В бухгалтерии есть два понятия слова касса, и иногда с ними возникает некоторая путаница. Под кассой организации или ИП в широком смысле понимается совокупность денежной наличности и операций, проводимых с нею. Поэтому ее еще называют операционной кассой. Кроме того, касса - это аппарат ККМ для выбивания чеков при реализации товара. Как соотносятся эти понятия?
Касса и ККТ - в чем различия?
Что такое касса, как аппарат, то есть ККМ, понятно всем. Что же касается операционной кассы, то ее можно представить как виртуальный кошелек организации (ИП), в котором лежат наличные средства. В отличие от ККМ, в таком кошелке отражаются изменения денежных средств не только за счет реализации, но и от прочих операций. Например:
- операция 1 - денежные средства сняты с банковского счета на хозяйственные нужды - это приход по операционной кассе;
- операция 2 - выданы суммы сотрудникам под отчет - это расход по операционной кассе.
При этом ни первая, ни вторая операции не имеют никакого отношения к ККТ. Деньги получаются бухгалтером в банке и попадают в сейф. Оттуда же они выдаются работникам под отчет.
Назначение ККТ - фиксировать изменения выручки, то есть приход от реализации товаров и расход при их возврате, а также выбивать кассовый чек. Современные ККТ также обязаны передавать данные в ФНС через интернет.
В отличие от этого, операционная касса как совокупность денежной наличности отражает изменение средств в результате не только реализации, но и иных операций. Таким образом, операционная касса является более широким понятием, чем ККТ, а применение кассового аппарата является одним из элементов ведения кассового учета. Такой учет ведут и те торговые точки, которые не применяют кассовые аппараты.
Кассовый учет
Существует два вида кассового учета - базовый и упрощенный. Базовый учет подразумевает составление таких документов:
- Приходный кассовый ордер - оформляется при поступлении денежных средств в кассу.
- Расходный кассовый ордер - при выдаче наличных.
- Кассовая книга - в ней отражаются все операции, при которых выписываются ПКО и РКО.
- Авансовые отчеты - составляются работниками, чтобы отчитаться о суммах, которые были выданы им под отчет.
- Документы, по которым производятся выплаты работникам наличных средств:
- расчетно-платежная форма Т-49;
- платежная ведомость Т-53.
Также существует понятие кассового лимита, то есть максимальная сумма наличности, которая может быть в кассе. Лимит рассчитывается в соответствии с порядком, установленным Центральным банком РФ и закрепляется внутренним документом, например, приказом. Нарушать его можно лишь тогда, когда средства в кассе предназначены для выдачи физлицам.
Особенности упрощенного учета
С 1 июня 2014 года субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут применять упрощенный кассовый учет. Он подразумевает отказ от приходного и расходного кассовых ордеров, кассовой книги. Также нет необходимости устанавливать лимит наличности. Таким образом, субъекты, принимающие упрощенный кассовый учет, обязаны составлять только платежно-расчетную форму № Т-49 и ведомость № Т-53.
Учет операций, которые проводятся через ККТ
Кассовые операции, то есть расчеты с покупателями, также оформляются документально. И это не только фискальный документ - кассовый чек, но и ПКО, РКО и некоторые виды отчетов. Раньше их было гораздо больше, но с внедрением онлайн-касс это количество существенно сократилось. В общей сложности отменены 9 отчетов, в том числе журнал и справка-отчет кассира-операциониста, акт о проверке наличных денежных средств, а также некоторые другие акты и журналы. Информация, которая передавалась в этих отчетах, теперь поступает с онлайн-касс в автоматическом режиме.
Приходный кассовый ордер можно сформировать в электронном виде. Делается это автоматически по данным о продажах, которые сохраняются в онлайн-кассе на фискальном накопителе (ФН). Эти данные формируются в виде кассового чека, а также отчетах о регистрации аппарата в ФНС (или изменении информация о кассе), открытии и закрытии смены, текущих расчетах и закрытии ФН. Для этого ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерской учетной системой или сервисом.
Расходный кассовый ордер также можно составлять в электронном виде.
Расходные операции бывают двух типов:
- Выдача денег из кассы сотруднику организации.
- Возврат денег покупателю.
В первом случае кассовый чек не пробивается и никаких данных в ФНС не передается. Но необходимо указать причину выдачи денежных средств, например, зарплата или оплата наличными средствами поставщику за товары/услуги.
Случай возврата денег покупателю более сложный. Тут возможно несколько вариантов действий.
- Покупатель купил товар за наличные денежные средства и вернул его в тот же день. В этом случае деньги покупателю возвращаются из кассы, кассир пробивает чек с признаком расчета «возврат прихода», а данные об операции сразу направляются в ФНС.
- Покупатель купил товар за наличные и возвращает его в другой день. Кассир должен отыскать в памяти ККТ нужную смену за последние 14 дней, найти чек, выбитый при реализации этого товара и произвести возврат чека. Средства возвращаются покупателю из кассы, а в ФНС направляется чек с признаком «возврат прихода».
- Покупка оплачивалась банковской картой, и на нее же будет произведен возврат. Эта ситуация несколько сложнее, поскольку автоматически сделать возврат могут не все терминалы. В этом случае все делается в несколько этапов:
- оформляется заявление о возврате, а на его основании - расходный кассовый ордер;
- по данным РКО составляется платежное поручение;
- по платежному поручению деньги возвращаются на счет покупателя с расчетного счета продавца или из его наличных средств (в данном случае под наличными средствами понимается не денежный ящик ККТ, а операционная касса, например, наличность в сейфе).
Штрафные санкции
Если организация неправильно учитывает операции по операционной кассе , это считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета и карается по статье 15.11 КоАП. Должностное лицо может быть оштрафовано на 5000-10000 рублей, а если повторить нарушение - на 10000-20000 рублей. В качестве альтернативной меры может быть применена дисквалификация на срок до двух лет.
Штрафы за нарушение порядка применения ККТ более разнообразны. Они приведены в статье 14.5 КоАП РФ.
Если ККТ не применяется при проведении операций, которые должны быть проведены через нее, то предпринимателя или должностное лицо штрафуют на 25-50% суммы, которая проведена без применения аппарата. При этом минимальный штраф составит 10000 рублей. Штраф для организации за подобные правонарушения составит 75-100% не отраженных в кассовых чеках сумма, но не менее 30000 рублей. Если то же самое правонарушение повторится, должностное лицо может быть дисквалифицировано на 1-2 года. Организация и предприниматель и вовсе рискуют своей дальнейшей деятельностью - она может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Если продавец не выдал чек , на первый раз его могут просто предупредить. В худшем случае штраф должностному лицу составит 2000 рублей, а юридическому - 10000 рублей.
Если организация нарушит правила применения или порядок регистрации кассовой техники , то будет оштрафована на 5000-10000 рублей. Должностному лицу за то же правонарушение грозит штраф 1500—3000 рублей.
Если вы допустили правонарушение неумышленно, целесообразно сразу же проинформировать об этом ИФНС. Тогда штрафа можно избежать в соответствии с пунктом 15 статьи 14.5 КоАП. Однако это верно в том случае, если ИФНС еще не знает о вашем правонарушений.
Операционная касса - это что такое? Каков механизм её работы? С какой целью они создаются и как функционируют? Существует довольно много возможностей минимизировать издержки, хотя не все они являются универсальными. Один из вариантов мы сейчас и рассмотрим.
Общая информация
Первоначально давайте разберёмся с термином «операционная касса». Что это такое? Так называется особое подразделение банка, что обеспечивает расчетно-кассовое обслуживание на территории определённой компании. Она необходима для предприятий, что открывают обществу доступ к услугам и товарам, как то: оптовые и розничные магазины, автосалоны, точки продажи электроники, ювелирных изделий, туристические агентства, прочее.
Операционная касса банка выступает в роли инструмента использования наличных денег. Зачем она необходима? Как обустраивается? Какие требования выдвигаются?
Зачем она необходима?
Операционная касса является универсальным инструментом, задача которого облегчить прямое использование наличных денег. Благодаря ей можно обеспечить расчет за товар или услугу иностранной валютой. Во время процесса покупки она будет автоматически переводиться в рубли и идти на баланс организации. Кроме этого, можно отказаться от личной кассы, благодаря чему можно будет исключить недостачи, каждодневную отчетность, повторный подсчет денег, доставку наличности в банк, оформление документов, проверку купюр на предмет их подделки. Кроме этого, увеличивается скорость внутреннего оборота средств, и есть хорошая возможность сэкономить путём уменьшения внутренних издержек. По факту продажи деньги сразу попадают на счет предприятия. К тому же такие тесные взаимоотношения позволяют получать быстро и к тому же выгодные кредиты. Не следует забывать и о возможности оплаты за товар, используя пластиковые карты.
Как видите, довольно полезны операционные кассы. Валюта любой страны при этом может быть использована в произвольный момент времени, что положительно сказывается на уровне удобств. При этом руководству предприятия не нужно думать о различных моментах и нюансах. Оно просто фиксирует, что получает деньги. Всё остальное - это уже забота банков, в ведении которого находятся получаемые средства.
Процесс обустройства
Чтобы построить операционную кассу, необходимо примерно от трех до пяти тысяч долларов США. Обслуживание каждый месяц дополнительно тянет на 750-900 зелененьких «президентов». Также для открытия операционной кассы необходимо позаботиться об наличии кассового помещения, которое будет соответствовать всем требованиям, что выдвигаются к банкам в Российской Федерации. Так, рабочее место должно быть отгорожено от клиентов и внешнего помещения бронестеклом, способным выдержать выстрелы из огнестрельного оружия. Кроме этого, необходимо иметь специальное устройство для переговоров, кассовый лоток и кнопку тревоги. Также необходимо подключить помещение к пульту наблюдения централизованной охраны или к дежурной части полиции. Не следует забывать и о нужной технике: компьютере, принтере, модеме.
Важно отметить, что банки отдельно для каждого предприятия прорабатывают неповторимую и индивидуальную техническую работу. Поэтому тарифы по обслуживанию операционных касс и находятся в не четко определённом диапазоне. Ну и определённое влияние оказывает банк, в пользу которого сделан выбор.
Работа
Учет операционной кассы, упаковка и пересчет денег, оформление валюты, сдача выручки инкассаторам банка - всё это возложено на ответственного сотрудника. Собственно, он и ответственен за внесение полученных средств на счет юридического лица, отправку наличности в финансово-кредитное учреждение, проверку купюр на подлинность и прочее. Наличие кассира позволяет также повысить уровень безопасности при работе с деньгами. Причем обслуживаться им могут не только клиенты, но и внутренние потребности предприятия. Так, если необходимо провести выплаты социального характера, заработную плату или выдать командировочные расходы сотрудникам, то операционная касса здесь очень ценна.
Ещё один важный момент - работа с чеками. Кроме их выдачи там ещё указывается и название фирмы, дата операции, признаки фискального режима, а также, при желании, другие данные. Также кассир берёт на себя часть работы по составлению различных отчетов. Когда завершается рабочий день, то он снимает контрольную ленту. И тут становится актуальным остаток операционной кассы. Если копится значительная сумма, то желательно вызывать под конец дня инкассатора, а мелочь оставлять в расчетном устройстве. Можно оборудовать и сейф для хранения наличности. Но в таком случае не следует забывать о безопасности, ведь желающих поживиться за чужой счет всегда хватало.
Сколько денег должно быть?
Обычно предусматривается наличие месячного запаса средств на расходы. Если этого не хватает, то используется подкрепление операционной кассы. Так называется ряд действий, который предусматривает предоставление дополнительных сумм на покрытие существующих запросов. Применение этого сценария считается нежелательным, поэтому заранее рассчитывается и оценивается ситуация, чтобы минимизировать вероятность его возникновения. Следует отметить, что наличность, полученная операционной кассой, должна расходоваться именно на то, для чего она предназначена (заработная плата, хозяйственные или командировочные расходы). Если будет отклонение от этого требования, то это расценивается как нарушение со всеми негативными последствиями.
О лимите
Но накопление слишком большого количества средств тоже не приветствуется. Когда заключается договор, то оговаривается, что счет операционной кассы не должен превышать определённого значения. Часто предусмотрены штрафы, если этот пункт будет нарушен. Единственное исключение - на три дня разрешается превышать лимит, но только тогда, когда выплачивается заработная плата. В противоположном случае может быть взыскано с организации от 40 до 50 тысяч рублей и дополнительно с её руководителя от 4 000 до 5 000. Хотя суммы и не очень велики, но всё же лучше на них не попадать.
Бухгалтерские моменты
Чтобы обобщать информацию о движении и наличии денежных средств, а также сопутствующей документации, используется счет 50 «Касса». Приход наличных средств отображается по дебету, расход по кредиту. Если осуществляются кассовые операции, то должны быть открыты соответствующие субсчета, как то 50-1 (2,3…). Как получают наличность? Первоначально необходимо оформить приходный кассовый ордер. Затем вносится запись о поступлении формой N КО-4. Как выдают наличность? Первоначально оформляют расходный кассовый ордер. Затем вносится запись про выдачу денег, используя для этого ту же формулу. Вот так ведётся работа операционной кассы.
Важным при этом является проведение инвентаризации. По сути, это сверка остатков наличности в кассе с данными учета по документам. Во внимание обязательно необходимо брать дебет счета 50. Нормативной документацией предусмотрено обязательное проведение инвентаризации. Например, когда идёт смена кассира. Чтобы избежать путаницы и нелепых обвинений, инвентаризация обязательна. Дополнительные проверки могут осуществляться согласно принятой бухгалтерской учетной политике.
Отчетность
Во время своей работы кассиру необходимо заполнять множество бумажных и/или электронных форм. Во многом это зависит от конкретной ситуации. Кроме этого, возникает потребность периодически фиксировать определённую ситуацию. Например, сброс денежных счетчиков на нули. Или возврат денежных сумм, ранее принятых. Поскольку работа ведётся со значительными суммами денег (часто довольно значительными), то неудивительно, что существуют довольно жесткие требования относительно этого. Ведь слабость контроля часто ведёт к увеличению злоупотреблений. Давайте рассмотрим несколько примеров.
О переводе счетчиков на нуль и снятии их показаний
В таких случаях составляются акты. С первым можно встретиться, когда в строй вводится новый аппарат. Акт составляется комиссией, что назначается руководителем. При этом в её составе обязан быть налоговый инспектор. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами комиссии. Потом один остаётся на предприятии, а второй передаётся в налоговую инспекцию. Если машина сдаётся в ремонт и возвращается с него, то необходимо составлять акт про контрольные и суммирующие счетчики. Для этого случая предусмотрен типовой бланк. При его составлении тоже создаётся комиссия. В качестве наблюдателя (но не её участника) должен присутствовать налоговый инспектор. В акте отображают значения счетчиков, после чего один экземпляр передаётся в бухгалтерию.
О возврате денег
В этом случае составляется акт. Основанием для него может быть:
- Возвращение покупателем товара.
- Ошибка в пробитом кассовом чеке.
В его составлении берёт участие комиссия. При этом необходимо указать контрольно-кассовую машину, на которой это происходит, её модель (тип, класс, марку), номера производителя и регистрации. Рассмотрим небольшой пример. Есть ООО «Малютка», что специализируется на торговле одеждой. Кассир неправильно пробил плащ, и вместо цены в 4,5 тысячи рублей ввел сумму в 5 500. В таком случае необходимо:
- Пробить правильный чек и передать его покупателю.
- На первый составить Акт о возврате.
- Приложить ошибочный чек.
И на этом всё.
Заключение
Итак, давайте подытожим всё вышенаписанное. Операционная касса - это инструмент облегчения ведения деятельности, который используется с целью минимизировать издержки, связанные с наличностью. Но при этом к нему выдвигаются значительные требования. Хотя, следует отметить, что часто делается послабление, и во многом руководство компании ориентируется по сложившейся ситуации. Так, в сетевых магазинах закрывать кассиров за пуленепробиваемым стеклом нерационально. Тогда как для больших предприятий или организационных структур это довольно актуальная тема.
Также необходимо отметить, что не всегда все требования, выдвигаемые нормативной документацией, применяются везде. Часто можно встретить упрощенные варианты. Рассмотрим небольшой пример. Допустим, что покупателем был уже приобретён товар, но на кассе он что-то взял и передумал. На этот случай есть процедура отмены. Чтобы не тревожить руководство каждый раз, необходимо просто подтверждение со стороны представителя охраны, который находится в зале.
При наличных денежных расчетах с покупателями фирмы и предприниматели (в том числе и «упрощенцы») должны применять контрольно-кассовые машины - ККМ (Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Основные документы кассовой машины - это чеки и ежедневные отчеты. Аппарат печатает их автоматически. Но кассир-операционист должен заполнять и другие документы при работе с операционной кассой. Подробнее об этом читайте в нашей статье, подготовленной экспертами Бератора.
Кассовый чек
Получая деньги за товары, кассир обязан пробить кассовый чек и выдать его покупателю. В чеке обязательно должны быть указаны:
- название и ИНН фирмы;
- заводской номер ККМ;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки;
- цена товара;
- признак фискального режима (это специальные символы, которые подтверждают, что ККМ зарегистрирована и ее память работает в фискальном режиме).
Ежедневные отчеты ККТ
При работе на кассовом аппарате кассир-операционист формирует различные отчеты. Их распечатывает сам аппарат.
Так, в течение дня с него можно снимать X-отчет (секционный отчет). Он нужен для проверки поступления выручки по каждому отделу (секции) или кассе в течение той или иной смены. X-отчет не влияет на показания денежных счетчиков, поэтому его разрешается пробивать много раз.
В конце рабочего дня кассир-операционист должен снять Z-отчет (контрольную ленту). Он содержит данные о поступившей за день выручке по конкретному кассовому аппарату. Показания Z-отчета кассир-операционист отражает в специальном журнале (форма № КМ-4 или КМ-5). Как правило, Z-отчеты подклеивают в специальную тетрадь и хранят в течение 5 лет.
Применяя контрольно-кассовую технику, кроме чека и отчетов ККТ, нужно оформлять и ряд других документов. А именно:
- акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1);
- акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма № КМ-2);
- акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);
- журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
- журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);
- справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6);
- сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7);
- журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);
- акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).
Обратите внимание: Закон о бухгалтерском учете от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, действующий с 1 января 2013 года, отменил обязательное применение унифицированных форм первичных учетных документов. Поэтому организации, которые не хотят использовать унифицированные формы, могут разрабатывать собственные бланки «первички». Но не все формы первичных документов компании могут разрабатывать самостоятельно. Одно из таких исключений - формы №КМ1 - КМ9, применяемые при работе с контрольно-кассовой техникой. Поскольку использование этих форм связано с контролем в сфере применения ККТ, организация не вправе самостоятельно разрабатывать такие бланки и может применять только унифицированные формы.
Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (форма № КМ-1)
Ввод нового кассового аппарата в эксплуатацию оформляют актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (форма № КМ-1). Для этого акта предусмотрен типовой бланк. Он утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Причем в комиссии обязательно участвует налоговый инспектор. Акт составляют в двух экземплярах:
- первый остается на фирме;
- второй передают в налоговую инспекцию по месту регистрации кассового аппарата.
Оформленный акт подписывают все члены комиссии и руководитель фирмы (предприниматель). Документ хранится в ее архиве в течение всего срока эксплуатации ККТ.
Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков (форма № КМ-2)
Сдачу контрольно-кассовой машины в ремонт и ее возврат на фирму оформляют актом о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков (форма № КМ-2). Для этого акта предусмотрен типовой бланк. Он утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Как правило, в нее входят руководитель организации (индивидуальный предприниматель), старший кассир, кассир-операционист. Документ составляют в присутствии налогового инспектора и специалиста центра технического обслуживания кассовой техники.
В акте отражают показатели суммирующих денежных счетчиков на момент поломки кассового аппарата. Его заполняют в одном экземпляре и сдают в бухгалтерию.
Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3)
Унифицированная форма № КМ-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Акт о возврате денег по неиспользованным кассовым чекам составляют тогда, когда приходится возвращать покупателям деньги из операционной кассы. Это происходит, если:
- покупатель вернул товар, приобретенный в день покупки;
- кассовый чек пробит ошибочно.
Акт оформляют в одном экземпляре. Делает это комиссия, временно созданная или постоянно действующая на предприятии. В ее состав обязательно должны входить:
- руководитель организации (индивидуальный предприниматель);
- заведующий отделом (секцией);
- старший кассир;
- кассир-операционист, неправильно пробивший чек или возвращающий покупателю деньги.
Составляя акт, обратите внимание на заполнение следующих строк и граф.
По строке «Контрольно-кассовая машина» указывают модель (класс, тип, марку) ККМ, выбившей чек, по которому возвращают деньги покупателю. В табличную часть этой строки вписывают:
- номер производителя. Обычно он указан на самой ККМ и в ее техническом паспорте;
- регистрационный номер ККМ. Он отражен в карточке постановки контрольно-кассовой машины на учет, которую выдают в налоговой инспекции.
Строка «Прикладная программа» служит для того, чтобы указать название прикладной бухгалтерской программы, с помощью которой на фирме организован оперативный учет товаров. Если такой программы нет, то в этой строке ставят прочерк.
В графу «Кассир» вписывают табельный номер кассира-операциониста, неправильно пробившего чек или возвращающего покупателю деньги за товар.
В табличной части акта отражают номера и суммы каждого чека.
После заполнения акт подписывают все члены комиссии, а затем его передают на утверждение руководителю фирмы.
Покупательница приобретает плащ в секции «Одежда» универмага ЗАО «Весна». Стоимость товара - 4550 руб. Кассир секции ошибочно пробивает чек на сумму 5550 руб. Чтобы исправить ошибку, кассир должен:
1. Пробить новый чек на правильную сумму - 4550 руб. и отдать его покупательнице.
2. На сумму 5550 руб. составить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме № КМ-3.
3. Приложить ошибочно выбитый чек на сумму 5550 руб, наклеенный на лист бумаги, к акту по форме № КМ-3 и сдать эти документы в бухгалтерию универмага.
Возвращенные кассовые чеки и утвержденный руководителем акт по форме № КМ-3 наклеивают на лист бумаги и сдают в бухгалтерию торговой компании. Бухгалтер прикладывает этот лист к тому приходному кассовому ордеру, которым оформляет получение выручки за день.
Обратите внимание
Из-за того что деньги покупателю возвращают из операционной кассы, в учете выручка за день отражается за минусом выданных покупателю денег. А суммы, выплаченные покупателям по неиспользованным кассовым чекам, кассир вписывает в графу 15 журнала кассира-операциониста.
Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4)
Для журнала кассира-операциониста предусмотрена специальная форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. По каждой ККМ ведут отдельный журнал. В нем каждая строка отражает поступление денег за один рабочий день или смену кассира-операциониста. Он и заполняет журнал. Все листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписями руководителя, главного бухгалтера, налогового инспектора, зарегистрировавшего ККМ, а также печатью фирмы.
В конце рабочего дня журнал подписывают кассир, старший кассир и представитель администрации (например, заведующий отделом). Затем кассир-операционист составляет справку-отчет (форма № КМ-6) и вместе с ней сдает выручку старшему кассиру.
ООО «Невада» торгует в розницу продуктами питания и имеет 1 кассовый аппарат. На нем работает кассир-операционист Степанова И.Б. Показания денежного счетчика «Невады» за 3 апреля равны:
На начало дня - 161 050 руб.;
- на конец дня - 190 532 руб.
Таким образом, сумма выручки за день составила:
190 532 - 161 050 = 29 482 руб.
В конце рабочего дня Степанова пробила итоговый чек (Z-отчет) и заполнила журнал кассира-операциониста.
Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5)
Форма этого журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. В журнале учитывают наличные деньги, полученные продавцом, официантом или приемщиком заказов.
По каждой ККМ ведут отдельный журнал. Все его листы прошнуровывают, пронумеровывают и заверяют подписями руководителя, главного бухгалтера, налогового инспектора, зарегистрировавшего ККТ, печатью фирмы.
В конце рабочего дня журнал подписывают кассир-контролер, продавец, принимавший наличные деньги, и представитель администрации.
Справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6)
Для этого документа предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Отчет ежедневно составляет кассир-операционист. Показания счетчиков на начало и конец дня (смены) заверяет представитель администрации (например, заведующий секцией).
Отчет составляют в конце рабочего дня (смены) и сдают старшему кассиру вместе с выручкой. Подписывают его кассир-операционист, старший кассир и руководитель фирмы (предприниматель).
Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7)
Этот документ оформляют, если фирма использует несколько контрольно-кассовых машин. Форма бланка для него утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Его ежедневно в одном экземпляре заполняет старший кассир, а подписывают и старший кассир, и руководитель фирмы (предприниматель).
Данные о выручке каждого отдела или секции должны быть подтверждены подписями заведующих отделами (секциями).
Заполненный документ вместе со справками-отчетами кассиров-операционистов, кассовыми ордерами и актами о возврате денег покупателям передают в бухгалтерию.
Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8)
Его применяют, если:
- устранить неисправность кассового аппарата силами кассира невозможно. В этом случае администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания ККМ;
- специалист центра технического обслуживания проводит плановые технические осмотры, включающие проверку состояния механизмов электронных и программных частей машины, а также устранение мелких неисправностей.
Записи в журнале делает специалист центра технического обслуживания ККМ. А хранится этот журнал у руководителя торговой организации или его заместителя.
Унифицированная форма № КМ-8 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9)
В этом акте отражают итоги внезапной ревизии наличных денег в операционной кассе.
Как правило, результаты проверки оформляют налоговый инспектор и кассир-операционист. Затем их доводят до сведения руководителя фирмы.
Акт составляют:
· в трех экземплярах - если проверка проходит с участием налогового инспектора. При этом один экземпляр акта передают в налоговую инспекцию;
· в двух экземплярах - если ревизию проводят по инициативе администрации предприятия. Один экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица (кассира-операциониста).
Унифицированная форма № КМ-9 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.
Возврат товара в день покупки
Если покупатель решит вернуть товар спустя один или несколько дней после покупки, деньги ему выдадут из главной кассы. Если же он возвращает приобретенный товар в день его покупки, то деньги выдают из операционной кассы. Это происходит так.
Во-первых, покупатель, который возвращает товар, должен принести кассовый чек. На чеке расписывается директор или его заместитель. После этого кассир-операционист обязан вернуть человеку деньги.
Полученный от покупателя чек приклеивают на отдельный лист бумаги.
Выданную сумму записывают в графе 15 журнала кассира-операциониста. На нее будет уменьшена выручка за тот день, когда вам вернули товар.
Если человек по одному кассовому чеку купил несколько наименований товаров, но возвращает только один из них (например, приобрел электрочайник и утюг, а возвращает только утюг), ему придется отдать вам чек на два товара.
В этом случае необходимо сделать копию кассового чека, заверить ее (подписать и поставить печать фирмы) и отдать покупателю.
Во-вторых, нужно будет составить акт о возврате товара. Указать в нем наименование возвращенного товара, его цену, номер чека, выданного покупателю, дату и причину возврата. Унифицированной формы такого акта не существует. Для этого можно использовать накладную по форме № ТОРГ-12 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).
И, наконец, в-третьих, потребуется составить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3).
Возвращенный кассовый чек (предварительно наклеенный на лист бумаги), акт по форме № КМ-3 и акт (накладную) о возврате товара нужно сдать в бухгалтерию.
Хранение кассовых документов
Все кассовые документы (включая ленты ККТ) необходимо хранить в течение пяти лет. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом оформления документа.
Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. По общему правилу обработанные документы подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.
Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого руководитель назначает инвентаризационную комиссию. Она составляет акт об уничтожении, оформляемый в произвольной форме.
Не применять ККМ могут только фирмы и предприниматели, которые:
- оказывают услуги населению и выдают бланки строгой отчетности, установленные Правительством РФ;
- занимаются определенными видами деятельности (они перечислены в п. 3 ст. 2 вышеуказанного Закона).
Обратите внимание
За неприменение ККМ фирме грозит штраф на сумму от 30 000 до 40 000 рублей. Кроме того, могут оштрафовать руководителя фирмы - на сумму от 3000 до 4000 рублей и кассира-операциониста - на сумму от 1500 до 2000 рублей. Штраф для предпринимателей - от 3000 до 4000 рублей.
Неопытные предприниматели иногда путают прием наличных денег через контрольно-кассовый аппарат и оформление наличных операций через кассу фирмы. Они считают, что кассовый аппарат и есть касса предприятия, но это не так. Вести кассовые операции - это значит:
- оформлять поступление денег в кассу приходными кассовыми ордерами, а выдачу их из кассы - расходными кассовыми ордерами;
- вести кассовую книгу, в которую вносить все записи на основании приходных и расходных кассовых ордеров;
- устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе на конец рабочего дня после выведения остатков наличных денег в кассовой книге;
- не допускать превышения установленного лимита (за исключением случаев, когда это разрешено);
- сдавать сверхлимитные наличные деньги в банк.
Все наличные деньги компании (в пределах установленного банком лимита) хранятся в главной кассе, в то время как в денежном ящике кассового аппарата хранится выручка от реализации товаров за день. В конце каждого дня выручка сдается в главную кассу предприятия и оформляется соответствующими документами учета.
Операционные кассы обслуживаются кассирами-операционистами, либо лицом, выполняющим обязанности кассира по совмещению с отпуском ЛС (провизор-технолог) их задача- получить денежные средства от покупателей за проданные товары.
Законом РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ « О применении контрольно- кассовой техники при осуществлении наличных денежных pасчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» установлено, что денежные расчеты с населением при осуществлении торговых опера ций и оказании услуг должны проводиться с обязательном применением контрольно-кассовой техники.
Требования к ККТ:
1. Модель ккм внесена в Гос.реестр ККТ, используемой на территории РФ. иначе организации будет отказано в ее регистрации в налоговом органе.
2. На ККМ д.б. наличие голограммы с надписью «Государственный реестр», которая наноситься генеральным поставщиком ККТ.
3. Вторая голограмма с надписью «Сервисное обслуживание» наносится Центром технического обслуживания при постановке ККТ на учет (письмо ГН службы РФ от 15.01.97 № ВК-16/49, 6-16/49 «О средствах визуального контроля на ККМ»).
4. ККТ должна быть зарегистрирована в Налоговом органе. Порядок регистрации устанавливается приказом МНС РФ № ВГ-3-14/36 от 22.06.95, При регистрации ККТ оформляется «регистрационная карточка», которая хранится по месту нахождения ККТ.
5. На каждой контрольно-кассовом технике имеется заводской номер, который обязательно указывается на всех документах: кассовом чеке, отчетах, справках, актах.
6. На каждый контрольно-кассовый аппарат, администрация заводит «Журнал кассира-операциониста» (форма № КМ-4), утвержденный Госкомстатом РФ № 132 от 25.12.98г., который должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и ее печатью.
Записи в нем производятся в хронологическом порядке чернилами без помарок, при внесении исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, руководителя и главного бухгалтера.
На выбиваемом покупателю чеке должны быть следующие реквизиты (Письмо Минфин РФ от 05.02.2004 №16-00-17/2):
Наименование организации;
Идентификационный номер (ИНН) организации;
Заводской номер ККТ;
Порядковый номер чека;
Дата и время покупки;
Стоимость покупки;
Признак фискального режима.
На выдаваемом чеке могу г содержаться и другие данные с техническими требованиями к ККТ
Чеки ККТ действительны только в день их выдачи покупателю.
В случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва кассовой ленты, работа на ККТ должна быть приостановлена. Если устранить неисправность силами кассира не удалось, кассир ставит в известность о поломке администрацию. Срочно вызывается мастер из Центра технического обслуживания. Продолжать реализацию товара при неисправной ККТ нельзя. Возобновить работу можно только после починки или замене на исправленную резервную ККТ.
В «Журнале кассира-операциониста» вышедшей из строя ККТ делается пометка о времени и причине приостановления работы.
По окончании рабочего дня аптеки кассир-операционист оформляет кассовые документы:
· печатает Z – отчет - это итоговый чек, в котором указаны показания суммирующих счетчиков кассовой машины на начало и конец рабочего дня и сумма выручки.
· Кассир делает записи в журнале кассира-операциониста - указываются показания счетчиков кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившем в день выручки. Выручка определяется по разнице показаний счетчиков на начало и конец дня.
· Ежедневно кассир составляет Справку - отчет кассира-операциониста (ф. КМ - 6)
· При сдаче денег в кассу организации кассир операционист прилагает Справку - отчет кассира-операциониста к приходному кассовому ордеру, который выписывается старшим кассиром на сумму фактически полученных наличных денежных средств.
В соответствии с законом РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличныхденежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» контроль за соблюдением правил использования контрольно-кассовой техники и полнотой учета выручки денежных на предприятиях осуществляют налоговые органы.
Операционная касса – специальное подразделения Банка, осуществляющего расчетно-кассовое обслуживание на территории предприятия.
ОПЕРАЦИОННАЯ КАССА необходима предприятиям, предлагающим товары и услуги населению, например автосалонам, магазинам бытовой электроники, крупным магазинам розничной торговли, ювелирным магазинам, предприятиям оптовой торговли, риэлторским и туристическим компаниям.
Операционная кассаявляется универсальным инструментом для работы с наличными денежными средствами и позволяет :
за оплату товара вносить иностранную валюту , которая конвертируется в рубли, рублевый эквивалент зачисляется на счет организации;
отказаться от собственной кассы , что исключает недостачи, ежедневные отчеты, пересчет денег, оформление кассовых документов, доставку наличности в банк, экспертизу купюр на подлинность и т. д.;
экономить средства за счет сокращения внутренних затрат;
увеличить скорость оборачиваемости средств- денежные средства, поступающие в оплату товаров или услуг от частных лиц, зачисляются на счет организации «день в день»;
повысить безопасность работы с наличностью;
использовать дополнительную возможность получения кредитов в Банке, обслуживающем операционную кассу;
оплачивать товар при помощи пластиковых карт .
Операционная касса осуществляет следующие операции :
– прием от физических лиц наличных денежных средств в любой валюте за товары и услуги, с последующим зачислением их на счет юридического лица;
– прием платежей за товар с перечислением денежных средств за рубеж;
– прием и выдача накопительных вкладов, вкладов до востребования в рублях и иностранной валюте;
– продажу и покупку ценных бумаг;
– переводы денежных средств в рублях и валюте с открытием и без открытия счета;
– выплату наличных рублей и иностранной валюты по пластиковым картам и дорожным чекам;
– выдачу средств на заработную плату сотрудникам и выплаты социального характера, а также на командировочные расходы.
Стоимость строительства кассы обычно составляет 3 – 5,5 тысяч долларов США. Плата за ежемесячное обслуживание кассы (ежедневная инкассация, пересчет и упаковка наличности, сопровождение программного обеспечения) составит 750–900 долларов США.
Для открытия операционной кассы необходимо кассовое помещение , соответствующее требованиям Банка России. Рабочее место кассира отделяется от клиентов пулезащитной перегородкой из бронестекла, имеет специальное переговорное устройство и кассовый лоток, снабжается кнопкой (педалью) тревожной сигнализации. Сигналы тревоги выводятся на пункт централизованной охраны или в дежурную часть отделения милиции. Помещение кассы оборудуется необходимой оргтехникой: компьютером, модемом, принтером.
Тарифы по обслуживанию операционной кассы устанавливается дополнительным соглашением. Для каждого предприятия Банк разрабатывает индивидуальную технологию работы.
Упаковка, пересчет денежных банкнот, оформление документов и сдача выручки инкассаторам банка проводится кассиром операционной кассы.
