Первичные документы бухгалтерского учета в 2019 году используют для оформления фактов хозяйственной жизни. Компании могут применять унифицированные формы первички или разработать свои с учетом обязательных реквизитов. Что такое первичные документы, какие виды бывают и для чего их используют, читайте в статье.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

В законе о бухучете сказано, что каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным бухгалтерским документом. К фактам чиновники относят сделку, событие или операцию, которые влияют на финансовое положение компании, движение денег и на финансовый результат деятельности организации.

Получается, что первичная документация - это документы, которые используют в учете для оформления фактов хозяйственной жизни. Причем первичные учетные документы - это обязательные бумаги не только для бухгалтерского учета, но и для налогового (ст. 252 НК РФ).

Перечень форм первичной учетной документации на 2019 год

Формы первичных учетных документов можно разделить по участкам работы, в которых используют бумаги. Список первичной документации в бухгалтерии может быть обширным.

Например, для учета основных средств используют следующие первичные документы:

• акты о приеме-передаче;
• накладная;
• акт о приеме-сдаче;
• акт о списании;
• инвентарная карточка;
• инвентарная книга;
• акты по оборудованию.

Подробнее о видах и формах смотрите в таблице.

Отвечает Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

« Конкретных требований к форме и виду первичных документов Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ не содержит. Поэтому их утверждает руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета. Вместе с тем, Закон о бухучете содержит четкие требования к … »

Что входит в типовые формы первичных учетных документов по учету основных средств

Номер формы	Наименование формы	Постановление Госкомстата, которое утвердило форму	Назначение
	Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)		Применяется для оформления приема-передачи отдельных объектов основных средств (кроме зданий и сооружений), их включения в состав основных средств и ввода в эксплуатацию, а также для исключения объектов из состава основных средств при их передаче (продаже, мене и т.п.) другой организации.
	Акт о приеме-передаче здания (сооружения)		Применяется для тех же целей, что и акт ОС-1, но предназначен исключительно для приема-передачи зданий и сооружений.
	Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)		Применяется для тех же целей, что и акт ОС-1, но предназначен для передачи групп объектов основных средств, кроме зданий и сооружений
	Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств		Применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (отдела, цеха и т.п.) в другой.
	Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств		Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.
	Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)		Применяется для списания единичных объектов основных средств, пришедших в негодность.
	Акт о списании автотранспортных средств		Применяется для списания автотранспортных средств, пришедших в негодность.
	Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)		Применяется для списания групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств), пришедших в негодность.
	Инвентарная карточка учета объекта основных средств		Применяется для учета наличия единичных объектов основных средств и их движения внутри организации.
	Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств		Применяется для учета наличия групп однотипных объектов основных средств и их движения внутри организации.
	Инвентарная книга учета объектов основных средств		Применяется для тех же целей, что и формы № ОС-6 и № ОС-6а, но предназначена для использования малыми предприятиями.
	Акт о приеме (поступлении) оборудования		Применяется для учета оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования в качестве объекта основных средств.
	Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж		Применяется для передачи оборудования в монтаж.
	Акт о выявленных дефектах оборудования		Составляется при обнаружении дефектов оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля.

Первичные документы бухгалтерского учета компания может разработать самостоятельно (информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Обязательны лишь формы первичных учетных документов по кассовым операциям. Вносить в них исправления также нельзя.

В то же время можно использовать привычные типовые бланки. Тем более что все они есть в бухгалтерских программах. В таком случае нужно установить в учетной политике, что организация применяет в качестве основы для первичных документов унифицированные формы, и их перечислить.

Чиновники утвердили много унифицированных форм для первичных документов, в том числе и для бухгалтерского учета.

Посмотреть, где взять утвержденные бланки для предприятия, можно по перечню в таблице ниже.

Перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов 2019 года и документы, которые их утверждают

Сфера действия документов	Чем утвердили бланк
Учет кадров
Учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
Учет расчетов с подотчетными лицами
Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работах
Учет услуг
Учет основных средств
Учет нематериальных активов
Учет материалов
Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов
Учет продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения
Учет денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин
Учет торговых операций (общие)
Учет торговых операций при продаже товаров в кредит
Учет торговых операций в комиссионной торговле
Учет операций в общественном питании
Учет кассовых операций
Учет результатов инвентаризации
Учет работы строительных машин и механизмов
Учет работ в автомобильном транспорте
Расчетные документы
Бланки строгой отчетности
Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним)
Учет сельскохозяйственной продукции и сырья (учет движения и реализации сельскохозяйственной продукции)

Оформление первичных документов в бухгалтерском учете

Работа с первичной документацией - одна из основных задач бухгалтерии. Ведь от правильности оформления бумаг зависит учет расходов и вычетов.

Если вы модифицировали старые бланки или разработали новые с нуля, тогда их образцы приведите в приложении к учетной политике. Главное убедитесь в том, что в первичке есть все обязательные реквизиты. Проверьте первичку на опасные и безопасные ошибки по методичке налоговиков . Стоит провести ревизию до начала отчетной кампании, чтобы сэкономить время на исправление бумаг и избежать доначислений.

Основные правила ведения первички чиновники установили в статье 9 Закона о бухучете. Там же есть и обязательные реквизиты, к которым относят:

• наименование и дата составления документа;
• название компании;
• содержание факта хозяйственной деятельности;
• натуральное или денежное измерение (рубли, штуки, упаковки и т. п.);
• должности сотрудников, совершивших операцию и ответственных за нее (ответственных за оформление события), их подписи и Ф.И.О. (иные данные, которые позволяют идентифицировать работников).

Сроки представления первички в бухгалтерию в 2019 году

Бухгалтер проводит операцию по документам бухгалтерского учета. Также учесть расходы или принять НДС к вычету получится только при наличии всех подтверждающих документов. Поэтому сотрудники, которые отвечают за саму операцию, должны своевременно предоставлять бумаги в бухгалтерию. Редакция выяснила,

Чтобы ускорить документооборот в компании, можно разработать памятки. В них распишите, что должны проверить работники перед сдачей первички бухгалтеру. Там же можно привести перечень первичных документов бухгалтерского и налогового учета, которые надо оформить с контрагентом и предоставить бухгалтеру.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете

К первичной бухгалтерской документации относится все то, что оформляют на каждый факт хозяйственной жизни компании. Можно выделить такие виды первичных документов:

• по назначению (распорядительные, исполнительные, строгой отчетности, комбинированные, бухгалтерского оформления);
• по объему содержания информации (первичные, сводные);
• по способу отражения хозяйственной операции (разовые, накопительные);
• по месту составления (внутренние, внешние);
• по способу составления (на бумаге, в электронке).

Обратите внимание, что формы бухгалтерских первичных документов могут быть как унифицированными, так и разработанными самостоятельно.

Документы первичного учета, которые используют в бухгалтерском учете, считают частью системы управленческой документации. Чиновники классифицируют их по Общероссийской классификации управленческой документации или ОКУД (утв. постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299).

Код состоит из семи чисел. К примеру, для первичных документов по учету кассовых операций первые две будут «04». Они означают класс форм. Затем следуют еще два числа, которые означают подкласс. Следующие три - регистрационный номер, а последний знак - контрольное число. Например, код у приходника - 0402007, а у расходника - 0402008. ОКУД можно увидеть на унифицированных формах первичных учетных документов в 2019 году.

Штрафы за отсутствие документов первичного учета

За то, что у компании нет первички, счетов-фактур, регистров бухгалтерского и налогового учета налоговики оштрафуют на 10 000 руб. Если нарушение совершили в течение более одного налогового периода, то штраф будет уже 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ). За нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, организации грозит штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Чаще всего бухгалтер работает с:

1. счетами-фактурами (форму утвердили постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
2. счетами на оплату (утвержденной формы в законодательстве нет, поэтому можно разработать ее самостоятельно);
3. договорами с контрагентами;
4. товарными и товарно-транспортными накладными или ТТН (формы берите из постановлений Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 и Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78);
5. актами выполненных работ и оказанных услуг (это своеобразный двусторонний первичный документ, на которым ставят отметки исполнитель и заказчик. Для строительных работ можно брать формы из постановления Госкомстата РФ от 11 ноября 1999 г. № 100 или разработать свои, а вот по услугам унифицированных бланков нет).

Этот материал даст Вам представление о:
пользователях учетной информации;
функциях предприятия по организации бухгалтерского учета;
первичных учетных документах, их видах и обязательных реквизитах;
документообороте;
учетных регистрах и их видах;
счетах бухгалтерского учета и их структуре;
упрощенном рабочем плане счетов малого предприятия;
различных формах организации бухгалтерского учета.

1. Документы в бухгалтерском учете

В соответствии со статьей 9 Закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Первичный документ –это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.).

Предприятие в процессе деятельности может использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов с учетом установленных требований к первичным документам. Формы таких документов утверждаются приказом об учетной политике предприятия.

Все первичные документы можно разделить на следующие группы:

1. организационно-распорядительные;
2. оправдательные;
3. документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы –это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

Оправдательные документы - сюда относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Среди них – различные отчеты, справки. Информация, содержащаяся в них, также заносится в учетные регистры.

Учетные регистры – это специально приспособленные листы для регистрации и группировки учетных данных. По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

• книги (кассовая, главная);
• карточки (учета основных средств, учета материалов);
• журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

• хронологические (регистрационный журнал);
• систематические (главная книга счетов);
• комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащихся в учетных регистрах, они бывают:

• синтетические (главная книга счетов);
• аналитические (карточки);
• комбинированные (журналы-ордера).

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• арифметически (подсчет сумм);
• по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота , в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию. График движения первичных учетных документов может иметь следующую форму:

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Счет – это способ группировки и отражения изменений в средствах (имуществе), их источниках и обязательствах предприятия.

Операции на счетах отражаются в денежном измерителе, то есть все имущество, его источники и обязательства (долги) предприятия оцениваются, и на счетах записывается его стоимость.

Средства предприятия могут либо увеличиваться, либо уменьшаться. Для раздельного учета увеличения и уменьшения средств счет делится на две части. Левая часть счета называется дебетом , а правая часть счета называется кредитом .

Графически счет обычно представляют в виде таблицы, состоящей из двух столбцов:

В зависимости от того, что отражается на счетах, они могут быть:

1. активными;
2. пассивными;
3. активно-пассивными.

На активных счетах отражается учет средств предприятия и их движения (например, основные средства, производственные запасы, готовая продукция, денежные средства, расчеты и т.п.).

Активный счет возрастает по дебету, то есть операции, увеличивающие его, отражаются в левой части (дебете) счета.

Сальдо активного счета – остаток на конец и на начало периода – также записывается в дебет.

Структура активного счета:

На пассивных счетах отражаются источники средств предприятия (например, уставный фонд или уставный капитал, прибыль) и обязательства предприятия (например, ссуда банка, невыплаченная заработная плата и т.п.).

Пассивный счет возрастает по кредиту, то есть операции, увеличивающие его, отражаются в правой части (кредите) счета.

Сальдо пассивного счета – остаток на конец и на начало периода – также записывается в кредит.

Структура пассивного счета:

На активно-пассивных счетах сальдо может быть как кредитовым, так и дебетовым.

План счетов бухгалтерского учета утверждается Министерством финансов.

3. Формы учета

Формы учета различаются по количеству применяемых регистров, их назначению, внешнему виду и содержанию.

Существуют следующие три основные формы бухгалтерского учета:

• мемориально-ордерная;
• журнально-ордерная.

Наиболее простой формой является «», так как любая операция по первичному документу (или группа однородных операций) записывается в книгу «Журнал-главная», в которой совмещается регистрационный журнал хозяйственных операций (хронологическая запись) и синтетические счета (систематическая запись). Книга «Журнал-главная» выглядит так:

В эту книгу сначала записываются остатки по счетам на начало отчетного периода, затем – все операции по документам, после чего определяется оборот за отчетный период (при этом производится проверка правильности записи: сумма оборота за отчетный период должна быть равна сумме оборотов по дебету всех счетов и сумме оборотов по кредиту всех счетов) и выявляются остатки по счетам на конец отчетного периода. По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.

Схема учета «журнал-главная» выглядит так:

Мемориально-ордерная форма учета основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись).

Форма счетов главной книги строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и выглядит следующим образом:

Главную книгу при этой форме также называют контрольно-шахматной ведомостью.

На счетах главной книги учитываются только текущие обороты за отчетный период. Поэтому по данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (при этом производится проверка полноты и правильности записи хозяйственных операций; итог оборотов по дебету и кредиту счетов сверяется с итогом по регистрационному журналу). В ней определяются и остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется новый баланс.

По сравнению с журналом-главной мемориально-ордерная форма не ограничивает числа учитываемых операций, конкретизирует изменения в средствах на счетах, расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета.

Схема данной формы учета имеет следующий вид:

Однако в этой форме учета многократно повторяются одни и те же записи в различных учетных регистрах, что увеличивает объем работ. Существует упрощенный вариант данной формы для малых предприятий – с использованием ведомостей учета : основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа); производственных запасов и готовой продукции; затрат на производство; денежных средств и фондов; расчетов и прочих операций; расчетов с поставщиками; заработной платы.

Ведомость представляет собой счет бухгалтерского учета, в котором отражаются начальный остаток, обороты за отчетный период по дебету и кредиту на основании документов с разбивкой по корреспондирующим счетам, остаток на конец отчетного периода. Например, форма ведомости по учету денежных средств в кассе выглядит так:

Данные ведомостей обобщаются в шахматной ведомости, на основании которой составляется оборотная ведомость. По данным оборотной ведомости составляется баланс.

Схема упрощенной формы бухгалтерского учета выглядит следующим образом:

При журнально-ордерной форме учета на основании первичных документов составляются накопительные ведомости и разработочные таблицы. При этом однородные операции, относящиеся к определенному счету, записываются в журналы в хронологическом порядке по корреспондирующим счетам. В конце месяца в каждом журнале подсчитывается итог оборотов по корреспондирующим счетам. Эти итоги представляют собой бухгалтерские проводки (мемориальные ордера) для записи на счетах главной книги.

Накопительные журналы называются журналы-ордера. Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Журнал-ордер выглядит так:

Итоги оборотов за месяц из журналов-ордеров переносятся на счета главной книги, имеющей следующую форму:

Кредитовый оборот переносится на счет главной книги одной итоговой суммой за месяц, так как в развернутом виде он содержится в журнале-ордере. Дебетовый оборот на счете главной книги учитывается в корреспонденции с другими счетами. В счете главной книги дебетовый оборот собирается по мере разноски данных из разных журналов-ордеров. По завершении разноски оборотов из журналов-ордеров на счета главной книги производится подсчет итогов по дебету каждого счета, определение сальдо на конец месяца и составление баланса.

Журнально-ордерная форма учета может быть представлена в следующем виде:

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

• договор;
• счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

• кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

• товарная накладная — для товаров;
• товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
• акт выполненных работ/оказанных услуг.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

• договор;
• счёт;
• бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
• накладная;
• акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

• информацию о суммах денежных средств;
• фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

В составе документов бухгалтерского учета различают (рис. 5.2):

• первичные документы;
• учетные регистры;
• отчетные документы.

Рис. 5.2. Состав документов бухгалтерского учета

Первичные бухгалтерские документы

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы принимаются к учету, если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты. Реквизитами называется совокупность признаков и показателей, содержащихся в документе, таковыми являются:

• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления;
• личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Все первичные документы имеют унифицированные, т. е. типовые формы. К основным первичным документам относятся: документы, оформляющие прием и выдачу денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера), перечисление денежных средств с расчетного счета (платежные поручения), поступление и отпуск материалов (доверенности, требования, акты о приемке) и т.д. Документы подразделяются также на внутренние, которые используются непосредственно на предприятии, и внешние, поступающие от других физических и юридических лиц.

На основе первичных документов составляются бухгалтерские проводки и формируется исходная информация, которая используется для дальнейшей обработки в целях"получения различных экономических показателей, характеризующих деятельность предприятия.

Учетные регистры

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций.

Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т. п. Позднее, для того чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последователь-ности,их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

Отчетные документы

На вопрос, что является результатом работы бухгалтера, можно ответить одним словом - отчетность. Отчетные документы составляются в конце каждого квартала по данным учетных регистров.

Отчетность - это набор форм и показателей, а также пояснительных материалов к ним, отражающих результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ предприятие предоставляет ежеквартальную и годовую бухгалтерскую отчетность в определенном объеме типовых форм. Указанные формы бухгалтерской отчетности предоставляются в налоговую инспекцию в течение месяца по окончании квартала и трех месяцев по окончании года. Дополнительные сведения сдаются в статистическое управление.

Промежуточная квартальная бухгалтерская отчетность содержит бухгалтерский баланс (форма № 1) и отчет о прибылях и убытках (форма № 2). Годовая отчетность, кроме того, должна включать в себя:

• отчет об изменении капитала (форма № 3);
• отчет о движении денежных средств (форма № 4);
• приложение к бухгалтерскому балансу (форма № 5);
• пояснительную записку к отчету.

Основными требованиями, которые предъявляют к отчетности, являются:

• достоверность - отчетность должна отражать реальные хозяйственные операции, которые можно легко проверить;
• полнота - отчетность должна содержать все необходимые данные для заинтересованных лиц и включать в себя соответствующие комментарии;
• нейтральность - отчетность не должна отражать интересы каких-либо лиц;
• преемственность - последовательность применения форм отчетности и их содержания от одного отчетного периода к другому.

Документооборот

Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. График документооборота может быть оформлен в виде схемы, графика или перечня работ, с указанием исполнителей и сроков движения документов. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, и сроки предоставления этих документов.

Контроль за выполнением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат передаче в архив. До передачи документов в архив они хранятся в бухгалтерии в специальных шкафах или сейфах.

Установлены определенные правила и сроки хранения документов в архиве. Например, первичные и учетные документы хранятся в течение 5 лет, инвентаризационная документация, акты проведения ревизии - 3 года, бухгалтерские отчеты и балансы, квартальные балансы - 3 года, годовые - 10 лет, лицевые счета рабочих и служащих - 75 лет и т.д.

Исправление ошибок в бухгалтерском учете

Бухгалтерские документы должны быть заполнены правильно и четко, без помарок и исправлений. Но иногда при ведении учета возникают ошибки.

Ошибки могут быть локальные, когда искажение информации происходит в одном документе, например неверно написана дата, или транзитные - если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например, если не верно указана сумма какой-либо операции. В документах, оформляющих денежные операции, исправления вообще не допускаются, такие документы переписывают заново.

Наиболее распространенными методами исправления ошибок являются:

• корректурный;
• «красное сторно»;
• дополнительной записи.

При корректурном методе неправильный текст или сумма зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы исправленная запись была видна, а сверху записывают правильный текст. Такой вид исправления оговаривается на полях с указанием подписи лица, сделавшего исправление.

Метод «красное сторно» применяется, когда в расчетах указана сумма больше, чем следует. При этом дополнительная запись для уточнения исправляемой суммы оформляется красной пастой (ручкой) или ее обводят в рамку. Красная сторнировочная запись считается отрицательной величиной, поэтому при подсчете итогов эта сумма вычитается.

Например, по дебету счета 20 и кредиту счета 70 вместо суммы 528 р. указана сумма 582 р. При исправлении ошибки методом «красное сторно» сумму превышения (54 р.) вписывают в счета красной пастой или обводят в рамку. При итоговых подсчетах эта сумма будет вычитаться.

Счет 20 «Основное производство»

На сегодняшний день в бухгалтерском учете важное место занимает правильное оформление первичной документации. Поэтому каждый бухгалтер обязан знать, как правильно оформить данный вид документов. Именно этому вопросу и будет посвящена данная статья.

Основанием для осуществления записи в бухгалтерском учете и внесении его в регистр считаются первичные документы. Эти документы, которые применяются в бухгалтерском учете, считаются частью системы управленческой документации.

В бухгалтерии к учету в реестр первичной документации допускаются документы только тогда, когда они оформлены по структуре, которая находится в определенных альбомах, содержащих унифицированные формы. Они специально созданы для первичной документации. В этих формах можно найти образец оформления необходимых документов. Данная форма определена законодательством Российской Федерации. Форма была подтверждена в России Приказом Минфина.

Классифицируются они согласно Общероссийской классификации управленческой документации, аббревиатура ОКУД. Согласно этой классификации каждому первичному документу присваивается код по ОКУД.

В бухгалтерии, в случае надобности, для оформления таких сведений, существует типовой бланк. В него возможно включение дополнительных и новых строк. Эти новые реквизиты, которые были предусмотрены ранее узаконенной формой, должны в обязательном порядке быть сохранены в неизменном виде. Новые изменения, которые были внесены, оформляются в соответствии с существующим распоряжением (приказом). Данные изменения бланков, связанных с учетом, кассовых операций не касаются.

Формы, которые были утверждены Госкомстатом России, содержат определенные зоны с кодированной информацией. Они заполняются в полном согласии с классификаторами, принятыми в РФ. Следует помнить, что коды, не имеющие ссылок в соответствии с принятым классификатором (это касается графы с наименованием «Вид процедур» и другие), используются для обобщения и классификации полученной информации, при обрабатывании данных с помощью вычислительной аппаратуры. Они проставляются в строгом соответствии с выбранной системой кодирования, которая была узаконена данной организацией.

Помимо этого, к учету пропускается бухгалтерская документация, которая была разработана предприятием самостоятельно. Это спецформы в бухгалтерии, которые имеют требуемые реквизиты. Они предусмотрены российским законодательством. Бухгалтерия допускает ведение самостоятельной разработки, но только тех сведений, которые не содержат унифицированные образцы в альбомах.

Сегодня в бухгалтерии обязательными реквизитами для оформления первичных сведений считаются:

• дата оформления документации;
• название;
• название организации. Указывается та организация, от имени которой были составлены эти сведения;
• наименование должности лица/лиц, которые были ответственны за осуществление хозяйственных процедур и правильности оформления;
• содержание хозяйственной процедуры выражается в указании стоимостного, а также натурального выражения;
• обязательно должны быть личные подписи всех указанных в документе лиц.

Качественное, своевременное оформление всей первичной документации (не стоит забывать о достоверности данных, указанных в них), а также дальнейшая передача в бухгалтерию должна проводиться в строго указанные законодательством сроки. Это делается для отражения даты в учете. Данные процедуры оформляются людьми, которые составили и подписывали документы.

Необходимо знать, что в бухгалтерии перечень этих людей, обладающими правом подписи на первичном документе, может устанавливать только руководитель данной организации (с предварительной договоренностью с главным бухгалтером). Только эти люди могут определять перечень должностных лиц, обладающих правом подписи. Документация, по которой происходит оформление различных хозяйственных процедур, связанных с денежными средствами, может подписываться только руководителем и главным бухгалтером. Кроме вышеуказанных лиц допускаются подписи и других людей. При этом необходимо помнить, что все они обязаны предварительно быть утвержденными руководителем и главным бухгалтером.

Следовательно, в бухгалтерском учете первичные документы – это прямые свидетельства осуществления следующих типов хозяйственных процедур: выдачи наличных денег, оплата товара и другие. Они составляются прямо в момент свершения процедуры либо после ее завершения (в случае невозможности составления в момент самой процедуры).

Согласно существующей классификации, бухгалтерские первичные документы делятся на следующие виды:

• бухгалтерского оформления;
• оправдательные;
• организационно-распорядительные.

Рассмотрим две последние группы более детально:

Чтобы правильно вести перечень первичной документации в бухгалтерии, был разработан, а затем утвержден определенный документооборотный график. Он определяет сроки движения, порядок передачи первичной документации внутри предприятия и дальнейшее поступление в бухгалтерию.

Все эти документы, поступающие к бухгалтеру, обязательно проверяются по следующим пунктам:

• арифметический пункт. Подразумевает под собой осуществление подсчета суммы;
• по смысловому содержимому. В документе должна прослеживаться связь отдельных его показателей. Он не должен содержать внутренних противоречий;
• по формату. Проверяется правильность, полнота документа, а также правильность заполнения в нем реквизитов.

При обнаружении несоответствий в документе по любым параметрам, их необходимо исправить. Править должен тот человек, который занимался его оформлением. Иногда нужно провести реконструкцию всего документа.

Только после проверки проводится передача документации в бухгалтерию. Информация с них переносится в учетные регистры. Сам документ получает отметку, которая позволяет исключить возможность его повторного применения. Эта отметка может представлять собой дату записи и внесения его в учетный регистр.

В бухгалтерии разрешается составление первичной документации на машинных или бумажных носителях. Когда был применен машинный носитель, обязательно должна быть изготовлена копия на бумаге.

Все сведения сдаются в архив только по хронологии. Она комплектуется, потом переплетается и подшивается по папкам. Данная процедура сопровождается выдачей справки. Во время хранения в здании архива, сведения должны обязательно защищаться от несанкционированных внесений исправлений. Осуществление процесса исправления возможно только при подтверждении обоснованности причины. Внесенные исправления подтверждаются подписью должностного человека. Обязательно вносится дата исправления.

Сроки хранения

Хранение первичной документации происходит по определенным срокам, которые прописаны в законодательстве РФ. Согласно нему, организация должна сохранять все первичные документы, а также регистры бухгалтерской учета и отчетности на протяжении периода, не меньше 5 лет. При этом сведения, нужные для уплаты и вычисления налогов, должны храниться на протяжении 4 лет. Также документация, подтверждающая убыток, хранится на протяжении всего периода уменьшения у предприятия налогооблагаемой прибыли на сумму убытка, который был получен ранее. Документация, осуществляющая учет кадров, лицевых счетов всех работников, хранится в архиве на протяжении 75 лет.

Необходимо помнить, что срок для хранения начинает начисляться с 1 января года, который следует за годом оформления документации.

В законодательство не прописаны четкие правила, касательно осуществления процедуры восстановления таких документов. Данный аспект важен в ситуации повреждения или потери нужного.

Определенные нормативные акты содержат четкие предписания по срокам хранения бухгалтерской документации первичного назначения. Но поэтапность процедуры, которую следует провести в случае потери не определена. В данной ситуации необходимо приказом назначить комиссию, которая проводит расследование для определения причин повреждения, пропажи, нарушения целостности документа. Возможно подключение к исследованию представителей следственных органов, представителей охраны и пожарной службы. После этого следует проведение восстановительных мероприятий.

Исправление ошибок

Об исправлении ошибок в первичной документации мы говорили вкратце выше. Исправление имеющихся ошибок в документах и учетных регистрах прописано в законодательстве России.

Согласно данным законодательным нормам категорически запрещается внесение любых исправлений в документацию, относящуюся к банковским и кассовым сведениям. В других ситуациях внесение исправлений проводится только тогда, когда имеется договоренность со всеми участниками хозяйственных процедуры. Эта договоренность обязательно засвидетельствована подписями всех участников исправления. Также обязательно указывают дату занесения всех исправлений.

Помните, что в бухгалтерии реквизит документа, который нужно исправить, следует перечеркивать тонкой и четкой чертой, чтобы осталось ясно видно перечеркнутое первоначальное содержание/значение произведенного исправления. Вблизи реквизита следует сделать пометку «Исправленному верить». После этого исправление необходимо заверить подписью должностного лица, который и осуществил данное исправление. На документе должны быть указаны его инициалы и фамилия.

Знание вышеперечисленных положений поможет правильно и быстро оформить первичную документацию для бухгалтерии.

Видео «Что такое первичные бухгалтерские документы»

Посмотрев запись вы узнаете как подавать первичную документацию в налоговую на территории России.