О видах отпусков в соответствии с трудовым законодательством мы рассказывали в . Об «отпускных» проводках в бухгалтерском учете расскажем в этом материале.
Начисление отпускных: проводки
Естественно, если речь идет об отпусках без сохранения заработной платы, вопрос о бухгалтерских записях не возникает. Ведь проводка без суммы не бывает, а раз за отпуск нет начислений, то и проводка не формируется.
Поэтому в нашем материале мы имеем в виду оплачиваемые отпуска.
Несмотря на то, что оплата за время отпуска не является оплатой труда с точки зрения ТК РФ, порядок учета таких выплат аналогичен бухгалтерскому учету заработной платы (ст. 129 ТК РФ , Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н).
Для учета расчетов по отпускным используется синтетический счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
По кредиту этого счета отражаются в том числе суммы начисленных отпускных работникам в корреспонденции со счетами учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников
За счет каких источников производится начисление отпускных, зависит не только о специфики деятельности организации, особенностей ее , но и от того, создавался ли для выплаты отпускных резерв предстоящих расходов.
Ведь если отпускные начисляются за счет текущих расходов организации, бухгалтерские записи будут такие:
Дебетуемый счет меняется, если отпускные и страховые взносы с них начисляются за счет средств резерва.
Приведем проводки по оценочным обязательствам по отпускам при использовании средств резерва:
А начисление резерва производится следующей проводкой:
Дебет счетов 20, 26, 44 и др. - Кредит счета 96
Компенсация отпуска при увольнении: проводки
Бухгалтерский учет отпускных выплат не зависит от того, что выплачивается: отпускные сотруднику или компенсация за отпуск при увольнении работника.
Компенсация за неиспользованный отпуск в проводках отражается аналогично начислению отпускных:
Дебет счетов 20, 26, 44, 96 и др. - Кредит счета 70
Соответственно, и начисление страховых взносов с компенсации за отпуск показывается так же, как и по отпускным:
Дебет счетов 20, 26, 44, 96 и др. - Кредит счета 69
Выплата отпускных и удержание за неотработанные дни отпуска: проводки
Выплата отпускных отражается аналогично выплате заработной платы:
Дебет счета 70 - Кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»
Если же при увольнении обнаружится, что использованные дни отпуска превышают полагающиеся работнику на момент расторжения трудовых отношений, излишне выплаченная сумма отпускных подлежит удержанию с учетом установленных ТК РФ .
А бухгалтерские записи при удержании излишних отпускных будут со знаком « — »:
Дебет счетов 20, 26, 44 и др. - Кредит счета 70 СТОРНО
При расчете налога на прибыль в расходах учитываются (п. 7 ст. 255, пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ):
- отпускные (с учетом НДФЛ);
- страховые взносы, начисленные на отпускные.
Отпускные учитываются в расходах текущего периода только в той части, которая начислена за дни отпуска, приходящиеся на этот период (Письма Минфина от 09.06.2014 N 03-03-РЗ/27643, от 23.07.2012 N 03-03-06/1/356). Допустим, организация, отчитывающаяся по налогу на прибыль поквартально, предоставляет работнику отпуск с 24 июня по 21 июля и выплачивает отпускные в сумме 40 000 рублей. Сумма отпускных будет учтена в расходах так:
- во втором квартале — 10 000 руб. (40 000 руб. / 28 дн. x 7 дн.);
- в третьем квартале — 30 000 руб. (40 000 руб. / 28 дн. x 21 день).
Взносы, начисленные на отпускные, учитываются в расходах на дату их начисления, независимо от того, на какие периоды приходится отпуск (пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письма Минфина от 09.06.2014 N 03-03-РЗ/27643, от 23.12.2010 N 03-03-06/1/804).
Если вы создаете резерв на оплату отпусков, отпускные и начисленные на них страховые взносы в расходах не учитываются (п. 2 Письма Минфина от 01.04.2013 N 03-03-06/2/10401).
При расчете налога при УСН с объектом "доходы минус расходы"
в расходах учитываются (пп. 6, 7 п.
Начисление и выплата отпуска в проводках на примере
1, п. 2 ст. 346.16, пп. 1, 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ, Письмо Минфина от 24.11.2009 N 03-11-06/2/246):
- отпускные (за вычетом НДФЛ) — на дату выплаты работнику;
- НДФЛ с отпускных — на дату перечисления в бюджет;
- страховые взносы, начисленные на отпускные, — на дату перечисления в бюджет ПФР, ФСС или ФФОМС.
При расчете налога при УСН с объектом "доходы"
начисленные на отпускные страховые взносы уменьшают сумму авансового платежа и налога при УСН за период, в котором взносы перечислены в бюджет ПФР, ФСС или ФФОМС (пп. 1 п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).
При расчете ЕНВД
начисленные на отпускные страховые взносы уменьшают сумму налога за квартал, в котором взносы перечислены в бюджет ПФР, ФСС или ФФОМС (пп. 1 п. 2 ст. 346.32 НК РФ).
В бухгалтерском учете
начисление и выплата отпускных отражается так:
Если вы создаете резерв на оплату отпусков, отпускные и начисленные на их сумму страховые взносы начисляются за счет резерва. При недостаточности резерва начислять отпускные по дебету счета 97 "Расходы будущих периодов" не надо. В таких случаях отпускные начисляются так же, как в ситуации, когда резерв вообще не создавался, т.е. по дебету счетов учета затрат (20, 25, 26 и т.д.).
Шаг 5. Как отразить отпускные в бухгалтерском и налоговом учете?
Оформление отпуска: порядок бухгалтерского учета и налогообложения
Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) предусматривает необходимость закрепления очередности отпусков в графике предоставления отпусков. Согласно ст.123 ТК РФ график отпусков должен быть составлен во всех организациях независимо от формы собственности не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года. Таким образом, уже 16 декабря каждого года отделом кадров должна быть собрана информация у работников о времени предоставления им отпусков. График отпусков может быть любой формы, так как законодательство не содержит каких-либо требований к его оформлению. Уведомить работника о времени начала его отпуска работодатель должен не позднее чем за две недели до его начала. На основании графика отпусков руководитель издает соответствующий приказ. Самому работнику составлять заявление с просьбой о предоставлении отпуска теперь не нужно.
При уходе работников в отпуск должны быть оформлены Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6), Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60). Формы этих документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Форма N Т-6 составляется работником отдела кадров (кадровой службы) или уполномоченным лицом, а затем подписывается руководителем организации (или уполномоченным им лицом, которым может быть и главный бухгалтер).
Будущий отпускник должен быть ознакомлен с подписанным приказом и оставить на нем свою подпись. Только после этого работник кадровой службы вправе заполнить Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60).
Приказ и записка-расчет передаются в бухгалтерию организации для расчета среднего заработка за отпуск.
На основании приказа (форма N Т-6) вносятся записи в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2 ГС) (это должен сделать работник отдела кадров), а также в лицевой счет (форма N Т-54 или N Т-54а) (эту операцию производит бухгалтер).
Отпуск работнику может быть предоставлен в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом) (в том числе ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, учебный и т.п.).
Основное требование ТК РФ — работник должен иметь отпуск не менее 28 календарных дней.
Замена этого отпуска денежной компенсацией запрещается, за исключением случаев увольнения. Согласно ст.115 ТК РФ допускается предоставление работнику отпуска сроком более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск), например в тех случаях, когда работник не отгулял (не догулял) отпуск за предыдущий расчетный период. Возможна и такая ситуация, когда работнику предоставляется удлиненный отпуск в счет будущих расчетных периодов.
На основании заявления сотруднику за все неиспользованные дни отпуска можно выплатить денежную компенсацию. Это правило распространяется и на удлиненные отпуска.
Перенос отпуска на другое время допускается только в исключительных случаях, так как ТК РФ предусмотрено, что работодатель обязан предоставить отпуск, а работник обязан его отгулять. И если работнику графиком предусмотрен отпуск, то работодатель не вправе допускать отпускника к работе. Перенос отпуска оформляется приказом руководителя, в котором указываются основание переноса отпуска и срок, на который переносится отпуск. В любом случае работник должен отгулять отпуск не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ст.124 ТК РФ). Непредоставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд не допускается.
Согласно ст.125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Если в отпуск уходит сотрудник, который не полностью отработал расчетный период, его дневной заработок определяется путем деления суммы начисленной заработной платы в расчетном периоде на количество календарных дней, приходящихся на отработанное время.
Для работников, не отработавших часть времени из-за прогулов или по иным причинам, расчетный период для исчисления среднего заработка составит 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествовавших отпуску. Если такой работник не отработал в организации 12 календарных месяцев, в расчетный период будут включены только полные месяцы (с 1-го до 1-го числа), проработанные до ухода в отпуск. Если работник в расчетном периоде, до расчетного периода и до наступления отпуска не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется из тарифной ставки установленного ему разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения.
Если работник в расчетном периоде и до расчетного периода не имел отработанных дней или заработка в данной организации, средний заработок определяется исходя из суммы начисленной заработной платы, денежного вознаграждения за фактически проработанные дни до наступления отпуска.
Пример. На предприятии работник, занятый в основном производстве, уходит в частичный отпуск сроком на 14 календарных дней. Расчетным периодом для оплаты отпусков являются три календарных месяца. Расчетный период работником отработан не полностью. В феврале работник находился 10 дней в отпуске без сохранения заработной платы. Заработная плата за январь — 15 000 руб., за февраль — 10 500 руб., за март — 15 000 руб. Заработная плата работника за расчетный период, предшествующий уходу работника в отпуск, составит 40 500 руб. (15 000 руб. + 10 500 руб. + 15 000 руб.).
Проводки по начислению отпускных
Для определения размера среднего дневного заработка указанную сумму заработной платы за расчетный период необходимо разделить на среднемесячное число календарных дней (29,6) января и марта и количество календарных дней в феврале (18 дней), приходящихся на неотработанное время.
Средний дневной заработок составит 524,61 руб. (40 500 / (29,6 + 29,6 + 18)), сумма отпускных — 7344,54 руб. (524,61 руб. х 14 дней).
Согласно п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 расходы на оплату ежегодных отпусков являются для организации расходами по обычным видам деятельности. В соответствии с п.1 ст.226 НК РФ организация, от которой работник получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц. Исчисление налога на доходы физических лиц с дохода в виде отпускных производится по налоговой ставке 13%. Начисленная сумма налога должна быть удержана из доходов работника при их фактической выплате и перечислена не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату отпускных.
Перечисление сумм исчисленного к удержанию налога на доходы физических лиц с сумм средней заработной платы в соответствии с п.6 ст.226 гл.23 НК РФ должно производиться не позднее дня фактического получения наличных денежных средств на оплату труда за вторую половину месяца. При этом с сумм среднего заработка, начисляемых в течение месяца, уплата данного налога также должна производиться не позднее дня фактического получения денежных средств на выплату доходов по итогам истекшего месяца, в котором были начислены и выплачены отпускные. Уплачивать налог в дни выплаты среднего заработка за отпуск необходимости нет. Суммы же единого социального налога во всех случаях (в том числе с сумм среднего заработка за отпуск и в других установленных случаях) в соответствии с п.3 ст.243 гл.24 НК РФ должны уплачиваться не позднее 15-го числа следующего месяца независимо от дат фактической выплаты сумм заработной платы или получения средств на оплату труда в учреждении банка.
В бухгалтерском учете делают записи:
Дебет 20, Кредит 70 — начислена сумма отпускных (7344,54 руб.);
Дебет 70, Кредит 68 — удержан налог на доходы физических лиц (7344,54 х 13% = 955 руб.);
Дебет 70, Кредит 50 — выданы отпускные (7344,54 — 955 = 6398,54 руб.);
Дебет 20, Кредит 69-1-1 — начислен ЕСН (ФСС, 4% х 7344,54 = 293,78 руб.);
Дебет 20, Кредит 69-1-2 — начислен ЕСН (обязательное социальное страхование от несчастных случаев, 0,2% х 7344,54 = 14,69 руб.);
Дебет 20, Кредит 69-2-1 — начислен ЕСН (федеральный бюджет, 28% х 7344,54 = 2056,47 руб.);
Дебет 20, Кредит 69-3-1 — начислен ЕСН (ФОМС, 0,2% х 7344,54 = 14,69 руб.);
Дебет 20, Кредит 69-3-2 — начислен ЕСН (ТФОМС, 3,4% х 7344,54 = 249,71 руб.);
Дебет 69-2-1, Кредит 69-2-2 — сумма ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшена на сумму страховых взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии (7344,54 х 11% = 807,90 руб.);
Дебет 69-2-1, Кредит 69-2-3 — сумма ЕСН в части, подлежащей уплате в федеральный бюджет, уменьшена на сумму страховых взносов на финансирование накопительной части трудовой пенсии (7344,54 х 3% = 220,34 руб.).
При отзыве работника из отпуска следует пересчитать сумму среднего заработка за использованные дни отпуска, а разницу между заработком за все предоставленные дни отпуска и фактически использованные дни удержать с работника. Если по согласованию с работодателем работник ходатайствует о выплате ему компенсации за оставшиеся неиспользованные дни отпуска в части, превышающей 28 календарных дней, перерасчет среднего заработка не производится.
Пример. Работнику организации с 1 по 28 мая 2003 г. предоставлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. По соглашению с работником из-за производственной необходимости он был вызван из отпуска с 22 мая 2003 г.
Сумма среднего заработка за отпуск, выплаченная работнику, составила 8960 руб. из расчета среднедневного заработка 320 руб. (320 руб. х 28 календарных дней отпуска = 8960 руб.).
Всего работник не использовал 7 календарных дней отпуска с 22 по 28 мая включительно и использовал 21 календарный день (с 1 по 21 мая включительно). Сумма среднего заработка за фактически использованные дни отпуска составила 6720 руб. (21 календарный день х 320 руб.).
Допустим, за период с 23 по 31 мая работнику начислена заработная плата из расчета тарифной ставки, премий, доплат и надбавок в сумме 5200 руб. К выплате она причитается за минусом суммы среднего заработка за неиспользованные дни отпуска в размере 2240 руб. (7 неиспользованных календарных дней отпуска х 320 руб.).
При предоставлении неиспользованных дней отпуска в дальнейшем средний заработок рассчитывается заново согласно новому расчетному периоду и учитываемым в нем выплатам.
Согласно п.7 ст.255 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, включаются в состав расходов, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль. На основании п.1 ст.210 НК РФ сумма отпускных, полученная работником, включается в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц. В соответствии с п.1 ст.236 НК РФ начисленная сумма отпускных признается у организации-работодателя объектом обложения единым социальным налогом.
В ст.136 ТК РФ установлено, что оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня до его начала.
Наиболее распространенными выплатами, связанными с отпусками работников, являются отпускные или заработная плата за время отпуска и компенсация за неиспользованный отпуск. Все указанные выплаты исчисляются исходя из среднемесячного заработка. Общие правила исчисления среднемесячного заработка установлены в ст.139 ТК РФ.
Из расчетного времени в соответствии с Положением об особенностях исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.04.2003 N 213, исключаются:
праздничные нерабочие дни, установленные законодательством Российской Федерации;
не отработанные работником дни, за которые выплачивался или сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации;
дни нетрудоспособности, за которые работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
дополнительные оплачиваемые выходные дни, предоставленные работнику, воспитывающему ребенка-инвалида (ст.262 ТК РФ);
дни отпуска без сохранения заработной платы на основании ст.ст.128 и 263 ТК РФ;
время простоя не по вине работника, в том числе из-за приостановки деятельности организации, цеха, производства;
время простоя в связи с забастовкой, в которой работник не участвовал, но не имел возможности выполнять свою работу.
О.Стулова
ООО "КОСМОС-АУДИТ"
Учет денежной компенсации за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска
Журнал “Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях“, 2012, № 20
УЧЕТ ДЕНЕЖНОЙ КОМПЕНСАЦИИ ЗА НЕИСПОЛЬЗОВАННУЮ ЧАСТЬ ОСНОВНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА
Многие бухгалтеры некоммерческих организаций, которые реализует услуги платного высшего профессионального образования, встречаются с трудностями учета денежной компенсации за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска преподавателя, работающего по трудовому договору.
Например, расчетный период работником отработан полностью. За расчетный период ему начислена заработная плата в размере 244 800 руб. (без учета отпускных), в том числе доплаты за переработку и надбавка за ученую степень. Рассмотрим, как отразить в учете образовательной организации выплату в сентябре 2012 г. по заявлению преподавателя денежной компенсации за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска (24 календарных дня).
Расчет компенсации. В соответствии со ст. 127 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.
Согласно п. 29 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Народным Комиссариатом труда СССР 30.04.1930 N 169, полная компенсация выплачивается в размере среднего заработка за срок полного отпуска.
В рассматриваемой ситуации компенсация выплачивается за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска (24 календарных дня), однако для ее расчета все равно необходим средний заработок.
На основании ст. 139 ТК РФ средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).
Следовательно, в рассматриваемой ситуации компенсация составляет 244 800 руб. / 12 / 29,4 x 24 = 16 653 руб. 06 коп.
Бухгалтерский учет. Как следует из п. п. 5, 8, 16 Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации“ ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, компенсация за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска признается в составе расходов по обычным видам деятельности.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, данная компенсация и начисленные на нее страховые взносы отражаются по дебету, например, счета 20 “Основное производство“ и кредиту соответственно счетов 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда“ и 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению“.
Удержанная сумма налога на доходы физических лиц (НДФЛ) отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 70 в корреспонденции с кредитом счета 68 “Расчеты по налогам и сборам“.
Налоговый учет. Согласно п. 1 ст. 210 и п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ (НК РФ) компенсация за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска является объектом обложения НДФЛ. Удержание налога производится организацией — налоговым агентом (ст. 226 НК РФ).
Исходя из ч. 1 ст. 7 и пп. “д“ п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования“ и п. п.
Каковы проводки по счетам при учете отпуска?
1, 2 ст. 20.2, а также абз. 6 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ “Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“, компенсация за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска облагается страховыми взносами.
Обозначения субсчетов, используемые в таблице проводок:
— к балансовому счету 69:
— 69-1-1 “Страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством“;
— 69-1-2 “Страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний“;
— 69-2 “Страховые взносы на обязательное пенсионное страхование“;
— 69-3 “Страховые взносы на обязательное медицинское страхование“;
— к балансовому счету 68:
— 68-1 “Расчеты по НДФЛ“;
— 68-2 “Расчеты по налогу на прибыль организаций“.
Бухгалтерские проводки операций по учету денежной компенсации за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска преподавателя приведены в таблице.
Бухгалтерские проводки операций по учету денежной компенсации за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска преподавателя
———————————T—————T————————-¬
¦ ¦Корреспонденция¦ ¦
¦ +——-T——-+ ¦
¦ ¦ Дебет ¦ Кредит¦ ¦
¦Начислена компенсация за ¦ 20 ¦ 70 ¦Записка-расчет при ¦
¦неиспользованную часть ¦ ¦ ¦прекращении (расторжении)¦
¦основного оплачиваемого отпуска¦ ¦ ¦трудового договора с ¦
¦при увольнении ¦ ¦ ¦работником (увольнении) ¦
+——————————-+——-+——-+————————-+
¦Начислены страховые взносы ¦ 20 ¦69-1-1,¦Бухгалтерская справка- ¦
¦ ¦ ¦69-1-2,¦расчет ¦
¦ ¦ ¦ 69-2, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ 69-3 ¦ ¦
+——————————-+——-+——-+————————-+
¦Удержан НДФЛ ¦ 70 ¦ 68-1 ¦Регистр налогового учета ¦
¦ ¦ ¦ ¦(налоговая карточка) ¦
+——————————-+——-+——-+————————-+
¦Перечислена компенсация за ¦ 70 ¦ 51 ¦Выписка банка по ¦
¦неиспользованную часть ¦ ¦ ¦расчетному счету ¦
¦основного оплачиваемого отпуска¦ ¦ ¦ ¦
¦при увольнении за вычетом НДФЛ ¦ ¦ ¦ ¦
L——————————-+——-+——-+—————————
Таким образом, выплату в сентябре 2012 г. по заявлению преподавателя, работающего по трудовому договору, денежной компенсации за неиспользованную часть основного оплачиваемого отпуска (24 календарных дня) необходимо отражать в бухгалтерском и налоговом учете с учетом приведенных выше рекомендаций.
Список литературы
1. Налоговый кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 N 117-ФЗ.
2. О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования: Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ.
3. Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний: Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ.
4. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению: Приказ Минфина России от 31.10.2000 N 94н.
5. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету “Расходы организации“ ПБУ 10/99: Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 33н.
6. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 N 197-ФЗ.
Л.Л.Горшкова
Руководитель
Центра методологии
бухгалтерского учета
и налогообложения
Подписано в печать
15.10.2012
Каждый бухгалтер знает, что когда начислены отпускные, проводка их осуществляется специальным образом, то есть должны быть учтены и выполнены все правила порядка выплаты этих денег.
Для начала необходимо учитывать, что средства должны выплачиваться как минимум за 3 дня до того дня, когда сотрудник отправляется в отпуск. Хотя можно это сделать и в любой другой день, главное, не позже чем за 3 дня. Действующее законодательство разрешает так поступать.
При этом считаются именно календарные дни, а не рабочие. Но если последний срок приходится на выходной, то выплату нужно делать накануне в рабочий день. И если даже сотрудник просит выдать ему средства после выхода из отпуска, то работодатель все равно обязан сделать начисление и выплату до начала вышеуказанного периода.
Каждый бухгалтер должен понимать, что за нарушение данных сроков работодатель будет нести ответственность. Ведь это игнорирование действующего законодательства. Причем оштрафованы могут быть все должностные лица, которые отвечают за данный процесс. Следует учитывать это и не допускать подобных нарушений. Особенно это касается бухгалтеров, которые должны осуществлять начисление и выплату указанной суммы.
Наказание за нарушение
Предусмотрен ряд наказаний для нарушителей данного правила. А именно:
- Все должностные лица организации могут быть оштрафованы на сумму от 1000 р. до 5000 р. Но на первый случай им могут вынести только предупреждение.
- Если речь идет о предпринимателях, то здесь предусмотрен штраф в диапазоне от 1000 р. до 5000 р.
- Для самой организации предусмотрен штраф. Его сумма варьируется в пределах от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб.
Если работодатель допускает повторное нарушение, то наказание становится жестче. А именно:
- Для всех должностных лиц, которые отвечают за данный платеж, выставляется штраф в пределах от 10 до 20 тыс. руб., работников могут дисквалифицировать на срок от 1 до 3 лет.
- Индивидуальным предпринимателям выставляется штраф в пределах 10-20 тыс. руб.
- Ну а организации получают штраф в сумме 50-70 тыс. руб.
К тому же сотрудник, которому по какой-либо причине не выплатили вовремя отпускные, может требовать, чтобы ему перенесли этот отпуск на другое время года. Но есть ситуации, при которых работник не может уйти отдыхать. Хотя ему уже и выплачены деньги за него. В таком случае бухгалтер должен сделать отзыв из отпуска.
Проводки в бухгалтерии
Отображение проводок в бухгалтерии зависит от того, создала организация определенный резерв на осуществление данных выплат или нет.
При этом создавать запас обязаны все организации. В виде исключения могут быть предприятия, которые не являются эмитентами ценных бумаг, что размещаются публично.
На предприятиях, у которых создан такой запас средств, в бухучете эти выплаты списываются за счет данного резерва.
Ну а если последний не создан, то сумма отпускных относится на текущие затраты.
Это выглядит таким образом: дебет 20 / кредит 70 - начисление и Дб 70/ Кд 50 - выплата.
Этот порядок учета регламентирован инструкцией к плану счетов.
Как видим, сначала происходит начисление отпускных, а потом создается проводка на их выплату.
В случае же когда резерв создан, сумма отпускных, что начисляется, не учитывается в расходах текущего месяца. Но нужно обязательно отобразить начисление отпускных и взносов страхования.
Это выглядит следующим образом:
- Дб 96 субсчет/ Кд 70 - так начисляют отпускные за счет резервных средств.
- Дб 96 субсчет/ КД 69 субсчет - начисляются все обязательные взносы, которые должны быть уплачены вместе с отпускными. Только нужно выбирать отдельный тип 69 субсчета и создавать проводку на каждый взнос. Последних должно быть столько же, сколько и платежей.
- Дб 70/ Кд 50 - отпускные выплачиваются.
Выплаты при переходящем отпуске
Часто у бухгалтеров возникает вопрос, как правильно отобразить начисление и выплату средств, если отпуск оплачивают за счет резерва и если отдых переходит из одного месяца в другой. В этом случае нужно списать всю сумму отпускных на счет раньше созданного резерва. И в этом случае не имеет значения, что отпуск переходит из одного месяца в другой.
Если говорить о том, что такое резерв и как он отображается в бухгалтерии предприятия, то нужно сказать о том, что это виртуальная сумма, в которую включены отпускные всех сотрудников. То есть если бы в один момент весь персонал ушел в отпуск, именно столько денег понадобилось бы выплатить. Данное число средств и должно находиться в резерве. В эту сумму включены и все обязательные взносы. При этом, когда сотрудник получает свои отпускные, часть обязательств погашается.
Из этого всего можно сделать вывод о том, что абсолютно не важно, будет отпуск переходным или нет. Все равно погашение обязательств и начисление отпускных произойдет. Как минимум за 3 дня до начала периода, когда сотрудник уходит отдыхать.
После того как бухгалтер произведет начисление и выплату отпускных, он должен проконтролировать списание определенной суммы резерва. Это очень важно.
Исключением может быть только ситуация, когда в запасе недостаточно средств для вычета данной суммы.
Следует помнить о том, что резерв можно использовать только в пределах зарезервированного количества денег. Если же последнее меньше, чем сумма отпускных, которая должна быть выплачена в данном месяце, то следует сделать такую проводку: ДБ 20/ Кд 70.
Расчет отпускных работнику
На сегодня существует ряд онлайн-калькуляторов, которые помогают быстро начислить отпускные по каждому отдельному сотруднику. Но любой бухгалтер должен уметь сделать это вручную. Ниже приведены несколько примеров, которые помогут разобраться в самых распространенных ситуациях.
- Если стаж работника на данном предприятии составляет больше года, то в качестве расчетного периода используются все 12 предыдущих месяцев.
- Для той категории сотрудников, которые на предприятии меньше месяца, следует использовать в качестве расчетного периода все дни, что отработал человек. При этом последним сроком будет финальное число прошлого календарного месяца.
- И в том, и в другом случае из расчета убираются дни, когда человек находился на больничном, в отпуске или командировке. То есть когда за ним сохранялась средняя заработная плата.
- Если, к примеру, весь предыдущий год сотрудник не работал, то в расчет отпускных берутся предыдущие 12 месяцев.
Конечно, могут быть и другие ситуации, в которых бухгалтеру может понадобиться консультация. В таком случае можно повторно ознакомиться с соответствующим положением и инструкцией. Для удобства можно воспользоваться специальной программой-калькулятором, разработанной для бухгалтеров, осуществляющих начисление средств.
Выплаты при расчете отпускных
При расчете отпускных в учет берутся все виды выплат, начисленных сотруднику. Это может быть:
- зарплата;
- премия;
- бонусы;
- надбавки и другое.
К тому же источник данных надбавок особого значения не имеет.
Единственное, что не берется в учет при расчете отпускных, - это социальные выплаты. Например, на предприятии могут выдавать средства на оплату транспортных расходов, питания, формы и прочего. Такие деньги при расчете отпускных не учитываются.
Также из расчета нужно исключить выплаты, которые работник получал, когда находился в любом виде отпуска, на больничном или в командировке.
При этом в сумму отпускных включены различные надбавки к зарплате, даже те, которые были разовыми.
И в свою очередь, отпускные также будут включены в расчет оплаты больничного листа и командировок. Сумма выплаченных средств влияет на среднедневной заработок за последние 12 месяцев.
Каждый бухгалтер, а также другое ответственное лицо, должны помнить о том, что порядок расчета и выплаты отпускных строго контролируется со стороны государства.
При любой проверке соответствующими органами могут быть обнаружены нарушения, и тогда придется платить немалый штраф. А иногда и поплатиться своей должностью.
Поэтому, чтобы исключить такие нежелательные ситуации, лучше не нарушать действующий закон и заранее узнать, как именно начисляются и выплачиваются отпускные.
Расходы предприятия на оплату отпусков, являются составляющей частью расходов на оплату труда. Это закреплено статьей 255 Налогового кодекса РФ. В хозяйственной деятельности предприятия данные расходы являются одной из статей затрат, которые участвуют в формировании прибыли за определенный период.
В вышеизложенных разделах даны разъяснения как правильно рассчитать отпускные работнику, который уходит в отпуск.
В этом разделе будут рассмотрены вопросы об учете отпускных, начисленных налогов на них, и на каких счетах бухгалтерского учета это будет отражено.
Ниже приведены счета бухгалтерского учета, по которым отражается начисление отпускных для разных категорий работников.
При исчислении отпускных применяются следующие счета бухгалтерского учета:
Счет 20 «Основное производство – используется на промышленных предприятиях для обобщения основных затрат по выпуску продукции;
Счет 23 «Вспомогательные производства» – предназначен для затрат производств, которые обслуживают основное производство;
Счет 25 «Общепроизводственные расходы» – предназначен для обобщения информации по обслуживанию основных и вспомогательных производств;
Счет 26 «Общехозяйственные расходы» – предназначен для обобщения информации о расходах для нужд управления, не связанных непосредственно с производственным процессом;
Счет 44 «Расходы на продажу» – предназначен для обобщения информации о расходах, связанных с продажей продукции, товаров, работ и услуг;
Счет 70 «Расчеты по оплате труда» – предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками организации по всем видам оплаты труда;
Счет 68 «Расчеты по налогам и сборам»:
субсчет 68.1 «Подоходный налог (налог на доходы физически лиц) предназначен для обобщения информации о расчетах с бюджетом по подоходному налогу;
Счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»:
Субсчет 69. 1 «Расчеты по социальному страхованию» – предназначен для обобщения информации о расчетах с Фондом социального страхования РФ;
Субсчет 69.2 «Расчеты по пенсионному обеспечению» – предназначен для учета расчетов по единому социальному налогу в части зачисляемой в Пенсионный фонд России:
Субсчет 69.2.1 «Расчеты с Федеральным бюджетом (базовая часть трудовой пенсии)»;
Субсчет 69.2.2 «Расчеты с Пенсионным фондом РФ (страховая часть трудовой пенсии)»;
Субсчет 69.2.3 «Расчеты с Пенсионным фондом (накопительная часть трудовой пенсии»,
При расчете налога в пенсионный фонд необходимо учитывать следующие процентные ставки:
Расчеты с Федеральным бюджетом – 6%;
Расчеты с Пенсионным фондом для лиц 1966 г. рождения и старше – 14% (страховая часть трудовой пенсии);
Расчеты с Пенсионным фондом для лиц 1967 г. рождения и моложе – 10% (страховая часть трудовой пенсии;
Расчеты с Пенсионным фондом для лиц 1967 г. рождения и моложе – 4% (накопительная часть трудовой пенсии);
Субсчет 69.3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию»:
Субсчет 69.3.1 «Расчеты с ФФОМС»;
Субсчет 69.3.2 «Расчеты с ТФОМС»;
Субсчет 69.11 «Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (процентная ставка устанавливается в зависимости от деятельности предприятия).
Если отпускные начисляются работникам основного (вспомогательного) производства, то начисленные отпускные отражаются на счетах 20 (23).
Если отпускные начислены работникам, обслуживающим основное (вспомогательное) производство или управленческому персоналу, отпускные отражаются на счетах 25 (26).
Работникам, занятым в торговой сфере, начисленные отпускные отражаются на счете 44.
В процесс работы, отпускные работнику могут начисляться следующим образом:
За текущий месяц;
За месяц который не наступил;
Частично за наступивший месяц и частично за месяц, который не наступил.
Отпускные начислены за текущий месяц.
Пример.
Работнику ООО «Анкорд» Ремизову предоставлен очередной ежегодный отпуск с 3 апреля по 30 апреля 2007 г.
Месячный оклад Ремизова – 6000 руб.
Расчетный период: апрель – декабрь 2006 г. и январь – март 2007 г.
Сумма выплат составит – 6000 руб. х 12 мес. = 72000 руб.
72000 руб. : (12 х 29,4) = 204,08 руб.
Сумма начисленных отпускных – 204,08 руб. х 28 кал. дн. = 5714,24 руб.
При начислении отпускных делается запись:
5714,24 руб. начислены отпускные Ремизову (далее будет указан только счет 20);
Дебет 70 Кредит 68.1
742,85 руб. (5714,24 руб. х 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 20 Кредит 69.11
68,57 руб. (5714,24 руб. х 1,2%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
Дебет 20 Кредит 69.1
165,71 руб. (5714,24 руб. х 2,9%) – начислен ЕСН (Единый социальный налог) в части, которая подлежит уплате в Фонд социального страхования;
Дебет 20 Кредит 69.2.1
342,85 руб. (5714,24 руб. х 6%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный бюджет (базовая часть трудовой пенсии);
Дебет 20 Кредит 69.2.2
800,00 руб. (5714,24 руб. х 14%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии), при условии если Ремизов 1966 г. рождения и старше.
Если Ремизов 1967 г. рождения и моложе, то взносы начисляться будут следующим образом:
Дебет 20 Кредит 69.2.2
571,42 руб. (5714,24 руб. х 10%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии);
Дебет 20 Кредит 69.2.3
228,57 руб. (5714,24 руб. х 4%) – начислены взносы в Пенсионный фонд (накопительная часть трудовой пенсии);
Дебет 20 Кредит 69.3.1
62,86 руб. (5714,24 руб. х 1,1%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
Дебет 20 Кредит 69.3.2
114,28 руб. (5714,24 руб. х 2%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования;
Дебет 70 Кредит 50.1
Отпускные начислены за месяц, который не наступил.
Пример.
Отпускные начислены 27 июня 2007 г. Так как отпускные и начисления на них относятся к июлю месяцу, предприятие не имеет право отнести начисленную сумму на затраты предприятия в июне месяце.
В этом случае начисленные отпускные и налоги учитываются по бухгалтерскому учету в июне на счете 97 «Расходы будущих периодов».
Отпуск предоставлен на 28 календарных дней.
Месячный оклад Щербакова – 10000 руб.
Расчетный период: июль – декабрь 2006 г. и январь-июнь 2007 г.
Сумма выплат составит – 10000 руб. х 12 мес. = 120000 руб.
Средний дневной заработок за расчетный период:
120000 руб. : (12 х 29,4) = 340,14 руб.
Сумма начисленных отпускных – 340,14 руб. х 28 кал. дн. = 9523,92 руб.
Дебет 97 Кредит 70
9523,92 руб. – начислены отпускные Щербакову;
Дебет 70 Кредит 68.1
1238,11 руб. (9523,92 руб. х 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 97 Кредит 69.11
57,14 руб. (9523,92 руб. х 0,6%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
Дебет 97 Кредит 69.1
276,19 руб. (9523,92 руб. х 2,9%) начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Фонд социального страхования;
Дебет 97 Кредит 69.2.1
571,44 руб. (9523,92 руб. х 6%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный бюджет (базовая часть трудовой пенсии);
Дебет 97 Кредит 69.2.2
1333,35 руб. (9523,92 руб. х 14%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии), при условии если Щербаков 1966 г. рождения и старше;
Если Щербаков 1967 года рождения и моложе, то взносы начисляться будут следующим образом:
Дебет 97 Кредит 69.2.2
952,39 руб. (9523,92 руб. х 10%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии);
Дебет 97 Кредит 69.2.3
380,96 руб. (9523,92 руб. х 4%) – начислены взносы в Пенсионный фонд (накопительная часть трудовой пенсии);
Дебет 97 Кредит 69.3.1
104,76 руб. (9523,92 руб. х 1,1%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
Дебет 97 Кредит 69.3.2
190,48 руб. (9523,92 руб. х 2%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования;
Дебет 70 Кредит 50.1
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 97
12057,28 руб. (9523,92 + 57,14 + 276,19 + 571,44 + 1333,35 + 104,76 + 190,48)
Отпускные начислены частично за текущий и частично за следующий месяц.
Пример.
Работнику ООО «Терра» Светлову предоставлен очередной ежегодный отпуск с 18 июня по 15 июля 2007 г. (28 календарных дней) из них:
отпуск в июне 13 календарных дней;
отпуск в июле 15 календарных дней.
Месячный оклад Светлова – 12000 руб.
Расчетный период: июнь – декабрь 2006 г. и январь – май 2007 г.
Сумма выплат составит: – 12000 руб. х 12 мес. = 144000 руб.
Средний дневной заработок за расчетный период:
144000 руб. : (12 х 29,4) = 408,16 руб.
Отпускные начислены в сумме – 11428,48 руб. (408,16 руб. х 28 кал. дн.).
Сумма начисленных отпускных за июнь – 5306,08 руб. (408,16 руб. х 13 кал. дн.)
Сумма начисленных отпускных за июль – 6122,40 руб. (408,16 руб. х 15 кал. дн.)
В июне месяце бухгалтер предприятия делает следующие проводки:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 70
5306,08 руб. – начислены отпускные Светлову за июнь;
Дебет 70 Кредит 68.1
689,79 руб. (5306,08 руб. х 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 20 Кредит 69.11
42,45 руб. (5306,08 руб. х 0,8%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производство и профзаболеваний;
Дебет 20 Кредит 69.1
153,88 руб. (5306,08 руб. х 2,9%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Фонд социального страхования.
Дебет 20 Кредит 69.2.1
318,36 руб. (5306,08 руб. х 6%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный бюджет (базовая часть трудовой пенсии);
Дебет 20 Кредит 69.2.2
742,85 руб. (5306,08 руб. х 14%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии), при условии если Светлов 1966 года рождения и старше.
Дебет 20 Кредит 69.2.2
530,61 руб. (5306,08 руб. х 10%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии);
Дебет 20 Кредит 69.2.3
212,24 руб. (5306,08 руб. х 4%) – начислены взносы в Пенсионный фонд (накопительная часть трудовой пенсии);
Дебет 20 Кредит 69.3.1
58,37 руб (5306,08 руб. х 1,1%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
Дебет 20 Кредит 69.3.2
106,12 руб. (5306,08 руб. х 2%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования.
Часть отпуска, которая приходится на июль месяц рассчитаем с учетом счета 97 «Расходы будущих периодов».
Сумма начисленных отпускных Светлову в июле:
Дебет 97 Кредит 70
Дебет 97 Кредит 68,1
795,91 руб. (6122,40 руб. х 13%) – удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 97 Кредит 69.11
48,98 руб. (6122,40 руб. х 0,8%) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
Дебет 97 Кредит 69.1
177,55 руб. (6122,40 руб. х 2,9%0 – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Фонд социального страхования;
Дебет 97 Кредит 69.2.1
367,34 руб. (6122,40 руб. х 6%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный бюджет (базовая часть трудовой пенсии);
Дебет 97 Кредит 69.2.2
857,14 руб. (6122,40 руб. х 14%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии), при условии если Светлов 1966 года рождения и старше.
Если Светлов 1967 года рождения и моложе, то взносы начисляться будут следующим образом:
Дебет 97 Кредит 69.2.2
612,24 руб. (6122,40 руб. х 10%) – начислены взносы на обязательное Пенсионное страхование (страховая часть трудовой пенсии);
Дебет 97 Кредит 69.2.3
244,90 руб. (6122,40 руб. х 4%) – начислены взносы в Пенсионный фонд (накопительная часть трудовой пенсии);
Дебет 97 Кредит 69.3.1
67,35 руб. (6122,40 руб. х 1,1%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования;
Дебет 97 Кредит 69.3.2
122,45 руб. (6122,40 руб. х 2%) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Территориальный фонд обязательного медицинского страхования;
Дебет 70 Кредит 50.1
9942,78 руб. (5306,08 – 689,79 + 6122,40 – 795,91) – выплачены из кассы отпускные 14 июня 2007 г.
Дебет 20 Кредит 97
7763,21 руб. (6122,40 + 48,98 + 177,55 + 367,34 + 857,14 + 67,35 + 122,45).
Последний раздел, то есть когда отпускные рассчитываются в разных месяцах, для бухгалтера является самым сложным. Но упростив данную ситуацию в расчетах, имеется ввиду, что все затраты по начислению отпускных проводятся в одном месяце, появится вероятность спора с налоговой инспекцией.
Министерство финансов своим письмом от 4 апреля 2006 года № 03-03-04/1/315 также дает разъяснение, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль, сумма начисленных отпускных включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый месяц.
Порядок оплаты отпуска регламентируется нормами гл. 19 ТК РФ. Отпуск - это период времени, в течение которого работник освобожден от исполнения трудовых обязанностей и который он может использовать по своему усмотрению. Для отдыха работникам могут предоставляться основные или дополнительные отпуска, а также отпуска без сохранения . Основной ежегодный отпуск (ст. 114 ТК РФ) предоставляется с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Разберем нюансы.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней
(в том числе для работников-совместителей и работников, которым установлен неполный рабочий день). Удлиненный основной отпуск (более 28 календарных дней) предоставляется в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
Для работников, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев, продолжительность отпуска рассчитывается из расчета два дня за месяц работы. Данный также используется для рабочих, занятых на сезонных работах. При исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца.
Согласно ст. 116 ТК РФ право на дополнительный отпуск
имеют следующие категории работников:
- работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, - на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах, в зонах радиоактивного заражения, на других работах, связанных с неблагоприятными воздействиями на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов;
- работники, имеющие особый характер работы;
- работники с ненормированным рабочим днем;
- работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
- в иных случаях, предусмотренных федеральными законами.
Таким образом, отражение в учете основного и дополнительного отпусков совпадает только в том случае, если дополнительный отпуск предоставляется в соответствии с нормами ст. 116 ТК РФ. В иных случаях дополнительный отпуск оплачивается за счет прибыли организации.
Пример.
Рабочему основного производства предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 10 июня по 7 июля 2011 г. Поскольку на время отпуска приходится праздничный день (12 июня), отпуск продлевается по 8 июля включительно. Весь период отработан полностью. Сумма начисленной заработной платы составила 180 000 руб. Рассчитаем сумму оплаты за время нахождения в отпуске:
1. Определяем средний дневной заработок работника:
180 000 руб. / 12 мес. / 29,4 дн. = 510,20 руб.
2. Определяем сумму отпускных:
510,20 руб. x 28 дн. = 14 285,60 руб.
Дебет 20 Кредит 70
- 14 285,60 руб. - на сумму отпускных, начисленных рабочему основного производства.
По такому же принципу будет производиться отражение на счетах бухгалтерского учета начисления отпускных работникам, занятым в других сферах.
В предыдущем примере рассмотрен порядок расчета оплаты отпуска и отражения его счетах, если рабочий отработал период полностью. Если расчетный период отработан не полностью
, то будет изменена сама схема расчета, а порядок отражения данной операции на счетах бухгалтерского учета останется неизменным.
Пример.
Главному бухгалтеру организации предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с 5 июля по 1 августа 2011 г. включительно. В расчетном периоде ему было начислено 161 200 руб. При этом расчетный период не был отработан полностью, а именно, в октябре отработано 3 дня из 21, в декабре - 21 день из 23, а в феврале - 13 дней из 19.
Таким образом, получается, что из указанного расчетного периода полностью отработано 9 месяцев, остальные три отработаны не полностью по каким-либо причинам.
1. Определим количество календарных дней в неполных месяцах:
октябрь 2010 г.: 29,4 дн. / 31 дн. x 3 дн. = 2,8 дн.;
декабрь 2010 г.: 29,4 дн. / 31 дн. x 21 дн. = 19,9 дн.;
Февраль 2011 г.: 29,4 дн. / 28 дн. x 13 дн. = 13,6 дн.
2. Определяем средний дневной заработок для оплаты отпуска:
161 200 руб. / ((29,4 дн. x 9 мес.) + 2,8 дн. + 19,9 дн. + 13,6 дн.) = 161 200 руб. / 300,9 дн. = 535,72 руб.
3. Рассчитаем сумму оплаты отпуска:
535,72 руб. x 28 дн. = 15 000,16 руб.
Дебет 26 Кредит 70
- 15 000,16 руб. - на сумму начисленной главному бухгалтеру оплаты отпуска.
В том же порядке оформляется и компенсация за неиспользованный отпуск .
Пример.
Работник вспомогательного производства написал заявление на увольнение по собственному желанию с 5 августа 2011 г. При увольнении работника ему должна быть выплачена компенсация за 14 дней неиспользованного отпуска. За расчетный период ему было начислено 192 000 руб.
Рассчитаем средний дневной заработок:
192 000 руб. / 12 мес. / 29,4 дн. = 544,21 руб.
Определяем размер компенсации за неиспользованный отпуск.
544,21 руб. x 14 дн. = 3561,94 руб.
На счетах бухгалтерского учета будет сделана запись:
Дебет 23 Кредит 70
- 3561,94 руб. - на сумму начисленных отпускных работнику вспомогательного производства.
Пример.
Рабочему основного производства предоставлен отпуск в размере 48 календарных дней с 7 июля 2011 г. При этом данный работник не подпадает ни под одну категорию работников, которым в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться дополнительный отпуск. За период с 1 июля 2011 г. по 7 июля 2011 г. ему начислена заработная плата в размере 7550 руб. Среднедневной заработок рабочего составляет 1385 руб.
Если дополнительный отпуск не предусмотрен законодательством, то организация сумму оплаты отпуска не может включить в состав налогообложения прибыли. Таким образом, в данном случае дни дополнительного отпуска будут оплачиваться за счет прибыли организации.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 20 Кредит 70
- 7550 руб. - на сумму начисленной заработной платы;
Дебет 20 Кредит 70
- 38 780 руб. (28 дн. x 1385 руб.) - на сумму начисленной оплаты дней основного отпуска;
Дебет 84 Кредит 70
- 27 700 руб. (20 дн. x 1385 руб.) - на сумму начисленной оплаты дней дополнительного отпуска.
Пример.
Работнику основного производства предоставлен очередной ежегодный отпуск со 2 июля 2011 г.
Отпускные начислены 27 июня 2011 г. Так как отпускные и начисления на них относятся к июлю, предприятие не имеет права отнести начисленную сумму на затраты предприятия в июне.
В этом случае начисленные отпускные и налоги учитываются по бухгалтерскому учету в июне на счете 97 "Расходы будущих периодов".
Отпуск предоставлен на 28 календарных дней. Месячный оклад работника - 30 000 руб. Работник имеет двух несовершеннолетних детей.
Расчетный период - с июля 2010 г. по июнь 2011 г.
Сумма начисленной заработной платы за расчетный период составила 428 250 руб.
Средний дневной заработок составляет 1213,86 руб. (428 250 руб. / 12 мес. / 29,4).
Сумма начисленных отпускных составляет 33 988,09 руб. (1213,86 руб. x 28 дн.).
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 97 Кредит 70
- 33 988,09 руб. - начислены отпускные работнику;
Дебет 70 Кредит 68
- 4158,45 руб. [(33 988 руб. - 2000 руб.) x 13%] - удержан налог на доходы физических лиц;
Дебет 97 Кредит 69
- 11 555,95 руб. (33 988,09 руб. x 34%) - начислены страховые взносы на сумму отпускных;
Дебет 70 Кредит 50.1
- 29 829,64 руб. (33 988,09 руб. - 4158,45 руб.) - выплачены из кассы отпускные 27 июня 2011 г.
31 июля 2011 г. необходимо сделать проводки:
Дебет 20 Кредит 97
- 45 544,04 руб. (33 988,09 руб. + 11 555,95 руб.).
Порядок и возможность предоставления отпуска без сохранения заработной платы
предусмотрен ст. 128 ТК РФ.
Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению сторон. Основанием для предоставления такого отпуска будет являть письменное заявление работника. Отпуск предоставляется по семейным обстоятельствам либо по другим уважительным причинам.
Работодатель имеет право не удовлетворять просьбу работника. Продолжительность отпуска не регламентируется законодательством, не устанавливается при этом никаких ограничений.
Поскольку работнику в данном случае не начисляется заработная плата, соответственно, не нужно производить записи на счетах бухгалтерского учета.
Оплата отпусков работников может осуществляться за счет создания резерва на оплату отпусков. Целью создания резерва на оплату отпусков является равномерный учет предстоящих расходов.
Необходимо выделить порядок создания резерва для целей бухгалтерского учета и для целей налогового учета.
В целях бухгалтерского учета для равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства или обращения отчетного периода организация может создавать резерв на оплату отпусков
, предоставляемых работникам.
При создании резерва в учетной политике организации должны быть отражены принятый способ резервирования, предельная сумма отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.
Все данные должны быть подтверждены специальными расчетами (сметами), в которых указывается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов во внебюджетные фонды с этих расходов.
Резерв на предстоящую оплату отпусков работников формируется путем ежемесячных отчислений, размер которых определяется как 1/12 суммы создаваемого резерва.
Расходы по созданию резерва относятся на счета учета расходов по оплате труда соответствующих категорий работников. В соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению в бухгалтерском учете создание резерва предстоящих расходов на оплату отпусков отражается по кредиту счета 96 "Резервы предстоящих расходов" в корреспонденции со счетами учета издержек производства или обращения.
Пример.
Предполагаемая годовая сумма расходов на оплату отпусков - 1 200 000 руб. Отчисления во внебюджетные фонды (по ставке 34%) - 408 000 руб. Страховые взносы от несчастных случаев (0,2%) - 2400 руб.
Общая сумма резерва должна составить:
1 200 000 руб. + 408 000 руб. + 2400 руб. = 1 610 400 руб.
Размер ежемесячных отчислений в резерв составит:
1 610 400 руб. / 12 мес. = 134 200 руб.
При этом 25% от этой суммы отчисляется в резерв для оплаты отпуска административно-управленческого персонала, 15% - на оплату отпуска работников общепроизводственного назначения, а остальную сумму отчислений в резерв производят для оплаты отпуска работников основного производства.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 26 Кредит 96
- 33 550 руб. (134 200 руб. x 25%) - на сумму отчислений в резерв для оплаты отпуска административно-управленческого персонала;
Дебет 25 Кредит 96
- 20 130 руб. (134 200 руб. x 25%) - на сумму отчислений в резерв для оплаты отпуска персонала общепроизводственного назначения;
Дебет 25 Кредит 96
- 80 250 руб. (134 200 руб. x 60%) - на сумму отчислений в резерв для оплаты отпуска рабочих основного производства.
Начисление отпускных за счет ранее созданного резерва отражается по дебету счета 96 "Резервы предстоящих расходов" и кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".
На практике возникает ситуация, когда суммы созданного резерва не хватает для оплаты всей суммы отпускных.
Пример.
Организация формирует резерв на оплату отпусков путем ежемесячного резервирования 128 300 руб.
На оплату отпусков израсходовано:
- в марте - 95 000 руб.;
- в апреле - 250 000 руб.;
- в мае - 430 000 руб.
Суммы страховых взносов во внебюджетные фонды в данные суммы не включены.
В бухгалтерском учете будут сделаны записи:
Январь, февраль:
- 128 300 руб. (ежемесячно) - произведены отчисления в резерв на оплату отпусков за месяц.
Всего за 5 месяцев в резерв перечислено:
5 мес. x 128 300 руб. = 641 500 руб.
Март:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44 и др.) Кредит 96
- 128 300 руб. - отчисления в резерв на оплату отпусков за март;
Дебет 96 Кредит 70
- 95 000 руб. - начислена оплата отпуска, предоставленного в марте;
Дебет 96 Кредит 69
- 32 300 руб. - начислены страховые взносы во внебюджетные фонды за отпуска, предоставленные в марте;
Дебет 69 Кредит 96
- 190 руб. - начислены страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев.
Остаток в резерве на 1 апреля составил:
(3 мес. x 128 300 руб.) - (95 000 руб. + 32 300 руб. + 190 руб.) = 257 410 руб.
Апрель:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44 и др.) Кредит 96
- 128 300 руб. - отчисления в резерв на оплату отпусков за апрель;
Дебет 96 Кредит 70
- 250 000 руб. - начислена оплата отпуска, предоставленного в апреле;
Дебет 96 Кредит 69
- 85 000 руб. - начислены страховые взносы во внебюджетные фонды за отпуска, предоставленные в апреле;
Дебет 69 Кредит 96
- 500 руб. - начислены страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев за апрель.
Остаток резерва на 1 мая составит:
(257 410 руб. + 128 300 руб.) - (250 000 руб. + 85 000 руб. + 500 руб.) = 50 210 руб.
Май:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44 и др.) Кредит 96
- 128 300 руб. - отчисления в резерв на оплату отпусков за май;
Дебет 96 Кредит 70
- 178 510 руб. - начислена оплата отпуска, предоставленного в мае, за счет резерва.
Поскольку суммы резерва нам не хватило, относим стоимость расходов на расходы будущего периода:
Дебет 97 Кредит 70
- 251 490 руб. - начислена оплата отпуска в мае в части, превышающей резерв;
Дебет 97 Кредит 69
- 146 200 руб. - начислены страховые взносы во внебюджетные фонды за отпуска, предоставленные в мае, с отнесением на расходы будущих периодов;
Дебет 97 Кредит 96
- 860 руб. - начислены страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев, отнесенные на расходы будущих периодов.
Суммы оплаты отпуска подлежат обложению налогом на доходы физических лиц , а также являются базой для исчисления страховых взносов .
Пример.
В апреле 2011 г. менеджеру по продажам производственного предприятия предоставлен дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 4 календарных дня в период с 8 по 11 апреля 2011 г.
Расчетным периодом будет период с 1 апреля 2010 г. по 31 марта 2011 г., который отработан полностью. Сотруднику за этот период начислена зарплата в сумме 295 630 руб.
Средний дневной заработок менеджера составляет:
837,95 руб. (295 630 руб. / 12 мес. / 29,4 = 837,95 руб/дн).
Сотруднику начислена оплата дополнительного отпуска
3334,88 руб. (837,95 руб/дн. x 4 дн. = 3334,88 руб.).
В апреле необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 44 Кредит 70
- 3334,88 руб. - начислены отпускные сотруднику;
Дебет 44 Кредит 69, субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний"
- 6,68 руб. (3334,88 руб. x 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;
Дебет 44 Кредит 69
- 1133,85 руб. (3334,88 руб. x 34%) - произведены отчисления во внебюджетные фонды с суммы отпускных;
- 433,53 руб. (3334,88 руб. x 13% (предположим, что сотрудник не имеет права на стандартные вычеты)) - удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 50
- 2901,35 руб. (3334,88 руб. - 433,53 руб.) - выплачены из кассы отпускные (за минусом НДФЛ).
Нередко сотрудников в силу производственной необходимости отзывают
из ежегодных оплачиваемых отпусков. Некоторые категории работников не подлежат отзыву из отпуска ни при каких обстоятельствах. В соответствии с ч. 3 ст. 125 Трудового кодекса это:
- сотрудники в возрасте до 18 лет;
- сотрудники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
- беременные женщины.
Процедура отзыва из отпуска начинается с того, что начальник подразделения, в котором трудится отпускник, подает служебную записку руководителю предприятия. В ней он описывает текущую производственную ситуацию и мотивирует необходимость вызова отпускника на работу. Записка составляется в произвольной форме. Руководитель может прервать отпуск только при согласии работника. В связи с этим сначала следует сообщить сотруднику о возникших трудностях.
Это можно сделать различными способами. Но лучше предложение сотруднику о досрочном выходе на работу оформить в письменном виде. Документ составляется в произвольной форме. В нем можно предусмотреть графу, в которой будет отражено решение работника: дать согласие на отзыв из отпуска или отказаться от досрочного выхода на работу.
Как только сотрудник согласится раньше времени выйти из отпуска на работу, руководитель должен издать соответствующий приказ. Унифицированной формы не существует, приказ составляют произвольно.
В случае отзыва из отпуска сотрудник выходит на работу. Он вправе рассчитывать на заработную плату за фактически отработанное время. Следовательно, отпускные, выданные согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ не позднее чем за три дня до начала отпуска, необходимо пересчитать.
Средний заработок, сохраняемый на период отпуска в соответствии со ст. 114 Трудового кодекса, рассчитывается путем умножения среднего дневного заработка на количество календарных дней отпуска (если отпуск предоставлен в календарных днях). Для определения реальной величины отпускных начисленную сумму следует разделить на количество оплаченных календарных дней отпуска и умножить на фактическое количество использованных календарных дней отпуска. Чтобы вычислить сумму переплаты, полученный результат следует вычесть из общей суммы начисленных отпускных.
Пример.
Электрику организации был предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 15 июня 2011 г. на 28 календарных дней. В связи с аварией на электростанции работнику позвонили и попросили прервать отпуск с 20 июня. Тот согласился выйти на работу. Фактически работник отгулял только 5 дней, оклад работника составляет 30 000 руб.
Средний дневной заработок для расчета отпускных электрика составлял 1125,38 руб. Отпускные сотруднику были начислены в размере 31 510,64 руб. (1125,38 руб. x 28 дн.). Неиспользованную часть отпуска в количестве 23 дней работник решил отгулять с 1 ноября 2011 г.
Рассчитаем сумму переплаты отпускных.
Решение. Работник отгулял только 5 дней отпуска, поэтому сумма отпускных должна составлять 5626,90 руб. (1125,38 руб. x 5 дн.). Излишне начисленная сумма отпускных составила 25 883,74 руб. (31 510,64 руб. - 5626,90 руб.).
Стоит помнить, что при выплате суммы оплаты отпуска, она также подлежала налогообложению НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.
Предположим, что детей у электрика нет. Таким образом, сумма НДФЛ не подлежит уменьшению на стандартные вычеты, поскольку сумма его доходов с начала года превысила 40 000 руб.
Сумма удержанного НДФЛ составила: 31 510,64 руб. x 13% = 4096,38 руб.
Сумма НДФЛ, которая должна быть удержана с работника в связи с вызовом его из отпуска, должна составлять:
5626,90 руб. x 13% = 731,49 руб.
Сумма НДФЛ с переплаты отпускных составляет: 4096,38 руб. - 731,49 руб. = 3364,89 руб.
Пример.
Главному бухгалтеру запланирован отпуск с 15 августа по 11 сентября 2011 г. Однако она была вызвана на работу 5 сентября. Период с 1 по 14 августа 2011 г. бухгалтером был отработан полностью.
Средний дневной заработок работницы для определения суммы отпускных - 5358,14 руб. Оклад главного бухгалтера составляет 160 000 руб. Права на стандартные налоговые вычеты главный бухгалтер не имеет.
Пересчитаем сумму налогов и отпускных. Вначале определяем, сколько дней отпуска сотрудницы приходится на август, а сколько - на сентябрь. Затем рассчитаем суммы отпускных и заработка отдельно за каждый месяц.
В августе и сентябре 2011 г. по 22 рабочих дня. В августе бухгалтер отработала 10 рабочих дней (с 1 по 14 июля). Отдыхать она должна была в августе с 15-го по 31-е (17 календарных дней), а в сентябре - с 1-го по 11-е число (11 календарных дней).
За фактически отработанные в августе дни главному бухгалтеру полагается заработная плата в размере 72 727,27 руб. (160 000 руб. / 22 дн. x 10 дн.).
Сумма НДФЛ, начисленная с заработной платы в июле, равна 9454,54 руб. (72 727,27 руб. x 13%).
Посчитаем отдельно сумму отпускных за август и сентябрь:
- за август - 91 088,38 руб. (5358,14 руб. x 17 дн.);
- за сентябрь - 58 939,54 руб. (5358,14 руб. x 11 дн.).
Соответственно рассчитаем отдельно за каждый месяц суммы НДФЛ, удержанные с отпускных:
- за август - 11 841,48 руб. (91 088,38 руб. x 13%);
- за сентябрь - 7662,14 руб. (58 939,54 руб. x 13%).
Общая сумма отпускных составила 150 027,92 руб. (91 088,38 руб. + 58 939,54 руб.).
Сумма НДФЛ, удержанная с отпускных, составила 19 503,62 руб. (150 027,92 руб. x 13%).
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
8 августа 2011 г.:
Дебет 26 Кредит 70
- 91 088,38 руб. - начислены отпускные за дни отпуска в августе;
Дебет 97 Кредит 70
- 58 939,54 руб. - начислены отпускные за дни отпуска в сентябре;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- 19 503,62 руб. - начислен НДФЛ с общей суммы отпускных.
9 августа 2011 г.:
- 19 503,62 руб. - перечислен НДФЛ с суммы отпускных;
Дебет 70 Кредит 51
- 130 524,30 руб. (150 027,92 руб. - 19 503,62 руб.) - выданы отпускные главному бухгалтеру (перечислены на банковскую карточку).
31 августа 2011 г:
Дебет 26 Кредит 70
- 72 727,276 руб. - начислена зарплата за август;
Дебет 26 Кредит 69
- 55 697,32 руб. [(72 727,27 руб. + 91 088,38 руб.) x 34%] - начислены страховые взносы с суммы заработной платы и отпускных за август;
Дебет 26 Кредит 69, субсчет "Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев"
- 327,63 руб. [(72 727,27 руб. + 91 088,38 руб.) x 0,2%] - начислены взносы на случай травматизма с суммы заработной платы и отпускных за август;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- 9454,54 руб. (72 727,27 руб. x 13%) - удержан НДФЛ с заработной платы сотрудника за август;
Дебет 97 Кредит 69, субсчет "Расчеты по страховым взносам"
- 20 039,44 руб. (58 939,54 руб. x 34%) - начислены страховые взносы с отпускных за сентябрь;
Дебет 97 Кредит 69, субсчет "Расчеты по взносам на страхование от несчастных случаев"
- 117,87 руб. (58 939,54 руб. x 0,2%) - начислены взносы на случай травматизма за сентябрь.
3 сентября 2011 г.:
Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ", Кредит 51
- 9454,54 руб. - перечислен НДФЛ с заработной платы за август;
Дебет 69 Кредит 51
- 75 736,76 руб. (55 697,32 руб. + 20 039,44 руб.) - перечислены страховые взносы;
Дебет 69, субсчет "Расчеты по взносам на случай травматизма", Кредит 51
- 445,50 руб. (327,63 руб. + 117,87 руб.) - перечислены страховые взносы на случай травматизма;
Дебет 70 Кредит 51
- 63 272,73 руб. (72 727,27 руб. - 9454,54 руб.) - перечислена заработная плата за август на банковскую карту работника.
Так как главный бухгалтер была отозвана из отпуска, в сентябре нужно скорректировать суммы НДФЛ, страховых взносов, взносов на случай травматизма, а также пересчитать налог на прибыль, подлежащий уплате в бюджет.
Сотрудница не догуляла 7 дней. Сумма излишне выплаченных отпускных за сентябрь 2011 г. составляет 37 506,98 руб. (5358,14 руб. x 7 дн.). Таким образом, суммы излишне начисленных налогов и взносов составляют:
- НДФЛ - 4875,90 руб. (37 506,98 руб. x 13%);
- страховые взносы - 12 752,37 руб. (37 506,98 руб. x 34%);
- взносы на случай травматизма - 75,01 руб. (37 506,98 руб. x 0,2%).
Эти суммы нужно сторнировать 31 сентября 2011 г.:
Дебет 97 Кредит 70
- 37 506,98 руб. - сторнирована излишне начисленная сумма отпускных;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- 4875,90 руб. - сторнирован излишне удержанный НДФЛ с суммы отпускных;
Дебет 97 Кредит 69
- 12 752,37 руб. - сторнированы излишне начисленные страховые взносы с суммы отпускных за сентябрь;
Дебет 97 Кредит 69, субсчет "Расчеты по взносам на случай травматизма"
- 75,01 руб. - сторнированы излишне начисленные взносы на случай травматизма с суммы отпускных за сентябрь;
Дебет 26 Кредит 70
- 138 181,81 руб. (160 000 руб. / 22 дн. x 19 дн.) - начислена зарплата за сентябрь;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- 17 963,63 руб. (138 181,81 руб. x 13%) - начислен НДФЛ с заработной платы главного бухгалтера за сентябрь;
Дебет 26 Кредит 69
- 46 981,81 руб. (138 181 руб. x 34%) - начислены страховые взносы с заработной платы за сентябрь;
Дебет 26 Кредит 69, субсчет "Расчеты по взносам на случай травматизма"
- 262,36 руб. (131 181,81 руб. x 0,2%) - начислены взносы на случай травматизма с заработной платы за сентябрь;
Дебет 26 Кредит 97
- 21 432,56 руб. (58 939,54 руб. - 37 506,98 руб.) - списана на расходы часть отпускных за сентябрь;
Дебет 26 Кредит 97
- 7287,07 руб. (20 039,44 руб. - 12 752,37 руб.) - списана на расходы часть страховых взносов с суммы отпускных за сентябрь;
Дебет 26 Кредит 97
- 42,86 руб. (117,87 руб. - 75,01 руб.) - списана на расходы часть взносов на случай травматизма с суммы отпускных за сентябрь;
Дебет 70 Кредит 50
- 77 835,30 руб. [(138 181,81 руб. - 17 963,63 руб.) - (37 506,98 руб. - 4875,90 руб.)] - выдана работнику заработная плата с зачетом ранее выданных отпускных.
Как известно из норм ст. 173 ТК РФ, работник имеет право на дополнительный оплачиваемый учебный отпуск
в связи с обучением в аккредитованном высшем учебном заведении в первый раз. Учебный отпуск предоставляется на основании вызова-справки по форме, утвержденной Приказом Минобразования России от 13 мая 2003 г. N 2057.
Данный отпуск имеет строго целевое назначение. Рассчитывается он исходя из сроков, указанных в справке-вызове. Поэтому правила предоставления и использования ежегодных оплачиваемых отпусков на учебные отпуска не распространяются. В частности, к учебным отпускам не применяется норма о том, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
Таким образом, нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период учебного отпуска, предоставленного сотруднику, включаются в данный отпуск и не продлевают его.
Получается, что на практике следует различать ученический отпуск в соответствии с законодательством, то есть когда высшее образование получается впервые и в аккредитованном учебном заведении, и дополнительный учебный отпуск при отклонении от требований законодательства.
Пример.
Менеджер организации совмещает работу с обучением на втором курсе института, при этом вуз имеет государственную аккредитацию. Высшее образование сотрудник получает впервые.
В феврале 2011 г. сотруднику был предоставлен оплачиваемый учебный отпуск для сдачи экзаменационной сессии. Продолжительность отпуска согласно справке-вызову - 24 календарных дня - со 2 по 26 февраля 2011 г. В соответствии с законодательством организация обязана предоставить сотруднику оплачиваемый учебный отпуск.
В расчетный период войдет период с февраля 2010 г. по январь 2011 г. Средний дневной заработок сотрудника составил 1150 руб.
Сотруднику будут начислены отпускные в следующем размере:
1150 руб. x 24 дн. = 27 600 руб.
Сумма отпускных войдет в налоговую базу по НДФЛ за февраль. К февралю 2011 г. доход менеджера превысил 40 000 руб., поэтому стандартный вычет в размере 400 руб. ему предоставляться не будет. Однако он имеет ребенка в возрасте 3-х лет, поэтому имеет право на получение стандартного вычета в размере 1000 руб.
Таким образом, сумма НДФЛ с отпускных составит 3458 руб. [(27 600 руб. - 1000 руб.) x 13%].
Отпускные были выплачены сотруднику 1 февраля 2011 г. в размере 24 142 руб. (27 600 руб. - 3458 руб.).
На счетах бухгалтерского учета в феврале 2011 г. будут сделаны записи:
Дебет 26 Кредит 70
- 27 600 руб. - начислены отпускные менеджеру организации;
Дебет 26 Кредит 69, субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний"
- 55,20 руб. (27 600 руб. x 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;
Дебет 26 Кредит 69
- 9384 руб. (27 600 руб. x 34%) - начислены страховые взносы с отпускных;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- 3458 руб. - удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 50
- 24 142 руб. (27 600 руб. - 3458 руб.) - выплачены из кассы отпускные (за минусом НДФЛ).
Пример.
Работник производственного цеха организации обучается в высшем учебном заведении на 2 курсе заочного отделения. На период сдачи экзаменов ему предоставлен учебный отпуск на 20 календарных дней (экзамены два раза в год). Отпуск предоставлен с 19 марта 2011 г.
Месячный оклад работника составляет 25 000 руб. Для расчета отпускных на время учебного отпуска будет включаться расчетный период с марта 2010 г. по февраль 2011 г. Расчетный период отработан полностью. Сумма начисленной заработной платы за расчетный период составляет 250 000 руб.
Рассчитаем средний дневной заработок работника: 708,61 руб. (250 000 руб. / 12 мес. / 29,4).
Отпускные, начисленные за время учебного отпуска, составят 14 172,2 руб. (708,61 руб. x 20 дн.).
Предположим, что у сотрудника нет детей, и, поскольку сумма заработка с 1 января 2011 г. превысила 40 000 руб., работник не имеет права на стандартные налоговые вычеты. Рассчитаем сумму НДФЛ: 1842,38 руб. (14 172,20 руб. x 13%).
Работнику будет выплачена сумма отпускных в размере 12 329,82 руб. (14 172,20 руб. - 1842,38 руб.).
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 20 Кредит 70
- 14 172,20 руб. - начислены отпускные работнику организации;
Дебет 20 Кредит 69, субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний"
- 28,34 руб. (14 172,20 руб. x 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;
Дебет 20 Кредит 69
- 4818,54 руб. (14 172,20 руб. x 34%) - начислены страховые взносы с отпускных;
Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"
- 1842,38 руб. - удержан НДФЛ;
Дебет 70 Кредит 50
- 12 329,82 руб. - выплачены из кассы отпускные (за минусом НДФЛ).
Если фирма предоставила сотруднику отпуск авансом , то отпускные при этом положено рассчитывать точно так же, как и после года работы. Если после досрочного отпуска сотрудник уволится, так и не "заработав" его, у бухгалтера возникнет масса проблем. В частности, придется пересчитать отпускные и "отобрать" у работника их часть. Кроме того, фирма должна вернуть увольняемому часть налога на доходы с отпускных.
Пример.
А. Кузьмин был принят на работу в фирму 1 июня прошлого года. В текущем году с 1 по 28 февраля включительно по его заявлению ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Ежемесячный заработок А. Кузьмина составил 10 290 руб., среднедневной заработок для расчета отпускных - 350 руб., сумма отпускных составила 9800 руб. Для упрощения примера стандартные вычеты не рассматриваем.
Сумма налога на доходы с отпускных А. Кузьмина составила 1274 руб. (9800 руб. x 13%).
С 1 марта текущего года А. Кузьмин уволился. Бухгалтер фирмы рассчитал, какую сумму отпускных он должен вернуть.
К моменту увольнения сотрудник проработал на фирме 10 месяцев.
Количество отпускных дней, которые он "заработал" за это время:
28 дн. / 12 мес. x 10 мес. = 23 дн.
Пересчитаем сумму отпускных. Время отпуска в феврале и отпускные суммы исключаются из расчетного периода. Тогда средний дневной заработок для оплаты отпуска составит:
10 290 руб. x 7 мес. / 29,4 кал. дн. / 7 мес. = 350 руб.
Сумма отпускных за эти дни равна:
350 руб. x 23 дн. = 8050 руб.
С отпускных надо удержать НДФЛ в сумме:
8050 руб. x 13% = 1046,50 руб.
Таким образом, лишние отпускные составили:
9800 руб. - 8050 руб. = 1750 руб.
Сумма налога на доходы, которую фирма должна вернуть А. Кузьмину, равна:
1274 руб. - 1046,50 руб. = 227,50 руб.
Всего работник заплатит в кассу фирмы:
1750 руб. - 227,50 руб. = 1522,50 руб.
