Журнал регистрации по охране труда является одним из обязательных документов для любого предприятия. Именно в нем осуществляются записи о проводимых инструктажах по ТБ, подготовка всех сотрудников, выдача допусков для проведения потенциально опасных работ. Порядок ведения документа строго регламентирован, ответственным за его хранение, ведение назначается сотрудник отделка ОТ, кадрового отдела или руководитель предприятия.
Порядок ведения
Журнал регистрации инструктажа по охране труда отражает вопросы, связанные с соблюдением ОТ и ТБ. Информация, которая вносится, включает в себя следующее:
- порядок подготовки сотрудников, проведение вводного инструктажа;
- проведение периодических обязательных инструктажей;
- выдача допусков для работ различного типа, включая потенциально опасных;
- данные сотрудников с их лично подписью;
- данные ответственного лица с указанием его визы;
- наименование компании, дата начала ведения и его окончания.
В зависимости от предприятия и его деятельности, журнал регистрации инструкций по охране труда может быть только один или несколько. Чаще всего это документ для указания информации о вводном инструктаже, но также могут быть заведены отдельные регистрационные журналы для следующих категорий:
- при прохождении процедуры трудоустройства, то есть вводные;
- для подрядчиков, командированных сотрудников, наладчиков;
- для экскурсантов и практикантов, которые находятся на территории предприятия временно.
У нас Вы можете заказать , необходимых для ведения производственной деятельности на предприятии. Но для правильного ведения документации, необходимо соблюдать следующие требования:
- Все страницы необходимо пронумеровать, для чего рекомендуется использовать простой карандаш.
- Он прошнуровывается, концы шнура сзади завязываются прочным узлом. Шнур проклеивается при помощи прямоугольника белой бумаги, на котором ставится оттиск печати предприятия с указанием даты начала ведения журнала, ФИО ответственного лица.
- В качестве вкладыша можно использовать программу проведения инструктажа с указанием графика, списка инструкций, копий приказов о назначении ответственных лиц.
Особенности заполнения
Журнал регистрации инструкций по охране труда заполняется только уполномоченным лицом, ответственным за его проведение. В нем обязательно указывается должность сотрудника, его фамилия и инициалы, личная подпись такого лица подтверждает проведение инструкции в указанные сроки и в полном объеме. Подпись инструктируемого подтверждает, что он прослушал, ознакомлен со всеми требуемыми положениями.
Во время инструктажа сотрудники оповещаются:
- обо всех особенностях производственного процесса, существующих опасностях и сложностях, вредности производства;
- обо всех последствиях, негативном влиянии, которое могут оказать подобные процессы;
- праве на компенсации, выплаты, которые положены работникам.
Кроме того, будущий работник или другое лицо, которое будет временно находиться на территории предприятия, должен быть ознакомлен со следующими положениями:
- указание данных о производственных процессах;
- положения ОТ, включая льготы, предоставляемые компенсации, контроль безопасности;
- правила поведения, принятые к соблюдению на территории компании;
- опасные факторы, характерные для процессов на конкретном участке;
- требования к производственной санитарии;
- используемые средства защиты;
- правила поведения при несчастных случаях, их причины, условия по которым они случились.
- порядок расследования, а также оформления несчастных случаев, внештатных ситуаций, профзаболеваний;
- меры противопожарной, электротехнической безопасности;
- первая помощь пострадавшим.
О нас
Универсальный бланк товарной накладной ТОРГ-12, скачать который предлагается бесплатно в Excel и Word на этой странице, специально разработан, чтобы грамотно организовать учет торговых операций в любой компании. Правильное заполнение предложенного образца в двух экземплярах будет основанием продающей стороне для списания отпущенных материальных ценностей, а покупающей - для оприходования приобретенной продукции. Практически, товарная накладная (ТН), выступая в роли первичного документа, позволяет законно оформить переход прав собственности на указанную продукцию от одного собственника к другому.
Назначение ТОРГ-12
Накладная ТОРГ-12 - специфический бланк, предназначенный для документального оформления специфических операций, связанных с перемещением товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между отдельными организациями, с одной стороны в числе которых юридические лица или индивидуальные предприниматели, а с другой - как предприятия, так и частные покупатели. Заполнение бумажной версии первичного документа реализуется в двух экземплярах. Один остается в компании (ИП), отпускающей товары или продукцию, а второй передается предприятию (ИП или частному лицу), приобретающему ТМЦ.Истоки появления и особенности УФТН ТОРГ-12
Унифицированная форма товарной накладной (УФТН) - ТОРГ-12 в формате Word, как и правила заполнения, утверждена в декабре 1998 г. специальным постановлением Госкомстата. А так как, согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывается обязательное оформление фактов хозяйственной деятельности первичными документами, ее необходимо выписывать при каждой отгрузке (отпуске) или продаже различных товарно-материальных ценностей.С января 2013 года использование унифицированной формы стало необязательным, за исключением определенных оговорок. С этого периода по инициативе главного бухгалтера директор компании (ИП) мог самостоятельно определить образец первичных документов, которые планировалось применять для дальнейшего оформления хозяйственной деятельности своей организации.
Каждое предприятие (ИП) может использовать либо предложенную Госкомстатом версию УФТН или самостоятельно разработанные, в том числе и фирменные бланки товарных чеков (ТЧ) и товарных накладных (ТН). При этом разрешается корректировка (внесение изменений) путем добавления реквизитов, полей, граф, строк и пр. Причем нет «жестких» требований как в плане количества пунктов, так и относительно формата данного документа. В зависимости от специфики деятельности компании и/или особенностей реализуемой продукции можно скачать и распечатать книжную или альбомную версию бланков товарных накладных.
В то же время существуют обязательные требования по поводу самостоятельной разработки первичных документов. В товарной накладной любой компании (ИП) должны присутствовать следующие моменты:
- наименование и номер этого документа;
- шаблон для заполнения даты оформления;
- полное название компаний, участвующих в сделке, с указанием всех реквизитов: ИНН, контакты, адрес в ТОРГ-12, р/счет и пр.;
- описание фактов хозяйственной деятельности, в отношении которых оформляется текущая накладная;
- документы, на основании которых реализуется сделка;
- перечень реализуемых наименований с указанием количества, цены за единицу, НДС, массы и итоговой стоимости покупки;
- должности лиц, которые непосредственно совершают сделку и отвечают за ее документальное оформление;
- подписи в ТОРГ-12 и печати.
В чем отличие товарной накладной от товарного чека
ТН (товарная накладная) считается обязательным первичным документом, подтверждающим сделку, совершаемую на основании предварительно заключенного договора о сотрудничестве юридического лица со сторонней организацией или частным лицом (например, о поставках). Она оформляется при передаче (продаже) продукции другой организации.ТЧ (товарный чек) выдается в качестве подтверждения розничной продажи-купли без предварительного заключения каких-либо документов. В определенных моментах ТН вполне может заменить ТЧ.
Сроки хранения ТОРГ-12
Согласно требованиям действующих актов Минфина РФ срок хранения товарных накладных ТОРГ-12 и счетов-фактур составляет 4 года после завершения отчетного налогового периода, в котором последний раз использовался данный первичный документ. Например, если ТН и С-Ф были «закрыты» (учитывались в расчете НДС) в первом квартале 2017 года, следовательно, срок их хранения истекает в апреле 2021 года. Однако в интересах бухгалтерии период сбережения учетных документов составляет 5 лет, поэтому ТОРГ-12 придется сохранять до 1 апреля 2022 года.Нововведения с 1 июля 2017 г.
В соответствии с приказом № ММВ-7-15/329 ФНС РФ с 1 июля 2017 года всем компаниям и ИП разрешается оформлять первичные документы, связанные с движением ТМЦ, двумя способами (форматами):- бумажный : заполнение ТОРГ-12 в бланке Word, введенном в действие с 9.01.2016 приказом №551 ФНС РФ от 31.11.2015;
- электронный : предоставление на 1 листе электронной версии первичного документа вместе со счетом-фактурой в формате Excel, введенном в действие с 1 июля 2017 г. приказом №555 ФНС РФ от 24.03.2016.
Особенности заполнения ТОРГ-12
Использование установленных форм товарных накладных предполагает соблюдение определенных правил заполнения. Оформление товарной накладной может проводиться как специалистами бухгалтерии, так и кладовщиками, продавцами и прочими лицами, уполномоченными для отпуска продукции. Бумажная версия первичного документа обязательно составляется в 2 экземплярах, один из которых передается получателю товаров.
В «шапке» УФТН ставится номер и дата совершения сделки. Здесь же заполняются реквизиты компании (ИП), отпускающей товар: полное наименование, адрес в ТОРГ-12, контакты, расчетный счет и другая информация, утвержденная директором (ИП). Аналогично оформляются поля «Плательщик» и «Грузополучатель в ТОРГ-12». Далее - записываются реквизиты договора поставок или других документов, на основании которых совершается текущая сделка.
После этого оформляются данные о реализуемых товарах с указанием перечня, кодов (артикулов), единиц измерения, типов упаковки, цен за единицу наименования, НДС и пр. Если продукция отгружается в особой упаковке (таре), целесообразно заполнять поля «Масса брутто». Иногда в конце бланка перечисляются приложения и сопроводительные документы.
Завершается заполнение ТОРГ-12 информацией о лицах, которые совершают и контролируют сделку. Их подписи, как правило, заверяются печатью компании.
Одним из документов, позволяющих организациям оформлять и фиксировать переход прав собственности на продаваемый ими товар или товарно-материальные ценности (ТМЦ) является товарная накладная. Этот документ бухгалтерского учета относится к первичным и считается неотъемлемой частью для большинства сделок купли-продажи ТМЦ.
Организация может самостоятельно разработать и использовать в своей деятельности бланк накладной, указав в нем все обязательные реквизиты (наименование, цена, количество и общая стоимость товара, сумма НДС, реквизиты сторон, подписи уполномоченных лиц, печати организаций). Но в этом случае нет никаких гарантий, что данный документ полностью устроит налоговых инспекторов.
Для избежания различных налоговых недоразумений организациям в качестве товарной накладной рекомендуется использовать унифицированную форму № ТОРГ-12, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от от 25 декабря 1998 г. № 132.
Заполнение и оформление ТОРГ-12
Обязанности по оформлению и заполнению товарных накладных возлагаются на уполномоченное лицо. Составляется документ в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон), каждый из которых в дальнейшем продавец и покупатель смогут использовать для списания и оприходывания товара.Следует помнить, что все первичные документы в бухгалтерском учете должны составляться в момент совершения операции или сразу после неё. Поэтому дата составления накладной должна совпадать с датой отгрузки товара.
Содержание строки "Грузоотправитель" зависит от того, кто является отправителем ТМЦ:
- если сторонняя организация, действующая на основании договора - тогда в строке прописываются её реквизиты в соответствии с учредительными документами;
- если структурное подразделение поставщика - в строке указываются реквизиты и адрес местонахождения данного подразделения;
- если поставщик товара - указываются реквизиты поставщика, в соответствии с учредительными документами.
В строке «Поставщик» указывается полное или сокращенное наименование поставщика в соответствии с учредительными документами.
В строке «Плательщик» указывается полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами.
В строке «Основание» указываются номер и дата договора, а также номер и дата транспортной накладной, выписанной для организации-перевозчика.
Все данные, указанные в сводной таблице товарной накладной, должны соответствовать данным из .
Со стороны продавца документ должен быть заверен печатью и подписан работниками, разрешившими и осуществившим отпуск груза, а также главным бухгалтером.
Законодательство разрешает внесение несущественных изменений в бланки унифицированных форм первичной учетной документации. Поэтому, при разработке собственного бланка товарной накладной допускается расширение, сужение, а также включение дополнительных граф и строк (в том числе свободных) и складных листов для удобства размещения и обработки информации.
При участии в операции купли-продажи перевозчика эксперты рекомендуют отказаться от формы ТОРГ-12 и для списания товара у грузоотправителей и оприходования у грузополучателей использовать другой унифицированный документ -
Процесс отпуска товарно-материальных ценностей и учета данных операций осуществляется с использованием товарной накладной. Это первичный учетный документ, алгоритм использования которого прописан в законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Этот правовой акт, а также ФЗ № 63 «Об Электронной подписи» позволяют варьировать формат товарной накладной: она может оформляться и храниться как в бумажном варианте, так и в электронном виде.
В нашем сегодняшнем материале мы разберемся, как оформлять этот документ. А в нижней части страницы читатель может бесплатно скачать товарную накладную ТОРГ-12 и образец ее заполнения.
Необходимые данные и особенности оформления
Унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 утверждена в декабре 1998-го Госкомстатом РФ. Она и рекомендована к использованию при отпуске МТЦ сторонним организациям. В ней содержатся строки и столбцы, куда необходимо внести такие данные как реквизиты сторон (поставщика и плательщика; грузоотправителя и грузополучателя, если это разные организации с поставщиком и плательщиком); печати организаций и подписи лиц, уполномоченных производить отпуск и прием товара; параметры товара: цена, наименование, количество, общая сумма стоимости, размер НДС.
Составляется документ в двух экземплярах — для обоих контрагентов. Они его в дальнейшем используют для оприходования и списания товара. Бесплатно скачав образец товарной накладной 2018 года, обратите внимание на важный нюанс: дата составления документа должна совпадать с днем получения товара. При необходимости в бланк можно вносить новые строки и столбцы, законом это разрешено для случаев, когда процесс продажи-покупки МТЦ сопряжен с некими особыми условиями, согласованными сторонами сделки.
Строка «Основание» остается и в этом случае обязательной, сюда вносятся номер и дата договора с покупателем, а в случае использования организации-перевозчика, также и номер с датой транспортной накладной, которую необходимо дополнительно выписать для грузоперевозчика.
Как оформляется товарная накладная 2018 года
В бумажном формате
Являясь первичным бухгалтерским документом, товарная накладная ТОРГ-12 должна подписываться руководителем компании и главным бухгалтером, либо уполномоченными ими лицами. Перечень последних должен быть согласован с главбухом и завизирован руководителем. Право подписи этого документа глава фирмы может передать доверенному лицу, но обязательно оформляет его приказом либо доверенностью.
ТОРГ-12 может содержать до 5 подписей:
Со стороны продавца их может быть от одной до трех. В последнем случае это подписи руководителя, бухгалтера и ответственного за отгрузку. Либо эту функцию выполняет один человек, аккумулирующий информацию со склада и из бухгалтерии. Назначая такого «оператора», эти обязанности руководитель фиксирует в доверенности или в приказе, как вариант — в должностных инструкциях уполномоченного лица.
Со стороны покупателя требуется лишь одна подпись — в строку «Груз получил грузополучатель». Это может сделать сам руководитель организации-покупателя (грузополучателя) или лицо, уполномоченное на проведение данных операций. Право подписи этому лицу, ответственному за прием товаров, дается на основании доверенности или по Уставу организации.
После того как бесплатно скачан образец товарной накладной 2018 года, возможно (не обязательно) внесение подписи в графу «Груз принял». Ее ставит лицо, уполномоченное фактически принимать товар и обладающее функциями материальной ответственности. Тут же нужно будет параллельно внести и данные по доверенности за перевозку ценностей. Сделать это может кто-то из представителей организации-покупателя либо перевозчик, сотрудник сторонней транспортной компании.
Но руководитель предприятия вправе принять товар и без доверенности, расписавшись в строке «Груз принял» (тогда строки с указанием реквизитов доверенности заполнять не потребуется).
Есть и вариант приемки ТМЦ, когда одно и то же лицо расписывается в строках «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель». Но это должен быть человек, имеющий как право подписи первичных документов, так и доверенность на ТМЦ. В данном случае подпись может вноситься лишь в строку «Груз получил», она по регулирующим документам является приоритетной.
В электронном виде
Электронный формат, как мы уже упомянули, разрешен законодательно. Рекомендуемый вариант XML-файла ТОРГ-12 был утвержден 21.03.2012 приказом ФНС России № ММВ-7-6 /172@, налогоплательщики имеют право отправлять его по Интернету и контрагентам, и в налоговую.
Если вы решите скачать бланк товарной накладной ТОРГ-12 в Excel, то сразу убедитесь: по форме он ничем не отличается от бумажной версии. Да и заполняется аналогично. Есть лишь одно различие. Документ составляется в данном случае в одном экземпляре, состоящем из двух файлов. Один формируется представителем продавца, который его пересылает покупателю, ответственное лицо которого оформляет второй файл.
Заверяются такие накладные с использованием электронной подписи. В данном случае законодательно определена необходимость всего двух подписей: по одной со стороны каждого из участников сделки. Это положение зафиксировано в приказе ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6 /172@), а также подтверждено материалами ряда судебных разбирательств.
ФИО и должности соответствующих лиц указываются в разделах «Отпуск разрешил», «Отпуск груза произвел», «Главный (старший) бухгалтер», «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель». В поле «По доверенности № " вносится информация о параметрах доверенности уполномоченного лица.
Транспортировка и товарная накладная ТОРГ-12
Бумажная версия
Бесплатно скачав бланк товарной накладной 2018 года, ответственный за ее заполнение оформляет документ и, проконтролировав отгрузку, передает накладную водителю вместе с иными требуемыми в данном случае документами. Водитель (экспедитор), доставив груз, передает накладную грузополучателю.
Практика грузоперевозок выработала и другие варианты. Водитель не обязан в пути иметь при себе данный документ, поскольку он подтверждает факт доставки и передачи груза заказчику транспортно-товарной накладной (ТТН), где перечислены в общей форме позиции перевозимого товара. Поэтому в ряде официальных правовых актов это положение (о необязательности наличия у водителя ТН) закреплено. Например, в:
- Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
- Постановлении Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом» и ряде других документов.
Электронный документ
Документ можно напрямую направить потребителю в электронной форме, через Сеть. Это удобно, когда перевозку товара осуществляет сам поставщик. В случае, когда это делается через посредника-перевозчика, закон предусматривает обязательность заполнения строк «По доверенности № " и «Груз принял», где указываются данные об экспедиторе (ФИО, должность) и информация о доверенности на перевозку груза.
Бесплатно скачав бланк товарной накладной 2018 года, в данном случае можно в соответствующих графах указать номер и дату ТТН. Ведь в самой ТТН вся эта необходимая информация уже внесена. Второй вариант: покупатель сам заполняет строки «По доверенности № " и «Груз принял» при получении электронной накладной формата ТОРГ-12 и, после приемки груза, визирует накладную своей электронной подписью.
Прием товара и товарная накладная 2018 года
Бумажная
Здесь все просто: принимая товар, уполномоченное лицо сверяет его с тем, что зафиксировано в документах, переданных ему водителем либо экспедитором. Принимающая сторона подписывает документы, которые затем передаются в бухгалтерию предприятия.
Электронная
Процедуру принятия и подписания электронной накладной мы уже описали выше. Главным условием четкой работы при таком алгоритме является наличие у ответственного лица возможности получать оперативно обрабатывать такие документы. То есть, рабочее место должно быть обеспечено соответствующей оргтехникой для приема, подписывания, распечатки и пересылки файлов, соответственно, нужен и постоянный выход в Интернет.
Возврат товара: как внести исправления в документ
В бумажный вариант
Что предписывает законодательство на случай обнаружения ошибок? Для исправления товарной накладной в обоих экземплярах вычеркиваются ошибочные записи, вносятся верные данные и дата появления изменений. Они, согласно п. 5 ст. 10 закона о бухгалтерском учете, должны быть заверены подписями с обеих сторон сделки. Не следует задним числом формировать новый документ взамен этого. Правилами бухгалтерского учета такой вариант исправлений для бумажной версии не предусмотрен.
В электронную версию
Если отправитель груза воспользовался электронным образцом заполнения товарной накладной ТОРГ-12 и допустил некую оплошность, неточность, то тут строгих правил исправления не существует. В пункте 8 ПБУ 1/98 по этому поводу сказано: «если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из настоящего и иных положений по бухгалтерского учету».
На практике чаще всего попросту составляется другой документ, с точными данными. Если иной порядок не внесен в уставные и иные официальные документы организации. Но надо не забывать при этом указать в исправленном варианте, что он является частью первоначального документа. В договоре с контрагентом необходимо предусмотреть подобные накладки, оговорить данный механизм исправления ошибок.
Другой вариант корректировки — составление акта об установленном расхождении, где указываются все основные реквизиты накладной. Его также согласовывают с другой стороной сделки. Такой документ будет служить основанием для официального предъявления претензии поставщику, если спорные вопросы не удастся решить мирно, по договоренности сторон.
Хранение и учет товарных накладных ТОРГ-12
Бумажных
Каким образом данные бумаги должны храниться, законодатель не предписывает. Каждая организация вправе самостоятельно утверждать механизм хранения и передачи документов этого назначения. Как правило, на складе составляется товарный отчет, отражающий данные о реализации товаров и их себестоимости, к нему и прилагаются товарные накладные, для удобства контроля, в хронологическом порядке.
ИП и те организации, что применяют УСН, на основании таких первичных документов ведут журналы учета расходов и доходов. Если они ведутся в электронном виде, их необходимо распечатать по окончании налогового периода. Хранят бумажные документы обычно в архивных помещениях.
В электронном формате
Товарный отчет и накладную, оформленные в электронном виде, хранят на локальном компьютере или на сервере организации. Системы ЭДО: операторов электронного документооборота — имеют возможность передавать ТОРГ-12 и в свободной форме, и в формате, рекомендованном ФНС.
Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам
Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.
Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК - 74999385226. СПБ - 78124673429. Регионы - 78003502369 доб. 257
