Под инвентаризацией понимается оценка наличия и состояния имущества организации на определённую дату за счет сравнения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация - основной способ контроля за сохранностью имущества предприятия.
Виды инвентаризаций
Инвентаризацию разделяют на виды по назначению, объему и методу проведения.
По назначению выделяют плановую, повторную, внеплановую и контрольную; по объему — полную и частичную; по степени охвата - выборочную и сплошную; по обязательности проведения - обязательную и инициативную; по методу проведения - натуральную и документальную инвентаризации.
Инвентаризация по назначению:
- плановая - производится в сроки, запланированные по графику, который был утвержден руководителем организации. Сроки проведения инвентаризации не разглашаются;
- внеплановая - происходит при наступлении особых событий (хищений, передаче дел материально ответственным лицом, стихийных бедствий);
- повторная - проводится при сомнениях в качестве, достоверности и объективности уже проведенной инвентаризации;
- контрольная - проводится для контроля корректности инвентаризации, проведенной ранее. Проводится в местах, где уже прошла инвентаризация, обязательно до открытия помещений.
Инвентаризация по объему:
- полная - осуществляется перед формированием годового бухгалтерского отчета, при аудиторской проверке и ревизии. Проводится в отношении материальных ценностей, денежных средств и расчетных отношений с другими лицами и предприятиями. В случае проведения полной инвентаризации ей подлежат также не принадлежащие организации ценности (например, полученные в переработку, принятые на ответственное хранение, арендованные);
- частичная - охватывает только часть ценностей организации. Примером частичной инвентаризации могут быть инвентаризация материальных ценностей, относящихся только к конкретному материально ответственному лицу (например, при его смене), ревизия кассы.
Инвентаризация по степени охвата:
- выборочная - осуществляется, когда необходима проверка только некоторых ценностей, закрепленных за конкретным материально ответственным лицом. Обычно проводится на предприятиях с большой номенклатурой;
- сплошная - производится одновременно на всех предприятиях и во всех структурных подразделениях организации.
Инвентаризация по обязательности проведения:
- обязательная - производится обязательно в соответствии с требованиями законодательства РФ;
- инициативная - осуществляется по решению руководителя.
Инвентаризация по методу проведения:
- натуральная прямая оценка количественных и качественных характеристик ценностей путем взвешивания, подсчета, измерения и т.д.,
- документальная - поиск документального подтверждения наличия ценностей.
Понятие и значение инвентаризации
Инвентаризация способ учёта, при котором регламентирован механизм периодической проверки и документального подтверждения состояния, наличия и оценки имущества и обязательств предприятий. Задача инвентаризации состоит в подтверждении «правдивости» данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.
Целями инвентаризации являются:
- выявление недостач и излишков имущества,
- оценка приведенной в учёте задолженности,
- выравнивание учёта,
- упорядочение имущественных отношений,
- анализ потенциала снижения затрат,
- установление фактического состояния имущества.
Закон об инвентаризации
Базовым документом, определяющим порядок осуществления инвентаризации (кроме нормативно-правовых документов по ведению бухгалтерского учета), является Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (редакция от 08.11.2010).
Также обязательства по проведению инвентаризации закреплены в Федеральном законе № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» . Инвентаризация на предприятии проводится обязательно:
- перед формированием годовой бухгалтерской отчетности,
- при изменении материально ответственного лица,
- при обнаружении фактов порчи, злоупотребления или хищения ценностей,
- при ликвидации или реорганизации предприятия,
- при продаже, выкупе, передаче имущества в аренду,
- при преобразовании муниципального унитарного или государственного предприятия,
- в случае пожара, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями,
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ (см. Приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016)).
Кто проводит инвентаризацию в организации
Инвентаризация осуществляется постоянно действующей комиссией. Перечень членов инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации.
В члены инвентаризационной комиссии включают:
- представителей руководства организации;
- сотрудников бухгалтерии;
- сотрудников юридических, инженерных, финансовых и прочих служб.
В состав комиссии также могут быть включены сотрудники службы внутреннего аудита или представители независимой аудиторской компании.
Задание на проведение инвентаризации на предприятии прописывается в приказе (распоряжении, постановлении) о проведении инвентаризации (в виде формы № ИНВ-22). Задание включает в себя порядок, срок и объем работ по инвентаризации.
Документы, составляемые в процессе инвентаризации
В процессе инвентаризации формируются акты или инвентаризационные описи. Каждый документ составляется не менее чем в двух экземплярах. Перечень возможных форм документов:
| Вид документа | Форма |
|---|---|
| Инвентаризационная опись основных средств | ИНВ-1 |
| Инвентаризационный ярлык | ИНВ-2 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | ИНВ-3 |
| Акт инвентаризации товаров отгруженных | ИНВ-4 |
| Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение | ИНВ-5 |
| Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути | ИНВ-6 |
| Акт инвентаризации незаконченных ремонтом основных средств | ИНВ-10 |
| Акт инвентаризации расходов будущих периодов | ИНВ-11 |
| Акт инвентаризации наличных денежных средств | ИНВ-15 |
| Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности | ИНВ-16 |
| Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | ИНВ-17 |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств | ИНВ-18 |
| Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей | ИНВ-19 |
| Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией | ИНВ-26 |
Для отражения результатов проверок корректности проведения инвентаризаций составляется акт (
Инвентаризация основных средств - это ежегодная проверка всех активов, которая является одним из важных направлений в учетной политике компании и подготовительным мероприятием к составлению годового бухгалтерского отчета. Порядок проведения инвентаризации основных средств - пошагово в статье.
Заканчивается календарный год. Что нужно сделать организации по его итогам как экономическому субъекту? Правильно — составить годовой бухгалтерский отчет, перед которым необходимо провести инвентаризацию. Об этом говорят нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации, в частности, . В статье 11 этого закона, которая так и называется — «Инвентаризация активов и обязательств», не указано никаких особенностей проведения проверки активов по итогам года. Просто сказано, что инвентаризация должна быть, и что она заключается в сверке учетных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к «федеральным стандартам». В настоящее время в роли этих стандартов выступают ПБУ, международные стандарты, а также иные нормативные документы, принятые Минфином РФ.
Правила проведения инвентаризации: периодичность
При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить инвентаризацию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчёта). Об этом идет речь:
- в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержден Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
- пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»;
- пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49)). Реже можно инвентаризировать только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).
Кто обязан проводить инвентаризацию
Порядок проведения инвентаризации основных средств и других материальных ценностей предусматривает, что ее должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:
- компании, которые являются субъектами малого предпринимательства;
- юрлица, не подлежащие обязательному аудиту;
- фирмы, применяющие УСН или ЕНВД.
Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Поэтому малые предприятия обязаны подчиняться в данном случае общим правилам.
Однако, если условное ООО «Комод» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД. Вообще никто! Значит, можно не проводить проверку? Если руководству сильно не хочется — не проводите. Но в бухгалтерском учете существуют такие нормы, поэтому все же надо. Положено так. Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом — неужели руководству организации неинтересно знать, как на самом деле обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризацию нужно проводить всем организациям, в том числе и малым.
Виды инвентаризации в бухгалтерском учете
Различают несколько видов инвентаризации: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.
Порядок проведения инвентаризации: кратко обо всех этапах
Что ж, попробуем пройти по всем этапам проведения переучета ТМЦ вместе. Для этого вооружимся «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее - просто Указания) и практическим опытом.
Этап 1. Инвентаризационная комиссия
Согласно пункту 2.2 раздела 2 Указаний инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Поэтому перед началом проверки ее надо создать.
Чтобы понимать, кого в нее можно включить, нужно посмотреть на пункт 2.3 Указаний, в котором сказано дословно:
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.
В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». При этом существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо. Как же оно может проверять само себя?
Напрямую в Указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть — чтобы они при этом присутствовали и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.
Этап 2. Определение сроков
После того как комиссию создали, нужно определиться со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и закончится и по состоянию на какую дату будет проводиться. Общий порядок можно закрепить либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.
Приказ может выглядеть так.
Этап 3. Инвентаризация ТМЦ: порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и учет результатов
Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть на самом деле (то есть то, что комиссия видит своими собственными глазами). Некоторые предметы можно легко сверить с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема.
А как быть с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И все — из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Нужно вести количественный учет такого имущества. В штуках. Поскольку, раз имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр — хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. И все будет на виду. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим (см., например, абзац 4 пункта 5 раздела I ПБУ 6/01).
Этап 4. Учет чужого имущества
Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на этот право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор) так поступил. Что нужно сделать? Есть варианты:
- Оставить, как есть. Если это его шкаф, куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является.
- Заключить договор хранения. И учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.
Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» также подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут быть не может. Естественно, если мы говорим о том, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны — можете этого не делать. Как уже говорилось выше, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это может сделать собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не будет же директор сам себя наказывать.
Этап 5. Излишки и недостачи
Последним этапом инвентаризации имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде, чем его списать как некомпенсируемые расходы, нужно провести небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем, как ответить на вопрос «Что делать?», нужно ответить на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник должен ее возместить в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ .
А если виновный не обнаружен или все сотрудники так или иначе виноваты, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ . Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в «налоговом учете» просто так никто не даст.
Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Может быть естественная убыль у помидоров или цемента, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. Так что в бухучете расходы будут, а в налоговом — нет.
Правила проведения инвентаризации расчетов
Теперь поговорим о сверке расчетов. Тут все просто — взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 тыс. руб., просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали — значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины — кто из двух сторон прав и кто кому и сколько должен.
Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это «акт доброй воли» организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.
Подведем итог. Как видно из вышесказанного, инвентаризация — действительно нужная процедура, без которой увязать учет с «фактом» просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить её «для галочки». Но в этом случае компания может обмануть только саму себя.
Инвентаризация: шаг за шагом
Инвентаризация – это «фотография» товарного запаса.
Мероприятие трудоемкое, масштабное, но преследующее очень важную цель – убедиться в правильности и точности учета имущества предприятия в складской системе
Количество инвентаризаций в отчетном году и даты их проведения определяются руководителем организации.
Однако вне зависимости от принятой учетной политики, согласно пункту 2 статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете», проведение инвентаризации является обязательным (см. врезку «Нормативные документы»).
В соответствии с пунктом 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира) или увольнении более 50% сотрудников бригады, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Таким образом, в течение года на складе должна быть проведена как минимум одна инвентаризация – перед составлением годовой отчетности. Естественно, чем чаще проводятся инвентаризации, тем точнее данные учета и четче «фотография» имущественного положения предприятия. Тем не менее стоит иметь в виду, что процесс этот дорогостоящий, связанный с напряженной и монотонной работой большого количества сотрудников (и не только работников склада). Более того, зачастую проведение инвентаризации очень затрудняет, а то и вовсе парализует работу склада. Поэтому, хотя эффективность инвентаризации как инструмента товарного учета никем под сомнение не ставится, применять ее все же следует с осторожностью.
|
Нормативные документы Статья 12 Закона «О бухгалтерском учете». Проведение инвентаризации является обязательным в следующих случаях: · при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; · перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; · при смене материально-ответственных лиц; · после выявления фактов хищения, злоупотребления или порчи товара; · в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями; · при реорганизации предприятия. |
Помимо самой инвентаризации проводятся и контрольные проверки ее результатов. Необходимость в этой не менее сложной процедуре возникает, когда кто-то из заинтересованных лиц не согласен с результатами инвентаризации или когда инициатива проверки исходит со стороны (к примеру, по требованию головной организации холдинга).
Очень часто под инвентаризацией подразумевают оперативную, выборочную проверку товара, например, при разборе претензии клиента о недостаче при поставке. Такого рода инвентаризации – не менее интересная тема, требующая особого внимания. Однако в нашей статье нас будут интересовать только инвентаризации товара, которые проводятся по распоряжению руководителя, и проверки по результатам такой инвентаризации.
Подготовка к инвентаризации
В ходе организации инвентаризации и контрольных проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, поскольку склады подразделений предприятия могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (или бухгалтера – при отсутствии в штате должности главного бухгалтера). В подразделениях, чьи склады не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация на складах производится одновременно с инвентаризацией незавершенного производства.
|
Для справки Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств данным бухгалтерского учета. Цель проведения инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, это один из наиболее действенных механизмов внутреннего контроля за сохранностью имущества организаций, полнотой и своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам по уплате налогов и сборов, соблюдением требований законодательства при осуществлении и учете финансово-хозяйственной деятельности, своевременным выявлением ошибок в учете и внесением исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности. |
Порядок проведения инвентаризаций в организации предполагает создание инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. Также в состав комиссии включаются представители службы безопасности, технологи (логистики) и другие специалисты. Как вариант, к проведению инвентаризации могут быть приглашены сотрудники службы внутреннего аудита предприятия либо же независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
Работает такая комиссия постоянно, в том числе и в межинвентаризационный период, обеспечивая полноту и точность отражения данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, внесенных в инвентаризационные описи и акты. В задачи комиссий входит и определение конкретных наименований, видов, групп запасов товаров, подлежащих проверке, а также сроки проведения проверки.
Персональный состав постоянно действующей инвентаризационной и рабочих (счетных) комиссий утверждает руководитель предприятия, о чем издается распорядительный документ по форме ИНВ-22 – Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируется в Журнале учета контроля над выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации по форме ИНВ-23.
На плечи руководителя организации также ложится обязанность создать условия для точного и полного подсчета фактического наличия товара в установленные сроки, предоставить в распоряжение комиссии сотрудников и технику для перевешивания, пересчета и перемещения товаров. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а результаты годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности.
Проведение инвентаризации
До начала проверки фактического наличия имущества комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товара и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков товара к началу инвентаризации по учетным данным.
|
На заметку Составляем сличительные ведомости Сличительные ведомости составляются по товару, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных (ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей»). В таких ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и по данным инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На товарные ценности, не принадлежащие предприятию, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную. |
Согласно все тем же Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, материально-ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товар сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и весь товар, поступивший на их ответственность, оприходован, а выбывшие ценности списаны в расход. Форма расписки должна быть приложена к формам описей. Проверка фактического наличия товара производится только при непосредственном участии материально-ответственных лиц.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов рабочей (счетной) комиссии и материально-ответственное лицо (формы ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» или ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение»). Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых товаров, их количество и срок годности указывают в описях по номенклатуре, причем в единицах измерения, принятых в учете.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Все сделанные исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами счетной комиссии и материально-ответственными лицами. Обратите внимание, что в описях ни в коем случае нельзя оставлять незаполненные строки (на последних страницах такие строки прочеркиваются).
|
Нормативные документы При подготовке и проведении инвентаризации руководствуйтесь следующими документами: 1. Приказ Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов». Во время проведения инвентаризации запрещается перемещать товар между складами и переставлять на другие ячейки хранения. Товарно-материальные ценности, поступающие в ходе работы комиссии, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов этой комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Такие товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» (форма ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей»). В этой описи указываются: · дата поступления; · наименование поставщика; · дата и номер приходного документа; · наименование товара, его количество, цена и общая сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по поручению председателя либо члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера компании в процессе проверки товар может отпускаться клиентам в присутствии членов комиссии. На этот товар должна быть заполнена форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в которой отмечается количество товара до и после отпуска. Более того, после отгрузки на отпущенный товар составляется форма ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных». В расходных документах делается отметка за подписью председателя комиссии или, по его поручению, члена комиссии.
Для отгруженных, не оплаченных в срок, хранящихся на складах других компаний или находящихся в пути товаров составляются отдельные описи. В описях каждой отдельной отправки все еще «путешествующего» товара указываются наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета (форма ИНВ-6 «Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути»). В описях на отгруженный и не оплаченный в срок товар по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, перечисление товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа (форма ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных»). Товары, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в опись на основании документов, подтверждающих их сдачу на ответственное хранение. В описях на такие ТМЦ указываются наименования товаров, количество, сорта, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов (ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, сданных на ответственное хранение»). Дмитрий Медведев Ведущий специалист по анализу бизнес-процессов ЗАО «ЦВ “Протек”» Оксана Абрамова Менеджер департамента логистики и бизнес-технологий ООО «Сухаревка» См. |
Как правильно делать инвентаризацию
Как проводить инвентаризацию?
Инвентаризация - это сверка имеющихся у бухгалтера данных о наличии определенного материального имущества и реального количества этого имущества на складке, в офисе. Подробнее об инвентаризации вы узнаете из статьи Что такое инвентаризация.
Поскольку инвентаризация является очень важным и с организационной, и с финансовой стороны процессом, проводить ее следует по всем правилам.
Этапы инвентаризации
Подготовка
Перед тем как проводить инвентаризацию, необходимо оформить приказ руководства организации на осуществление данной задачи. Приказ должен быть зарегистрирован в журнале. В документе должно быть отражено, какое именно имущество будет подвергаться инвентаризации.
Для проведения работы собирается специальная комиссия. Она может состоять из представителей администрации и бухгалтерии, материально ответственных лиц, а также тех специалистов, которые могут грамотно оценить состояние имущества. Например, для проведения инвентаризации рабочей аппаратуры, компьютерной техники в офисе можно привлечь штатного системного администратора. Если потребуется проведение замеров имущества, его перемещения и других манипуляций, то комиссии должны будут предоставить соответствующих помощников (грузчиков, техников и пр.).
Перед началом инвентаризации следует проверить:
- наличие инвентарных карточек, книг, описей и прочей сопутствующей документации, ее состояние;
- наличие и состояние технических паспортов или любой другой документации технического характера (если она есть) на имущество, которое будет подвергаться инвентаризации;
- наличие и состояние документации на основные средства, которые были сданы/взяты в аренду, отправлены/приняты на хранение.
Это необходимо для того, чтобы правильно провести инвентаризацию, не тратя время в ходе работы на решение организационных вопросов, поиск нужных документов.
Проведение
- До начала процедуры бухгалтер обязан предоставить комиссии документ бухгалтерского учета имущества, находящегося в ведении организации с указанием стоимости каждого наименования и остатков на момент проведения последней инвентаризации.
- Глава комиссии должен заверить своей подписью приходные и расходные документы, сделав пометку «До инвентаризации на… (дата)». Далее комиссия сверяется со старыми данными, отмечая, какое имущество, в каком количестве, состоянии отмечено в предыдущей документации и как дело обстоит по факту на момент проведения новой инвентаризации. Важно отметить, что в зависимости от того, какое именно имущество описывается, используются те или иные форматы актов инвентаризации. Например, для описи товаров и материалов это форма № ИНВ-3.
- С материально ответственных за описываемое имущество лиц берут расписки, удостоверяющие, что поступившие материальные блага оприходованы, а отпущенные списаны с последующим предоставлением в бухгалтерию всей необходимой документации.
- В самом конце уже в готовую опись вносят свои подписи все члены инвентаризационной комиссии во главе с ее руководителем. Если в документации не будет подписи хотя бы одного участвующего в инвентаризации лица, результаты процедуры считаются недействительными. В этом случае начинается разбирательство на предмет того, почему именно отсутствует чья-то подпись и что необходимо сделать, чтобы провести инвентаризацию основных средств до конца, получив все нужные подписи.
Когда и как часто проводится инвентаризация?
Данная процедура должна осуществляться в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. Длительность работы может варьироваться в зависимости от сложности поставленных задач и трудностей, которые возникают непосредственно в ходе инвентаризации. Если работа занимает несколько дней, недель, то каждый раз после ухода комиссии помещение, в котором хранится имущество, должно опечатываться.
Что касается того, как часто проводят инвентаризацию, то согласно действующим в РФ правилам, это можно делать 1 раз в 3 года (опись основных средств) и 1 раз в 5 лет (опись библиотечных фондов). Торговые организации, как правило, проводят данные работы не реже 1 раза в квартал, что продиктовано спецификой их работы.
Как делать инвентаризацию
Начните с подготовки имущества, которое необходимо инвентаризировать, а также с подготовки документации, необходимой для проведения инвентаризации. К такой документации относят: инвентаризационную опись (сводную или по определённой группе ценностей) и приходно-расходные документы, которые отображают операции, совершаемые с этими ценностями. Затем сформируйте список сотрудников, которые будут входить в состав инвентаризационной комиссии. Обычно руководителем инвентаризационной комиссии назначают директора предприятия. Для проведения инвентаризации составляется приказ по предприятию, в котором указываются: дата начала, сроки проведения пересчёта и ответственные лица.
Произведите фактический пересчёт имущества, которое, согласно приказа, попадает под инвентаризацию . На время проведения инвентаризации останавливаются все приходные и расходные операции с инвентаризированным имуществом предприятия. Каждой номенклатурной единице товароматериальной ценности, в ходе инвентаризации, присваивается инвентарный номер. Затем, каждая товароматериальная ценность под её номером, заносится в инвентаризационную опись. Данные по фактическому наличию товароматериальных ценностей, согласно их инвентарным номерам, заносятся в первую графу Акта инвентаризации.
Сопоставьте данные по фактическому пересчёту товароматериальных ценностей, согласно их инвентарных номеров, с данными, обозначенными в бухгалтерских документах. При выявлении расхождений в данных пересчёта, необходимо в Акте инвентаризации отобразить сумму излишков или сумму недостатка имущества предприятия.
Отобразите документально результаты проведения инвентаризации. Для этого завершите заполнение Акта инвентаризации. Затем заверьте Акт инвентаризации подписями всех участников инвентаризационной комиссии, а также подписями материально ответственных лиц. По результатам завершения инвентаризации, в случае выявления недостатков, они взыскиваются с материально ответственных лиц. В случае выявления излишков товароматериальных ценностей, производится их оприходование на баланс предприятия.
Как правильно провести инвентаризацию
Прежде чем составлять бухгалтерскую отчетность, нужно провести инвентаризацию имущества и задолженностей фирмы. Как это правильно сделать?
Инвентаризация имущества — это свер-ка того, что отражено у бухгалтера на бумаге, с тем, что фактически находится в офисе, на складе и т. д. включая обособленные подразде-ления фирмы.
Инвентаризация финансовых обязательств - это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларация-ми и т. д.
Инвентаризация нужна для обеспечения до-стоверности данных учета.
Прежде всего оформите приказ руководи-теля о проведении инвентаризации. Затем зарегистрируйте его в журнале. Для этих доку-ментов предусмотрены специальные формы - № ИНВ-22 и № ИНВ-23.
Как правильно присвоить инвентарный номер
Создайте инвентариза-ционную комиссию.
Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и дру-гие специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств фирмы.
В приказе укажите, какие именно имуще-ство и обязательства будет инвентаризировать комиссия. Образец такого приказа приведен на с. 46.
Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгал-терского учета, в которых зафиксированы пе-речень и стоимость имущества и обязательств фирмы.
В регистрах учета должны быть следующие записи:
- дата и наименование той или иной хозяй-ственной операции;
- ее сумма;
- остатки по счетам бухгалтерского учета на дату началу инвентаризации.
Руководитель инвентаризационной комис-сии обязан завизировать приходные и расход-ные документы и сделать в них запись «до ин-вентаризации на (дата)».
На основании названных документов ко-миссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентариза-ции. Эти данные заносят в инвентаризацион-ные описи и акты (графа «По данным бухгал-терского учета»).
Подробно об инвентаризации вы узнаете на сайте www.buhgod.ru .
Портал www.buhgod.ru поможет вам сдать идеальную годовую отчетность и уйти от лишних трудностей.
Инвентаризационная опись (акт) - это до-кумент, в котором отражают результаты инвен-таризации. Для каждого вида имущества и обя-зательств оформляют свою форму. Например, при инвентаризации наличных денег заполня-ют акт по форме № ИНВ-15, товаров или мате-риалов - опись по форме № ИНВ-3 и т. д.
Инвентаризацию имущества проводят с участием материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работ-ников берут расписки о том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные - спи-саны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.
Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты ин-вентаризации могут признать недействитель-ными. Опись хранят в архиве фирмы не менее пяти лет.
Сроки проведения инвентаризации
Фактическое наличие находящегося в ор-ганизации имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, об-мера. Для этого членов комиссии необходимо обеспечить помощниками для взвешивания и перемещения грузов, а также необходимыми механизмами (весами, контрольно-измеритель-ными приборами и т. п.).
Если инвентаризацию проводят в течение нескольких дней, то складские помещения после ухода комиссии каждый раз опечаты-вают. Основная задача инвентаризации - выяснить, совпадают ли данные бухгалтер-ского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей). А ее цель - обеспечить достоверность данных отчетности.
Проверить нужно не только имущество, которое принад-лежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценно-сти, учтенные на забалансовых счетах, прав собственно-сти на которые у фирмы нет (например: арендованные основные средства; товары, полученные на ответствен-ное хранение; материалы, принятые в переработку.
Дату инвентаризации определяет руководи-тель фирмы по согласованию с бухгалтером.
Инвентаризацию проводят в период с 1 октя-бря по 31 декабря отчетного года. К назначен-ной дате бухгалтер должен успеть подготовить документы для инвентаризационной комиссии.
Инвентаризацию основных средств разреше-но проводить один раз в три года, а библиотеч-ных фондов - один раз в пять лет.
Торговые фирмы сверяют наличие на сво-их складах товаров, как правило, не реже раза в квартал. Да и внезапную проверку кассы ре-комендуется делать с такой же периодичностью.
Инвентаризация на предприятиях проводится с целью обеспечить достоверность отображаемых сведений в бухгалтерских документах, определения состояния имущества, соответствия нормам хранения и эксплуатации объектов. Документальное оформление инвентаризации является неотъемлемой частью процедуры.
Описи отображают фактическое наличие активов и при обнаружении излишек или недостач указывает на их количество и стоимостную оценку. В протоколе инвентаризации устанавливаются виновные лица (при наличии) и производится расчет убытков, которые впоследствии должны быть внесены ими в кассу предприятия. Оформление инвентаризации проводится документально. Каждый этап проверки сопровождается заполнением соответствующих документов, контроль оформления которых возлагается на главного бухгалтера.
Документы, необходимые для проведения инвентаризации
Порядок и правила проведения ревизии определены Методическими рекомендациями и утверждены Приказом Минфина РФ №49. Перед тем, как провести инвентаризацию и документально ее оформить следует знать, какие документы требуются для осуществления процедуры. Это:
- приказ директора компании о сроках и объемах инвентаризации;
- расписка материально-ответственных работников о том, что перед началом проверки в бухгалтерию были сданы все первичные документы по учету ТМЦ;
- приказ об утверждении состава инвентаризационной комиссии.
Периодичность проведения и причина инвентаризации в приказе утверждается на усмотрение руководства. В законодательстве нет четких определений по срокам и целям проверки, однако, существуют некоторые условия для обязательного проведения инвентаризации. В иных ситуациях директор вправе самостоятельно решать, когда необходима проверка, например, при реорганизации, смене материально-ответственного лица, при выявлении кражи и т.д.
Постановлением Госкомстата РФ №36 утверждены типовые бланки для отражения результатов инвентаризации на каждом ее этапе. Необходимые документы по инвентаризации:
- Форма ИНВ 22. Приказ руководителя предприятия о сроках начала проведения проверки, в нем указывается перечень групп инвентаризируемых объектов и утверждается состав комиссии.
- Форма ИНВ 3. Акт фактического наличия ТМЦ на дату начала инвентаризации, без учета товаров и продукции, находящейся в пути.
- Форма ИНВ 4. Акт о стоимостной оценке имущества, опись которого отображена в акте по форме ИНВ 3.
- Форма ИНВ 5. Акт о фактическом наличии ТМЦ, находящихся на ответственном хранении у предприятия.
- Форма ИНВ 6. Акт о количестве и стоимости ТМЦ, находящихся в пути, которые не были учтены на складе.
- Форма ИНВ 13. Сличительная ведомость фактического наличия ТМЦ и данных по бухгалтерскому учету.
- Форма ИНВ 19. Акт о несоответствии фактических показателей и данных бухучета.
- Форма ИНВ 26. Акт итоговых показателей инвентаризации, где отображается обобщенная информация по всем ТМЦ на предприятии, без учета позиций, где присутствуют расхождения.
Все вышеперечисленные документы для проведения инвентаризации являются неотъемлемой частью процесса ревизии. На завершающем этапе проверки составляется протокол инвентаризационной комиссии. Все члены, ознакомившись с результатами инвентаризации, ставят свои подписи, после чего документ вместе с остальными формами направляется руководителю для ознакомления.
Правила заполнения документации
Постановлением Госкомстата РФ инвентаризационные документы заполняются с учетом общеустановленных требований документирования итогов проверки. Правила заполнения документов следующие:
- Разрешается заполнять первичную документацию от руки либо при помощи компьютерной техники.
- Исправления допускаются только, если возле исправленной записи будет сноска «исправленному верить» и подпись бухгалтера.
- Заполненный акт, который подается на подпись комиссии, не должен содержать пустых ячеек и граф. Это условие действует с целью исключения возможного дополнения записей, не соответствующих проверке, после подписания ведомости членами комиссии. Пустые строки перечеркиваются.
- Достоверно и правильно проведенной считается инвентаризация, формы документов которой скреплены степлером или сшиты, также обязательно наличие нумерации. Это требование вводится для того, чтобы не допускать утери отдельных листов формы.
На каждой форме инвентаризационной документации ставятся подписи всех членов комиссии и материально-ответственных лиц. Инвентаризация считается завершенной при правильно заполненных документах и при наличии подписей всех участвующих лиц.
