Проведение всех видов проверок первичных бухгалтерских документов. Контроль первичных документов

1.Порядок проведения проверок первичной бухгалтерской документации. Виды проверок первичных бухгалтерских документов: формальная, по существу, арифметическая

2. Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах

3.Порядок проведения таксировки и контировки первичных бухгалтерских документов

4. Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документови регистров бухгалтерского учета

5. Правила и сроки хранения первичных бухгалтерских документов

1. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны

подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу . Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа. Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем, заключительном этапе, проводится :

-группировка документов - процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

-арифметическая проверка , состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;

-таксировка, заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

-контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

2. Если какой-либо первичный документ оформлен неверно, у бухгалтера

возникает желание внести в документ исправления. Исправлять первичный документ целесообразно в том случае, если он еще не обработан, то есть, не отражен в бухучете.

Существуют правила внесения исправлений в первичные учетные документы.

Внести исправления в кассовые и банковские документы нельзя, это установлено пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Подчистки, помарки или исправления в приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п. 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 № 40). Эти документы, созданные организацией, придется оформить заново.

В первичные учетные документы (за исключением кассовых и банковских) исправления вносятся "корректурном способом": неправильный текст (сумма) аккуратно зачеркивается одной тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать. Сверху надписывается правильный текст (сумма).

Нужно зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре. Например, если вместо суммы "79 руб. 58 коп." было записано "79 руб. 48 коп.", то при исправлении нужно зачеркнуть все цифры и написать сверху правильную сумму.

Затем здесь же на полях против соответствующей строки внесенные изменения специально оговариваются и подтверждаются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Это требование установлено в пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" - исправление в первичные документы могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, подписавшими первоначальный документ. При необходимости подписи заверяются печатью организации. Исправления сопровождаются фразой: "Написанному в исправление верить", в которой также пишется новый текст или сумма, а потом ставится подпись.

Таким способом чаще всего исправляются свои рукописные первичные документы. Если в организации применяется компьютерный учет, и есть возможность заменить документ, его выводят на печать вновь в исправленном виде и подписывают повторно.

Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена.

ПРИМЕР 1. Бухгалтер ООО «Феникс» 14 сентября 2012 года обнаружил, что стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 5000 руб. вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 1000 руб.

ДЕБЕТ 25 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 1000 руб. – учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2012 года.

Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.

ПРИМЕР 2. В июне 2012 года ООО «Стемп» были приобретены товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС). Бухгалтер ошибочно оприходовал их на счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В августе при продаже этих товаров ошибку обнаружили. Для ее исправления в августе в бухгалтерском учете были сделаны проводки:

ДЕБЕТ 10 «Материалы» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 35 000 руб. - сторнирована ошибочная проводка за июнь 2004 года;

ДЕБЕТ 41 «Товары» КРЕДИТ 60 – 25 000 руб. – отражена стоимость товаров, приобретенных в июне 2012 года (корректировочная запись).

Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Кроме того, необходимо оформить бухгалтерскую справку, в которой указать, какие исправления, когда, по какой причине и кем были внесены в тот или иной документ. Справка служит оправдательным документом (обоснованием) для корректировочной записи.

Унифицированной формы бухгалтерской справки нет. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухучету.

3. Все документы, проверенные и принятые бухгалтерией, подвергают

обработке, которая включает таксировку (расценку), группировку и контировку.

Таксировка (расценка) – арифметическая проверка показателей документов, т.е. пересчет данных по каждой позиции учетного документа и подсчет общей суммы (итога).

Группировка – подбор однородных документов, который позволяет делать записи данных общими итогами. На основании такой группировки составляют сводные документы.

Контировка – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документе.

4. Таким образом, все бухгалтерские операции после их проверки и

подсчета должны быть зарегистрированы в определенной последовательности на основании первичных документов. Совокупность специально разграфленных листов бумаги, приспособленных для регистрации бухгалтерских проводок и записей по счетам, называется учетным регистром. В учетном регистре производится группировка данных первичных документов по однородным признакам, которые используются для ведения бухгалтерского учета и управления хозяйственной деятельностью предприятия.

Существует несколько признаков группировки учетных регистров:

-по характеру бухгалтерских записей:

хронологические (на них отражаются хозяйственные операции по мере их совершения; если в первичных документах отражена корреспонденция счетов, то она находит отражение в регистрах хронологического учета),

-систематические (в них группируются однородные по экономическому содержанию операции; такая систематическая группировка осуществляется на счетах синтетического и аналитического учета.

-по внешнему виду : книги (скрепленные листы бумаги одного формата,

на переплете книги пишут ее наименование и название предприятия; бухгалтерские книги используются как для ведения синтетического, так и аналитического учета; страницы книги должны быть пронумерованы, книга должна быть прошнурована, на последней странице указывается общее количество страниц и ставится роспись главного бухгалтера и печать), карточки (таблицы на бланках стандартных размеров, применяемые для отражения аналитических данных по каждой номенклатуре учета), свободные листы (таблицы специального формата со специальным графлением; на них ведутся различные ведомости и журналы; они используются также для ведения синтетического и аналитического учета).

-по объемам содержания: регистры синтетического учета, регистры аналитического учета, комбинированные.

Под формой бухгалтерского учета подразумевают технологию и организацию учетного процесса соответствующими способами, техникой документирования и учетной регистрации. Основными признаками форм бухгалтерского учета являются: количество применяемых учетных регистров, их назначение, содержание, форма, внешний вид, последовательность записей, взаимосвязь синтетического и аналитического учета.

Применяются следующие формы бухгалтерского учета.

При мемориально-ордерной форме учета на основании первичных документов, сгруппированных по отдельному признаку, составляются мемориальные ордера, в которых проставляется корреспонденция счетов. По мере составления мемориальные ордера записываются в регистрационный журнал. Данные мемориальных ордеров используются для записей на синтетических счетах в Главной книге. Мемориально-ордерная форма учета используется в бюджетных учреждениях. Недостатки мемориально-ордерной формы учета: дублирование записей, большой объем мемориальных ордеров, слабая приспособленность регистров к составлению отчетности.

При журнально-ордерной форме учета основными видами учетной регистрации являются журналы-ордера. Все ЖО построены так, что в них постепенно накапливаются подсчитываются данные для перенесения в отчетные формы. Все ЖО построены по кредитовому признаку, по отдельным синтетическим счетам в разрезе корреспондирующих счетов. Дебетовые обороты по синтетическому счету учитываются в нескольких ЖО. Ежемесячно ЖО закрываются, их итоги переносятся в Главную книгу, открываемую на год.

Упрощенная форма применяется для малых предприятий и субъектов малого предпринимательства, т.к. они имеют простой хозяйственный процесс, незначительное количество хозяйственных операций и т.д.

Автоматизированная – позволяет одновременно вести взаимосвязанные участки учета, а руководство фирмы имеет возможность оперативного доступа к информации для принятия управленческих решений.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ);

2. Основные правила работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (далее - Перечень);

4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете - утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

Из всех вышеперечисленных нормативных документов бухгалтеру-практику особое внимание следует уделить Перечню, поскольку именно он "предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных)" (п. 1.4. Указаний по применению Перечня).

Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 "Учет и отчетность", содержащий подразделы 4.1. "Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. "Статистический учет и отчетность".

Особо следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Сроки хранения

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет , ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно.

Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет.

Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д.

Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.

На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов.

В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Похожая информация.

Необходимость контроля первичной документации

Контроль является одной из важнейших функций управления, реализуемой и в сфере бухгалтерского учета.

Контроль первичной документации необходим по объективным причинам. Его основная задача состоит в предотвращении бухгалтерских ошибок, которые могут возникать по различным причинам, например, в результате небрежности, недостаточной квалификации бухгалтерского персонала, переутомления, неисправности вычислительной техники и так далее.

Ошибки могут возникать в тексте первичных документов или в суммах, особенно при подсчете итогов, образовываться при разнесении документов по учетным регистрам.

Замечание 1

По степени своего влияния ошибки могут быть локальными, то есть допущенными в одном документе и не влияющими на другие документы (например, ошибка в дате документа), и транзитными, то есть автоматически вызывающими ошибку в других документах (например, ошибка в сумме документа).

Поскольку система исправлений в бухгалтерских документах строго регламентирована и требует привлечения всех лиц, подписавших документ с ошибкой (в кассовых и банковских документах исправления вообще не допускаются), роль контроля первичной документации крайне существенна.

Контроль первичной бухгалтерской документации направлен на обеспечение полного цикла контроля качества отражения первичных документов на счетах бухгалтерского учета, а также выполняет реализацию функции полноценного отслеживания исполнения процедур исправления или замены ошибочно заполненной документации с персонификацией ответственности.

Общий порядок проверки первичных документов

Поступающие в бухгалтерскую службу первичные документы обязательно подлежат проверке.

В процедуре проверки первичных документов можно выделить три этапа:

Первый этап. Проверка первичных документов по существу. Суть данного этапа заключается в оценке законности отраженных в документации хозяйственных операций, целесообразности проведения операции и взаимоувязки отдельных показателей первичного документа.

В том случае, если содержание первичного документа противоречит требованиям законодательства или нарушен порядок приемки, хранения и расходования товарно-материальных ценностей, денежных средств и иных активов, такие документы к учету не принимаются. Решение по таким документам принимает бухгалтер, который информирует руководителя о незаконности операций, отраженных в первичной документации.

Практика учета свидетельствует о том, что зачастую между руководителем и главным бухгалтером возникают разногласия по вопросам определения законности операций. В этом случае главному бухгалтеру целесообразно получить от руководителя письменное распоряжение, свидетельствующее о понимании руководителем возлагаемой на него ответственности за отражения операции на счетах бухгалтерского учета.

Второй этап. Проверка первичных документов по форме. На этом этапе выполняется проверка наличия реквизитов. Кроме того, проверка подразумевает оценку правильности применения бланка документа, а также наличия и полноты заполнения обязательных реквизитов, к числу которых в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» относятся: наименование, дата составления, наименование организации, содержание факта хозяйственной деятельности, натуральный или денежный измеритель данного факта, должности и подписи лиц, ответственных за составление документа).

Третий этап. Комплексная проверка первичных документов, которая включает в себя следующие приемы:

• Группировки первичных документов – суть данной процедуры заключается в оценке содержания операции и включении документа в группу однородных по содержанию первичных документов, что составляет собой основу формирования сводных учетных данных;
• Таксировки – суть данной процедуры заключается в том, что натуральные и трудовые показатели переводятся в универсальный измеритель – стоимостной. Результаты таксировки, определяемые путем перемножения количественных показателей и цены (ставка) за единицу, отражаются непосредственно в первичном документе;
• Контировки – суть данной процедуры состоит в проставлении корреспонденции по каждой хозяйственной операции, формируемой первичным документом.

Замечание 2

После прохождения всех этапов проверки первичные документы рекомендуется помечать с целью исключения повторного применения (на документе могут проставляться дата внесения его в учетные регистры или соответствующий штамп).

Кассовые документы помечаются штампами «Получено» или «Оплачено» и датой.

Виды контроля первичной документации

Бухгалтерские первичные документы представляют собой информационный поток, содержащий сведения о финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта, вследствие чего широко применяются в системе менеджмента для осуществления предварительного, текущего и последующего контроля.

Сущность данных видов контроля заключается в следующем:

• Контроль предварительный – это контроль, осуществляемый руководящим составом организации (руководителем, главным бухгалтером, главным инженером, бригадиром и т.д.) в момент подписания первичной документации, обусловленный тем, что при подписании документа эти должностные лица берут на себя ответственность за совершаемые действия;
• Контроль текущий – это контроль, производимый в момент совершения хозяйственной операции. Его осуществляют, как правило, исполнители распоряжений, содержащихся в документе, или лица, ответственные за его обработку. Документ проверяется на наличие реквизитов, по существу и только после этого исполняется и обрабатывается;
• Контроль последующий – это контроль, осуществляемый посредством документальных ревизий, аудита первичных документов после обработки документов, а также в форме счетной проверки в момент обработки документов.

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.
Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:
по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой доку-мента реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантий-ные письма и пр.
Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:
по причинам возникновения –
небрежность, бухгалтер-ская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
по месту возникновения –
в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
по значению –
локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.
В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.
Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в от-дельности.
Типичные ошибки при работе с первичными документами:
использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных ре-квизитов;
отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;
наличие подчисток и помарок в документах;
нарушение правила исправления ошибок в документах;
исправления в кассовых документах;
записи простым карандашом;
отсутствие прочерков в свободных строках;
отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
арифметические ошибки при таксировке документов.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.
После приемки инфор-мация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом докумен-те делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного исполь-зования.

Еще по теме 3.6. Правила проверки первичных документов и исправления ошибок в них:

1. 6.5. Способы исправления ошибок в документах и учетных регистрах
2. 6.8. Инструкция о порядке внесения исправлений в бухгалтерский учет в случае обнаружения ошибок
3. 6.3. Последствия исправления ошибок в налоговых декларациях: штрафы и пени
4. 4.10. Порядок выявления и исправления ошибок по налогу на добавленную стоимость (НДС)
5. Глава 2. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ В СТРОИТЕЛЬСТВЕ. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАПИТАЛЬНОМУ СТРОИТЕЛЬСТВУ
6. 4.9. Порядок выявления и исправления ошибок, допущенных при формировании финансовых результатов деятельности предприятия

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу . Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.

Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем , заключительном этапе, проводится:

- группировка документов - процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

- арифметическая проверка , состоит в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;

- таксировка , заключается в переводе натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

- контировка - процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Некоторые формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

Причины возникновения ошибок в бухгалтерском учете разные .

Иногда бухгалтеры ошибаются в арифметических расчетах, неправильно переносят данные из первичных документов в учетные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьезные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.

Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учете, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учете, должен ее исправить. Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.

Следует помнить, что исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново.

В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.

Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка - до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.

Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчетность после ее утверждения в установленном порядке не вносятся и уточненные формы бухгалтерской отчетности не составляются. Исправления делаются путем внесения корректировочных записей в бухучет.

Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет .

Способ дополнительной записи (проводки).

Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.

Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.

Таблица 1

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете

Период, в котором совершена ошибка	Момент обнаружения ошибки	Порядок исправления ошибки
Текущий отчетный год	До окончания отчетного года	Исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда была обнаружена ошибка
Предыдущий отчетный год	После завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности	Исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность
Предыдущий отчетный год	После завершения отчетного года, за который годовая отчетность уже утверждена	Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Корректировочные записи производятся в бухучете за текущий год (в момент обнаружения ошибки)

Пример 1. Бухгалтер ООО «Феникс» 14 сентября 2014 года обнаружил, что стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис» в апреле того же года, отражена в бухгалтерском учете в сумме 5000 руб. вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть сумма хозяйственной операции ошибочно занижена на 1000 руб.

Для исправления ошибки 14 сентября в бухгалтерском учете была сделана проводка:

Дебет 25 «Общепроизводственные расходы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - 1 000 руб. - учтена в составе общепроизводственных расходов стоимость услуг по текущему ремонту автомобиля, ошибочно не учтенная в апреле 2014 года.

Пример 2. В июне 2014 года ООО «Стемп» были приобретены товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС). Бухгалтер ошибочно оприходовал их на счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В августе при продаже этих товаров ошибку обнаружили. Для ее исправления в августе в бухгалтерском учете были сделаны проводки:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» - 35 000 руб. - сторнирована ошибочная проводка за июнь 2014 года;

Дебет 41 «Товары» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками» - 25 000 руб. - отражена стоимость товаров, приобретенных в июне 2014 года (корректировочная запись).

Для каждого случая исправления ошибочных записей должна составляться бухгалтерская справка. Она служит оправдательным документом (обоснованием) для корректировочной проводки, в ней есть подпись ответственного лица, внесшего исправления, и дата внесения корректировок.

Унифицированной формы справки бухгалтера нет. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к учетной политике по бухучету.

Организация ООО «Феникс»

Чаще всего налоговые проверки проводятся в организациях, где есть льготы, значительные затраты или убытки в течение нескольких налоговых периодов, а также, если компания предъявила к вычету значительную сумму НДС. Учитывая то, что камеральная проверка может проводиться в течение трех месяцев со дня предоставления налоговой декларации, должен быть постоянно готов к истребованию документов налоговыми органами.

Формы первичных учетных документов, которые используются в компании, должны быть утверждены в учетной политике. Организация может принимать к учету либо унифицированную первичную документацию, либо самостоятельно разработанную с соблюдением всех реквизитов, указанных ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Каковы наиболее распространенные претензии налоговых органов?

Среди них можно выделить следующие:

• документ оформлен от имени компании, незарегистрированной в ЕГРЮЛ, а это значит, что компании-контрагента не существует;
• документ подписан неуполномоченным лицом. Правом подписи документов обладает только определенный круг лиц, уполномоченный приказом либо доверенностью;
• в первичном документе указана стоимость в иностранной валюте. К внешнеторговым компаниям или сделкам за рубежом должен быть обязательно приложен перевод на русский язык.
• первичная документация отсутствует.

На что следует обратить внимание при получении первичных документов?

При получении товара обязательно необходимо убедиться в правильности оформления всех сопроводительных документов, наличии всех необходимых реквизитов в накладной и счете-фактуре. При приемке акта выполненных работ (оказанных услуг) нужно обратить внимание на то, чтобы в акте присутствовала необходимая информация, предусмотренная ст. 9 Закона № 129-ФЗ.

Поскольку основным поводом для налоговой проверки является проверка обоснованности выплат налоговых вычетов, а в соответствии с п.1 ст.172 НК РФ налоговые вычеты, указанные в статье 171 НК РФ, производятся на основании: счетов-фактур, полученных при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих уплату сумм налога при ввозе товара на таможенную территорию РФ, документов, подтверждающих уплату сумм налога удержанного налоговыми агентами и других документов, пристальное внимание нужно обращать на правильность заполнения именно этих первичных документов.

Проверка налоговых вычетов - один из основных поводов для истребования документов.

Согласно законодательству организации могут пользоваться некоторыми видами налоговых вычетов. Самым значительным по сумме вычетов является возмещение налога на добавленную стоимость. Величина НДС, предъявляемого к возмещению, иногда может доходить или даже превышать сумму налога, подлежащего уплате, в этом случае налоговые органы могут удостовериться в правильности поданной декларации по НДС.

При проверке НДС чаще всего возникают проблемы с правильностью оформления счетов-фактур. НДС не подлежит возмещению, если от поставщика оформлена неправильно. Порядок оформления счетов-фактур определен Письмом Федеральной налоговой службы от 12.08.2009 № ШС-22-3/634@ «О порядке составления счетов-фактур налоговыми агентами». В счете-фактуре должно быть указано полное и сокращенное наименование продавца, его адрес, ИНН плательщика и покупателя, номер платежно-расчетного документа (в том случае, когда осуществлялся авансовый платеж), верно рассчитанный НДС и правильно поставленные подписи.

Следует иметь в виду, что с 01.01.2010 вступила в действие новая редакция п. 2 ст. 169 НК РФ. Согласно которой налоговики не могут отказать в принятии НДС к вычету, если в счете-фактуре допущены ошибки, но документ позволяет идентифицировать продавца, покупателя, наименование и стоимость товара (работ, услуг), имущественных прав, ставку, сумму налога.

Проверка расходов организации заключается в следующем:

При некоторых системах налогообложения, расходы компании уменьшают базу налога на прибыль. Перечень и порядок оформления таких расходов строго регламентирован законодательством.

При проверке расходов организации налоговые инспекторы обязательно потребуют договоры, акты, а при отсутствии либо несоответствующем оформлении таковых, расходы будут считаться неподтвержденными.

При отсутствии на первичных документах расшифровки подписи - это так же будет рассматриваться поводом для снятия расходов.

Если компания списывает безнадежный долг, сроком более 5 лет и не представит первичные документы, подтверждающие долг, то так же вправе снять расходы. Независимо от того, что по истечении 5 лет организация вправе уничтожить первичные документы.

Какие документы может истребовать налоговая инспекция в соответствии с требованиями законодательства?

В НК РФ не установлен исчерпывающий перечень документов, которые могут быть истребованы налоговым органом для проведения проверки, касающейся деятельности проверяемого налогоплательщика. В связи с этим налоговые органы имеют право потребовать достаточно большой круг документов, среди которых можно выделить следующие: первичная документация, хозяйственные договоры, любые бухгалтерские регистры. Главное условие - документы должны относиться к расчету по уплате налогов за проверяемый период.

Порядок истребования документов определен в статье 93 НК РФ. Если организация не представит запрашиваемые документы или сделает это позже установленного срока, то на основании ст. 126 НК РФ на нее может быть наложен штраф в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ.

Как подготовить документы для передачи в налоговый орган?

В налоговую инспекцию предоставляются копии документов, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены мастичной печатью организации, с указанием даты предоставления, подписанные директором и бухгалтером.

Как показывает практика, компаниям, особенно крупным, бывает довольно сложно подготовить, перепроверить и предъявить документы в указанные законодательством сроки, поэтому ведению первичной документации следует уделять особое внимание на протяжении всей деятельности и исправлять возникающие ошибки по мере их появления.