреждениях. Если в частной конторе руководство имеет право на свое усмотрение «простить» недостачу, даже если виновное лицо будет выявлено, то для государственной структуры это запрещено. Дело в том, что там все ценности являются государственными или полученными для определенных нужд из бюджета страны. Если материальная ценность будет утрачена, утеряна, то это наносит прямой убыток государства. В данном случае в обязательном порядке необходимо найти и наказать виновное лицо, а также взыскать размер убытка.
Вот почему столь важно, чтобы руководство строго следило за нормативами, какие объемы можно списывать. Если подобное правило будет нарушено (объемы превышены), то тогда имеет место нецелевое использование бюджетных средств. Это влечет за собой уже уголовную ответственность для руководителя и главного бухгалтера.
Кроме того, в таких учреждениях категорически запрещено списывать что-либо (даже если не превышается допустимая норма), если возможно выявить виновное лицо.
В этом случае списание недостачи необходимо проводить только той суммы, которая возникла по независящим не от кого причинам. Остальную сумму нужно взыскать с виновного лица.
Как удержать недостачу с виновных лиц?
Порядок удержания недостачи при инвентаризации часто изначально оговаривается в коллективном договоре. Если нехватка материальных ценностей замечена в особо крупных размерах, то за подобное может наступать даже уголовная ответственность. Особенно часто это возникает на государственных предприятиях и касается руководства и главного бухгалтера. При этом уголовное наказание не освобождает от обязанности возместить полностью всю недостачу.
Материальная ответственность оговаривается при приеме на работу. Завхоз или главный бухгалтер являются лицами с полной материальной ответственностью. За недостачу по результатам проведенной инвентаризации они будут платить сами в полном объеме.
Может предусматриваться частичная ответственность или . Последний вид ответственности является распространенным в современных супермаркетах. В этом случае недостачу при инвентаризации попросту делят на всех поровну.
При этом стоит отметить, что по факту каждый человек несет ответственность за все, что ему вверено на производстве. То есть если человек работает даже оператором в банке, то в случае отсутствия компьютерных принадлежностей, канцтоваров при увольнении с него также будет удержана эта сумма, если вещи официально были закреплены за ним.
Если при инвентаризации выявлена недостача при увольнении, то тогда удержание происходит из расчета, который выплачивают в последний рабочий день. Если суммы не хватает, то работника официально уведомляют о необходимости . При его отказе взыскание происходит в судебном порядке.
Когда человек продолжает работать, то тогда удержания у него происходят из заработной платы. Также ему выдается официальное решение на основании проведенной проверки. Он может возместить всю сумму сразу. Если имеет место судебное решение, то тогда на основании исполнительного листа также происходят удержания из зарплаты. Человек при этом может уволиться, но исполнительный лист будет перенаправлен в бухгалтерию компании, куда работник перешел.
Порядок удержания
Если недостачу, выявленную в результате инвентаризации, не списывают, то ее удержание необходимо проводить по такому алгоритму:
- Подготовка и подписание официального акта по результатам инвентаризации.
- Выдача официального уведомления работнику о том, что именно должно быть с него удержано.
- Вычет положенной суммы из зарплаты (одним платежом или пропорционально ежемесячно). По данному виду обязательств работодатель не имеет права удерживать более 20% от размера заработной платы. Берется в расчет не оклад, а выданные по факту.
Если выявлены грубые нарушения, то необходимо составить акт о хищении и уволить работника по данному основанию.
Кстати, следует обратить внимание на то, что иногда недостачу может потребоваться взыскать с виновного лица уже после прекращения с ним трудовых отношений. К примеру, если работник имел право уйти с работы в день написания заявления (являлся или одинокой матерью). Провести полную инвентаризацию в данном случае просто невозможно. Соответственно, не удастся оценить полностью весь размер недостачи.
В этом случае логичным будет в дальнейшем потребовать возмещения причиненного ущерба, недостачи. Но для этого очень важно доказать, что именно действия данного лица спровоцировали недостачу, а не подобный факт возник уже после его увольнения или из-за действий какого-то другого работника организации. То есть важно доказать причинно-следственную связь.
Также проблема в том, что обычно человек, которого можно наказать за недостачу, является . Такой работник при увольнении должен в обязательном порядке подписывать акт приема-передачи дел. Без этого документа выдать расчетные работнику не вправе, а как известно, задерживать увольнение запрещено законодательством.
Но, с другой стороны, возникнет логичное противоречие: если акт был подписан, то значит никаких претензий к работнику ни у кого не возникло. Многие адвокаты на это обстоятельство ссылаются: акт подписан, то есть претензий в момент передачи дел не было, а все возникшие затем проблемы – полностью возлагаются на руководство компании или того, кому дела были переданы.
Вот почему ключевым моментом при обращении в суд должно стать обоснование подобной задержки. То есть потребуется правильно аргументировать, предоставить подтверждающие документы того, что выявить факт нарушения ранее было невозможно. В противном случае иск останется без удовлетворения.
Если все эти факторы удастся подтвердить юридически, и они будут приняты судом к сведению, то тогда возможно истребовать также проценты за просрочку возврата денежных средств (пени, предусмотренные на законодательном уровне).
При этом сразу следует обратить внимание на то, что как раз это требование не является обязательным. Даже если речь идет о государственном учреждении, то его представители имеют право истребовать лишь сумму самой недостачи, но не заявлять данные пени в цене иска.
Обращаясь в суд для получения возмещений, необходимо предоставить в обязательном порядке полный перечень финансовых документов, которые подтверждают размер заявленных требований. Это могут быть не только чеки на приобретенные товары (допускается изредка), а именно выдержки из балансовой документации. Там указывается стоимость всего, что хранится на предприятии. Если речь идет о материалах,
Cтраница 1
Недостача материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также их порча сверх естественной убыли относятся на виновных лиц.
Недостача материальных ценностей должна быть подтверждена документами. Между тем, как показывает практика, в отдельных случаях техническая ошибка, допущенная при отражении произведенных операций (например, неправильная запись в инвентаризационной описи артикула, а следовательно, и цены имеющихся в наличии товаров), может привести к расхождению учетных данных в бухгалтерских документах. Суды, как правило, тщательно подходят к проверке подобных случаев, обращая особое внимание на установление того факта, понесло или не понесло предприятие реального ущерба.
Недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывают с кредита счета 84 на издержки производства предприятий или на уменьшение финансирования (фондов) у бюджетных организаций. Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.
Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли взыскиваются с виновных лиц. Если виновные не установлены или суд отказал в иске, предъявленном им, то потери списываются на издержки производства или обращения.
Недостачи материальных ценностей, а также выявленные при инвентаризации испорченные ценности относятся на виновных лиц, и причиненный кредитной организации ущерб возмещается в установленном порядке. Недостачи материальных ценностей в пределах норм естественной убыли относятся на расходы банка.
Недостачи материальных ценностей списываются на счет 94 Недостачи и потери от порчи ценностей по фактической себестоимости, а по частично испорченным материалам - в сумме определившихся потерь.
Недостачи материальных ценностей денежных средств, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц или за счет страхового возмещения. Невозмещенные недостачи списываются за счел1 прибыли или резервных фондов.
Недостачу материальных ценностей в пределах норм естественной убыли списывают по распоряжению руководителя предприятия на издержки производства. Нормы убыли разрешено применять лишь в случаях выявления фактических недостач. Запрещается производить списание в пределах норм до установления факта недостачи. При отсутствии утвержденных в законном порядке норм убыли все недостачи рассматриваются как недостачи сверх норм.
Списания недостач материальных ценностей, выявленных при инвентаризаций, штрафов, пени и неустоек, рассматриваются во всех случаях как убытки отчетного года.
Списание недостач материальных ценностей, выявленных при инвентаризации, штрафов, пеней и неустоек рассматривается во всех случаях как убытки отчетного года. Не рассматриваются как убытки прошлых лет потери от брака продукции производства прошлых лет, которые включаются в состав издержек производства отчетного года на общих основаниях.
"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2006, N 51
На производственных и торговых предприятиях нередки случаи, когда фактическое количество товарно-материальных ценностей не соответствует учетным данным. Это может произойти по самым разным причинам, начиная от естественной убыли товарных ценностей до их хищения. Тем не менее внешние пользователи (инвесторы, кредиторы) заинтересованы в достоверной оценке активов хозяйствующего субъекта. Поэтому п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предусмотрено обязательное проведение инвентаризации имущества и обязательств.
Закон предоставляет право организациям самостоятельно определять порядок проведения инвентаризации, закрепив его в учетной политике.
Имущественные потери могут быть отражены в бухгалтерском учете только при фактическом подтверждении недостачи товара. Фактическая недостача МПЗ устанавливается при проведении инвентаризации. В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, "основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств". В организациях может быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
Бухгалтерский учет
Выявленные в процессе заготовления, хранения и продажи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) недостача или порча учитываются первоначально по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с кредитом счетов учета названных ценностей (10, 41, 50 и др.).
По дебету счета 94 отражаются:
по недостающим или полностью испорченным МПЗ - их фактическая себестоимость (стоимость по учетным ценам минус торговая наценка);
по недостающим или полностью испорченным основным средствам - их остаточная стоимость (первоначальная или восстановительная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации);
по частично испорченным МПЗ - сумма определившихся потерь.
Пример 1 . В ООО "Стрела" при инвентаризации выявлена недостача материалов по учетным ценам на 4000 руб. и основных средств, первоначальная стоимость которых составляет 15 000 руб. Сумма начисленной амортизации по недостающим основным средствам - 3000 руб. В бухгалтерском учете сделаны записи:
Д-т 94, К-т 10 - 4000 руб. - отражена недостача материалов;
Д-т 02, К-т 01 - 5000 руб. -списана сумма начисленной амортизации;
Д-т 94, К-т 01 - 12 000 руб. (15 000 - 3000) - отражена недостача основных средств.
Другие счета применяются в следующих случаях:
потери ценностей, возникшие в результате стихийных бедствий, относятся на дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы";
потери ценностей, выявленные при приемке ценностей, поступивших от поставщиков, а также их недостача сверх предусмотренных в договоре величин или порча отражаются по дебету счета 76.2 "Расчеты по претензиям". Виновникам потерь (поставщикам или транспортным организациям) предъявляется претензия в установленном законом порядке с учетом условий договора. В случае отказа суда во взыскании с виновников указанных сумм потерь в учете делается запись по дебету счета 94 и кредиту счета 76.2.
Списание потерь
Выявленные недостача и порча ценностей в большинстве случаев первоначально учитываются по дебету счета 94. По кредиту счета 94 отражается списание:
недостач ценностей, выявленных при заготовлении, в пределах предусмотренных в договоре величин - на счета учета материальных ценностей;
недостач ценностей, выявленных при хранении и продаже, в пределах норм естественной убыли - на счета по учету затрат на производство и расходов на продажу;
недостач ценностей сверх норм естественной убыли, потерь от порчи - в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба";
недостач ценностей сверх норм естественной убыли и потерь от порчи при отсутствии конкретных виновников, а также недостач и порчи МПЗ, во взыскании которых отказано судом вследствие необоснованности исков - на дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы".
На счета учета затрат на производство (расходов на продажу), а также счет 91 списывается стоимость недостающих или испорченных материальных ценностей по их фактической себестоимости.
Списание потерь от недостач при хранении и транспортировке ценностей в пределах норм естественной убыли приравнивается к материальным расходам, подлежащим учету при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. Нормы естественной убыли согласно пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ (в ред. Федерального закона от 06.06.2005 N 38-ФЗ) должны быть утверждены в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Поскольку одним из критериев признания расходов в целях гл. 25 является их обоснованность, списываемые расходы в качестве недостач и потерь должны быть экономически оправданными (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Взыскание ущерба с виновных лиц
Взыскание сумм в возмещение товарных потерь, установленных по результатам инвентаризации, с материально-ответственных лиц должно производиться в соответствии с ТК РФ. Материальная ответственность за ущерб, причиненный организации при исполнении трудовых обязанностей, возлагается на работника при условии, если ущерб причинен по его вине. Как правило, она ограничивается определенной частью заработка работника и не должна превышать полного размера причиненного ущерба, за исключением случаев, предусмотренных законодательством (ст. 241 ТК РФ).
Статьей 243 ТК РФ установлена материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба, возлагаемая на работника в следующих случаях:
в соответствии с Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
умышленного причинения ущерба;
причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя, главным бухгалтером, а также на основании письменных договоров о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество организации.
Следует отметить, что учитывается только прямой действительный ущерб, неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат (ст. 238 ТК РФ).
Работник, причинивший ущерб, может добровольно возместить его полностью или частично, передав равноценное имущество или исправив поврежденное, по согласованию с администрацией предприятия (ст. 248 ТК РФ). В противном случае возмещение ущерба сотрудниками в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя (ст. 248 ТК РФ). При этом распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Если же работник не согласен с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению рассматривается в судебном порядке. В остальных случаях возмещение ущерба производится путем предъявления администрацией иска в районный (городской) народный суд.
Согласно ст. 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и (или) порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба (но не ниже остаточной стоимости имущества по данным бухгалтерского учета), с учетом степени его износа.
Если сумма недостач и порчи, подлежащая взысканию с работников, превышает их учетную стоимость, то на разницу между этими показателями делается запись по дебету 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" и кредиту 98.4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей".
В дальнейшем, по мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы, указанная разница списывается пропорционально доле погашенной задолженности: Д-т 98.4, К-т 91.
Пример 2 . При инвентаризации в магазине, ведущем учет товаров по продажным ценам, выявлена недостача товаров по учетной стоимости 1400 руб., в том числе торговая наценка - 250 руб. Работодатель решил взыскать недостачу с материально-ответственного лица по рыночным ценам в сумме 1450 руб. Виновный работник внес в кассу магазина в погашение задолженности по недостаче 725 руб. В бухгалтерском учете магазина будут сделаны записи:
Д-т 42, К-т 41.2 - 275 руб. - отражена недостача товаров на сумму торговой наценки;
Д-т 94, К-т 41.2 - 1150 руб. (1400 - 250) - отражена недостача товаров на фактическую себестоимость товаров;
Д-т 73.2, К-т 94 - 1150 руб. - отнесена выявленная недостача на материально ответственное лицо на фактическую себестоимость товаров;
Д-т 73.2, К-т 98.4 - 300 руб. (1450 - 1150) - отнесена выявленная недостача на материально-ответственное лицо на разницу между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью товаров;
Д-т 50, К-т 73.2 - 725 руб. - внесены деньги в кассу в погашение задолженности по недостаче;
Д-т 98.4, К-т 91.1 - 150 руб. - списывается на доходы разница между взыскиваемой суммой и фактической себестоимостью товаров, относящихся к погашенной задолженности по недостаче.
Если бы виновное лицо погасило всю сумму задолженности по недостаче (1450 руб.), то сумма указанной разницы (300 руб.) была бы списана на доходы. Однако была погашена только половина долга, поэтому на доходы списывается только 50% разницы.
В случае когда в ходе инвентаризации удалось определить, что недостача возникла в результате хищения, в соответствии с Письмом МНС России от 08.06.2004 N 02-5-10/37 убытки от хищений, виновники которых не установлены, приравниваются к внереализационным расходам (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). При списании убытков от хищения следует учитывать, что в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть документально подтверждены и обоснованы. В случае с хищениями факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Таким образом, для того чтобы уменьшить полученные доходы, необходимо запастись соответствующим документом, например постановлением о приостановлении предварительного следствия ввиду неустановления виновного лица.
Согласно Письму Минфина России от 31.07.2006 N 03-04-11/132 "входной" НДС по выбывшим в результате недостачи МПЗ нужно восстановить.
Однако новая редакция гл. 21 НК РФ предписывает восстанавливать "входной" налог только по тому имуществу, которое организация начинает использовать в не облагаемых НДС операциях, а это не то же самое, что прекращение использования имущества в облагаемых, да и вообще в каких бы то ни было операциях. Для таких случаев требование восстановить НДС в гл. 21 НК РФ не предусмотрено.
Таким образом, организация может не восстанавливать "входной" НДС по недостающим МПЗ. Однако не исключено, что, заняв такую позицию, организации придется отстаивать свою точку зрения в судебном порядке.
ст. преподаватель
кафедры финансов,
денежного обращения и кредита ГУУ
В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.
Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.
В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.
Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.
Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.
Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.
Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?
В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.
Инвентаризация - лучший друг бухгалтера
В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
- Количество инвентаризаций в отчетном году;
- Даты проведения инвентаризаций;
- Перечень проверяемого имущества и обязательств и т.п.
Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:
- на издержки производства или обращения - в пределах норм естественной убыли (см. Приложение 1);
- за счет виновных лиц - сверх норм естественной убыли;
- к прочим расходам организации - в случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков.
Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.
В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.
В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.
Обратите внимание: в соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.
В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 - итоговые данные по недостачам.
Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».
Порядок документального оформления списания недостач и излишков
Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.
Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.
Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.
Обратите внимание: нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде .
Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.
Обратите внимание: Списание товарных потерь оформляется актами унифицированных форм ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-7 (журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом ТМЦ), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров), ТОРГ-21 (переборка плодоовощной продукции) .
Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.
Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.
Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.
Бухгалтерский учет излишков
Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.
Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.
При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:
Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.
В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.
Например: Дебет счета 20 10 «Материалы».
При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:
Дебет счета 91.2 10 «Материалы».
При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:
Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары».
Обратите внимание: оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету
Бухгалтерский учет недостач
Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.
При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) - отражена сумма выявленной недостачи.
Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:
Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.
Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 списана недостача за счет виновного лица.
В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.
Например:
Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.
В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:
- решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц;
- либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;
- либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Налоговый учет излишков
Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.
В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.
Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение - по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).
Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.2010г. №03-03-06/1/338.
При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.2011г. №03-03-06/1/478).
Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.
Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.
Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.
Обратите внимание: использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.
Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.
При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.
Налоговый учет недостач
Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.
Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке , установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).
Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. № 16-15/080278@).
Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.
Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.
При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.
В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.
Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:
- инвентарные ведомости;
- акты, подтверждающие недостачу;
- заключение комиссии, расследующей недостачу;
- объяснительная записка сотрудника.
При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.
В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.
При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.
Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).
а) сумма недостач и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих и (или) испорченных материалов на договорную (продажную) цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно недостающие и (или) испорченные материалы списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на транспортно - заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов.
Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи. Одновременно на эту сумму уменьшается сумма потерь от порчи;
б) недостачи и порча материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.
В фактическую себестоимость включаются:
- стоимость недостающих и испорченных материалов, определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без налога на добавленную стоимость). По подакцизным товарам в договорную (продажную) цену включаются акцизы. Если испорченные материалы могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи, с уменьшением на эту сумму потерь от порчи материалов;
- сумма транспортно - заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим и испорченным материалам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих и испорченных материалов на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без налога на добавленную стоимость);
Сумма налога на добавленную стоимость, относящаяся к основной стоимости недостающих и испорченных материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.»
Согласно статьи 254 НК РФ (Приложение №5) на сумму недостачи можно уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, но только в пределах норм естественной убыли, причем, если эти нормы утверждены Правительством Российской Федерации. Однако, такие нормы до сих пор, не приняты. А существовавшие до сих пор нормы естественной убыли, утвержденные различными отраслевыми ведомствами, для целей налогообложения утратили силу с 1 января 2002 года, то есть если в целях бухгалтерского учета ими воспользоваться можно, то в целях исчисления прибыли любую недостачу придется считать сверхнормативной.
Из вышесказанного следует, что в целях налогообложения прибыли до принятия соответствующих норм, любая недостача будет считаться сверхнормативной. Следовательно, нельзя принять к вычету и «входной» НДС по недостающим ценностям. Так как согласно пункту 7 статьи 171 НК РФ:
«В случае если в соответствии с главой 25 настоящего Кодекса расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам.»
Таким образом, до принятия норм, «входной» НДС по недостающим ценностям, следует относить на расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Данной логикой руководствуются налоговые органы при проверке организаций. Однако некоторые фирмы не согласны с налоговиками. Посудите сами, НК РФ разрешает списывать недостачи в пределах норм естественной убыли, и не вина предприятий, что министерства и ведомства не торопятся утверждать эти нормы. Поэтому некоторые используют ранее действовавшие (до 1 января 2002 года) нормы.
Понятно, что налоговые органы считают это неправильным и при проверке доначисляют организациям налоги и штрафы. Но арбитражные суды далеко не всегда согласны с таким подходом, и все чаще встают на сторону налогоплательщиков. Примером тому является постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 года №Ф04/1731-330/А46-2004 (Приложение №63).
Пример.
Комбинат питания ООО «Богатырь» заключило договор с ООО «Мясокомбинат» на поставку 5000 килограмм вареной колбасы по цене 88 рублей за 1 килограмм (в том числе НДС 10% = 8 рублей). 5 мая 2004 года по данному договору ООО «Богатырь» перечислило 100% предоплату в сумме 440 000 рублей .
12 мая 2004 года ООО «Мясокомбинат» осуществил поставку по договору. При приемке была установлена недостача 6 килограммов колбасы.
Нормы естественной убыли при транспортировке продовольственных товаров утверждены Письмом Минторга РСФСР от 21 мая 1987 года №085 (). Согласно данному документу нормы естественной убыли по вареным колбасам при перевозке автомобильным транспортом на расстояние до 50 км составляет 0,12 процента от массы перевозимого груза.
В данном случае недостача в пределах норм естественной убыли составит 5 000 килограммов х 0,12% = 6 килограммов.
Сумма выявленной при приемке недостачи составит:
6 килограммов х (88 рублей – 8 рублей) = 480 рублей.
В бухгалтерском учете предприятия ООО «Богатырь» отразит это следующим образом:
|
Корреспонденция счетов |
Сумма, рублей |
||
|
Дебет |
Кредит |
||
| 5 мая 2004 года | |||
| 60 «Авансы выданные» | 51 «Расчетный счет» | 440 000 | Перечислена предоплата по договору поставки |
| 12 мая 2004 года | |||
| 41 «Товары» | 399 520 | Отражена стоимость полученного товара (по факту) | |
| 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» | 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками ” | 40 000 | Учтен НДС по принятым на учет товарам и по недостаче в пределах норм естественной убыли |
| 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» | 480 | Списана недостача в пределах норм | |
| 44 “Расходы на продажу” субсчет “Транспортные расходы” | 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» | 480 | Сумма недостачи учтена в расходах на продажу в пределах норм естественной убыли |
При расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль ООО «Богатырь» решило не учитывать сумму 528 рублей (480 рублей + 48 рублей).
НЕДОСТАЧА ПРИ ПРИЕМКЕ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ СВЕРХ НОРМ ЕСТЕСТВЕННОЙ УБЫЛИ
Если организация при приемке выявила недостачу, размер которой превышает нормы естественной убыли, то в такой ситуации, выставляется претензия поставщику. Фактически претензия это документ, на основании которого стороны могут урегулировать отношения по договору в досудебном порядке. В данном документе (составляется в произвольной форме) необходимо указать:
· количество ТМЦ, предусмотренное договором;
· количество ТМЦ, полученное фактически;
· требования, предъявляемые покупателем-организацией общественного питания;
· сроки, в течение которых поставщик должен рассмотреть выставленную претензию и ответить на нее.
Как правило, данный срок оговаривается сторонами в договоре. Если договор между контрагентами не содержит такого пункта, то в этом случае необходимо руководствоваться Гражданским Кодексом. Согласно статье 314 Гражданского кодекса Российской Федерации; (далее ГК РФ):
«1. Если обязательство предусматривает или позволяет определить день его исполнения или период времени, в течение которого оно должно быть исполнено, обязательство подлежит исполнению в этот день или, соответственно, в любой момент в пределах такого периода.
2. В случаях, когда обязательство не предусматривает срок его исполнения и не содержит условий, позволяющих определить этот срок, оно должно быть исполнено в разумный срок после возникновения обязательства.
Обязательство, не исполненное в разумный срок, а равно обязательство, срок исполнения которого определен моментом востребования, должник обязан исполнить в семидневный срок со дня предъявления кредитором требования о его исполнении, если обязанность исполнения в другой срок не вытекает из закона, иных правовых актов, условий обязательства, обычаев делового оборота или существа обязательства.»
Вместе с претензией поставщику направляются копии счетов-фактур, копии накладных и так далее.
О том, как отражаются в бухгалтерском учете недостачи при приемке ТМЦ сверх норм указано в пункте 59 Приказа №119н:
«Фактическая себестоимость недостач и порчи сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счета учета расчетов по претензиям и списывается с кредита счета расчетов (по лицевому счету поставщика). При оприходовании поступивших от поставщиков недостающих материалов, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость материалов, транспортно - заготовительных расходов и налог на добавленную стоимость, включенные в фактическую себестоимость недостачи и порчи.
Аналогично учитываются претензии к поставщикам на суммы излишней оплаты, произведенные в связи с несоответствием цен, указанных в расчетных документах, ценам, предусмотренным в договоре (завышение цен), арифметических ошибок, допущенных в расчетных документах поставщика, и по другим подобным причинам.»
Сумма выявленной недостачи сверх норм естественной убыли учитывается по фактической себестоимости, включающей в себя стоимость недостающих ТМЦ, транспортные расходы, относящиеся к недостающим ТМЦ, НДС по недостающим ТМЦ и транспортным расходам, относящимся к этим материальным ценностям.
Транспортные расходы, относящиеся к недостающим ТМЦ рассчитываются следующим образом:
ТР н =СТ н х ТР о / СТ о , где
ТР н – транспортные расходы по недостающим ТМЦ;
СТ н – стоимость недостающих ТМЦ;
ТР о – общая стоимость транспортных расходов (без НДС);
СТ о – общая стоимость ТМЦ (без НДС).
Обратите внимание!
Организации общественного питания достаточно часто по роду своей деятельности закупают продовольственные товары у физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, то есть осуществляют закуп у населения. В данном случае основанием для отражения продуктов (сырья) в учете будет служить акт закупки товарно-материальных ценностей, в котором обязательно указываются паспортные данные физического лица.
Не забудьте, осуществив выплату, организация общественного питания обязана предоставить в налоговые органы информацию о размере полученного дохода данным физическим лицом.
Форма №ОП-5 данного закупочного акта утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 (Приложение №50).
Более подробно с вопросами учета и налогообложения организаций, оказывающих услуги общественного питания, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Общественное питание».
