Фонд социального страхования шлюз приема расчета. Основной принцип передачи данных

Несмотря на то, что отчетность по страховым взносам теперь, преимущественно, сдается в налоговые органы, ряд документов все равно нужно подавать в фонды. В ФСС предоставляется форма 4-ФСС по взносам на травматизм. Способы подачи отчета различаются:

• Подать сведения «на бумаге» – можно путем личного посещения Фонда или через уполномоченного представителя. Этот вариант вправе применить страхователи с численностью штата менее 25 чел. (стат. 24 Закона № 125-ФЗ от 24.07.98 г.).
• Предоставить отчет в электронном формате – обязаны страхователи с численностью (среднесписочной) штата от 25 чел. Прочие работодатели могут воспользоваться этим способом или выбрать бумажный вариант.

Электронный вариант предоставления отчета подразумевает передачу данных через специальную компанию – удостоверяющий центр. Такие фирмы устанавливают на компьютер пользователя ПО, где содержатся все нужные отчеты.

Еще одна разновидность электронной передачи отчетности в Соцстрах – шлюз приема ФСС. Этот сервис размещен непосредственно на портале Фонда, позволяет подготовить, проверить, а затем передать документ в ФСС. Далее рассмотрим основные принципы работы сервиса.

Что такое шлюз приема ФСС

Шлюз ФСС отправки реестров, проверки и контроля действует по всей территории РФ. Порядок работы с сервисом регулируется на федеральном уровне. В частности, Приказом ФСС № 19 от 12.02.10 г. Все действия через шлюз страхователь выполняет в электронном виде, с последующим заверением достоверности данных усиленной ЭЦП. Следовательно, предварительно работодатель должен посетить свое отделение Фонда, чтобы заверить электронно-цифровую подпись.

На сайте размещены подробные правила по работе со шлюзом. Чтобы страхователь мог воспользоваться сервисом заполнения и отправки отчетности в Фонд, необходимо выполнение ряда тех условий:

• У отправителя должен быть интернет, а также электронная почта.
• На ответственных лиц работодателя требуется оформить ЭЦП и сертификат.
• Регистрацию страхователя на портале ФСС следует подтвердить. После чего предоставляются расширенные возможности для работы со шлюзом.

В целом, в отправке отчетов через сайт ФСС нет ничего сложного. Все действия максимально упрощены. Последовательно алгоритм отправки отчетности выглядит так:

• Страхователь регистрируется на портале Соцстраха.
• Составляется заявление на получение доступа к расширенным правам.
• Работодатель скачивает предлагаемое к установке ПО.
• Устанавливается сертификат удостоверяющего центра Соцстраха.
• Устанавливается сертификат компании-страхователя.
• Формируется отчетность на сайте Фонда.
• Выполняется проверка сформированного отчета.
• Расчет подписывается посредством ЭЦП.
• Документ отправляется в ФСС через шлюз.
• Получаются квитанция и протокол о принятии отчета.

Обратите внимание! Чтобы отчет был принят, необходимо в программе сделать установку на действующий сертификат уполномоченного сотрудника работодателя. После установки при отправке расчета делается ссылка на этот сертификат. Документально прием подтверждает квитанция ФСС.

В последнее время все больше налогоплательщиков добровольно или вынуждено . В этой статье мы в деталях рассмотрим предоставление отчетности в ФСС через портал фонда.

Напомним, что в соответствии с п. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФФОМС и ТФОМС», плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 50 человек , а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, у которых численность указанных физических лиц превышает данный предел, представляют расчеты, указанные в части 9 настоящей статьи, в орган контроля за уплатой страховых взносов по установленным форматам в форме электронных документов.

В первую очередь нужно отметить, что воспользоваться этой возможностью «в последний момент» не получится, т.к. для того, чтобы сдать отчетность через портал, требуется следующее:

1. расширенные права доступа на портале ФСС;
2. сертификат ЭЦП организации на ключевом носителе;
3. сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро CSPили VipNet CSP;
4. сертификаты ЭЦП ФСС и утилита для шифрования и подписания ЭЦП документов.

Рассмотрим эти пункты подробнее.

1. Расширенные права доступа на портале ФСС

Для начала нужно зарегистрироваться* на портале ФСС по следующему адресу .

*Обратите внимание: уведомление о регистрации приходит на почту с указанием логина и ссылкой для подтверждения регистрации, но пароль необходимо запомнить (и записать) самостоятельно, т.к. в письме он не содержится.

Получив письмо, нужно подтвердить регистрацию, пройдя по вложенной в письме ссылке. После подтверждения регистрации для получения расширенных прав доступа необходимо заполнить реквизиты** своей компании на закладке «Организации».

**Обратите внимание: при заполнении реквизитов потребуется выбрать из списка региональное отделение/филиал Фонда - обычно номер регионального отделения ФСС совпадает с первыми четырьмя цифрами регистрационного номера страхователя и указывается в отчете по форме 4 ФСС РФ в графе «Код подчиненности».

После сохранения заполненных реквизитов можно смело переходить к формированию Заявления страхователя о предоставлении расширенных прав доступа в поисково-мониторинговой системе ФСС РФ . При выборе пункта меню «Заявление страхователя» данные будут проставлены автоматически из реквизитов организации.

Распечатайте заявление, подпишите его у руководителя, заверьте печатью и отправляйтесь с ним в ФСС. Кроме того, можно отправить оригинал заявления по почте заказным письмом. В течение нескольких дней заявление будет рассмотрено и на электронную почту придет письмо с уведомлением о предоставлении расширенных прав доступа.

Подробные пошаговые инструкции изложены в документе «Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭЦП» , который можно (и нужно) скачать на сайте ФСС .

2. Сертификат ЭЦП на ключевом носителе

Предупреждаем сразу: «бесплатное предоставление отчетности через портал ФСС» означает только то, что самому ФСС платить ничего не нужно. Однако если у нас нет цифровой подписи, то придется ее заказать у поставщиков данной услуги.

При анализе нескольких удостоверяющих центров было выяснено, что далеко не все удостоверяющие центры выдают сертификаты ЭЦП для предоставления отчетов в ФСС через портал фонда. Так, например, Такском и Калуга-Астрал отдельно ЭЦП для ФСС не выдают и не продают, только комплексные программные «пакеты» (ФСС + ПФР, ИФНС+ПФР+ФСС) с оплатой годового обслуживания.

Другие удостоверяющие центры сертификаты ЭЦП для ФСС предоставляют, но услуга эта платная. При этом оплачивается не только изготовление самого ЭЦП (около 1500руб.), но и «экспертиза подлинности документов» (около 2000руб.). Недешевое получается удовольствие.

Услуга предоставления ЭЦП для ФСС была обнаружена в Контур-Экстерне. Там можно бесплатно получить ЭЦП и, при желании, воспользоваться их сервисом для отправки отчетности в ФСС***.

***Обратите внимание: данная возможность предоставляется не для всех регионов РФ.

Что необходимо для получения сертификата ЭЦП в Контур Экстерне:

• зайти на сайт Контур-Экстерн и заполнить заявку на подключение, указав в комментариях «ЭЦП для ФСС РФ» либо обратиться к ним по телефону и попросить регистрационную анкету для заполнения;
• найти ближайший сервисный центр системы Контур-Экстерн и представить им регистрационную анкету, подписанную руководителем и заверенную печатью организации;
• через несколько дней (в Москве обещают сделать за 2 дня) забрать ключевой носитель для сертификата ЭЦП в сервисном центре;****
• получив инициализированный ключевой носитель, сформировать сертификат ЭЦП для подписи и шифрования отчетности в ФСС на этот ключевой носитель (инструкцию и программу для формирования сертификата ЭЦП можно найти на сайте Контур-Эксетрна в разделе «Электронная отчетность в ФСС», а ценные указания можно получить, обратившись в техническую поддержку).

****Обратите внимание: получить ЭЦП для ФСС в Контур-Экстерне можно только на руководителя и забирать его в сервисном центре он обязательно должен лично с паспортом (такой порядок оформления подойдет не всем компаниям).

3. Сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, Крипто Про CSP или VipNet CSP

Для работы с ЭЦП Контур-Экстерна должна быть установлена программа СКЗИ «КриптоПро» CSP. Дистрибутив данной программы можно скачать на сайте Крипто Про после регистрации.*****

*****Обратите внимание, при регистрации на сайте Крипто Про требуется ввести пароль высокого уровня сложности. Письмо с логином и паролем приходит на почту, указанную при регистрации.

Бесплатная версия программы действует 30 дней, а затем необходимо приобрести лицензию на право пользования продуктом (цена годового обслуживания составляет 1800 руб.).

Чтобы скачать дистрибутив программы Крипто Про CSPс сайта, нужно выбрать на главной странице меню Продукты - СКЗИ «КриптоПро CSP/TLS/JCP» - Загрузка файлов.

Для начала рекомендуем скачать файл «Документация по установке и использованию КриптоПро CSP 3.6 R2». В списке предложенных дистрибутивов выбираем тот, который подходит для вашей операционной системы (для Windows- Сертифицированная версия КриптоПро CSP 3.6.6497).

Для скачивания доступны дистрибутивы КриптоПро, предназначенные для 32 и 64 разрядных версий Windows. Чтобы определить версию своей системы, зайдите на своем компьютере в Панель управления - Система/Сведения о системе. Если тип системы не указан, то, скорее всего, она 32 разрядная. ******

******Обратите внимание: установка дистрибутива СКЗИ КриптоПро CSP должна производиться пользователем, имеющим права администратора .

Затем необходимо установить и настроить программу, руководствуясь документацией по установке и использованию СКЗИ КриптоПро.

4. Сертификаты ЭЦП ФСС и утилита для шифрования и подписания ЭЦП документов

Для продолжения работы необходимо скачать с сайта ФСС и установить на свой компьютер следующие файлы:

• Корневой сертификат УЦ ФСС РФ;
• Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица ФСС РФ для шифрования отчета и проверки квитанции;
• Утилиту для шифрования и подписания ЭЦП документов.

Устанавливать сертификаты ФСС и настраивать утилиту для шифрования нужно, руководствуясь «Рекомендациями по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием ЭЦП», упомянутыми в 1 пункте.

После установки и настройки всех компонентов можно переходить к подготовке файла отчета в соответствии с утвержденным Фондом социального страхования Российской Федерации форматом, удовлетворяющим контрольным соотношениям показателей форматно-логического контроля в соответствии с Приложением к приказу ФСС РФ от 21 марта №53 «Технология приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе ФСС РФ в электронном виде с применением электронной цифровой подписи».

Данное Приложение можно скачать по тому же адресу, что и сертификаты ФСС РФ.*******

*******Обратите внимание, что контрольные соотношения показателей с большой долей вероятности будут отличаться от цифр, полученных налогоплательщиком при пошаговом расчете. Так, например, при шифре страхователя 041, Контрольное соотношение №3 в Ф-4- раздел 1- табл.1- строка 2 графы 3 (Сумма) = (0,019* Ф-4 раздел 1 табл.3 строка 4 графы 3 (Итого база…). При шифре страхователя 071, Контрольное соотношение №5 в Ф-4- раздел 1- табл.1- строка 2 графы 3 (Сумма) = (0,029* Ф-4 раздел 1 табл.3 строка 4 графы 3 (Итого база…). Кроме того, необходимо обращать внимание, чтобы месячные показатели при подсчете давали итоговые показатели (т.е. если пришлось подправлять итоговые суммы, нужно проверить, чтобы суммы по месяцам складывались в этот итог и в случае необходимости - подправить суммы за месяц).

Подготовленный файл отчета необходимо подписать закрытым ключом (ЭЦП организации) и зашифровать открытым ключом уполномоченного лица ФСС согласно Рекомендациям ФСС. После подписания и шифрования файл отчета можно отправлять либо с помощью Утилиты для подписания и шифрования arm.exe, либо непосредственно через шлюз ФСС . После отправки отчету будет присвоен уникальный Идентификатор - обязательно запишите и сохраните этот номер.

В случае выявления ошибок при проверке файла отчета необходимо еще раз повторить этапы заполнения отчета с последующим его сохранением, подписанием и шифрованием.

Просмотреть расшифровку ошибки можно, воспользовавшись ссылкой «Скачать отчет» на портале ФСС и открыв его в Блокноте.

При успешном прохождении четырех этапов проверки файла отчета будет сформирована Квитанция, которую необходимо скачать и сохранить на своем компьютере. Квитанцию можно скачать на портале ФСС в разделе «Проверка и контроль», воспользовавшись уникальным Идентификатором отчета. Файл Квитанции является юридически значимым документом , подтверждающим факт приемаотчета ФСС. ********

Спомощью утилиты АРМ подписания и шифрования Ф4 на вкладке «Проверить подпись » можно расшифроватьи проверить подпись Квитанции. Расшифрованную Квитанцию нужно распечатать и подшить к отчету.

********Обратите внимание, что обработка файла отчета может происходить на портале ФСС в течение 48 часов, поэтому необходимо отправлять отчет заблаговременно.

Примечание.

В случае, если в браузере недоступны кнопки, которые должны быть активными, попробуйте сделать сделать следующие настройки в обозревателе:

• меню «Сервис» - «Свойства обозревателя» - вкладка «Дополнительно» - Восстановить значения по умолчанию ;
• Далее сделайте настройки:

- вкладка «Безопасность» - Надежные узлы - кнопка «Другой» - элементы Active X и модули подключения - выбрать «включить» во всех подразделах ;

- вкладка «Конфиденциальность» - Параметры - выбрать уровень низкий ;

- вкладка «Конфиденциальность» - Блокирование всплывающих окон - Включить блокирование всплывающих окон - галочку снять ;

- вкладка «Дополнительно» - «TLS 1.0, SSL 2.0 SSL 3.0» - галочки поставить ;

- вкладка «Дополнительно» - Показывать уведомление о каждой ошибке сценария - галочку поставить;

- вкладка «Общие» - История просмотра - кнопка «Удалить» - удалить Cookie , временные файлы интернета.

После этого проблем с работой портала ФСС РФ быть не должно.

В заключение необходимо отметить, что процесс получения сертификатов, установки и настройки программ, необходимых для предоставления отчетности в электронном виде через портал ФСС весьма трудоемкий и под категорию «легко и просто» никак не подпадает. На каждом этапе бухгалтер может столкнуться с трудностями и препятствиями. Очень надеемся, что наша статья поможет получить общее представление об объеме предстоящей работы и ответит на возникающие в процессе вопросы.

Компании и частные предприниматели, привлекающие наемных сотрудников, обязаны ежеквартально подавать в Соцстрах особую форму отчетности – 4-ФСС. На основании документа Фонд контролирует правильность расчета взносов, полноту их уплаты и обоснованность расходов экономического субъекта на страхование. Подготовка и подача отчетности имеет особенности и нюансы. Она может производиться разными способами, один из которых – шлюз ФСС.

Как подается форма 4-ФСС

В 2017 году право сдавать отчетность на бумаге сохранилось только у юридических лиц и ИП, в которых зарегистрировано не более 25 сотрудников. Прочие субъекты бизнеса обязаны подавать информацию в электронном виде. Это способ разбивается на два самостоятельных варианта:

1. Отправка 4-ФСС по интернету

Компании вправе использовать шлюз приема отчетности в ФСС, чтобы отправлять готовую форму через официальный сайт Фонда. Это удобно: данные можно внести прямо на портале, что исключает возможность ошибок, связанных с неправильной выкачкой сведений из бухгалтерских программ.

Второй вариант передачи 4-ФСС по интернету – использование услуг операторов электронной отчетности (например, Такскома). Система сама шифрует файл и направляет его на проверку в Фонд.

1. Передача данных на физических носителях

Если передача информации по сети недоступна или неприемлема для компании, она вправе представить данные на физическом носителе (диске, дискете, флешке). Для этого руководителю юридического лица или его представителю, действующему на основе доверенности, необходимо явиться лично в ФСС.

Какие нюансы нужно учитывать при электронной сдаче отчетности?

Шлюз приема ФСС – это удобный способ представления отчетности контролирующим органам. У бухгалтера нет необходимости ехать в Фонд лично или отправлять туда курьера. Процедура отправки включает следующие шаги:

1. Установка сертификата УЦ ФСС РФ.
2. Установка сертификата электронной подписи, которой располагает организация-страхователь.
3. Подготовка отчета в соответствии с актуальными требованиями Фонда (в бухгалтерской программе или прямо на сайте). Система принимает документы в xml-формате.
4. Подписание готового файла ЭЦП и шифрование.
5. Передача на проверку в ФСС.

Важно ! Чтобы иметь возможность направлять 4-ФСС через сайт Фонда, нужно зарегистрироваться на портале и получить расширенные права. Для этого в контролирующий орган подается специальное заявление в бумажном виде.

Моментом фактической сдачи отчета считается тот день и час, когда информация поступила на шлюз ФСС. Пользователь получает квитанцию-подтверждение.

Специалисты не советуют откладывать отправку формы на последний момент. Шлюз ФСС для сдачи отчетности может испытывать перебои в работе из-за большого количества пользователей. После передачи документа нужно отслеживать его состояние. У контролирующего органа имеются одни сутки на его проверку, и при наличии определенных ошибок информация будет считаться непредставленной.

Практика показывает, что в готовых отчетах компании-страхователи допускают два типа ошибок. Первые связаны с «битыми» форматами и проблемами в электронно-цифровой подписи. По результатам первичной проверки такие 4-ФСС отвергаются. Если после исправления бухгалтер направит их повторно, именно этот момент будет считаться датой представления. Поэтому рекомендуется иметь «в запасе» 1-2 дня, чтобы не нарушить сроки.

Второй вид ошибок – неточности в расчетах. Если в готовом документе нарушены контрольные соотношения, он будет считаться принятым, но бухгалтеру поступит уведомление о необходимости исправления недочетов. Его нельзя игнорировать, в противном случае страхователю грозят штрафные санкции.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

С 1 июля 2016 года ряд регионов (Республика Мордовия, Брянская, Калининградская, Калужская, Липецкая и Ульяновская области) присоединились к пилотному проекту ФСС «Прямые выплаты». Таким образом, всего в проекте сейчас участвует 20 субъектов РФ . Специально для участников пилотного проекта в системе « » реализован сервис «Пособия ФСС», который позволяет работодателям быстро и без ошибок заполнять электронные реестры листов нетрудоспособности и отправлять их в ФСС.

В чем суть пилотного проекта?

Традиционно ФСС работает с работодателями по зачетному принципу: работодатель выплачивает сотруднику пособие, а фонд перечисляет страхователю разницу между суммой страховых взносов и размером выплаченных им пособий.

В пилотных регионах пособия сотрудникам выплачивает не работодатель, а напрямую ФСС (см. постановления Правительства РФ от 21.04.11 № 294 и от 19.12.15 № 1389). Работодатель обязан лишь представить соответствующие документы в филиал фонда.

При этом размер пособий и формула расчета пособий в «пилотных» регионах остаются прежними.

Как работодатель взаимодействует с ФСС?

Работодатель обязан направлять реестры листов нетрудоспособности в электронном виде, если среднесписочная численность сотрудников компании превышает 25 человек. Организации с численностью сотрудников менее 25 человек могут передавать данные в ФСС как на бумаге, так и в электронном виде.

Срок представления документов — 5 рабочих дней с момента подачи сотрудником листа нетрудоспособности.

Напомним, какие действия на практике должен совершить бухгалтер в «экспериментальных» регионах. Работник получает в лечебном учреждении «бумажный» больничный и приносит его бухгалтеру. Бухгалтер формирует на основании данных из «бумажного» больничного «электронный больничный» (официальное название — реестр сведений), подписывает его электронной подписью, шифрует и отправляет на специальный приемный шлюз в ФСС. Далее шлюз ФСС обрабатывает документ. Бухгалтер просматривает результат проверки документа шлюзом. Если это квитанция, то все в порядке — документы направлены на рассмотрение в территориальное отделение ФСС. Если это протокол ошибок, нужно их исправить и направить документ повторно.

Как работает сервис «Пособия ФСС» в Экстерне?

Реестр листов нетрудоспособности можно отправить в ФСС не только напрямую через портал фонда, но и через специальные сервисы — например, «Пособия ФСС» в системе « ».

Сервис помогает формировать документы без ошибок, чтобы ФСС приняла их с первого раза

В сервисе реализовано более 400 проверок, которые применяются на шлюзе ФСС. Ошибки подсвечиваются красным прямо при заполнении, появляются подсказки, как их исправить. Система не даст отправить документ с ошибкой.

«Контур.Экстерн» также избавляет бухгалтера от лишней работы по заполнению реестра. Так, пользователю сервиса не придется несколько раз заполнять данные по одному сотруднику для получения каждого нового пособия: система запоминает введенные однажды данные, и в следующий раз достаточно будет просто выбрать фамилию из списка.

В системе реализованы справочники больниц, банков и адресов (КЛАДР) с функцией автоподстановки. Достаточно ввести ОГРН медорганизации, чтобы система автоматически подставила ее наименование и предложила адрес для выбора. Справочник банков регулярно обновляется с сайта ЦБ РФ. Достаточно ввести БИК банка, чтобы наименование было подставлено автоматически. Номер счета вводится один раз, система запоминает его и в дальнейшем подставляет автоматически. При несоответствии номера счета и БИК банка система не даст отправить документ.

Вводить реквизиты работодателя повторно тоже не придется: они связаны с реквизитами налогоплательщика в «Контур.Экстерне» и вводятся один раз.

Сервис делает форму проще и нагляднее

В электронной форме предусмотрено множество полей: для каждого вида пособия свои. Разобраться, какие именно поля в каком случае нужно заполнять, довольно сложно. Сервис упрощает эту задачу, выводя на экран только те поля, которые нужно заполнять в конкретном случае для указанного типа пособия.

Сервис помогает наладить взаимодействие с сотрудниками, которые обращаются с вопросами по пособиям

Бухгалтеру достаточно заполнить документ для отправки в ФСС и нажать «Распечатать заявление». По введенным данным система распечатает заявление, которое можно отдать сотруднику на проверку и подпись.

Сервис позволяет загружать документы на выплату пособий из любых других программ

После загрузки система проверяет документ. Если обнаружатся ошибки, их можно будет исправить прямо в сервисе.

Сервис не создает дополнительных сложностей на этапе переноса данных из бумажного больничного в электронную форму

В системе порядок полей на вкладке «Лист нетрудоспособности» полностью соответствует порядку и отображению полей на бумажном бланке, поэтому данные легко перенести.

Сервис делает наглядной работу по каждому листу нетрудоспособности и всем отправленным документам в целом

По каждому сотруднику и каждому виду пособия сервис формирует отдельный документ. Таким образом, при отправке документа на шлюз ФСС пользователь получит квитанцию по каждому сотруднику по отдельности, а не оптом.

В сервисе можно увидеть, на каком этапе обработки находится документ и отправлен ли он на рассмотрение в региональное отделение. Бухгалтеру не нужно ждать почту или звонить в ФСС.

Вся история документооборота по конкретному документу хранится в одном месте. Квитанции и протоколы ошибок можно просмотреть, скачать и распечатать. Также предусмотрена возможность распечатать список всех отправленных документов за любой месяц.

Все данные хранятся на защищенном сервере, который соответствует требованиям закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

Сервис бесплатно доступен всем пользователям «Контур.Экстерна», в том числе тарифного плана «Малый бизнес».