Инвентаризация – обязательное мероприятие, задачей которого является определение соответствия данных учета фирмы реальной ситуации. В ходе данного мероприятия проверяют и документально подтверждают наличие имущества фирмы и ее обязательств, их состояние и оценку. Результаты процедуры обеспечивают достоверность данных учета и отчетности фирмы.
Проведение инвентаризации является обязанностью каждого хозяйствующего субъекта.
Проверка правильности ведения учета фирмы обязательна при следующих условиях:
- при смене лиц, ответственных за ценности;
- до составления годовой бухгалтерской отчетности;
- при обнаружении хищения, порчи имущества или злоупотребления;
- при ликвидации фирмы, реорганизации;
- при стихийном бедствии, пожаре или других ЧП;
- в иных случаях по законодательству.
Проверки осуществляются комиссией в составе представителей администрации, работников бухгалтерии, других специалистов (к примеру, инженеров или экономистов). Члены комиссии проверяют все имущество фирмы, в том числе арендованное имущество или взятое на хранение, а также ценности, не учтенные по каким-то причинам.
Руководитель компании выписывает приказ на проведение проверки (форма № ИНВ-22) и передает его комиссии. Приказ конкретизируется порядок проверки, указывает объекты, которые ей подлежат, определяет сроки проведения, причину, состав комиссии и другие сведения.
Инвентаризация имущества и основных средств фирмы осуществляется по определенным правилам.
До начала процедуры необходимо убедиться:
- в наличии и правильном заполнении инвентарных книг, инвентарных карточек и иных регистров учета;
- в наличии технической документации;
- в наличии документов по ОС, сданным или принятым фирмой в аренду и на хранение.
При отсутствии документов, необходимо их получение и правильное оформление.Комиссия осматривает объекты основных средств фирмы, записывает в описи их наименования, номера, назначение, эксплуатационные и технические характеристики. При учете недвижимости фирмы комиссия проверяет состояние документов, подтверждающих их нахождение в собственности фирмы. Наличие документов необходимо и на объекты природных ресурсов (водоемы, земельные участки и др.). Выявленные ошибки в учете средств фиксируют в инвентаризационной описи. Туда же включаются данные об объектах, не принятых на учет. Наименования основных средств фирмы вносятся в описи в соответствии с их прямым назначением. Если объект подвергался реконструкции, восстановлению или переоборудованию из-за чего изменилось его прямое назначение, то наименование, вносимое в опись должно соответствовать новому назначению.
Если выявлено отсутствие отражения в учете частичной ликвидации строений или же капитальных работ, сумму снижения или увеличения их балансовой стоимости указывают в описи.Не пригодные к использованию, без возможности восстановления основные средства заносятся в особую опись, где указывают причины такого состояния (полный износ, порча и т. д.). ОС в аренде и на ответственном хранении в фирме также записывают в особую опись. Основные средства, зафиксированные в процессе проверки, учитывают по текущей рыночной стоимости, которую затем включают во внереализационные доходы. Обнаруженная недостача отражается во внереализационных расходах. Если виновник установлен, то при этом одновременно во внереализационных доходах отражают возвращенную недостачу.
Ревизия основных средств может проводиться 1 раз в 3 года.Проверка товаров также имеет свои особенности. До ее начала необходимо получение всех приходных и расходных документов по последним операциям или отчетов о движении ТМЦ. Председатель комиссии должен завизировать документы с указанием даты и отметки «до инвентаризации». Это поможет бухгалтерии определить остатки товаров к началу проверки.Обязательная проверка данной группы активов производится в случаях, установленных в законе.
Дополнительные проверки, их количество в году, перечень проверяемых товаров определяется руководителем фирмы.При бригадной (коллективной) материальной ответственности проверка товаров бывает обусловлена сменой бригадира, сменой более 50% состава бригады, или по требованию одного или нескольких ее членов.Ревизию ТМЦ проводят по расположению ценностей в одном помещении и по каждому месту хранения (если один работник ответственен за ценности, хранимые в разных изолированных помещениях).
После проверки вход в место хранения ТМЦ опломбировывается и находится закрытым до окончания процедуры. При поступлении товаров во время проверки, они принимаются в присутствии комиссии и записываются в особую опись. На приходном документе расписывается председатель комиссии (или ее член по поручению председателя), ставится отметка «после инвентаризации» и дается ссылка на опись.При затяжном процессе проверки ТМЦ могут отпускаться со склада в присутствии комиссии и с наличием разрешения главного бухгалтера и руководителя. Товары заносятся в особую опись, в расходных же документах ставится соответствующая отметка и расписывается председатель (или член комиссии).
ТМЦ в пути, отгруженные, не оплаченные в срок учитываются по обоснованности сумм на определенных счетах учета фирмы.Еще до начала проверки лица, ответственные за товары должны дать расписки о сдаче всех необходимых документов в бухгалтерию или комиссии, об оприходовании и списании ценностей. Такие же расписки должны быть получены от лиц, получавших подотчетные суммы на их приобретение.
Фактическое наличие товаров проверяют обмерами, взвешиванием, пересчетом. При большом количестве весовых товаров член комиссии и ответственное лицо ведут отдельные ведомости, итоги которых затем сверяют.В любом случае проверка товаров производится в обязательном присутствии лица, ответственного за них. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена.
В настоящее время существует несколько способов проверки правильности отражения финансово-хозяйственной деятельности предприятия в бухгалтерском учете: аудит, инвентаризация и ревизия. Несмотря на то, что все эти способы предназначены для проверки отражения тех или иных данных в бухучете, данные процессы направлены на различные объекты.
Например, под аудитом понимается комплекс мероприятий, направленных на проверку и выявление ошибок в ведении бухгалтерского учета на предприятии. По итогам аудиторской проверки составляется специальное аудиторское заключение, в котором формулируются выводы о достоверности отражения бухгалтерского (финансового) учета на предприятии. Как правило, аудит производится независимыми специалистами. Объектами аудиторской проверки могут быть не только финансовый учет в предприятии, но также какие-либо продукты производства, качество, экология и технологические процессы.
Более точным и всеобъемлющим способом проверки достоверности финансового учета на предприятии является ревизия. Цель ревизии заключается в проверке отраженных в бухгалтерском учете хозяйственных операций предприятия и подтверждении их целесообразности, экономической обоснованности и соответствию действующим законодательным нормам и требованиям. В процессе ревизионной проверки происходит оценка правильности отражения финансово-хозяйственных операций, в том числе движение товарно-материальных ценностей, трудовых и финансовых ресурсов согласно регламентированным нормам, правилам и требованиям. Ревизия может быть инициирована руководителем, учредителем предприятия и государственными органами.
Третий способ проверки достоверности отраженных в бухгалтерском учете данных – . Ее задачей является подтверждение фактического наличия всего имущества, принадлежащего предприятию (сырья, материалов, комплектующих, основных, денежных средств и т.п.), данным, отраженным на балансе предприятия по бухгалтерскому учету.
Все мероприятия по инвентаризационному учету имущества предприятия должны производиться в соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (приказ Минфин РФ No49 от 13.06.1995 г). Периодичность проведения инвентаризации имущества компании может быть утверждена внутренним документом предприятия, но не реже 1 раза в год.
Отказ или невыполнение ежегодной инвентаризации является причиной для подозрений в неправильности или отсутствии бухучета в компании (согласно НК РФ). Наиболее простой и выгодный способ провести инвентаризацию имущества компании – привлечь сторонние организации, что обеспечит независимость и наибольшую точность результатов.
На каждом предприятии рано или поздно сталкиваются с необходимостью сверить фактическое наличие и состояние товаров, или основных средств с теми данными, которые отражены в бухгалтерском учете. Причины для этого могут быть самыми разными, от обязательной плановой проверки до обнаруженных фактов хищения имущества. В любом случае необходимо производить инвентаризацию. А что это такое, какие ее виды существуют, как она проводится и чем отличается от ревизии вы узнаете из данной статьи.
Основное понятие
Инвентаризация — это комплекс мер, принимаемых для учета и контроля фактического наличия, и состояния собственности организации. Проверке могут подвергаться основные средства, готовая продукция, сырье для производства, материальные и нематериальные активы и многое другое.
Виды
В зависимости от периодичности проверки принято разделять на обязательные, которые необходимо провести в соответствии с законом, и внеплановые, происходящие по инициативе руководства предприятия.
Причиной для проведения внеплановой описи имущества может быть:
- смена материально ответственного лица;
- передача актива в аренду;
- зафиксированные злоупотребления;
- ухудшение состояния товаров, влекущее за собой снижение его стоимости;
Также их классифицируют по степени охвата на полные, когда проверке подвергается все имущество, и выборочные, когда сличают определенный тип собственности. И, наконец, по методу проведения бывают натуральные, когда все пересчитывается и проверяется вручную, и документальные, когда объектом проверки выступает правильность отображения в бухгалтерском учете.
Для чего она нужна?
Кроме основной функции учета и контроля, одновременно преследуются дополнительные цели, такие как:
- Мониторинг правильности отображения собственности на балансе.
- Мониторинг соблюдения правил хранения и эксплуатации.
- Мониторинг сохранения товаром своих качественных характеристик.
- Выявление незадействованного в хозяйственной деятельности имущества.
- Выявление основных средств с истекшим либо истекающим сроком хранения.
Порядок и сроки проведения
Выбор порядка и сроков проведения инвентаризации — это целиком и полностью прерогатива руководителя организации, за исключением случаев, регламентируемых законом.
Основное правило – прохождение проверки не должно негативно сказываться на повседневной деятельности предприятия.
Что такое техническая инвентаризация?
При технической инвентаризации объектом проверки выступает недвижимость, ее характеристики и состояние, а также особенности эксплуатации. Она проводится в обязательном порядке в случаях перепланировки, переходе на другой эксплуатационный режим, изменении уровня инженерного благоустройства либо иных качественных показателей.
Данную процедуру необходимо совершать не реже чем раз в пять лет согласно действующего законодательства.
Отличие между инвентаризацией и ревизией
Главное отличие заключается в цели мероприятия. Задача ревизии – выявление законности проводимых организацией операций. Назначение ревизий — это прерогатива внешних контролирующих органов, которые начало и сроки прохождения проверки с руководством предприятия никак не согласовывают и о проведении ревизии заранее в известность не ставят.
В русском языке присутствует немало слов, заимствованных из иностранных языков, которые используются в деловой или экономической сфере деятельности.
Одно из них – инвентаризация, понятие, с которым практически каждому человеку периодически приходится сталкиваться во время работы с материальными или финансовыми активами. Что же такое инвентаризация и для чего ее проводят на предприятиях и в учреждениях?
Под инвентаризацией обычно понимают проверку материальных и финансовых ценностей, которые имеются на балансе предприятия, учреждения или одного из их подразделений. Это эффективная форма контроля сохранности средств и запасов предприятия, которая проводится с определенной периодичностью.
Во время инвентаризации количество имущественных ценностей и финансовых средств сверяется с тем, что указано в отчетных документах. Инвентаризация проводится в соответствии с нормативными актами и методическими указаниями Минфина, а также внутренним распорядком предприятия.
Проверка наличия материальных ценностей, наличных и безналичных средств, называемая инвентаризацией, проводится в определенном порядке.
Для этого обязательно назначается комиссия из нескольких работников предприятия. Проверке подлежат:
— производственные участки;
— касса предприятия.
В ходе инвентаризации выясняется фактическое наличие материалов и комплектующих, готовой продукции, ГСМ и других товарных и материальных ценностей, а также денег в кассе и на счетах предприятия. В ходе проверки составляется официальный документ – инвентаризационная опись, в которой должны быть указаны все обнаруженные ценности, их количество и качество.
Периодическое проведение инвентаризации – это превосходный способ контроля деятельности предприятия, добросовестности работы сотрудников, а также возможность получать полное представление о реальном финансовом положении, наличии товаров, материалов и ресурсов для дальнейшей работы. Кроме того, проверке могут подлежать условия их хранения, их качество, соответствие основным требованиям и т.д.
Как правило, инвентаризация проводится по графику, который устанавливает руководство, в соответствии с условиями деятельности предприятия. Кроме того, она необходима, если:
— имущество передается другому владельцу при продаже, сдаче в аренду;
— перед составлением годового отчета;
— в должность вступают другие материально ответственные сотрудники;
— были выявлены факты или появились подозрения на злоупотребления, хищения или другую противоправную деятельность;
— произошло стихийное бедствие, авария или другая экстремальная ситуация;
— предприятие ликвидируется или реорганизуется.
Обследование зданий и сооружений, хранение и предоставление о них сведений всем заинтересованным лицам называется технической инвентаризацией. Эту работу выполняют сотрудники специальной организации, которые обладают для этого нужной квалификацией.
Информация такого рода необходима для планирования застройки, соблюдения безопасности граждан, содержания жилых и общественных зданий, инфраструктурных и других сооружений в порядке и исправном состоянии. Результаты технической инвентаризации заносятся в технический паспорт, который изготавливается для каждого объекта.
Основное отличие инвентаризации от ревизии заключается в их целях и методике проведения. Ревизия проводится, как правило, сотрудниками контролирующей организации, а не работниками проверяемого предприятия.
Поводом для ревизии становятся подозрения в противоправной деятельности руководства или отдельных сотрудников. В ее ходе проверяется финансово-хозяйственная деятельность, чтобы обнаружить отклонения от действующего законодательства.
Инвентаризация – это внутренняя проверка, проводимая сотрудниками предприятия для сверки фактического количества матценностей с тем, которое выписано в остатках по бухучету.
По итогам инвентаризации виновному в нарушениях может грозить максимум увольнение или вычет из зарплаты. По итогам ревизии нередко возбуждается уголовное дело, если зафиксированы серьезные нарушения финансовой или хозяйственной деятельности сотрудников.
Федеральным законом № 129-ФЗ, а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:
– когда имущество передается в аренду, выкупается или продается;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);
– при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (немедленно по установлении таких фактов);
– если произошло стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (сразу же по окончании пожара или стихийного бедствия);
– в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
При коллективной или бригадной материальной ответственности инвентаризацию необходимо проводить в следующих случаях:
– при смене руководителя коллектива или бригадира;
– при выбытии из коллектива или бригады более 50% работников;
– по требованию одного или нескольких членов коллектива или бригады.
Порядок и сроки проведения инвентаризаций в других случаях устанавливает руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда должна проводиться инвентаризация, утверждает перечень инвентаризуемых имущества и обязательств, а также решает вопрос о проведении выборочной проверки. Установленный руководителем порядок проведения инвентаризации должен быть закреплен в учетной политике организации.
Действующее законодательство не запрещает проводить инвентаризацию в любой удобный для организации день, например, 3 октября или 25 декабря. Однако наиболее целесообразно назначать инвентаризацию на 1-е число месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета – формируются данные для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации. Но если будет выбрано не 1-е число месяца, а, например, 3 декабря, то возникает необходимость расчета на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитываются инвентаризуемые в конкретном случае имущество или финансовые обязательства.
Кроме плановых инвентаризаций, проводимых по заранее утвержденному графику, организация может осуществлять и неплановые сплошные инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Такие инвентаризации называются внезапными и позволяют застать врасплох нерадивых материально ответственных лиц. Проводятся они по плану-графику, составленному руководителем предприятия и хранящемуся у руководителя или главного (старшего) бухгалтера. Внезапные проверки должны проводиться в первую очередь:
– у вновь принятых на работу материально ответственных лиц;
– при образовании и возрастании сверхнормативных запасов товарно-материальных ценностей;
– при установлении фактов нарушений правил приемки, хранения, реализации ценностей.
