Налоговики не могут проводить камеральные проверки в отношении представленных Справок 2-НДФЛ, т.к. эти справки не являются налоговой декларацией или расчетом (ст. 80 , п. 1 ст. 88 НК РФ). Однако это не означает, что инспекторы вообще не изучают полученные Справки. Более того, если они выявят в них какие-либо неточности, то попросят налогового агента представить письменные пояснения по НДФЛ (ст. 31 НК РФ). И лучше такие просьбы не игнорировать. Иначе должностных лиц организации или ИП могут оштрафовать на сумму от 2000 руб. до 4000 руб. (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).
Причины, по которым ИФНС запрашивает пояснения
На самом деле поводов для запроса у налогового агента пояснений по НДФЛ немало. Например, агента могут попросить объяснить, почему отличаются суммы с доходов конкретного работника или почему неправильно применены вычеты. Или, к примеру, инспекторы могут поинтересоваться причинами снижения суммы НДФЛ, уплаченной в текущем году, по сравнению с перечисленной в прошлом году, если такое снижение превышает 10% (Письмо ФНС России от 17.07.2013 № АС-4-2/12722).
Как написать пояснение в налоговую по НДФЛ
Информация о НДФЛ поступает в налоговые органы из разных источников. В первую очередь, это отчетность самого работодателя, предоставляемая по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Физлицо также предоставляет в налоговую инспекцию сведения о подоходном налоге, если подает декларацию по форме 3-НДФЛ. Подача декларации не является обязанностью всех физических лиц, но фактически ее сдают во многих случаях — при продаже имущества, если требуется получить налоговый вычет, по доходам ИП и т. п.
Инспектора анализируют суммы поступлений по налогу, сверяя их с данными отчетности. В случае обнаружения каких-либо расхождений между данными из разных источников налоговики могут запросить у налогоплательщика пояснения (п. 3 ст. 88 НК РФ).
Налогоплательщик обязан предоставить пояснение о несвоевременной уплате НДФЛ в течение 5 дней. За нарушение этого срока с него может быть взыскан штраф в сумме 5 000 руб., а в случае повторного нарушения в течение года — 20 000 руб. (ст. 129.1 НК РФ).
Как правильно составить пояснение: образец, по которому можно подготовить ответ
Утвержденной формы пояснения не существует, поэтому оно может быть произвольным. Главное, чтобы ответ налоговой о несвоевременной уплате НДФЛ содержал достоверное объяснение обнаруженных отклонений и был обоснованным и убедительным.
Конкретные формулировки и аргументы зависят от того, какие именно отклонения вызвали вопросы инспекторов:
- Техническая ошибка . Налог исчислен и уплачен в срок и в полном объеме, но была допущена ошибка в КБК или ОКТМО. В этом случае вместе с пояснением нужно подать заявление об уточнении платежа.
- Расхождение между периодами начисления и уплаты НДФЛ . Налоговый агент должен перечислить НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты заработной платы (п. 6 ст. 226 НК РФ). Если зарплата выдается в последний день отчетного периода (квартала), то налог может быть перечислен уже в следующем периоде. Нарушением это не является, но данную ситуацию нужно будет пояснить налоговикам.
- Фактическая просрочка . Если налог на самом деле был уплачен позднее установленного срока, следует сослаться на наличие смягчающих обстоятельств (ст. 112 НК РФ). Такими обстоятельствами могут быть тяжелое материальное положение, незначительный период просрочки (1-2 дня), наличие переплаты по другим налогам и т. п. Если обстоятельство признается смягчающим, то размер штрафа должен быть снижен не менее чем в 2 раза (п. 3 ст. 114 НК РФ).
В первом и втором случаях обоснованное пояснение позволит избежать применения санкций. В третьем — всё зависит от того, как налоговики оценят смягчающие обстоятельства. Впрочем, за налогоплательщиком всегда остается право обратиться в суд.
Образцы пояснений о несвоевременной уплате НДФЛ приведены ниже:
Налоговые органы, проводя камеральные проверки и мониторинг платежей, могут обнаружить отклонения между начисленным и уплаченным НДФЛ. В этом случае они запрашивают у налогоплательщика соответствующие пояснения. Грамотно составленный ответ поможет избежать применения санкций. Даже при наличии фактической просрочки есть возможность сослаться на смягчающие обстоятельства и уменьшить сумму штрафа.
В ближайшее время любой компании может прийти требование из ИФНС о необходимости пояснить те или иные данные в за 2014 год. Ведь после того как компании и физлица отчитаются о доходах, облагаемых НДФЛ, налоговики начинают тщательно изучать отчетность по этому налогу.
Будьте внимательны: проводить камеральную проверку справок 2-НДФЛ инспекция не вправе. Ведь такие справки не являются декларациями. Поэтому в требованиях обычно стоит ссылка на статью 31 Налогового кодекса РФ. Эта норма позволяет инспекторам запрашивать у компании любую информацию, связанную с и уплатой налогов.
На такое требование безопаснее иначе есть вероятность, что ИФНС оштрафует или главбуха на сумму 2000-4000 руб. (ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ).
Мы подготовили для вас четыре образца пояснений, направив которые в ИФНС можно снять все инспекторов по справкам и при этом не навредить компании.
Отличаются исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ
Инспекторы уверены: разница в суммах НДФЛ свидетельствует о том, что компания не полностью удерживает и перечисляет налог. Либо делает это с опозданием.
Получив требование о представлении пояснений на этот счет, еще раз проверьте справки. Для этого сравните данные по счету 68 субсчет «НДФЛ» и в справках 2-НДФЛ.
Возможно, платеж был, но потерялся. Тогда стоит провести с инспекцией сверку.
Частая причина расхождений — налог за декабрь 2014 года перечислили уже в январе 2015 года. Бывает также, что в прошлом году закрыли обособленное подразделение и организация перестала платить в инспекцию по месту его учета НДФЛ.
Не исключены и технические ошибки. Скажем, не заполнили в справках перечисленный НДФЛ. Либо случайно продублировали исчисленный, удержанный и перечисленный налог еще и в строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».
Наконец, могли просто забыть перечислить налог. Тогда доплатите НДФЛ и отдельной платежкой перечислите пени. Это не освободит от штрафа в размере 20 процентов от налога, перечисленного с опозданием (ст. 123 НК РФ). Но оштрафовать организацию инспекторы могут только при выездной проверке.
Итак, если вы нашли ошибку, опишите ее в пояснениях и заново подайте исправленные справки 2-НДФЛ. Но не на всех людей, получавших доходы в 2015 году, а только справки с ошибками.
Допустим, по данным компании ошибок нет. Тогда вы имеете полное право так и написать в пояснениях.
В 2-НДФЛ доходы меньше, чем задекларировали работники в 3-НДФЛ
Возможно, сотрудник вашей компании сдал декларацию 3-НДФЛ за прошлый год. Например, чтобы задекларировать доходы от продажи машины или получить вычет на покупку квартиры, лечение или учебу.
Инспекторы, сверив декларацию со справкой, иногда обнаруживают, что доходов в 2-НДФЛ меньше, чем в декларации. Для налоговиков подобные нестыковки являются одним из признаков того, что компания выдает серую зарплату.
Такого рода расхождения — не забота бухгалтера компании. Действительно, откуда организации знать, почему человек задекларировал больше доходов, чем в справке 2-НДФЛ? Может, это была опечатка. Или же гражданин получал дополнительные доходы от других организаций либо от продажи имущества и пр.
А раз так, пояснять инспекторам происхождение доходов в 3-НДФЛ должен сам человек. Компания же может ограничиться сообщением о том, что в ее справках 2-НДФЛ ошибок нет.
Конечно, перед этим надо еще раз проверить, вдруг неточности в справках все же имеют место быть.
Количество справок отличается от среднесписочной численности
Налоговики всегда сравнивают сведения о среднесписочной численности и количество справок 2-НДФЛ. По мнению проверяющих, если в сведениях о численности количество работников больше, чем количество справок, значит, компания забыла сдать одну или несколько штук 2-НДФЛ.
Причин для таких расхождений может быть несколько. Самая частая — в сведениях завышен показатель (например, посчитали сотрудницу в декрете, хотя не должны были).
Еще одна распространенная причина нестыковок — сведения о численности считают в целом по компании, а часть справок сдали по месту учета обособленного подразделения.
Напишите инспекторам письмо в свободной форме, в котором поясните причину расхождений. Если надо, приложите к письму исправленные сведения о численности. Никакой опасности в этом нет — в законе не предусмотрен штраф за ошибку в сведениях.
Отсутствуют справки по людям, у которых не был удержан НДФЛ
Инспекторы считают, что, даже если было подано сообщение 2-НДФЛ с признаком 2, обязательно сдавать справки с признаком 1. То есть получается по сути дублирование отчетности. Сначала надо сообщить налоговикам (не позднее месяца по окончании года) о том, что налог не смогли удержать. А потом (до 1 апреля включительно) еще раз представить такие же данные уже в справке 2-НДФЛ.
По мнению налоговиков, справки с признаком 1 надо сдавать на всех людей, получивших от компании доход. Даже на тех, у которых она не смогла удержать налог (письмо УФНС России по г. от 7 марта 2014 г. № 20-15/021334).
Так что если компания сдала на каких-то физиков только справки с признаком 2, лучше направить пояснения по 2-НДФЛ, приложив к ним справки с признаком 1. Конечно, только по этим же людям, а не по всем работникам. Будьте внимательны: поскольку справки сданы с опозданием, у налоговиков появляется формальный повод оштрафовать компанию — по 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Однако такой штраф является незаконным. Ведь компания раньше в срок уже сдала справки с признаком 2. Судьи на стороне компаний (постановление ФАС Уральского округа от 24 сентября 2013 г. № Ф09-9209/13).
В заключение добавим, что ПФР также может запросить пояснения по 2-НДФЛ. Дело в том, что база по страховым взносам и налогу на доходы схожа (хотя и не идентична).
Не всегда заполнения расчета проходит гладко. Ведь никто не застрахован от ошибок и от того, с какой ноги сегодня встал налоговый инспектор. Поэтому мы решили привести для вас .
Неизбежный документ
С 2016 года круг обязанностей налоговых агентов резко расширился. Каждый квартал приходится сдавать отчетность на бланке 6-НДФЛ. Как только он приходит в инспекцию, налоговики сразу же начинают изучать его. Причем происходит это в рамках камерального контроля, в помещении ИФНС. То есть присутствие представителя компании, которая сдала очередной расчет, не предполагается.
Проблема в том, что в ходе такой ревизии у специалиста инспекции в ходе изучения вашей отчетности могут появиться вопросы к ее заполнению. И снять их может только налоговый агент. Но лучше – уметь предугадывать подобные ситуации. Когда, например, из-за ошибки в 6 НДФЛ пояснения в налоговую могли бы сразу прояснить положение компании и ее репутацию как добросовестного налогового агента.
О самых распространенных таких ситуациях мы расскажем ниже и попутно приведем пример пояснений в налоговую по 6 НДФЛ . Законом форма и содержание этого приложения к расчету никак не регламентированы. Поэтому свобода творчества – уже ваш козырь. Но думается, что подход к данному документу должен быть примерно таким, когда даете пояснения в рамках налоговой проверки.
К нулевому расчету
Уже утвердилась практика, что форму 6-НДФД с нулевыми графами отправлять в инспекции не нужно. Между тем, это не мешает инспекции поинтересоваться, почему вы не сдали расчет. И лучше ответить. Более того, иногда есть смысл в инициативной подаче такого письма.
На нашем сайте посмотреть и скачать образец пояснения в налоговую по 6 НДФЛ , если за отчетный период фирма не выплачивала доходов и не удерживала налог, :
К расчету с ошибками
Второй вид самых распространенных ситуаций, при которых одним 6-НДФЛ не отделаться, – когда инспекция затребовала комментарии налогового агента и хочет, чтобы он скорректировал сданный расчет. Обычно это происходит, когда специалист ИФНС нашел в расчете очевидные «косяки». Тогда абсолютно в интересах налогового агента подать пояснения в налоговую на ошибки 6 НДФЛ .
Пункт 3 статьи 88 НК РФ дает пять рабочих будней на сдачу именно уточненной отчетности. Про какие-либо пояснения в законе ничего не сказано. Это значит, что пояснять что-либо совсем не обязательно. На ваше усмотрение.
Остальные случаи
К почти ошибкам в расчете 6-НДФЛ можно отнести возможные несоответствия в показателях. Особенно суммовых. Выявлять подобные огрехи инспекторам в ходе камеральных ревизий и самим налоговым агентам довольно легко. В этом помогают утвержденные налоговой службой контрольные соотношения (письмо от 10.03.2016 № БС-4-11/3852).
ПРИМЕР
Согласно разъяснениям ФНС, размер взятого НДФЛ (стр. 070), сниженный на налог, который удалось вернуть (стр. 090), не может быть больше перечисленного налога по карточке расчетов фирмы с бюджетом. Проще говоря:
Стр. 070 – стр. 090 ≤ КРСБ
В противном случае налоговики сочтут, что НДФЛ вы удержали, но внесли в бюджет не целиком. Ваш образец пояснения в налоговую по 6 НДФЛ может снять возникшее противоречие. Не исключено, что придется проводить сверку расчетов с бюджетом.
Нередко налоговые агенты допускают оплошности не в 6-НДФЛ, а в сопутствующих документах. Например, таких, как платежка на соответствующую сумму налога согласно расчету. Неправильный код ОКТМО приводит к тому, что НДФЛ вовремя в бюджет не поступил. В этом случае образец пояснения в налоговую (по 6 НДФЛ
в том числе) может иметь такое содержание:
Срок подачи
Поскольку в законе нет установленного образца пояснения в налоговую по 6 НДФЛ , точный срок его подачи тоже не установлен. Здесь всё полностью на усмотрение налогового агента.
Наш совет: подавайте в свою налоговую пояснение по 6 НДФЛ сразу по окончании каждой отчетной кампании. Не дожидайтесь истечения 10 дней, когда вообще не собираетесь подавать расчет с нулями (могут заморозить расчетные счета).
Расчет 6-НДФЛ – одна из форм отчетности по подоходному налогу, которую налоговые агенты подают в ИФНС. В ходе камеральной проверки расчета у инспекторов могут возникнуть различные вопросы, по которым они запрашивают соответствующие пояснения у агента. Каким образом следует отвечать на запрос пояснений по 6-НДФЛ, расскажем в этом материале.
Предоставление пояснений в налоговую по 6-НДФЛ
Форма 6-НДФЛ представляется налоговыми агентами ежеквартально, начиная с 2016 года (приказ ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450). Проверив полученный Расчет, при обнаружении несоответствий, неточностей или ошибок, налоговики могут направить требование о предоставлении пояснений, которое требует ответа, либо о внесении исправлений в Расчет. Пояснения по 6-НДФЛ в налоговую нужно предоставить в срок не позднее 5 рабочих дней после получения требования (п. 3 ст. 88 и п. 2 ст. 105.29 НК РФ).
Игнорировать требования налоговиков не стоит, т.к. для налогового агента это чревато штрафом в размере 5000 руб., а при повторном неисполнении требования в течение календарного года – 20 000 руб. (п. 1 ст. 129.1 НК РФ).
Какой-либо установленной формы для составления пояснений не существует, поэтому их можно оформить в произвольном виде. Важно, чтобы пояснения были убедительно сформулированы и обоснованы.
Пояснения в налоговую: ошибки 6-НДФЛ
Прежде чем сдавать 6-НДФЛ, расчет необходимо проверить на соответствие контрольным соотношениям (письмо ФНС РФ от 13.03.2017 № БС-4-11/4371). Если этого не сделать, «камералка» выявит, например, несоответствие между данными расчета 6-НДФЛ и справками 2-НДФЛ, либо иные нарушения, из-за которых расчет не будет принят инспекцией. Перечень основных нарушений по форме 6-НДФЛ был недавно опубликован ФНС РФ в письме от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216.
Частая причина для запроса пояснений налоговиками – техническая ошибка в расчете. Налоговый агент может допустить обычную опечатку, которая исказит показатели и приведет к логическим несоответствиям. Например, при внесении суммы налоговых вычетов указали лишний ноль, и в результате вычеты превысили сумму дохода.
Кроме пояснений в налоговую по 6-НДФЛ, образец которых мы приводим, необходимо подать в ИФНС исправленную форму с уточненными показателями.
Руководителю ИФНС России № 43 по г. Москве
от ООО «Антарес»
ИНН 7701111111/КПП 770000000
ОГРН 12345678910111
Исх № 12/34 от 19.11.2017
Пояснения
В ответ на ваше требование № 0001-111-33/222 от 15.11.2017 г. сообщаем следующее:
в представленном нами расчете по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 г. допущена техническая ошибка – опечатка, в результате которой возникло несоответствие: сумма налоговых вычетов по строке 030 превысила сумму начисленного дохода по строке 020. Исправленный расчет по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 г представлен в ИФНС 19.11.2017 (копию прилагаем).
Приложение: копия расчета по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 г
Генеральный директор Павлов В.В. Павлов
Пояснения при отсутствии ошибок в 6-НДФЛ
ИФНС может направить требование не только при обнаружении явных ошибок, но и в ряде других случаев. Поводом для истребования пояснений может послужить все, что заинтересовало инспекторов: расхождение между суммами удержанного и перечисленного налога, удержание НДФЛ ранее, чем выплачена зарплата, или отсутствие перечисления налога в бюджет и т.д.
В таком случае по форме 6-НДФЛ пояснения налоговой даются без представления «уточненки», ведь отчет составлен верно, но необходимо объяснить причину возникшей ситуации. Например, расхождение между начислением и перечислением налога возникло по вине банка, который не перевел вовремя средства с расчетного счета налогового агента. Для подтверждения своих слов нужно приложить к пояснениям все имеющиеся документы (выписки банка, копии платежек и т.п.).
Пояснение в налоговую по 6-НДФЛ: образец при отсутствии данных
Когда фирма, или ИП в течение отчетного года не производят начисления и выплаты физлицам, они не являются налоговыми агентами по НДФЛ. В связи с этим у них не возникает обязанности представлять отчетность по налогу, в том числе и нулевой расчет 6-НДФЛ. Сообщать об этом в ИФНС организации и ИП тоже не обязаны, но инспекция вполне может затребовать пояснения и по этому поводу.
Приведем пример пояснения в налоговую по 6-НДФЛ при отсутствии данных для его заполнения:
Руководителю ИФНС России № 47 по г. Москве
от ООО «Волна»
ИНН 7701111222/КПП 770000000
ОГРН 33345678910111
Исх № 12/34 от 19.11.2017
Пояснения
В ответ на ваше требование № 0002-333-44/567 от 13.11.2017 г. сообщаем следующее:
ООО «Волна» за период с 01.01.2017 по 30.09.2017 налоговым агентом по НДФЛ не являлось, исчисление, удержание и уплата НДФЛ в указанный период не производилось.
В связи с вышесказанным «Расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом» по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2017 г. не предоставлялся.
Генеральный директор Лавров А.М. Лавров
