Что у нас там с лимитом на представительские расходы? - В. НИКИФОРОВА, бухгалтер. С деловыми партнерами нужно поддерживать дружеские отношения. Это закон бизнеса. Отсюда - постоянные презентации, переговоры, встречи в неформальной обстановке... Чтобы не ударить в грязь лицом перед партнерами, устраивая очередной важный прием, зачастую приходится изрядно потратиться. Хорошо хоть, что такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (ст. 264 НК РФ). Правда, особенно размахнуться, как всегда, не получится: Налоговый кодекс относит к представительским расходам далеко не все, что фирмы реально тратят на своих гостей. Да и учесть эти расходы можно только в пределах норм (4% суммы расходов на оплату труда с начала года). Однако каким бы ни был лимит - использовать его нужно по максимуму. А иногда за счет него можно и интересы коллектива удовлетворить. Главное - все правильно оформить! Итак, что же можно считать представительскими расходами? В статье 264 Налогового кодекса приведен такой перечень: - проведение официального приема представителей других фирм (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия); - расходы на транспорт для доставки участников встречи до места ее проведения и обратно; - буфетное обслуживание во время переговоров; - оплата услуг внештатных переводчиков как для руководителей, так и для членов делегации. Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому такие расходы, как оплата виз и проживания гостей, а также затраты на их развлечение и отдых учесть за счет налогооблагаемой прибыли нельзя. Теперь разберемся с оформлением документов. Они должны подтверждать, что фирма действительно проводила прием делегации (переговоры, встречу и т. п.). На практике для этого достаточно: - приказа о представительских расходах; - отчета о проведении мероприятия. Приказ о представительских расходах издают в начале года. В нем руководитель утверждает предельные размеры (нормативы) по каждому виду расходов. Заметим, что эти ограничения носят формальный характер. Поэтому вы можете установить в качестве норм максимально возможные суммы. Чтобы обосновать суммы, потраченные на представительские расходы, после каждого мероприятия составляют отчет. В нем указывают дату и место проведения приема (переговоров, встречи), программу мероприятия, участников и величину представительских расходов. Как видите, документы достаточно простые и, главное, не требуют участия партнеров в их составлении. Многие фирмы используют это в своих целях. Так, если потраченная на приемы делегаций сумма оказывается меньше, чем допустимый лимит, бухгалтеры маскируют под представительские какие-либо другие расходы. Для этого они составляют отчет о якобы проведенной встрече с одним из постоянных партнеров. Проверить, была ли эта встреча на самом деле, практически невозможно. Зато на ее счет можно списать затраты, например, на новогодний банкет или просто чай и кофе для всего офиса. Если же представительские расходы превысят установленный Налоговым кодексом норматив, то учесть их при расчете налога на прибыль нельзя (п. 42 ст. 270 НК РФ). Кроме того, сумму относящегося к ним входного НДС вы не сможете принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ). Пример: ЗАО "Актив" уплачивает налог на прибыль и НДС поквартально. В III квартале 2003 года для поддержания сотрудничества с крупнейшими поставщиками фирма провела официальный прием. Для этого был организован ужин в ресторане, сумма счета - 13 500 руб. (в том числе НДС - 2250 руб.). Счет оплачен по безналу. Отчет о приеме, счет-фактура и акт выполненных работ из ресторана сданы в бухгалтерию. Бухгалтер "Актива" сделал проводки: Дебет 44, субсчет "Представительские расходы" Кредит 60 - 11 250 руб. (13 500 - 2250) - учтена сумма представительских расходов; Дебет 19 Кредит 60 - 2250 руб. - учтена сумма НДС по представительским расходам; Дебет 60 Кредит 51 - 13 500 руб. - оплачен счет из ресторана. За девять месяцев затраты на оплату труда составили 400 000 руб. Таким образом, максимальная сумма представительских расходов, которую можно принять при расчете налога на прибыль за девять месяцев 2003 года, равна: 400 000 руб. x 4% = 16 000 руб. Поэтому в III квартале бухгалтер уменьшил налогооблагаемую прибыль на всю сумму представительских расходов, то есть на 11 250 руб. Сумму НДС, относящуюся к этим расходам, он поставил к вычету: Дебет 68, субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 2250 руб. - произведен налоговый вычет в пределах норматива. На IV квартал ЗАО "Актив" не запланировало никаких официальных приемов, переговоров или встреч делегаций. Поэтому бухгалтер решил списать на представительские расходы затраты на банкет, который фирма устроила для своих сотрудников. Для этого он оформил отчет, в котором указал, что банкет был проведен в рамках официального приема делегации поставщиков. К отчету бухгалтер приложил счет, счет-фактуру и акт выполненных работ из ресторана. Сумма счета - 18 000 руб. (в том числе НДС - 3000 руб.). Счет ЗАО "Актив" оплатило по безналу. Бухгалтер "Актива" сделал проводки: Дебет 44 субсчет "Представительские расходы" Кредит 60 - 15 000 руб. (18 000 - 3000) - учтена сумма представительских расходов; Дебет 19 Кредит 60 - 3000 руб. - учтена сумма НДС по представительским расходам; Дебет 60 Кредит 51 - 18 000 руб. - оплачен счет, полученный из ресторана. По итогам 2003 года затраты на оплату труда составили 550 000 руб. Максимальная сумма представительских расходов, которую можно учесть при расчете налога на прибыль за 2003 год, равна: 550 000 руб. x 4% = 22 000 руб. Таким образом, в IV квартале 2003 года "Актив" может уменьшить налогооблагаемую прибыль только на 10 750 руб. (22 000 - 11 250). Оставшиеся 4250 руб. (15 000 - 10 750) нужно отнести на постоянные разницы: Дебет 44, субсчет "Постоянные разницы" Кредит 44, субсчет "Представительские расходы" - 4250 руб. - отражена постоянная разница по представительским расходам. Допустим, что других расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом в 2003 году у ЗАО "Актив" не было. Прибыль "Актива" за 2003 год составила 300 000 руб. Сумма авансовых платежей по налогу на прибыль, начисленная в течение года, -60 000 руб. По итогам года бухгалтер сделал проводки: Дебет 99, субсчет "Условный расход (доход) по налогу на прибыль" Кредит 68 - 12 000 руб. ((24% x 300 000 руб.) - 60 000 руб.) - начислен условный расход по налогу на прибыль; Дебет 99, субсчет "Постоянное налоговое обязательство" Кредит 68 - 1020 руб. (24% x 4250 руб.) - отражено постоянное налоговое обязательство. В итоге текущий налог на прибыль составит 13 020 руб. (12 000 + 1020). Сумма НДС, которую можно принять к вычету по итогам 2003 года, равна 4400 руб. (22 000 руб. x 20%). Следовательно, в IV квартале можно принять к вычету 2150 руб. (4400 - 2250). Бухгалтер "Актива" сделал следующую запись: Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19 - 2150 руб. - произведен налоговый вычет в пределах норматива. Оставшаяся сумма входного НДС в сумме 850 руб. (3000 - 2150) к вычету не принимается. Эту сумму придется списать в дебет субсчета 91-2 "Прочие расходы" без уменьшения налогооблагаемой прибыли.

Мария ЗОРИНА, аудитор.

"Пищевая промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение", 2007, N 5

Многие коммерческие организации в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества организуют официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах. Расходы, связанные с такими приемами, называются представительскими. На практике у бухгалтеров часто возникают вопросы по оформлению и отражению в учете данных расходов. Ответы на некоторые из них читатели найдут в данной статье.

Налог на прибыль

В целях исчисления налога на прибыль представительские расходы организации относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, указанным в ст. 264 НК РФ. Согласно п. 2 этой статьи к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий, а именно:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также для официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Указанной нормой специально выделены расходы, которые не могут быть отнесены к представительским, - расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний.

Обратите внимание: п. 2 ст. 264 НК РФ не регламентирует количество участников и их состав, а также не устанавливает место проведения мероприятия (это может быть как территория предприятия, так и иное удобное для проведения встречи место).

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Несмотря на то что порядок оформления представительских расходов не предусмотрен нормативными правовыми актами, на него необходимо обратить пристальное внимание. Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов;
• первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций.

Кроме того, как указали московские налоговики в Письме от 22.12.2006 N 21-11/113019@, одним из документов, подтверждающих представительские расходы, должен быть отчет о них, составленный конкретно по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

а) цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

б) дата и место проведения встречи;

в) программа мероприятий;

г) состав приглашенной делегации;

д) участники принимающей стороны;

е) величина расходов на представительские цели.

В случае заключения договора с предприятием общественного питания понесенные представительские расходы подтверждают договор, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. При этом счета предприятия общественного питания при отсутствии платежного поручения будет недостаточно для подтверждения произведенных расходов (Постановление ФАС ВВО от 10.08.2006 N А29-4238/2005а).

Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

При приобретении товаров (услуг) на представительские цели подотчетным лицом подтверждающими будут первичные документы, выданные соответствующими организациями подотчетному лицу (например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг), а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм).

Следовательно, расходы по проведению официального приема должны быть документально подтверждены. В противном случае расходы не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Однако арбитражные суды придерживаются иной точки зрения по вопросу документального подтверждения представительских расходов и не признают обоснованными требования налоговых органов о составе подтверждающих документов. Так, ФАС ПО указал, что результаты переговоров, подписанные договоры и соглашения, программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылается налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат (Постановление от 22 - 29.03.2005 N А12-18384/04-С36). В другом Постановлении от 29.03.2006 N А55-17406/05-51 этот же суд отметил: довод налогового органа относительно обязательности документального подтверждения заявителем прибытия участников и гостей на встречу является несостоятельным и не основан на требованиях законодательства о налогах и сборах. Более того, судьи ФАС УО подчеркнули, что налоговое законодательство не требует... обязательного включения в перечень представленных обществом документов поименного списка представителей организаций - участников переговоров, программы проведения деловой встречи (Постановление от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7).

Представительские или нет?

Нередко бухгалтеру трудно определить, относится ли тот или иной вид расходов к представительским. Как правило, чиновники придерживаются мнения, что перечень представительских расходов, приведенный в п. 2 ст. 264 НК РФ, является исчерпывающим, поэтому все, что в нем не названо, для налогообложения не учитывается.

Так, по мнению чиновников, не относятся к представительским расходам затраты:

• на оплату проживания участников иностранной делегации (Письма Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235, УФНС по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271);
• на приобретение подарков для деловых партнеров (Письмо Минфина России от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136). Кроме того, не относятся к учитываемым при определении налоговой базы по налогу на прибыль затраты, связанные с передачей продукции собственного производства в качестве сувениров фактическим клиентам-заказчикам (покупателям), а также потенциальным заказчикам (покупателям) в процессе проведения переговоров, при приеме делегации (Письмо УМНС по г. Москве от 12.05.2003 N 26-12/25950). Однако если во время официального приема в соответствии с обычаями делового оборота представителям организаций-контрагентов раздается сувенирная продукция с символикой организации, ее стоимость при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль может рассматриваться в качестве представительских расходов (Письмо УФНС по г. Москве от 26.08.2005 N 20-08/60490);
• по проведению неофициальной встречи (в кафе) с потенциальными партнерами (поставщиками), организованной сотрудником организации, находящимся в командировке в городе проживания указанных партнеров (Письмо УФНС по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851);

На оформление виз для иностранных партнеров (Письмо УМНС г. Москве от 13.02.2002 N 26-12/6751);

• на оплату аренды помещения, в котором проводится официальный прием (Письмо Минфина России от 12.03.2003 N 04-02-03/29);
• на оформление помещений для проведения официального приема. По мнению столичных налоговиков, расходы на приобретение цветов с целью оформления помещений организации для проведения переговоров экономически не оправданы (Письмо от 22.01.2004 N 26-08/4777). Однако в арбитражной практике есть примеры иной точки зрения - расходы на цветы, вручаемые представителям других организаций, относятся к представительским (Постановления ФАС ЗСО от 11.05.2006 N Ф04-2610/2006(22165-А46-40), ФАС ПО от 01.02.2005 N А57-1209/04-16);
• расходы на завтраки, обеды и ужины, не носящие официального характера. Ввиду того что организация имеет широкий круг контрагентов, с которыми необходимо вести деловые переговоры в целях поддержания взаимного сотрудничества, возникает необходимость в официальных приемах делегаций, которые могут продолжаться несколько дней, в течение которых делегация обеспечивается завтраками, обедами и ужинами. Минфин в Письме от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/157 разъяснил, что расходы на завтраки, обеды и ужины, не носящие официального характера, должны оплачиваться представителями делегаций, прибывших на переговоры, за счет суточных, выплачиваемых при командировании сотрудников, либо за счет собственных средств;
• оплата стоимости проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором проводится официальное мероприятие (Письмо УФНС по г. Москве от 11.11.2004 N 26-12/73173).

Отдельно хотелось бы остановиться на вопросе о расходах на алкоголь. По мнению Минфина, изложенному в Письме от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136, расходы на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков, для организации официального приема иностранной делегации, проводимого в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, могут быть учтены в составе представительских расходов. Единственное условие: эти расходы должны соответствовать критериям, установленным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Ранее финансисты в Письме от 19.11.2004 N 03-03-01-04/2/30 разъясняли, что расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в размере, не превышающем 4 процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении переговоров (сделок). В соответствии с п. 1 ст. 5 ГК РФ под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

Однако на практике у налогоплательщиков возникают разногласия с налоговыми инспекторами, которые считают, что решение деловых вопросов несовместимо с употреблением спиртных напитков, а значит, они предназначены для развлечения и отдыха представителей организаций, участвующих в переговорах.

Арбитражные суды при возникновении споров о возможности отнесения к представительским расходов на приобретение алкогольной продукции поддерживают налогоплательщиков <1>. Так, судьи ФАС ПО установили, что по результатам переговоров были заключены договоры на поставку сырьевых ресурсов на выгодных для налогоплательщика условиях, и производственная деятельность не нарушилась из-за отсутствия сырья. Представительские расходы подтверждаются соответствующими первичными документами. Налоговый орган не представил суду доказательств того, что расходы на приобретение алкоголя в данном случае связаны с организацией развлечений и отдыха (Постановлении от 01.02.2005 N А57-1209/04-16).

<1> См., например, Постановления ФАС ПО от 01.03.2006 N А55-2813/05-51, ФАС СЗО от 25.05.2005 N А56-35706/04, от 12.05.2005 N А56-24907/04.

Если стороны не договорились

Бывают ситуации, когда официальный прием закончился, предприятие понесло определенные расходы, а соглашение между сторонами не подписано. В данном случае налоговые органы могут настаивать на неправомерности включения данных расходов в состав представительских для исчисления налога на прибыль. Однако суды в этом случае на стороне налогоплательщиков и указывают, что для отнесения данных расходов к представительским необходимо, чтобы они соответствовали положениям ст. ст. 252, 264 НК РФ, а достижение конкретных результатов в виде заключенных договоров в процессе проведения или по окончании встречи не является обязательным условием для признания произведенных расходов представительскими (Постановление ФАС ПО от 22 - 29.03.2005 N А12-18384/04-С36). Ссылка заявителя <2> на отсутствие связи спорных затрат с конкретными доходами судом кассационной инспекции не принимается, так как, учитывая характер управленческих расходов, они не могут быть связаны с определенным доходом как, например, материальные, то есть достаточно, что они есть в принципе в соответствующем размере (Постановление ФАС УО от 17.06.2004 N Ф09-2441/04-АК).

<2> Межрайонная инспекция МНС России N 8 по Удмуртской Республике.

Нормирование представительских расходов

В соответствии с абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. Сумма расходов на оплату труда при применении указанной нормы определяется исходя из состава расходов на эти цели, определенные на основании ст. 255 НК РФ. При этом следует обратить внимание на то, что перечень расходов на оплату труда в этой статье намного шире, чем состав расходов, отражаемый в бухгалтерском учете по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". В частности, в расходы на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль включаются все суммы, начисленные работникам, в том числе не состоящим в штате организации, за работы по гражданско-правовому договору в денежной и (или) натуральной форме, начисления стимулирующего и компенсационного характера, вознаграждения, надбавки, единовременные поощрительные начисления, другие расходы, предусмотренные ст. 255 НК РФ, в том числе суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного и добровольного страхования, которые в бухгалтерском учете отражаются не по счету 70, а, например, по счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Обращаем ваше внимание на то, что размер и представительских расходов, и расходов на оплату труда берется для расчета норматива нарастающим итогом с начала года. Таким образом, норма расходов окончательно рассчитывается только по итогам года, и при расчете налога на прибыль за год налогоплательщик вправе списать представительские расходы в размере 4% от годовой суммы затрат на оплату труда.

Нередко по итогам отчетных периодов представительские расходы превышают 4% от заработной платы, однако по итогам налогового периода вся их сумма укладывается в норматив.

Пример. ОАО "Энский консервный завод" в I квартале 2007 г. провело встречу с партнерами компании. Представительские расходы составили 200 000 руб., расходы на оплату труда за I квартал - 4 000 000 руб.

Во II квартале 2007 г. представительские расходы составили 50 000 руб., расходы на оплату труда за полугодие - 7 500 000 руб.

При уплате налога на прибыль за I квартал для налогообложения можно учесть только часть представительских расходов в размере 160 000 руб. (4 000 000 руб. x 4%).

При расчете налогооблагаемой базы за полугодие предельный размер представительских расходов составит 300 000 руб. (7 500 000 руб. x 4%), то есть при уплате налога на прибыль за полугодие можно учесть всю сумму представительских расходов в размере 250 000 руб. (200 000 + 50 000).

Налог на доходы физических лиц и единый социальный налог

Организация, осуществляя представительские расходы, производит оплату питания, транспортное обслуживание приглашенных лиц и т.д. Будет ли это являться их доходом, полученным в натуральной форме, и, следовательно, подлежит ли такой доход обложению НДФЛ? Суммы представительских расходов, которые организация производит в пределах норм, установленных законодательством (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ), относятся к компенсационным выплатам, связанным с выполнением работником трудовых обязанностей, и не подлежат включению в налогооблагаемый доход физических лиц согласно п. 3 ст. 217 НК РФ. Таким образом, представительские расходы не могут быть признаны выплатами в пользу физических лиц, так как это прежде всего расходы предприятий, организаций (см. Постановление ФАС ЦО от 18.08.2004 N А64-1002/04-13).

Представительские расходы не поименованы в Налоговом кодексе и как объект обложения ЕСН. В соответствии с п. 1 ст. 236 НК РФ объектом обложения ЕСН для налогоплательщиков, указанных в абз. 2, 3 пп. 1 п. 1 ст. 235 НК РФ, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам. Таким образом, представительские расходы не являются выплатами и иными вознаграждениями, начисляемыми налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам и включаемыми в фонд оплаты труда, а являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией продукции, и, следовательно, объектом налогообложения по единому социальному налогу не являются (Постановление ФАС ЦО от 18.08.2004 N А64-1002/04-13).

Налог на добавленную стоимость

На основании п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по представительским расходам, включаемым в состав расходов при исчислении налога на прибыль организаций.

Так как представительские расходы согласно п. 2 ст. 264 НК РФ учитываются при налогообложении по нормативам, установленным данным пунктом, суммы НДС по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем установленным нормам. НДС по сверхнормативным расходам к вычету не принимается и в расходах в целях налогообложения прибыли не учитывается (Письмо Минфина России от 11.11.2004 N 03-04-11/201).

Налоговые вычеты производятся организацией-покупателем на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг) (п. 1 ст. 172 НК РФ). В расчетных документах, первичных учетных документах и счетах-фактурах сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой (п. 4 ст. 168 НК РФ).

Л.Д.Миронова

Эксперт журнала

"Пищевая промышленность:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

Мы писали, а в этой статье рассмотрим расходы. Какие они бывают? Как их классифицирует НК РФ? В каких статьях его найти списки расходов по каждой группе? О каких особенностях учета расходов следует помнить?

Общие требования к расходам

Расходы уменьшают налоговую базу налога на прибыль, соответственно, чем больше расходов мы можем принять к учету, тем меньше получится сумму налога к уплате. Отсюда следует логичный вывод, что налоговики при проверках в первую очередь будут проверять именно расходы: и если какая-то их часть будет не соответствовать предъявляемым требованиям, такие расходы исключат из расчета, а налог пересчитают в сторону увеличения.

Что это за требования?

Мы о них уже не раз говорили:

• Экономическая обоснованность;
• Наличие подтверждающей документации;
• Они должны быть связаны с получением дохода.

Все три пункта довольно понятны, пока дело не доходит до практики. У небольших компаний проблем с признанием расходов немного, чаще всего они заключаются в отсутствии подтверждающей документации или в неправильности ее оформления. А вот у организации крупного бизнеса вопросов по признанию расходов возникает очень много. Ситуации могут быть самые разные, здесь, опять же, в помощь – официальные разъяснения профильных государственных учреждений и хороший бухгалтер.

Важно! В НК РФ под обоснованными расходами понимается денежное выражение экономически оправданных затрат. Другого определения нет, списка, что можно отнести к обоснованным расходам, а что нельзя – тоже нет. Перечень обоснованных расходов во многом определяется особенностями бизнеса и внутренней организацией работы компании, поэтому есть смысл в учетной политике для налогообложения самостоятельно установить критерии, по которым вы определяете обоснованность той или иной расходной операции.

Важно! Списка документов, подтверждающих расходы, тоже нет. Все зависит от конкретной операции. Это могут быть акты приема-передачи по выполненным работам, товарные накладные, договора с контрагентами, платежные документы и прочее.

Все эти документы должны отвечать требованиям законодательных актов РФ. Если, например, для кассового чека установлены обязательные реквизиты, то все они должны быть на кассовом чеке. Если хотя бы одного из них нет, то налоговики вправе посчитать документ не надлежаще оформленным и убрать этот расход.

Поэтому все используемы вами бланки первички, в том числе те, которые вы разрабатывали сами, должны быть также утверждены в составе учетной политики.

Признаются расходы для данного налога так же, как и доходы, одним из методов: кассовым или методом начисления.

По некоторым расходам установлены нормативы, то есть они принимаются для налога не полностью, а только в какой-то части. Это актуально для представительских, командировочных, рекламных расходов, а также расходов на создание некоторых резервов. Суммы таких расходов, идущие сверх нормативов, учитываются уже за счет прибыли после того, как по ней рассчитали налог.

Виды расходов

Расходы для налога на прибыль делятся на три вида:

1. Расходы на производство и реализацию;
2. Внереализационные расходы;
3. Расходы, не включаемые в налоговую базу.

Здесь, так же как и с доходами: первые два вида расходов непосредственно влияют на величина налога, расходы третьего вида никаким образом и ни при каких обстоятельствах в расчете налога не участвуют.

Какие расходы к какому виду относятся? Рассказываем по порядку.

Расходы на производство и реализацию

Эти расходы относятся к основной деятельности и имеют свою классификацию. Этот вид расходов подразделяется на 4 группы:

• Материальные расходы;
• Расходы по оплате труда;
• Амортизация;
• Прочие расходы.

Каждая группа расходов имеет свой перечень и особенности.

Материальные расходы – это покупка сырья, материалов, инструментов и прочих комплектующих, которые необходимы непосредственно для самого процесса производства. Их список есть в ст. 254 НК РФ.

Приведем основные его пункты:

• Затраты на сырье / материалы, необходимые для производства, а также для упаковки и подготовки продукции к реализации;
• Затраты на инструменты, инвентарь, оборудование, спецодежду, СИЗ и другое имущество, которое не является амортизируемым;
• Затраты на покупку комплектующих, полуфабрикатов;
• Затраты на топливо, энергию, воду;
• Затраты на приобретение услуг (или работ) производственного характера (могут выполняться как сторонними юрлицами или ИП, так и собственными структурными подразделениями);
• Недостачи и потери от порчи в процессе хранения (а также транспортировки) МПЗ в границах норм естественной убыли;
• Технологические потери, произошедшие в процессе производства / транспортировки (если к продукции применимо понятие «технологические потери»).

Расходы, связанные с оплатой труда – это далеко не только заработная плата по работникам. К этой группе расходов относится обширный список затрат – посмотреть его целиком можно в ст. 255 НК РФ.

Назовем основные:

• Заработная плата, начисленная в соответствии со ставками / окладами / сдельными расценками и т.п.;
• Выплаты, носящие стимулирующий характера – сюда относятся премии, надбавки, бонусы;
• Выплаты компенсирующего характера – здесь можно в качестве примера назвать надбавки за работу в ночное время, за выход в праздники, за совмещение профессий и т.д.;
• Отпускные и денежные компенсации в случае неиспользованного отпуска;
• Единоразовые выплаты за выслугу лет;
• Надбавки, полагающиеся за стаж работы на территориях Крайнего Севера, а также выплаты по региональным коэффициентам в связи с работой в сложных климатических условиях;
• Страховые взносы по договорам обязательного страхования;
• Другие расходы в пользу работника согласно положениям трудового / коллективного договора.

Амортизационные отчисления – касаются тех, у кого есть амортизируемое имущество. Начисляется она линейным методом (по каждому объекту) или нелинейным методом (по каждой амортизационной группе). В результате стоимость основных средств постепенно списывается на затраты.

Прочие расходы – к этой оставшейся группе относятся все остальные расходы на производство и реализацию, которые не вошли в первые три группы. Любой компании для нормального ведения деятельности нужен офис (который часто арендуется), нужна телефонная связь и интернет, нужна канцтовары – все это и есть прочие расходы.

Перечень прочих расходов можно найти в ст. 264 НК РФ, основными из них являются:

• Налоги / сборы / таможенные платежи;
• Расходы на сертификацию продукции;
• Комиссионные сборы за услуги, оказанные юрлицу другими организациями;
• Расходы по набору работников;
• Арендная плата и лизинговые платежи;
• Затраты на содержание служебного транспорта;
• Расходы на командировки;
• Расходы на различные консультационные / юридические / аудиторские / информационные услуги;
• Расходы на публикацию отчетности и представление форм статистического наблюдения в соответствующие органы;
• Представительские расходы;
• Покупка канцелярских товаров;
• Оплата почтовых / телефонных и прочих подобных услуг;
• Приобретение программ для ЭВМ;
• Другие прочие расходы.

Важно! Вы сами видите, что список прочих расходов очень обширен, соответственно, они могут составлять значительную часть всех расходов организации. Все они должны быть подтверждены документально и обоснованы, так как при отсутствии обоснования налоговики исключат из расчета налога на прибыль очень приличную сумму расходов. В результате вы рискуете получить не только приличную сумму доначисленного налога к уплате, но еще и пени, и штраф.

Внереализационные расходы

К этому виду расходов относится все, что не связано ни с производством, ни с реализацией. Список смотрим в ст. 265 НК РФ. Среди основных представителей этой группы можно назвать:

• Проценты по долговым обязательствам;
• Расходы на выпуск своих ценных бумаг и обслуживание приобретенных ценных бумаг;
• Отрицательная курсовая разница, получившаяся в итоге переоценки авансов (выданных / полученных);
• Расходы на создание резерва по сомнительным долгам;
• Затраты, понесенные на ликвидацию основных средств, их консервацию и расконсервацию;
• Судебные издержки;
• Расходы на банковские услуги;
• Убытки прошлых лет, которые были выявлены в текущем периоде;
• Суммы безнадежного долга;
• Потери от простоев из-за внутрипроизводственных причин;
• Выявленная недостача МПЗ;
• Потери от стихийных бедствий – пожары, наводнения и т.п.;
• Другие расходы, если они имеют обоснование.

Расходы, не учитываемые для расчета налога

Этим расходам посвящена ст. 270 НК РФ. Они не принимают участия в расчете налога, поэтому уменьшить на них свою прибыль нельзя. К таким расходам, например, относятся:

• Дивиденды, начисленные с прибыли после уплаты налога;
• Пени, штрафы и прочие санкции, уплачиваемые в бюджет;
• Взносы в уставный капитал, вклады в простое / инвестиционное товарищество;
• Предварительная оплата товаров (работ / услуг) — при использовании организацией метода начисления;
• Безвозмездно переданное имущество;
• Материальная помощь работникам;
• Другие расходы из ст. 270 НК РФ.

Разделение расходов на прямые и косвенные

Выше приведена одна из классификаций расходов – по включению (невключению) их в расчет налога на прибыль. Но важно помнить, что расходы надо еще разделить на прямые и косвенные.

Что такое прямые расходы? Это все, что идет непосредственно на создание продукта. Для простоты покажем это в виде формулы:

Прямые расходы = материальные затраты + заработная плата производственного персонала + амортизация производственных основных средств

На этом все! Все остальные расходы, связанные с производством и реализацией являются косвенными.

Важно! Список прямых расходов следует установить в учетной политике, так как он тоже может варьироваться в зависимости от особенностей деятельности.

Зачем их делить?

• Прямые расходы формируют расходы текущего периода по мере продажи продукции (работ / услуг), в себестоимость которых они включены. То есть, затраты на производство продукции вы понесли в 1 квартале, а продали ее только во 2 квартале: значит, эти затраты вы учитываете для расчета налога по итогам полугодия, а не в 1 квартале.
• Косвенные расходы полностью признаются в текущем периоде. Аналогично с внереализационными расходами. Когда эти расходы были – в этом периоде их учитывайте.

Если вы неправильно классифицируете расходы, то это приведет к неправильному их разнесению по периодам. В результате, опять же, вам светит пересчет налога, пени и штраф. Чтобы этот риск минимизировать, классификации расходов, их подтверждению и обоснованию следует уделить пристальное внимание.

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Представительские расходы: что говорит закон

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
2. Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
3. Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
4. Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
5. Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
   • завтрак;
   • обед;
   • выездное заседание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

2. Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
3. Трансфер участников до места приема и обратно.
4. Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.

ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

Неправомерно учитывать как представительские расходы:

• обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
• средства на развлекательную программу для участников;
• стоимость экскурсий;
• деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
• финансы на оформление зала для мероприятия;
• медицинские траты, если они потребовались;
• проезд и проживание гостей;
• оплата визовых услуг участников;
• траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
• любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

Критерии отнесения расходов к представительским

Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

• прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
• их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

Документы для подтверждения представительских расходов

Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

• приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
• программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
• смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
• отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
• акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
• платежные документы, которые подтверждают расходы : чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

Нормирование представительских расходов

Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

Представительские расходы и бухучет

Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

• материальные затраты;
• амортизационные;
• связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
• прочие.

Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

• дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
• дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

Проводка будет выглядеть так:

• дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.

В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось. Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб., то есть 13 400 руб. Поэтому, несмотря на перерасход в течение года, по его итогам ООО «Артаболена» уложилась в норматив по представительским расходам. В бухучете будет записано:

• дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Представительские расходы: гуляем для дела

Упомянутые в статье Письма Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Для поддержания сложившихся деловых связей, а также для установления новых нередко компании организовывают встречи с деловыми партнерами - будь то поставщики или клиенты. При учете расходов на такие встречи самое главное - правильное документальное оформление.

Рассматривать будем учет только при методе начисления.

Упрощенцы не могут учесть представительские расходы в целях налогообложения, так как в закрытом перечне расходов их нетПисьмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22 .

Определяемся, какие расходы относятся к представительским

Для целей налогообложения к представительским относятся те расходы, которые связаны с официальным приемом и/или обслуживание мподп. 22 п. 1 , п. 2 ст. 264 НК РФ :

• физических лиц и представителей организаций, участвующих в переговорах в целях установления и/или поддержания взаимного сотрудничеств аПисьма Минфина от 03.06.2013 № 03-03-06/2/20149 , от 27.05.2009 № 03-03-06/1/351 ;
• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа компании.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

С налоговой точки зрения будет безопаснее, если иногородние представители контрагентов сами оплатят свой проезд и проживание. Если же такие затраты оплатит приглашающая компания, налоговики наверняка не разрешат учесть их в качестве представительских расходов.

Под официальным приемом понимается завтрак, обед, ужин или иное аналогичное мероприятие.

А под обслуживанием подразумевается:

• доставка участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно (однако нельзя учесть как представительские затраты на оплату авиационных и железнодорожных билетов и издержки, связанные с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы, а также расходы по проживани юПисьмо ФНС от 18.04.2007 № 04-1-02/306@ );
• буфетное обслуживание во время переговоров. В Налоговом кодексе нет перечня продуктов и напитков, затраты на которые нельзя включать в состав представительских расходов. Поэтому расходы на алкогольные напитки, купленные для проведения официальных мероприятий, тоже можно учесть в составе представительских расходо вПисьмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 ; Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А55-14189/2012 ;
• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Представительские расходы можно учесть даже в том случае, если по итогам встречи желаемый договор или контракт не будет подписан. Ведь Налоговый кодекс не ставит возможность признания представительских расходов в зависимость от результативности проведенного мероприяти яп. 2 ст. 264 НК РФ ; Постановления ФАС ЦО от 27.08.2009 № А48-2871/08-18 ; ФАС УО от 23.12.2008 № Ф09-8529/08-С2 .

Затраты, направленные на повышение лояльности клиентов, поставщиков или иных организаций и физических лиц, однако не подходящие строго под определение представительских расходов, данное в Налоговом кодексе, лучше представительскими в своем учете не называт ьПостановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 . Безопаснее учесть их как прочие расход ыподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ . Такой подход не только предотвратит возможные разногласия с проверяющими, но и позволит учесть ваши обоснованные расходы без каких-либо ограничений в налоговом учете. К примеру, нельзя отнести к представительским расходам затраты на чай, кофе и сладости, которыми секретарь угощает клиентов, посещающих офисПисьмо Минфина от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327 .

Иногда организации учитывают в составе представительских расходов затраты на проведение корпоративных праздников, к примеру Нового года, 8 Марта или 23 Февраля. Однако подобные расходы связаны с развлечением работников, поэтому их нельзя учесть при расчете налога на прибыль ни в качестве представительских, ни в качестве иных прочих расходо вп. 2 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 11.09.2006 № 03-03-04/2/206 .

А вот если на развлекательное мероприятие были приглашены представители контрагентов и цель его проведения - улучшение деловых связей и поддержание сотрудничества, в суде можно будет настаивать, что расходы на проведение такого мероприятия представительски еПостановление ФАС УО от 19.01.2012 № Ф09-9140/11 . Но риск спора с инспекцией все же сохраняется.

Место встречи изменить можно

Место официального приема можно выбрать на свой вкус. Это может быть и ваш офис, и бизнес-центр, и ресторан или кафе. Но вы не должны давать проверяющим повода усомниться в том, что встреча была организована с деловыми целями. К примеру, у инспекторов могут возникнуть претензии к расходам на организацию встречи в театре, сауне, аквапарке, бильярдном клубе или боулинг-центре (особенно если в них нет ресторанного обслуживания).

Время проведения переговоров никак не влияет на налоговый учет представительских расходов. Переговоры можно проводить и в нерабочее время, и даже в выходные дни.

Составляем подтверждающие документы

В НК нет жесткого перечня документов, которыми подтверждаются представительские расходы. По мнению Минфина, подтвердить их помогу тПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 :

• первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
• отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.

Налоговая служба солидарна с Минфином и уточняет: можно составить любой документ, главное - чтобы из его содержания следовало, что конкретные документально подтвержденные затраты организации связаны с проведением представительских мероприяти йПисьмо ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 .

Ранее Минфин настаивал на том, что дополнительно нужны приказ руководителя о проведении представительского мероприятия и смета представительских расходо вПисьма Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 , от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 . Однако в рамках совершенствования налогового администрирования количество документов, подтверждающих представительские расходы, сокращен оп. 10 разд. IV Плана, утв. Распоряжением Правительства от 10.02.2014 № 162-р .

Привычнее все же составлять отчет. Форма его произвольная. Предлагаем вам образец такого отчета.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Красная смородинка»

Отчет о проведении официального приема представителей ООО «Любимые сады»

Официальный прием представителей ООО «Любимые сады» состоялся 21 апреля 2014 г. Место проведения переговоров - г. Москва, Ленинский проспект, д. 38, банкетный зал ресторана «Спутник».

На приеме присутствовали:
- представители ООО «Любимые сады» - 7 человек, в том числе генеральный директор Ю.И. Велебужский;
- представители ООО «Красная смородинка» - 8 человек, в том числе генеральный директор Е.В. Слейман.Нет необходимости перечислять тех, кто присутствовал на официальном банкете. Подобных требований в НК нет. Но в отчете об официальном банкете не лишним будет указать количество присутствовавших представителей контрагентов и потенциальных клиентов

По итогам официального приема подписан контракт на поставку новой продукции - сока «Юбилейный». Также заключено дополнительное соглашение к действующему договору № 1168/2013 о поставках продукции.

Общая сумма расходов на проведение представительского мероприятия составила 47 000 руб., в том числе:
- на аренду банкетного зала - 10 000 руб.;
- на покупку еды и напитков - 37 000 руб.

Копия кассового чека за ресторанное обслуживание прилагается.Если расходы на проведение представительского мероприятия были оплачены наличными деньгами, оригиналы документов, подтверждающих такую оплату (чек ККТ, бланк строгой отчетности), должны быть приложены к авансовому отчету работника, оплачивавшего наличными затраты на мероприятие

Налоговый учет: норматив для прибыли и НДС

Налоговый учет представительских расходов состоит из трех этапов.

ЭТАП 1. Считаем представительские расходы текущего месяца (квартала).

Дата признания представительских расходов определяется:

• <если> мероприятие оплачивалось в безналичном порядке - то как дата утверждения отчета о представительском мероприяти ип. 1 ст. 272 НК РФ ;
• <если> представительские расходы были оплачены работником наличными - то как наиболее поздняя из двух датп. 1 , подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ :

• <или> дата утверждения отчета о проведенном мероприятии;
• <или> дата утверждения руководителем авансового отчета.

ЭТАП 2. Выясняем, какую часть представительских расходов можно учесть в текущем периоде исходя из норматива - 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий отчетный/налоговый перио дп. 2 ст. 264 , п. 4 ст. 272 НК РФ .

Учтите, что и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала го дап. 7 ст. 274 , ст. 315 НК РФ . И если какая-то часть представительских расходов не будет учтена в одном квартале, с большой долей вероятности она может быть (хотя бы частично) учтена в следующем квартале того же календарного года.

ЭТАП 3. Принимаем к вычету НДС по представительским расходам, учтенным в пределах норматива в качестве расходов текущего периода.

Если по всем представительским расходам продавцами был предъявлен входной НДС, то формула для расчета части налога, который можно предъявить к вычету, такая (отметим, что все суммы берутся нарастающим итогом с начала года).

Но такое бывает довольно редко. И если по каким-либо затратам продавцами был предъявлен входной НДС, а по другим - входного налога не было, то выгоднее пойти по иному пути. Исходите из того, что при расчете налога на прибыль в пределах норматива вы учитываете прежде всего те расходы, которые сопровождаются входным НДС. НК такой подход не запрещает. Главное, чтобы предъявляемый к вычету налог относился к расходам, принимаемым при исчислении налога на прибыл ьп. 7 ст. 171 НК РФ .

Если сумма представительских расходов в пределах норматива больше суммы расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС, то к вычету можно принять весь входной НДС по представительским расходам.

В иной ситуации для расчета суммы, предъявляемой к вычету, потребуется расчет. Приведем пример, подходящий в большинстве случаев. Опять же все суммы в нем считаются нарастающим итогом с начала года.

Поскольку представительские расходы надо нормировать нарастающим итогом с начала года, то может получиться, что НДС по таким расходам вы сможете принять к вычету частично в одном квартале, а частично - в другом (когда расходы перестанут быть сверхнормативными в целях налогообложения прибыли). В частности, из-за того, что в течение года фонд оплаты труда увеличивается и появляется возможность учесть в «прибыльных» расходах дополнительную сумму нормируемых затра тПисьмо Минфина от 06.11.2009 № 03-07-11/285 .

Внимание

НДС по сверхнормативным представительским расходам нельзя ни принять к вычету, ни учесть в налоговых расходах.

Если же по итогам года часть входного НДС по представительским расходам, которые не укладываются в «прибыльный» норматив, осталась не заявленной к вычету, то в налоговом учете такую сумму НДС нельзя учесть как самостоятельный расхо дп. 1 ст. 170 , ст. 270 НК РФ .

Для нормирования представительских расходов и подсчета принимаемого к вычету НДС лучше создать налоговый регистр-расчет. Он может быть, к примеру, таким.

ООО «Красная смородинка»
форма утв. Приказом от 20.12.2013 № 25

Регистр-расчет представительских расходов
за 20 14 годФорма предлагаемого регистра предусматривает нормирование представительских расходов в течение всего года. Однако ее надо заполнять по итогам каждого квартала тем плательщикам налога на прибыль, у кого отчетные периоды - квартал, полугодие и 9 месяцев.
Если же отчетные периоды - месяц, 2 месяца и так далее, граф в регистре-расчете должно быть больше (суммы нормируемых представительских расходов надо считать на конец каждого отчетного периода и на конец года)ст. 285 НК РФ

№ строки	Показатель	Сумма, руб.
		I квартал	Полугодие	9 месяцев	Год
1	Сумма расходов за последний квартал текущего отчетного/налогового периода	240 000	90 000	30 000
1а	В том числе сумма расходов, по которым продавцом предъявлен НДС	160 000	40 000	10 000
2	Сумма расходов за отчетный/налоговый период, рассчитанная нарастающим итогом с начала года (стр. 1 + стр. 2 за предыдущий отчетный период)	240 000	330 000	360 000
2а	В том числе сумма расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС (стр. 1а + стр. 2а за предыдущий отчетный период)	160 000	200 000	210 000
3	Сумма входного НДС, относящегося к представительским расходам последнего квартала текущего отчетного/налогового периода	28 800	7 200	1 000
4	Сумма входного НДС, относящегося к представительским расходам текущего года (стр. 3 + стр. 4 за предыдущий отчетный период)	28 800	36 000	37 000
5	Сумма расходов на оплату труда, рассчитанная нарастающим итогом с начала года	3 000 000	3 900 000	6 000 000
6	Норматив представительских расходов - предельная величина, принимаемая для целей налогообложения (стр. 5 х 4%)	120 000	156 000	240 000
7	Сумма расходов за отчетный период, принимаемая для целей налогообложения (меньшее значение из показателей, отраженных в стр. 6 и в стр. 2)Суммы представительских расходов участвуют при расчете показателя строки 040 «Косвенные расходы - всего» приложения № 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль за соответствующий отчетный/налоговый период	120 000	156 000	240 000
8	Сумма расходов, принимаемая для целей налогообложения в последнем квартале (стр. 7 – стр. 7 за предыдущий отчетный период текущего года)	120 000	36 000	84 000
9	Сумма входного НДС, принимаемого к вычету с начала года: <если> стр. 2а ≤ стр. 7, то стр. 4; <если> стр. 2а > стр. 7, то стр. 4 х стр. 7 / стр. 2а	21 600	28 080	37 000
9а	Сумма входного НДС, принимаемого к вычету в последнем квартале (стр. 9 – стр. 9 за предыдущий отчетный период)	21 600	6 480	8 920

Лицо, ответственное за составление регистра, п. 20 ПБУ 10/99 . Они отражаются на счете 44 «Расходы на продажу» или на счете 26 «Общехозяйственные расходы»:

• <или> на дату утверждения авансового отчета - если работник отчитался о потраченных наличных деньгах после проведения представительского мероприятия;
• <или> на дату завершения мероприятия и утверждения отчета по нему - если работник отчитался о расходах до этой даты.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Встречу с контрагентами лучше не организовывать в театрах, саунах и различных увеселительных заведениях, в которых нет ресторанного обслуживания. Проверяющие сочтут расходы на такую встречу необоснованными и не разрешат учитывать их при расчете налога на прибыль.

В ситуации, когда организация применяет в бухгалтерском учете ПБУ 18/02 и часть представительских расходов будет превышать налоговый норматив, придется начислить отложенный налоговый актив (дебет счета 09 «Отложенные налоговые активы» – кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»). Если в следующих кварталах того же календарного года появится возможность признать в налоговом учете дополнительную часть расходов, которые ранее были сверхнормативными, то отложенный налоговый актив надо будет уменьшить обратной проводкой.

Если же на конец года останется часть расходов, которые в налоговом учете признать нельзя, с ней можно поступить так:

• <или> погасить остаток ОНА проводкой по дебету счета 68 и кредиту счета 09 и на ту же сумму начислить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» (субсчет «Постоянное налоговое обязательство») в корреспонденции с кредитом счета 68п. 7 ПБУ 18/02 ;
• <или> списать остаток ОНА на счет 99 «Прибыли и убытки» (как при выбытии актива/обязательства, по которому оно было начислено в связи с тем, что списываемая сумма не повлияет на налогооблагаемую прибыль как текущего, так и последующих отчетных периодо в)п. 17 ПБУ 18/02 . Этот способ проще, но он не совсем верный (поскольку как такового выбытия актива/обязательства не происходит). Однако итоговая сумма налога на прибыль по данным бухучета будет такой же, как и при предыдущем варианте проводок.

При списании в конце года на расходы суммы НДС, относящегося к сверхнормативным представительским расходам, надо отразить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 и кредиту счета 68 (субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»)п. 7 ПБУ 18/02 .

Если встречи руководства с представителями контрагентов не будут оформлены как официальные представительские мероприятия, инспекторы наверняка расценят их как личные встречи директора. А возмещение затрат на такие личные встречи не учитывается как представительские расход ыПисьма Минфина от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759 , от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675 . Кроме того, возмещение руководителю его личных расходов должно рассматриваться как выплата ему дохо даст. 209 НК РФ . А значит, с этой суммы организация должна исчислить НДФЛ (его надо удержать с других выплачиваемых доходов) и начислить страховые взносы.