Так или иначе каждый хозяйствующий субъект столкнется с необходимостью проводить инвентаризацию. Цель данной проверки – установить, соответствуют ли данные учета действительности. Фактически – это проверка того, правильно или нет ведется учет объектов на предприятии. Разберемся, как проводить инвентаризацию и какие нужно соблюсти требования законодательства.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Проведение инвентаризации может быть обязательным ввиду следующих событий:
- при смене материально ответственных лиц;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- при реорганизации или ликвидации компании;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- в иных предусмотренных законодательством случаях (ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Федеральный закон № 129-ФЗ).
Напомним, что проведение инвентаризации регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:
- Федеральным законом № 129-ФЗ;
- Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее – Положение);
- Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, далее – Методические указания).
Предположим, в компании увольняется материально ответственное лицо. В таком случае проведение инвентаризации обязательно. Рассмотрим, какие действия должен предпринять бухгалтер.
Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (к примеру, инженеры или экономисты).
Важно знать
Инвентаризации подлежит все имущество организации: нематериальные активы, основные средства, денежные средства и прочие активы. А также арендованное или взятое на хранение имущество и имуще-ство, не учтенное по каким-либо причинам.
Руководитель компании издает приказ на проведение инвентаризации (по форме № ИНВ-22) и вручает его инвентаризационной комиссии. В приказе, как правило, конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации объекта, причину, по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения.
Результаты инвентаризации оформляются:
- сличительной ведомостью по форме № ИНВ-18 . В ней отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационной описью. Отображаются характеристики ОС, их паспортные данные, год выпуска, номер. Она составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам;
- итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 .
В конце статьи приведен пример заполнения данных форм.
Материально ответственное лицо
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний). При этом такие сотрудники дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).
Правила проведения инвентаризации основных средств
а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.
При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.
Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.
При выявлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета по инвентаризируемым основным средствам необходимо указать это в инвентаризационной описи. В опись также включаются сведения по объектам, которые не приняты на учет.
Например, по таким объектам указывается следующая информация:
- по зданиям – назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
- по мостам – местонахождение, использованные материалы и размеры;
- по дорогам – тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна. Износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с отражением этих данных в соответствующих актах.
Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его прямое назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссия установит, что работа капитального характера (к примеру, надстройка этажей или пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений (например, слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.
На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись. В ней указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порчу, полный износ и т. д.). В отдельной описи комиссия указывает также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.
Особые правила
По общему правилу инвентаризация имущества обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме тех объектов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года (п. 27 Положения).
Имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя. В течение срока аренды оно учитывается на балансе арендодателя. Инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.
Оприходование ОС, выявленных при инвентаризации
В бухгалтерском учете основные средства, которые были выявлены во время инвентаризации, учитываются по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом прибылей и убытков в качестве прочих доходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).
Что касается налогового учета, то стоимость объектов основных средств, выявленных в период инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов. Данное положение закреплено в пункте 20 статьи 250 Налогового кодекса. При этом они принимаются к учету по рыночным ценам и в дальнейшем подлежат амортизации. Такое мнение высказывают чиновники финансового ведомства в письмах от 10 июня 2009 г. № 03-03-06/1/392, от 6 июня 2008 г. № 03-03-06/4/42.
Если во время инвентаризации выявлена недостача, то ее можно отразить одним из следующих способов:
- во внереализационных расходах, если виновное лицо не обнаружено (на дату получения соответствующих документов от органов государственной власти об отсутствии виновных лиц (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ));
- во внереализационных расходах, если виновное лицо обнаружено. Однако одновременно необходимо отразить возвращенную недостачу во внереализационных доходах.
Бухгалтерский учет
Выявленные излишки основных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:
ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 91-1
– оприходовано основное средство.
При недостаче основных средств проводки выглядят следующим образом (если виновное лицо не установлено):
ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01
– списана амортизация по недостающим ОС;
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01
– списана остаточная стоимость ОС;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94
– отражена в составе прочих расходов недостача. Если при недостаче выявлены виновные лица, то проводки будут такие:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
– списана недостача за счет виновных лиц;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73
– работником погашена сумма задолженности.
Предприятие само решает, сколько инвентаризаций необходимо будет провести в отчетном периоде и назначает даты, когда они будут проведены. Во время каждой инвентаризации производится выявление фактического наличия материальных ценностей и иного имущества, контролируется его сохранность и соответствие условиям эксплуатации, выявляется неучтенное и неиспользуемое имущество и проверяется реальная стоимость того имущества, которое стоит на балансе.Пример
В компании ООО «Астра», торгующей компьютерной оргтехникой, в связи с увольнением заведующей складом И.И. Ивановой была проведена инвентаризация. В результате проводимых действий было обнаружено:
– излишек – ноутбук стоимостью 45 000 руб.;
– недостача – принтер стоимостью 45 000 руб.
Как надо заполнять инвентаризационную опись ОС (форма № ИНВ-1) и сличительную ведомость результатов инвентаризации ОС и НМА (форма № ИНВ-18) (скачать пример)
Из этих основных задач инвентаризации ясно, что внеплановую проверку следует проводить дополнительно в следующих случаях:
- когда материальные ценности и имущество передается в аренду или предприятие меняет форму собственности и преобразуется в акционерное общество;
- перед тем как будет составлена годовая бухгалтерская отчетность;
- когда меняется материально-ответственное лицо или назначается новое;
- когда были обнаружены факты хищения и порчи имущества;
- когда имущество пострадало в ходе пожара или иного стихийного бедствия;
- когда происходит банкротство или ликвидация предприятия.
Что подлежит инвентаризации
В процессе инвентаризации проверяется и учитывается все имущество, находящееся на балансе предприятия, вне зависимости от того, где оно находится. Кроме того, проверке подлежат все виды финансовых обязательств предприятия, в том числе , банковские кредиты, займы и резервные денежные средства. Проверяются и другие виды имущества, которые не принадлежат предприятию, но отражаются в формах бухгалтерской отчетности на забалансовых счетах, например, а также иное имущество, по каким-то причинам ранее не учтенное.Существует два вида инвентаризации – полная и частичная. Порядок их проведения регламентируется Федеральным законом «О бухгалтерском учете», нормативными актами по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, методическими указаниями №49, утвержденными Министерством Финансов РФ в 1995 году.
Кто проводит инвентаризацию
Перед проведением инвентаризации руководитель предприятия должен издать приказ, по которому определяются сроки ее проведения, и назначается инвентаризационная комиссия. В ее состав вводится руководитель структурного подразделения, главный бухгалтер или его заместитель, материально ответственные лица, а также специалисты, имеющие представление о технологии хранения товарно-материальных ценностей или работники, способные оценить состояние объектов основных фондов. Неплохо, если в составе комиссии будут работать экономисты и специалисты по маркетингу. Председателем комиссии назначается руководитель предприятия или один из его заместителей.Инвентаризация основных средств - это ежегодная проверка всех активов, которая является одним из важных направлений в учетной политике компании и подготовительным мероприятием к составлению годового бухгалтерского отчета. Порядок проведения инвентаризации основных средств - пошагово в статье.
Заканчивается календарный год. Что нужно сделать организации по его итогам как экономическому субъекту? Правильно — составить годовой бухгалтерский отчет, перед которым необходимо провести инвентаризацию. Об этом говорят нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации, в частности, . В статье 11 этого закона, которая так и называется — «Инвентаризация активов и обязательств», не указано никаких особенностей проведения проверки активов по итогам года. Просто сказано, что инвентаризация должна быть, и что она заключается в сверке учетных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к «федеральным стандартам». В настоящее время в роли этих стандартов выступают ПБУ, международные стандарты, а также иные нормативные документы, принятые Минфином РФ.
Правила проведения инвентаризации: периодичность
При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить инвентаризацию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчёта). Об этом идет речь:
- в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержден Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
- пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»;
- пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49)). Реже можно инвентаризировать только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).
Кто обязан проводить инвентаризацию
Порядок проведения инвентаризации основных средств и других материальных ценностей предусматривает, что ее должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:
- компании, которые являются субъектами малого предпринимательства;
- юрлица, не подлежащие обязательному аудиту;
- фирмы, применяющие УСН или ЕНВД.
Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Поэтому малые предприятия обязаны подчиняться в данном случае общим правилам.
Однако, если условное ООО «Комод» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД. Вообще никто! Значит, можно не проводить проверку? Если руководству сильно не хочется — не проводите. Но в бухгалтерском учете существуют такие нормы, поэтому все же надо. Положено так. Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом — неужели руководству организации неинтересно знать, как на самом деле обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризацию нужно проводить всем организациям, в том числе и малым.
Виды инвентаризации в бухгалтерском учете
Различают несколько видов инвентаризации: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.
Порядок проведения инвентаризации: кратко обо всех этапах
Что ж, попробуем пройти по всем этапам проведения переучета ТМЦ вместе. Для этого вооружимся «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее - просто Указания) и практическим опытом.
Этап 1. Инвентаризационная комиссия
Согласно пункту 2.2 раздела 2 Указаний инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Поэтому перед началом проверки ее надо создать.
Чтобы понимать, кого в нее можно включить, нужно посмотреть на пункт 2.3 Указаний, в котором сказано дословно:
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.
В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». При этом существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо. Как же оно может проверять само себя?
Напрямую в Указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть — чтобы они при этом присутствовали и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.
Этап 2. Определение сроков
После того как комиссию создали, нужно определиться со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и закончится и по состоянию на какую дату будет проводиться. Общий порядок можно закрепить либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.
Приказ может выглядеть так.
Этап 3. Инвентаризация ТМЦ: порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и учет результатов
Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть на самом деле (то есть то, что комиссия видит своими собственными глазами). Некоторые предметы можно легко сверить с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема.
А как быть с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И все — из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Нужно вести количественный учет такого имущества. В штуках. Поскольку, раз имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр — хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. И все будет на виду. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим (см., например, абзац 4 пункта 5 раздела I ПБУ 6/01).
Этап 4. Учет чужого имущества
Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на этот право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор) так поступил. Что нужно сделать? Есть варианты:
- Оставить, как есть. Если это его шкаф, куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является.
- Заключить договор хранения. И учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.
Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» также подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут быть не может. Естественно, если мы говорим о том, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны — можете этого не делать. Как уже говорилось выше, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это может сделать собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не будет же директор сам себя наказывать.
Этап 5. Излишки и недостачи
Последним этапом инвентаризации имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде, чем его списать как некомпенсируемые расходы, нужно провести небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем, как ответить на вопрос «Что делать?», нужно ответить на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник должен ее возместить в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ .
А если виновный не обнаружен или все сотрудники так или иначе виноваты, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ . Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в «налоговом учете» просто так никто не даст.
Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Может быть естественная убыль у помидоров или цемента, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. Так что в бухучете расходы будут, а в налоговом — нет.
Правила проведения инвентаризации расчетов
Теперь поговорим о сверке расчетов. Тут все просто — взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 тыс. руб., просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали — значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины — кто из двух сторон прав и кто кому и сколько должен.
Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это «акт доброй воли» организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.
Подведем итог. Как видно из вышесказанного, инвентаризация — действительно нужная процедура, без которой увязать учет с «фактом» просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить её «для галочки». Но в этом случае компания может обмануть только саму себя.
Под инвентаризацией понимается оценка наличия и состояния имущества организации на определённую дату за счет сравнения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация - основной способ контроля за сохранностью имущества предприятия.
Виды инвентаризаций
Инвентаризацию разделяют на виды по назначению, объему и методу проведения.
По назначению выделяют плановую, повторную, внеплановую и контрольную; по объему — полную и частичную; по степени охвата - выборочную и сплошную; по обязательности проведения - обязательную и инициативную; по методу проведения - натуральную и документальную инвентаризации.
Инвентаризация по назначению:
- плановая - производится в сроки, запланированные по графику, который был утвержден руководителем организации. Сроки проведения инвентаризации не разглашаются;
- внеплановая - происходит при наступлении особых событий (хищений, передаче дел материально ответственным лицом, стихийных бедствий);
- повторная - проводится при сомнениях в качестве, достоверности и объективности уже проведенной инвентаризации;
- контрольная - проводится для контроля корректности инвентаризации, проведенной ранее. Проводится в местах, где уже прошла инвентаризация, обязательно до открытия помещений.
Инвентаризация по объему:
- полная - осуществляется перед формированием годового бухгалтерского отчета, при аудиторской проверке и ревизии. Проводится в отношении материальных ценностей, денежных средств и расчетных отношений с другими лицами и предприятиями. В случае проведения полной инвентаризации ей подлежат также не принадлежащие организации ценности (например, полученные в переработку, принятые на ответственное хранение, арендованные);
- частичная - охватывает только часть ценностей организации. Примером частичной инвентаризации могут быть инвентаризация материальных ценностей, относящихся только к конкретному материально ответственному лицу (например, при его смене), ревизия кассы.
Инвентаризация по степени охвата:
- выборочная - осуществляется, когда необходима проверка только некоторых ценностей, закрепленных за конкретным материально ответственным лицом. Обычно проводится на предприятиях с большой номенклатурой;
- сплошная - производится одновременно на всех предприятиях и во всех структурных подразделениях организации.
Инвентаризация по обязательности проведения:
- обязательная - производится обязательно в соответствии с требованиями законодательства РФ;
- инициативная - осуществляется по решению руководителя.
Инвентаризация по методу проведения:
- натуральная прямая оценка количественных и качественных характеристик ценностей путем взвешивания, подсчета, измерения и т.д.,
- документальная - поиск документального подтверждения наличия ценностей.
Понятие и значение инвентаризации
Инвентаризация способ учёта, при котором регламентирован механизм периодической проверки и документального подтверждения состояния, наличия и оценки имущества и обязательств предприятий. Задача инвентаризации состоит в подтверждении «правдивости» данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.
Целями инвентаризации являются:
- выявление недостач и излишков имущества,
- оценка приведенной в учёте задолженности,
- выравнивание учёта,
- упорядочение имущественных отношений,
- анализ потенциала снижения затрат,
- установление фактического состояния имущества.
Закон об инвентаризации
Базовым документом, определяющим порядок осуществления инвентаризации (кроме нормативно-правовых документов по ведению бухгалтерского учета), является Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (редакция от 08.11.2010).
Также обязательства по проведению инвентаризации закреплены в Федеральном законе № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» . Инвентаризация на предприятии проводится обязательно:
- перед формированием годовой бухгалтерской отчетности,
- при изменении материально ответственного лица,
- при обнаружении фактов порчи, злоупотребления или хищения ценностей,
- при ликвидации или реорганизации предприятия,
- при продаже, выкупе, передаче имущества в аренду,
- при преобразовании муниципального унитарного или государственного предприятия,
- в случае пожара, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями,
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ (см. Приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016)).
Кто проводит инвентаризацию в организации
Инвентаризация осуществляется постоянно действующей комиссией. Перечень членов инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации.
В члены инвентаризационной комиссии включают:
- представителей руководства организации;
- сотрудников бухгалтерии;
- сотрудников юридических, инженерных, финансовых и прочих служб.
В состав комиссии также могут быть включены сотрудники службы внутреннего аудита или представители независимой аудиторской компании.
Задание на проведение инвентаризации на предприятии прописывается в приказе (распоряжении, постановлении) о проведении инвентаризации (в виде формы № ИНВ-22). Задание включает в себя порядок, срок и объем работ по инвентаризации.
Документы, составляемые в процессе инвентаризации
В процессе инвентаризации формируются акты или инвентаризационные описи. Каждый документ составляется не менее чем в двух экземплярах. Перечень возможных форм документов:
| Вид документа | Форма |
|---|---|
| Инвентаризационная опись основных средств | ИНВ-1 |
| Инвентаризационный ярлык | ИНВ-2 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | ИНВ-3 |
| Акт инвентаризации товаров отгруженных | ИНВ-4 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение | ИНВ-5 |
| Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути | ИНВ-6 |
| Акт инвентаризации незаконченных ремонтом основных средств | ИНВ-10 |
| Акт инвентаризации расходов будущих периодов | ИНВ-11 |
| Акт инвентаризации наличных денежных средств | ИНВ-15 |
| Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности | ИНВ-16 |
| Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | ИНВ-17 |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств | ИНВ-18 |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей | ИНВ-19 |
| Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией | ИНВ-26 |
Для отражения результатов проверок корректности проведения инвентаризаций составляется акт (
Проводится инвентаризация имущества предприятия на основании приказа руководителя, в котором указывается комиссия и сроки ее проведения.
Если проводится полная инвентаризация имущества, то проверке подвергаются:
основные средства
материалы
нематериальные активы
хозяйственный инвентарь
незавершенное производство
денежные средства
ценные бумаги
имущество, которое отдано в переработку, взято в аренду или на ответственное хранение
То есть, инвентаризация имущества проводится всегда по месту его нахождения и месту работы материально-ответственного лица и обязательно в его присутствии. В обязательном порядке проводят инвентаризацию при смене материально-ответственного лица в день передачи дел, при фактах хищения или порчи, при увольнении руководителя бригады при коллективной материальной ответственности группы лиц, при ликвидации предприятия перед подачей ликвидационной отчетности, при до составления при передаче имущества в аренду, после аварий или пожара.
Комиссия в своей работе руководствуется нормативными документами, в том числе использует методические указания по инвентаризации имущества , в которых написано о том, как проводить инвентаризацию и правила оформления документации.
До инвентаризации подотчетные и материально-ответственные лица дают расписку о том, что все документы сданы в бухгалтерию, все поступившие ценности поставлены на приход, а выбывшие - списаны.
В процессе проверки составляются описи в двух экземплярах, в которых описываются фактически имеющиеся ценности. На последней странице на пустых строках ставят прочерк, подводят количественные итоги, подписывают описи все члены комиссии, и после утверждения руководителем предприятия описи передаются в бухгалтерию. В процессе их заполнения не допускается исправлений, подчисток, все наименования переписываются в количественном выражении в тех единицах измерения, в которых учитываются в учете. При обнаружении ошибки, строка зачеркивается, выше пишется правильная информация, которая заверяется всеми членами комиссии и материально-ответственным лицом.
Когда инвентаризация имущества закончена, материально-ответственные лица дают расписки о том, что записи в описях сделаны верно, в их присутствии, претензий к проверяющим членам комиссии они не имеют, а само имущество приняли на ответственнее хранение.
Проводимые инвентаризации важны для правильного учета на предприятии, но проводится инвентаризация как метод бухгалтерского учета ежемесячно на первое число месяца по денежным средствам в кассе, и ежегодно по основным средствам. На что следует обращать особое внимание при проведении выборочных инвентаризаций? Так при обращают внимание на технические и эксплуатационные характеристики объекта. Когда инвентаризируют здания, то проверяют документы, подтверждающие собственность предприятия, имеются ли документы на аренду земельного участка под объект недвижимости.
При инвентаризации оборудования и транспорта проверяют наличие технического паспорта завода - изготовителя, указывают год выпуска и мощность двигателя. В отдельных описях арендованных основных средств, которые составляются в трех экземплярах, указывают срок окончания аренды.
Если обнаруживаются неучтенные основные средства, то составляется акт оценки, в зависимости от технического состояния объекта, учитывается износ, и приходуются они по рыночной стоимости. При дальнейшей непригодности основных средств на предприятии составляется акт для дальнейшего списания, и эти основные средства заносятся в отдельную инвентаризационную опись.
Инвентаризация имущества других категорий имеет тоже ряд особенностей. Например, инвентаризация денежных средств по кассе и ценных бумаг проводят одновременно. При этом указываются не только номера, серии и сумма ценных бумаг по каждому эмитенту, но и сроки гашения, номинальную и фактическую стоимость каждой ценной бумаге. Когда проводится инвентаризация денежных средств в пути, проверяют квитанции банка и сопроводительные ведомости сданной выручки. При инвентаризации денежных средств в кассе, одновременно проверяются и все денежные документы: приходные и расходные ордера,
